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Das Dienstplan erstellen wird besonders in komplexen Arbeitsgefügen schnell zur großen Herausforderung. Mithilfe eines sogenannten Rahmendienstplans wird ein verbindliches Grundgerüst geschaffen, welches die weitere Planerstellung erheblich vereinfacht. Wie ein Rahmendienstplan genau funktioniert, was ihn ausmacht und worauf Sie bei der Umsetzung achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Definition: Was ist ein Rahmendienstplan?
Ein Rahmendienstplan oder auch Rollendienstplan ist eine Schichtplanung, die für eine Gruppe von Mitarbeitern konzipiert wird. Typischerweise wiederholen sich die Strukturen in einem festgelegten Intervall, sodass die jeweiligen Arbeitszeiten für die Arbeitnehmer bereits weit im Vorfeld eingesehen werden können. Der Rahmendienstplan dient für die Abbildung der Schichten und spezifischen Dienstpläne der Woche als Grundgerüst. In der Personaleinsatzplanung werden dann noch aktuelle Gegebenheiten wie Abwesenheiten eingepflegt. Auf diese Weise entsteht eine gewisse Flexibilität und der Schichtplan lässt sich an den konkreten Bedarf an Personal der aktuellen Woche anpassen.
Der Rahmendienstplan gehört zum abc der Dienstplangestaltung und ist ein wichtiges Instrument im Bereich der Personaleinsatzplanung.
Wie unterscheidet sich ein Rahmendienstplan von einem Dienstplan?
Ein Rahmendienstplan bildet das Gerüst für den Dienstplan einer konkreten Woche. Somit enthält der Rahmendienstplan grundsätzliche, nicht veränderbare Informationen wie die Länge und die Anzahl von Schichten, den Personalbedarf, die Pausen- und Arbeitszeiten etc. Auf Basis dieses Rahmenplans, der langfristig gilt und sich in Zyklen wiederholt, kann dann der aktuelle Dienstplan mit den Namen der Mitarbeiter und weiteren spezifischen Festlegungen erstellt werden. Ein Rahmendienstplan ist demzufolge viel allgemeiner als ein Dienstplan, schafft jedoch die optimalen Bedingungen für einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags eines Unternehmens.
Wie sieht ein Rahmendienstplan aus?
Ein Rahmendienstplan sieht je nach Branche unterschiedlich aus. So ergeben sich je nach Anzahl der Schichten, Mitarbeiter und Anforderungen mal etwas simplere und mal sehr komplexe Dienstpläne. Allerdings wird ein Rahmendienstplan der Übersicht halber immer in Tabellenform angelegt. Weiterhin gibt es ein paar verbindliche Regeln, die jeder Dienstplan und somit auch jeder Rahmendienstplan einhalten muss. Dazu zählen unter anderem rechtliche Bestimmungen wie das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz.
Wie verbindlich ist ein Rahmendienstplan?
Ein Rahmendienstplan besteht oft aus Grundsatzentscheidungen und rechtlichen Bestimmungen (z.B. Arbeitszeitgesetz, Arbeitsverträge), die zur Einhaltung herrschender Gesetze für den Schutz der Arbeitnehmer wichtig sind. Aus diesem Grund sind Rahmendienstpläne und die darin festgelegten Arbeitszeiten in aller Regel verbindlich und unveränderlich. Mehr Flexibilität ist wiederum bei der Erstellung des Dienstplans einer bestimmten Woche möglich, in dem auch etwaige Erkrankungen von Angestellten oder andere Gegebenheiten berücksichtigt werden können.
In welchen Branchen kommt ein Rahmendienstplan zum Einsatz?
Generell lohnt sich die ein Rahmendienstplan in allen Branchen, in denen Schichtmodelle Anwendung finden. Betroffen sind daher typischerweise folgende Zweige:
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Industrie und Produktion
- Logistikdienste
- Gesundheitsbranche (Arztpraxen, Apotheken, Krankenhäuser, Pflege)
- Sicherheitsdienste
Welche Vorteile haben Rahmendienstpläne?
Rahmendienstpläne dienen dazu, bei der Realisierung von Dienst- und Schichtplänen zu helfen. Da durch einen zeitlich unbegrenzten Rahmenplan viele Entscheidungen schon als verbindlich und unveränderlich feststehen, sind in der konkreten Woche nur noch geringfügige Änderungen vorzunehmen. Auf diese Weise spart sich der Arbeitgeber jede Menge Zeit und Mühe beim Aufsetzen der Arbeitspläne. Weiterhin bleibt ein Rollplan stets flexibel genug, um auf Krankheit, Urlaub und erhöhten Personalbedarf reagieren zu können.
Rahmenplanungen kommen sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer zugute. So hilft das geregelte und langfristige System dieser Dienstplanart dem Arbeitgeber dabei, die Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes und des Arbeitszeitgesetzes zuverlässig einzuhalten. Das verhilft allen Mitarbeitern im weiteren Verlauf auch zu angemessenen Arbeitsbedingungen und somit zu einem guten Arbeitsklima. Zudem ist das sehr regelmäßige Prinzip eines Rahmendienstplans auch für die Planbarkeit des Sozial- und Privatlebens der Mitarbeiter von Vorteil.
Gut zu wissen: Bei der Dienstplanerstellung übt der Arbeitgeber sein Weisungsrecht nach § 106 Satz 1 GewO aus und kann demnach bestimmen, wann die Arbeitszeit eines Arbeitnehmers umgesetzt wird. Er ist bei seinem Recht jedoch unter anderem an den Arbeitsvertrag, an gesetzliche Vorschriften und an die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gebunden.
Ist ein Rahmendienstplan Pflicht?
Es gibt kein Gesetz, das einen Arbeitgeber zur Erstellung eines Rahmendienstplans verpflichtet. Da er die Personalplanung jedoch unterstützt und eine lange Reihe von Vorteilen mit sich bringt, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für diese Art des Dienstplans.
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Wie erstellt man einen Rahmendienstplan?
Ein Rahmendienstplan kann die Gestaltung von Schichtplänen in einem Unternehmen stark vereinfachen. Damit das System jedoch funktioniert und für alle Beteiligten Vorteile bringt, gilt es bei der Rahmendienstplanerstellung einiges zu beachten.
Rahmendienstplan erstellen: Diese Informationen werden benötigt
Bevor es an die Umsetzung eines Rahmendienstplans geht, sollten ein paar Basisfakten geklärt sein. Insbesondere betrifft das folgende drei Informationen:
- Schichten: In welchen Schichten soll gearbeitet werden? Wie lang ist die Arbeitszeit in einer Schicht? (z.B. Frühschicht 8 – 16 Uhr, Spätschicht 16 – 23 Uhr)
- Besetzungsstärke: Wie viel Personal wird in jeder Schicht benötigt?
- Arbeitszeit: Wie viel Arbeitszeit hat jeder Mitarbeiter in der Woche?
Personalbedarf bei Rahmendienstplänen berechnen
Sind die drei Basisfakten „Schichten“, „Besetzungsstärke“ und „Arbeitszeit“ vorhanden, kann der Personalbedarf einer Abteilung ermittelt werden. Zunächst müssen hierfür die Arbeitsstunden pro Woche berechnet werden. Diese ergeben sich mithilfe folgender Rechnung:
Arbeitsstunden pro Woche = Tage pro Woche x Arbeitszeit pro Tag x Besetzungsstärke
Die Arbeitsstunden aller Schichten müssen nun summiert werden.
Abschließend kann nun der Personalbedarf errechnet werden, indem das Ergebnis der Arbeitsstunden pro Woche durch die Wochenarbeitszeit (bspw. 40 Stunden) geteilt wird.
So ermitteln Sie den Bedarf an Schichtgruppen
Für die Umsetzung eines Rahmendienstplans werden folglich Schichtgruppen gebildet. Darunter versteht man eine Gruppe von Arbeitnehmern, die zusammen in derselben Schicht arbeiten. Wie viele Schichtgruppen für einen Dienstplan benötigt werden, lässt sich durch folgende Formel berechnen:
Zahl der Schichtgruppen = Gesamte Arbeitsstunden pro Woche / (Besetzungsstärke x Arbeitszeit pro Woche)
Die konkrete Gestaltung vom Rahmendienstplan
Ein einfacher Rahmendienstplan mit zwei Schichten (Tag- und Nachtschicht) und zwei Schichtgruppen (Gruppe 1 und Gruppe 2), der sich alle zwei Wochen wiederholt, könnte folgendermaßen aussehen: Gruppe 1 hat in der ersten Woche Tagschicht und Gruppe 2 Nachtschicht. In der zweiten Woche hat Gruppe 2 Nachtschicht und Gruppe 1 Tagschicht. In der darauf folgenden Woche hat Gruppe 1 wieder Tagschicht usw.
Besonderheiten bei der Realisierung von Rahmendienstplänen
In dem meisten Fällen ist die Entwicklung eines einfachen Rahmendienstplans nicht möglich, da Faktoren wie unterschiedliche Arbeitszeiten bezüglich Schichten, Diskrepanzen in der Besatzungsstärke oder verschiedene Qualifikationen der Mitarbeiter den Dienstplan verkomplizieren. Hinzu kommt eine gewisse Reserveplanung, um für Abwesenheitsfälle von Personal gewappnet zu sein. Mit zunehmender Komplexität wird die eigenständige Realisierung eines Rollplans schwierig. Für diesen Zweck gibt es professionelle Software-Tools, die zur Gestaltung eines guten Rahmendienstplans für viele Unternehmen unverzichtbar sind.
Mitarbeiter in den Planungsprozess integrieren
Ein Rahmendienstplan sollte nicht nur auf die Bedürfnisse des Arbeitgebers eingehen, sondern vor allem ein gutes Arbeitsklima für die Mitarbeiter schaffen. Aus diesem Grund ist es essentiell, die Arbeitnehmer in den Planungsprozess eines Rahmendienstplans miteinzubeziehen. Durch die Verwendung von Fragebögen via E-mail Kommunikation oder ähnlichen Hilfsmitteln lassen sich individuelle Wünsche und Anforderungen von Mitarbeitern hinsichtlich der Arbeitszeit und der Dienste herausfinden und in den Schichtplan integrieren.
Rahmendienstplan erstellen: So geht’s mit Papershift
Die Gestaltung eines Rahmendienstplans stellt sich aufgrund der vielen zu beachtenden Kriterien und Bedingungen als sehr umfangreich und komplex heraus. Digitale Tools wie Papershift nehmen dem Arbeitgeber viele Arbeitsschritte ab, schaffen einen praktischen Überblick und bieten Aktualität. Zudem übernimmt das Dienstplan-Tool inklusive Dienstplan App von Papershift auch viele weitere Aufgaben wie die Erfassung der Arbeitszeiten und die automatische Durchführung der Stundenabrechnung für das Unternehmen.
Realisieren Sie die Planung von Arbeitskräften und Diensten an den einzelnen Wochentagen mit dem Dienstplan von Papershift. So können Sie relevante Erfordernisse hinsichtlich dem Arbeitszeitgesetz (Schichtlänge, Abfolge von Diensten) sowie die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter stets im Blick behalten. Darüber hinaus können Sie die Arbeitsleistung ihrer Mitarbeiter mit Hilfe der erfassten Zeiten einfach und digital auswerten.
