Dienstplan erstellen – einfach und online

Die Grundlage der Personaleinsatzplanung stellt der Dienstplan dar. Er gilt allgemein als Planungswerkzeug der Personalverwaltung und ist für die räumliche und zeitliche Einteilung der Arbeitnehmer zuständig.

Somit kann der quantitative und qualitative Personalbedarf übersichtlich dargestellt werden, sodass keine Lücken oder Doppelbelegungen auftreten.

Unternehmen, Institutionen und Einrichtungen sind somit in der Lage, die Arbeitszeiten zu kontrollieren und zu überblicken. Darüber hinaus werden Urlaubszeiten, Abwesenheiten und Ruhepausen klar definiert, um im Sinne der gesetzlichen Vorgaben zu handeln. Denn die Bundesrepublik Deutschland gibt klare Regelungen für den Schutz der Arbeiter vor.

Der Dienstplan ist jedoch nicht nur ein wichtiges Tool für Führungspersonen und Vorgesetzte, sondern auch Mitarbeiter profitieren von dem Dienstplan. So können Missverständnisse und Unklarheiten vermieden werden und eigene Wünsche berücksichtigt werden. Wie genau die Integration der Mitarbeiter in die Planungsprozesse funktioniert, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema Dienstplangestaltung.

Durch einen zeit- und ortsunabhängigen Planer können die Verfügbarkeiten und Arbeitszeiten zudem immer eingesehen werden und tragen somit zur Präzision und Effektivität des Betriebs bei.

Mit der Verwendung eines Dienstplans wird die Einsatzplanung verschriftlicht, kontrolliert und präsentiert. Es können verschiedene Arbeitsbereiche definiert werden, um eine bessere Übersicht zu behalten.

In Krankenhäusern können somit beispielsweise die Arbeitszeiten der Krankenschwestern und Pfleger, der Ärzte, des Putztrupps und der Empfangsmitarbeiter separiert betrachtet werden.

Darüber hinaus ist es möglich, den Dienstplan in Schichten zu untergliedern. Dementsprechend fungiert der Dienstplan als Instrument, um Aufschluss über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu geben.

Außerdem können jedoch auch Pausen, Ruhezeiten, Abwesenheiten und Urlaubstage implementiert werden. Die Führungskräfte, Vorgesetzten und Ersteller des Dienstplanes sind somit in der Lage, den organisatorischen Anforderungen des Personaleinsatzes gerecht zu werden und den Personalbedarf zu jedem Zeitpunkt abschätzen zu können.

Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen Rahmendienstplänen, welche allgemeine und abstrakte Kriterien abbilden und konkreten Dienstplänen. Diese geben genaue, aufs Unternehmen zugeschnittene Angaben für einen Wochen- oder Monatszeitraum.

In der Regel werden Dienstpläne in Tabellenform angelegt. Das birgt den Vorteil, dass nach Tagen und Uhrzeiten untergliedert werden kann und somit ein übersichtliches und leicht lesbares Dokument zustande kommt.

Es empfiehlt sich, den Dienstplan zunächst nach Arbeitsbereichen und Abteilungen aufzuteilen. So können Missverständnisse und Fehleintragungen vermieden werden. Geht der eigene Betrieb nach einem Schichtsystem bzw. Schichtmodell vor, können diese ebenfalls ohne Probleme in die Tabelle implementiert werden. Zuvor sollte man allerdings das „richtige“ Dienstplanmodell für seinen Betrieb identifiziert haben.

Im Anschluss daran werden die Mitarbeiter in die einzelnen Sparten eingetragen. Die Notiz sollte Vor- und Nachname, Aufgabenbereich und Qualifikationen des Angestellten beinhalten. Weiterhin ist es wichtig, dass Arbeitsbeginn und -ende klar definiert werden.

Der Vorteil einer Dienstplan Software liegt darin, dass viele dieser Prozesse bereits automatisiert ablaufen. Zudem können Sollarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen und Abwesenheiten berücksichtigt werden. Bei der manuellen Eingabe werden nämlich gerne wichtige Informationen übersehen und Fehler schleichen sich ein. Zudem können die Eingaben übernommen werden und auf dem nächsten Plan angewandt werden. Dies vereinfacht die Dienstplanverwaltung im Unternehmen enorm.

Der Dienstplan geht auf das Weisungsrecht des Arbeitgebers § 106 Satz 1 GewO zurück, welches besagt, dass der Arbeitgeber – unter Berücksichtigung gesetzlicher Rahmenbedingungen – bestimmt, wann die geschuldete Arbeitsleistung des Angestellten zu verrichten ist.

Bei der Erstellung des Dienstplans müssen allerdings Rechtsvorschriften berücksichtigt werden, welche die Interessen des Arbeitnehmers schützen sollen. So muss sich der Arbeitgeber beispielsweise an der Höchstarbeitszeit orientieren und den Angestellten Pausen, Ruhezeiten und Urlaube bewilligen.

Darüber hinaus müssen auch Maßnahmen zum Schutz besonderer Personengruppen beachtet werden. Jugendliche dürfen eine bestimmte Tagesarbeitszeit und Wochenstundenanzahl nicht überschreiten. Außerdem ist der Zeitraum der zu leistenden Arbeit auf ein vorgegebenes Zeitfenster beschränkt.

Weiterhin muss der Dienstplan leicht und verständlich dargestellt sein. Nachträgliche Modifizierungen sind deutlich hervorzuheben, um Problemen und Missverständnissen vorzubeugen. Diese und alle weiteren Eintragungen müssen vor der geltenden Meldefrist an die Mitarbeiter geschickt werden.

Wichtig ist auch zu wissen, dass der Betriebsrat die Befugnis besitzt, Änderungen des Dienstplanes zu bewirken.

Wie darüber hinaus eine solide Planung gelingt, erfahren Sie in unserem Beitrag Dienstplan schreiben.