Zeit die Zeiterfassung zu digitalisieren

Während die Zeiterfassung früher mit Begriffen wie Kontrolle und Überwachung in Verbindung gebracht wurde, stechen heutzutage vor allem die positiven Aspekte der digitalen Zeiterfassung hervor. Zunächst ist es möglich, die genaue Arbeitszeit der Mitarbeiter abzubilden. Das sorgt für Transparenz und bedingt eine faire Abrechnung der Entgelte. Denn Überstunden werden schnell und einfach ins System übertragen und können problemlos ausgeglichen oder ausgezahlt werden.

Durch eine digitale Arbeitszeitdokumentation können Arbeitgeber darüber hinaus versehentlichem oder vorsätzlichem Arbeitszeitbetrug effektiv entgegenwirken und eine vertrauensvolle Arbeitskultur schaffen.

Weiterhin stellt ein Zeiterfassungssystem sicher, dass die gesetzlichen Richtlinien eingehalten werden. Mitarbeiter und Arbeitgeber werden auf Pausen und Ruhezeiten hingewiesen und sind der gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitsdauer unterworfen. Es zeigt sich nämlich, dass vor allem im Home Office Regeln gerne übergangen werden. Die Mittagspause muss wegen zu vieler Aufgaben ausfallen und der Feierabend verschiebt sich immer weiter nach hinten. Da die Zeiterfassung zudem online abläuft, haben Kollegen und Vorgesetzte eine genaue Vorstellung davon, wann die Angestellten verfügbar sind. Infolgedessen verbessert sich die Work-Life-Balance der Mitarbeiter, was zu motivierten, produktiven Mitarbeitern und einer Leistungssteigerung führt.

In diesem Zusammenhang soll ebenfalls auf die Möglichkeit hingewiesen werden, Urlaubstage und Fehlzeiten zu vermerken.

Die digitale Zeiterfassung ist ein System, das sowohl am Arbeitsplatz als auch im Home Office verwendet werden kann. Je nach Wunsch kann die Zeiterfassung via stationärer Stempeluhr-App, mobiler Stempeluhr-App oder Dienstplan erfolgen:

Stationäre Stempeluhr-App: Mithilfe einer App oder dem Browser werden die Arbeitszeiten direkt im Unternehmen registriert. Die Verifizierung wird durch eine Unterschrift und einen Pin sichergestellt. So funktioniert die Zeiterfassung online.
Mobile Stempeluhr-App: Mittels iPhone oder Android Smartphone wird die Mobile Stempeluhr verwendet. Der Startzeitpunkt und Ende des Arbeitstages werden manuell eingetragen. Somit können auch Mitarbeiter in remote die Vorteile der digitalen Zeiterfassung nutzen. Es ist auch möglich, sich via Browser einzuloggen.

Dienstplan: Liegt ein digitaler Dienstplan vor, ist es ebenfalls möglich, die implementierten Daten automatisch zu übernehmen. Die geplanten Zeiten müssen im Nachhinein bestätigt oder modifiziert werden.

Zudem können individuelle Regeln definiert werden. Beispielsweise kann verhindert werden, dass ein Stempeln vor Arbeitsbeginn möglich ist. Nach Ablauf der Schicht können Mitarbeiter durch Benachrichtigungen auf das Ausstempeln hingewiesen werden oder automatisch ausgeloggt werden.

Während in längst vergangenen Jahren die Arbeitszeiten manuell festgehalten werden mussten, erfolgt die Zeiterfassung heute digital. Mit nur wenigen Klicks kann Start- und Endzeitpunkt per Zeiterfassungs-Software täglich eingegeben werden. Die digitale Zeiterfassung via Zeiterfassung App ermöglicht es außerdem, dass die Eintragung orts- und zeitunabhängig vorgenommen werden kann. Sollte das Stempeln also vergessen worden sein, können die Informationen nachträglich implementiert werden. Arbeitet das Unternehmen mit einem Dienstplan und übernimmt dessen Daten für die Zeiterfassung, können Modifikationen und kurzfristige Planänderungen nachträglich durchgeführt werden.

Letztendlich stellt die digitale Zeiterfassung auch eine enorme Arbeitserleichterung für die Buchhaltung dar. Das Zeiterfassungsprogramm sammelt alle Daten. Diese können im Anschluss in Form von xls, DATEV, PDF oder csv exportiert werden. Das ermöglicht einen detaillierten Überblick über die abgeleisteten Stunden. Infolgedessen kann die Lohnabrechnung präzise und mit geringem Aufwand erstellt werden. Letztendlich erhalten Vorgesetzte und Mitarbeiter einen genauen Einblick in die vorhandenen Überstunden und können diese nach Wunsch ausbezahlen oder als zusätzliche Urlaubstage abspeichern.

Das Arbeitsgesetz schreibt strenge Regelungen für Arbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten und Urlaubstage vor. So darf zum Beispiel die tägliche Höchstarbeitsdauer nicht überschritten werden und auch für die Woche wurde ein Maximum definiert. Dennoch griff die Zeiterfassung bis jetzt nur, wenn die werktägliche Arbeitszeit von acht bzw. Zehnstunden nach §3 ArbZG überschritten wurde. Die Aufzeichnungspflicht – auch bekannt als Arbeitszeitdokumentation – wird in jedem Unternehmen individuell gehandhabt, sollte jedoch mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die zuständigen Behörden können nämlich zu jeder Zeit einen Nachweis verlangen.

Hinweis zur Arbeitszeiterfassung: Durch das Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 hat die Fragestellung zur verpflichtenden Zeiterfassung am Arbeitsplatz erneut Fahrt aufgenommen. Das Urteil besagt, dass Unternehmen in Deutschland zur Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter verpflichtet sind.

Vorab entschloss sich der Europäische Gerichtshof im Mai 2019 schließlich dazu, dass die Arbeitszeit zukünftig verpflichtend festgehalten werden muss. Sie muss im kompletten Umfang erfasst und dokumentiert werden. Die Obligation zur Installation eines Erfassungssystems besteht zwar schon, dennoch steht die Veröffentlichung des zugehörigen Gesetzesentwurfs noch aus. Laut Gerichtsurteil muss das verwendete Zeiterfassungssystem objektiv, zulässig und verlässlich sein. Software zur Zeiterfassung wie Papershift entspricht diesen Anforderungen. Bis jetzt ist noch nicht bekannt, wann die Gesetzesänderung zum Tragen kommt und die neuen Vorschriften in den Geschäftsalltag implementiert werden müssen.

Unternehmen sollten sich zeitnah mit der konkreten Umsetzung einer passenden Zeiterfassung befassen, da mit einer zeitnahen Umsetzung des BAG Urteils vom September 2022 zu rechnen ist.

Eine moderne Softwarelösung zur digitalen Zeiterfassung sollte flexibel sein und verschiedene Anwendungsfälle berücksichtigen: von der normalen Erfassung der Arbeitsstunden im Arbeitsalltag über Projektzeiterfassung bis hin zur Verwaltung von Überstunden. Auch der Zugriff sollte möglichst flexibel sein und zum Beispiel per Smartphone, per App oder PC. Vorteilhaft ist auch die Integration von Arbeitszeiterfassung, Dienstplanung und der Verwaltung von Abwesenheiten, die von Software-Lösungen wie Papershift geboten werden.

Papershift ist flexibel. Arbeitszeiten können ortsunabhängig erfasst werden. Das ist besonders praktisch für hybrides Arbeiten, bei dem ein Teil der Beschäftigten im Büro tätig ist, während andere zu Hause oder unterwegs arbeiten. Alle Mitarbeiter können ganz einfach und je nach Arbeitsort per Browser, per App oder per Terminal ihre Arbeitszeiten eintragen.

Papershift bietet zusätzlich die komfortable Möglichkeit, Urlaub zu beantragen und zeigt außerdem auf einen Blick den verfügbaren Resturlaub an. Für beantragten Urlaub zeigt Papershift den Status an, beispielsweise, ob dieser schon freigegeben wurde. Praktischer geht es kaum.