Dienstplan erstellen leicht gemacht

Wer sich neu mit der Personaleinsatzplanung beschäftigt, wird sich eher früher als später die Frage stellen: „Wie erstelle ich einen Dienstplan?“ Die Verwendung von Dienstplänen ist in Unternehmen allgegenwärtig und spielt nicht nur in der Pflege und der Gastronomie im täglichen Arbeitsalltag eine entscheidende Rolle. Umso wichtiger ist es als Verantwortlicher daher, nicht nur irgendeinen, sondern einen wirklich guten Dienstplan zu schreiben. Das gilt besonders dann, wenn die Belastung der Mitarbeiter in der Branche ohnehin schon sehr hoch ist.

Aus diesem Grund finden Sie in diesem Artikel Guidelines zum erfolgreichen Dienstplan erstellen für Ihr Unternehmen.

Das Wichtigste zum Dienstplan in Kürze

• Ein Dienstplan dient der Organisation und Koordination der Arbeitszeiten und Aufgaben im Unternehmen.
• Der Arbeitgeber ist zum Erstellen von Dienstplänen berechtigt.
• Beim Erstellen von Dienstplänen müssen gesetzliche Rahmenbedingungen, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge berücksichtigt werden.
• Ein guter Dienstplan versucht, die Bedürfnisse verschiedener Personengruppen einzubeziehen.
• Für das Erstellen von Dienstplänen wird das passende Werkzeug benötigt.
• Sehr flexibel und komfortabel ist das Erstellen von Dienstplänen mit einer geeigneten Software.

Definition: Was ist ein Dienstplan?

Ein Dienstplan ist ein strukturierter Zeitplan, der in verschiedenen Arbeitsbereichen zur Organisation und Koordination der Mitarbeiter eingesetzt wird. Er dient dazu, die Arbeitszeiten und Aufgaben sowie ggf. auch Pausen und Ruhezeiten der einzelnen Mitarbeiter innerhalb eines definierten Zeitraums zu planen und zu dokumentieren.

Ein Dienstplan sollte die Interessen verschiedener Personengruppen einbeziehen. Neben den Mitarbeitern zählen dazu auch Kunden, Lieferanten, das Management und weitere.

Dienstpläne sind besonders in Branchen mit Schichtarbeit wie beispielsweise im Gesundheitswesen, der Gastronomie oder der Industrie ein wichtiges Planungsinstrument. Sie ermöglichen es Unternehmen, einen reibungslosen Ablauf der Arbeitsprozesse sicherzustellen, Ressourcen effizient einzusetzen und den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Durch die klare Darstellung von Arbeitszeiten und -aufgaben bietet ein gut gestalteter Dienstplan eine Grundlage für eine effektive Personalplanung und eine ausgewogene Work-Life-Balance der Mitarbeiter.

Wer darf einen Dienstplan erstellen?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber zur Erstellung der Dienstpläne befugt. Dadurch übt er sein Weisungsrecht (auch Direktionsrecht) nach § 106 Satz 1 GewO aus. Allerdings haben sowohl der Betriebsrat als auch bestimmte betriebliche Arbeitnehmervertreterorgane Mitbestimmungsrechte, die es vom Arbeitgeber zu beachten gilt. In vielen Branchen wie beispielsweise in der Pflege oder in der Gastronomie ist es darüber hinaus üblich, dass der Arbeitgeber eine innerbetriebliche Führungskraft mit der Dienstplanerstellung beauftragt – in diesem Sinne beispielsweise den obersten Dienstherrn oder den Schichtleiter.

Was macht einen guten Dienstplan aus?

Die Qualität des Dienstplans bestimmt, wie gut die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen funktionieren und damit auch, wie effektiv gearbeitet wird. Dienstpläne haben ebenso immense Auswirkungen auf die Work-Life-Balance und Zufriedenheit der Mitarbeiter, die für die Gesundheit eines Betriebs nicht unterschätzt werden darf.

Damit ein Dienstplan diese Ziele erreicht, sollte er bestimmte Eigenschaften erfüllen. So sollte er in erster Linie die gesetzlichen Vorgaben wie zum Beispiel zur Arbeitszeit und die Vereinbarungen in den Mitarbeiterverträgen berücksichtigen und sich an den betrieblichen Zielen orientieren. Zudem sollte er Transparenz aufweisen und jederzeit für alle relevanten Personen aufrufbar sein. Weiterhin sollte er übersichtlich sein und alle aktuellen Informationen enthalten. Nicht zuletzt sollte ein Dienstplan für den Planer selbst komfortabel sein, also bei der regelmäßigen Erstellung möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Was die Dienstplangestaltung so komplex macht, ist die Tatsache, dass es keine universelle Vorlage gibt, an die sich jeder Dienstplanschreiber halten kann. Es geht also nicht nur darum, den Dienstplan zu erstellen, sondern den Dienstplan richtig zu schreiben.

Da jeder Betrieb ganz eigene Bedürfnisse und Erfordernisse hat, müssen auch ganz individuelle Lösungen für jeden Einzelfall gefunden werden. Dennoch gibt es branchentypische Ansprüche, an denen sich der Dienstplaner orientieren kann.

Wie erstellt man einen Dienstplan?

Wer sich der Herausforderung stellt, einen Dienstplan zu schreiben, der muss für dieses Vorhaben viele Kriterien gleichzeitig beachten. Ohne das nötige Vorwissen und effektive Strategien kann die Dienstplanung schnell zur echten Mammutaufgabe werden.

Folgende drei Aspekte sind bei der Erstellung eines guten Dienstplans als besonders wichtig zu erachten:

• Das richtige Werkzeug: Beim Erstellen eines Dienstplans stehen Ihnen eine Reihe verschiedener Werkzeuge zur Verfügung. So können Sie die Dienstplanung mit Zettel und Stift vornehmen, ein Programm wie Excel verwenden oder aber eine professionelle Software in Anspruch nehmen. Für die Realisierung eines zeitgemäßen und optimierten Dienstplans kommt mittlerweile jedoch ausschließlich eine digitale Lösung infrage.
• Die Berücksichtigung der wichtigsten Planungskriterien: Bevor mit der konkreten Planung begonnen wird, müssen alle Anforderungen an den Dienstplan klar sein. Zu den Planungskriterien gehören beispielsweise die gesetzlichen Bestimmungen, die Qualifikationen, Wünsche und Abwesenheiten der Arbeitskräfte sowie die betrieblichen Ziele.
• Die Wahl der passenden Strategie zur Dienstplanerstellung: Es existieren mehrere Herangehensweisen, um sich der Herausforderung einer Dienstplanung zu stellen. Unter anderem lässt sich der Dienstplan auf dem vorherigen Plan aufbauen, oder aber man verwendet einen Rollplan bzw. Dienstplanmodelle für die Erstellung. Welche Strategie sich am besten eignet, hängt von den individuellen Gegebenheiten des Betriebs ab.

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Dienstplan erstellen: Die Möglichkeiten im Überblick

Es gibt einige verschiedene Möglichkeiten, einen Dienstplan zu erstellen. Vor der Erfindung des Computers war es beispielsweise gang und gäbe, den Dienstplan einfach mit Zettel und Stift zu formulieren. Die modernen Varianten bringen jedoch viele Vorteile mit sich, auf die die meisten Unternehmen bei der Dienstplanverwaltung nicht mehr verzichten können und wollen.

Dienstplanerstellung mit Zettel und Stift

Um einen Schichtplan zu erstellen, wird grundsätzlich nicht viel mehr benötigt als ein Blatt Papier und ein Stift. Leider ist es bei komplexeren Unternehmensstrukturen mit mehreren Schichten und vielen Mitarbeitern schwer möglich, einen übersichtlichen und fehlerfreien Dienstplan auf manueller Basis zu erstellen.

Dienstplanung mit Excel

Die manuelle Dienstplanerstellung stößt schnell an ihre Grenzen, wenn es um Flexibilität und Fehlervermeidung geht. Einen Dienstplan mit einer Tabellenkalkulation wie Excel zu erstellen, bietet nicht nur mehr Übersichtlichkeit, sondern ist auch weniger anfällig für Flüchtigkeitsfehler. Dennoch kann die Organisation viel Mühe und Zeitaufwand erfordern.

Unser Tipp: Bei Papershift finden Sie verschiedene Excel-Vorlagen für Dienstpläne, zwischen denen Sie wählen können. Unsere Dienstplan Vorlage erfreut sich dabei großer Beliebtheit. Sie können sich unter den unterschiedlichen Lösungen genau den Dienstplan heraussuchen, der zu Ihrem konkreten Anwendungsfall und zu Ihrer Branche passt.

Digitalen Dienstplaner nutzen: Dienstpläne mit Software Lösung realisieren

Sowohl die analoge Dienstplanung als auch die Erstellung via Excel ist nicht gerade optimal. Beispielsweise erfordern diese beiden etwas veralteten Methoden die eigenständige und oft komplizierte Durchführung von Berechnungen. So etwa, wenn Arbeitszeiten ermittelt werden müssen. Eine Nutzung von Excel für die Erstellung von Dienstplänen ist daher nur dann zu empfehlen, wenn sich der Dienstplaner gut mit diesem Programm auskennt.

Viel angenehmer und komfortabler ist stattdessen die Verwendung einer modernen Dienstplan-Software. Ein digitaler Dienstplaner übernimmt unter Einpflegung der notwendigen Informationen so gut wie alle Aufgaben, die beim Erstellen von Dienstplänen zu berücksichtigen sind. Außerdem ist ein online verwendbare Dienstplan-Software maximal flexibel und lässt sich blitzschnell an eine veränderte Situation anpassen. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass das gesamte Team ortsunabhängig Zugriff auf den Dienstplan hat und sich bei Bedarf auch die Arbeitszeiterfassung über die Software abwickeln lässt.

Dienstplan automatisch per Software erstellen: In nur vier Schritten ist es erledigt

Mithilfe einer digitalen Dienstplan-Software lässt sich ein Dienstplan automatisch in wenigen Schritten erstellen. So ist zum Beispiel mit Papershift die Dienstplanerstellung in nur vier Schritten erledigt:

1. Bedarfe / Schichten hinterlegen
2. Verfügbarkeiten von Mitarbeitern anfragen / hinterlegen. Mitarbeiter können sich auch auf Schichten bewerben.
3. Bedarfe mit verfügbaren Mitarbeitern belegen.
4. Plan veröffentlichen

Durch eine Dienstplan-Software kann also nicht nur jede Menge Zeit gespart werden, es wird auch wesentlich mehr Komfort gewährleistet.

Lesetipp: Von der Dienstplanerstellung per Stift und Papier bis hin zur modernen Software-Lösung war es ein weiter Weg. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Beitrag zum Thema Dienstplan Software.

Was muss man beim Dienstplan erstellen eigentlich berücksichtigen?

Bei der Dienstplanung geht es nicht nur darum, die Effektivität und Produktivität des Unternehmens zu steigern. Tatsächlich gibt es eine Vielzahl an Anforderungen und Bedingungen, die ein Dienstplan oder ein Schichtplan erfüllen muss, um überhaupt einsetzbar zu sein. Folgende Planungskriterien gilt es beim Dienstplan schreiben zwingend zu beachten:

• Gesetzliche Vorgaben: Ein Dienstplan ist nur dann gültig, wenn er die gesetzlichen Kriterien einhält. Zu denen gehören insbesondere die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes oder auch die des Bundesurlaubsgesetzes.
• Betriebliche und vertragliche Regelungen: Neben den Gesetzesvorgaben sind unter anderem auch die Regelungen durch Arbeitsverträge, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen einzuhalten.
• Betriebliche Ziele: Ein Dienstplan sollte immer auf das betriebliche Planungsziel ausgerichtet sein. Es gilt beispielsweise zu vermeiden, dass die Besetzungsstärke und Qualität der Mitarbeiter in einer bestimmten Schicht nicht ausreicht, um die erforderliche Arbeit zufriedenstellend zu meistern.
• Qualifikationen der Mitarbeiter: Ein bestimmter Arbeitsbereich ist immer auch mit speziellen Qualifikationen verbunden. Nicht jeder Mitarbeiter kann in jeder Abteilung und in jeder Schicht eingesetzt werden. Diese Gegebenheit muss sich auch im Dienstplan widerspiegeln.
• Abwesenheiten der Mitarbeiter: Bei der Dienstplanung sind zudem die Urlaubsansprüche und Krankheitsfälle zu berücksichtigen. Es muss für entsprechende Vertretungsregelungen gesorgt sein. Die Gestaltung der Personaleinsatzplanung sollte also möglichst flexibel sein, damit auch spontane Abwesenheiten abgefangen werden können.
• Wünsche der Mitarbeiter: Ohne die Zufriedenheit der Mitarbeiter lässt sich kein Unternehmen führen. Eine wichtige Aufgabe des Dienstplaners ist es also, die Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter in den Dienstplan zu integrieren. Damit einher geht beispielsweise auch die faire Gleichbehandlung aller Arbeitnehmer.
• Beteiligung der Mitarbeiter: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeiter an der Erstellung von Dienstplänen zu beteiligen. Bei der sogenannten Partizipativen Dienstplanerstellung sind verschiedene Freiheitsgrade für die Mitarbeiter möglich – von der Bewerbung auf bereits angelegte Schichten bis hin zum selbständigen Anlegen von Schichten durch die Mitarbeiter.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Dienstpläne sollten flexibel genug sein, um auf unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen reagieren zu können, beispielsweise durch Schichttausch oder Anpassung der Arbeitszeiten.
• Arbeitswissenschaftliche Kriterien: Zu den arbeitswissenschaftlichen Kriterien gehört beispielsweise, dass ein Mitarbeiter nicht vier Nachtschichten hintereinander absolvieren kann.
• Dienstplan gerecht erstellen: Eine faire Verteilung der Arbeitsbelastung ist wichtig, um Überlastung zu vermeiden und die Effizienz der Mitarbeiter zu gewährleisten.
• Pausen und Ruhezeiten: Pausen- und Ruhezeiten müssen in den Dienstplänen angemessen berücksichtigt werden, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern.
• Kommunikation und Transparenz: Ein guter Dienstplan sollte klar und rechtzeitig kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden und den Mitarbeitern Planungssicherheit zu bieten.
• Wirtschaftlichkeit: Dienstpläne sollten auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigen, wie beispielsweise die Minimierung von Überstunden oder die Vermeidung von Leerlaufzeiten.

Hinweis: Bei so vielen zu beachtenden Kriterien wird schnell mal etwas übersehen. Die Software von Papershift bietet die Möglichkeit, all diese Faktoren bei der Dienstplanerstellung automatisch zu berücksichtigen. So sind Sie bestens vor fahrlässigen Flüchtigkeitsfehlern gewappnet.

Bekanntgabe des Dienstplans

Für die Bekanntgabe eines Dienstplans gibt es keine per Gesetz festgelegte Frist. Das bedeutet, dass ein Unternehmen theoretisch erst am Tag vor Beginn der neuen Arbeitswoche den Dienstplan an seine Mitarbeiter versenden dürfte. Allerdings hat es sich als gute Praxis bewährt, einen Dienstplan etwa zur Hälfte der Dauer des Dienstplanzeitraums vorab bekanntzugeben. Das bedeutet, dass ein Dienstplan, der für eine Woche gültig ist, in etwa drei bis vier Tage vor seinem Inkrafttreten bekanntgegeben werden sollte. Auf diese Weise schafft ein Arbeitgeber ausreichend Planungssicherheit für seine Mitarbeiter

Dienstplan erstellen: Unsere Tipps für die passende Strategie im Unternehmen

In der Regel ist es nicht zu empfehlen, eine neuen Dienstplan aus dem Nichts zu erstellen. Viel mehr eignet sich die Anwendung einer bestimmten Strategie. Folgende Möglichkeiten bieten sich hier an:

1. Nutzung des zuletzt verwendeten Dienstplans: Besteht bereits ein Dienstplan, lässt dieser sich oft ideal als Grundlage für den neuen Plan verwenden. Es müssen lediglich neue Informationen eingepflegt und die aktuellen Verfügbarkeiten angepasst werden. Problematisch ist diese Herangehensweise, wenn der alte Dienstplan viele Schwierigkeiten verursacht hat.
2. Verwendung eines Rahmendienstplans: Bei einem Rahmendienstplan oder auch Rollplan wiederholen sich die Schichten in einem bestimmten Wochenabstand, was eine gewisse Planungssicherheit und Transparenz schafft. Außerdem vereinfacht es die Dienstplanung ungemein, da in den bestehenden Schichtplan immer nur noch die aktuellen Gegebenheiten eingepflegt werden müssen.
3. Wünsche der Mitarbeiter als Basis verwenden: Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter mit dem erstellten Dienstplan gut auskommen. Es kann sich daher lohnen, vor der Erstellung Wünsche über präferierte Schichten oder Ähnliches zu sammeln. Später kann aus diesen Wünschen der Dienstplan entwickelt werden.
4. Selbstplanung durch Mitarbeiter: Eine Steigerung der Wunschplanung ist die Strategie, die Mitarbeiter selbst ihre Dienstpläne schreiben zu lassen. Der Dienstplaner erstellt also eine Vorlage mit den zur Verfügung stehenden Schichten, und die Mitarbeiter tragen sich nach ihren Wünschen an passender Stelle ein. Hier geht leider ein wenig Fairness verloren, weil die schnellsten Mitarbeiter automatisch auch die besten Schichten ergattern.
5. Kombination der Strategien: Alternativ bietet es sich ebenso an, mehrere der oben genannten Strategien miteinander zu kombinieren. So ist es beispielsweise ohne Weiteres möglich, die Wünsche der Mitarbeiter in einem Rahmendienstplan zu berücksichtigen. Die konkrete Einsatzplanung ist natürlich trotzdem immer durch den Dienstplaner selbst vorzunehmen, damit der Schichtplan insgesamt funktionieren kann.

Ein Tipp: Die Einbeziehung der Mitarbeiter bei der Dienstplanung ist für die Zufriedenheit des Personals essenziell. In unserem Beitrag Dienstplangestaltung durch Mitarbeiterintegration finden Sie Tipps, wie die Mitarbeiterintegration funktionieren kann.

Dienstplan richtig erstellen – einfach online

Ein flexibler, transparenter und übersichtlicher Dienstplan ist nicht nur in der Pflege und der Gastronomie, sondern so gut wie in allen Branchen unabdingbar. Er stellt dabei die Grundpfeiler für ein effektives und harmonisches Arbeiten auf. Die Erstellung eines Dienstplanes kann jedoch auch frustrierend sein und viel Zeit und Mühe kosten. Abhilfe schafft hier moderne Software wie die von Papershift, die dem Dienstplaner die meisten Aufgaben abnimmt und für eine fehlerfreie Planung sorgt, die im ganzen Team für Zufriedenheit sorgt.

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