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Ein mitarbeiterfreundlicher Dienstplan, der dem Wunsch nach Work-Life-Balance entgegenkommt, steigert die Motivation am Arbeitsplatz und die Bereitschaft, eine hohe Arbeitsleistung zu erbringen. In manchen Branchen wie zum Beispiel in der Medizin und Pflege ist ein gut gestalteter Dienstplan Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeitsprozesse. Andernfalls sind die Gesundheit und das Wohlbefinden der Patienten gefährdet. Dieser Beitrag bietet eine Einführung in Dienstplanmodelle und wichtige Aspekte, die beim Dienstplan erstellen von hoher Relevanz sind. Der Fokus liegt dabei auch auf dem Zusammenhang zwischen dem Dienstplan und der Arbeitszeit.
Definition: Was sind Dienstplanmodelle?
Dienstplanmodelle sind ein Instrument der Personaleinsatzplanung und dienen der Organisation von Arbeitszeit. Sie bieten Grundlagen für die Gestaltung vom Dienstplan für jeden einzelnen Mitarbeiter in einem Unternehmen. Des Weiteren verschaffen sich Unternehmen einen Überblick über den benötigten Umfang der Arbeit und Arbeitszeit, sodass sie den Personaleinsatz bedarfsgerecht gestalten können.
Im Vorfeld der Arbeitszeitgestaltung gilt es den quantitativen und qualitativen Personalbedarf zu ermitteln. Dadurch lassen sich unter anderem die folgenden Informationen gewinnen:
- Anzahl der Mitarbeiter mit der benötigten Qualifikation und Know-how
- Personalbedarf und Personalbestand in allen Abteilungen
- Arbeitssituation der einzelnen Mitarbeiter
- Möglichkeiten der Erstellung und Konfiguration von Schichten
- Kosten für das Personal und die Schichtplanung
Dienstplanmodelle in der Personaleinsatzplanung
Je nach Branche und Tätigkeitsbereich wählen Unternehmen Dienstplanmodelle, die auf strategische Ziele abgestimmt sind und einen reibungslosen Personaleinsatz ermöglichen. In bestimmten Branchen, darunter in der Medizin und Pflege, stellt ein Dienstplanmodell und der dazugehörige Schichtplan einen integralen Teil der Arbeitszeitgestaltung dar.
Der Gedanke dahinter ist, die Pflegekräfte möglichst effizient und bedarfsgerecht einzusetzen, sodass ihre Dienste zur vollen Zufriedenheit der Patienten erfüllt werden können. Bei der Dienstplangestaltung gilt es auch individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen mit dem Ziel, ihren Arbeitstag motivierend zu gestalten.
Neben der Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit als wichtiger Entscheidungsfaktor für ein Dienstplanmodell werden noch andere Aspekte herangezogen. Dazu gehören die Optimierung der Prozessabläufe und Kosteneffizienz bei gleichzeitiger Gewährleistung einer hoher Qualität der Dienste und Erweiterung der Betriebszeiten.
Zu welchem Zweck gibt es Dienstplanmodelle?
- Planung der Arbeitszeit und Bereitschaftsdienst
- Optimierung von Prozessabläufen
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Reduzierung der Ausfallzeiten und Fluktuation
- Steigerung der Arbeitsproduktivität
- Sicherstellung von Qualität und Leistung
- Senkung der Kosten
- Erweiterung von Betriebszeiten
Welche Dienstplanmodelle gibt es?
Ein Dienstplan hat zur Aufgabe, alle Arbeitskräfte in den einzelnen Abteilungen unter einen Hut zu bringen. Die zu leistende Arbeitszeit pro Arbeitstag und -woche, Qualifikation der Mitarbeiter sowie Abwesenheiten zum Beispiel wegen Urlaub sind hier zu berücksichtigen. Je nach Branche und individuellen Bedürfnissen entscheiden sich Unternehmen für verschiedene Dienstplanmodelle. Als Beispiele dienen:
- Vollkonti Schichtmodell für Produktion
- Dienstmodell 24 Stunden und Tagdienst für Feuerwehr
- Zwei Schichtdienstmodell für Bädebetrieb
- 4-Schicht Vollkonti 21-Schichtmodell für Krankenhaus
Das rollierende Dienstplansystem als erfolgsversprechende Alternative
Der rollierende Dienstplan, der die Personaleinsatzplanung in der Medizin und Pflege revolutionieren könnte, ist Gegenstand der Studie von Markus Meißner und Thomas Meißner (2018). Er zielt auf die Abwechslung der Dienst-Schichten mit den freien Tagen ab, um eine planbare Freizeitgestaltung für das Personal zu ermöglichen. Die Grundlage dieses Systems bilden sieben Tage Frühdienst, drei freie Tage, sieben Tage Spätdienst und vier freie Tage. Die Autoren der Studie weisen gleichzeitig auf die Vorteile hin, die sich aus der Reduzierung von hintereinander folgenden Schichten auf zwei bis maximal Tage ergeben. Die Rede ist von Mitarbeitergesundheit und einer lang anhaltender Arbeitsfähigkeit.
- Dienstpläne erstellen
- Schichtmodelle abbilden
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Dienstplan automatisch befüllen
Wie findet man das richtige Dienstplanmodell?
Die Dienstplangestaltung bedarf einer sorgfältigen Planung unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien.
Entnehmen Sie die ersten Informationen unserer Checkliste:
- Wie groß ist der Personalbedarf und wie viele Mitarbeiter stehen dem Unternehmen derzeit zur Verfügung?
- Wie gestaltet sich der aktuelle Einsatz von Personal in den einzelnen Abteilungen?
- Gibt es Schichten im Unternehmen?
- Wann genau arbeiten Mitarbeiter? Leisten sie einen Spätdienst oder Nachtdienst? Werden Zusatzdienste benötigt?
- Wie ist der Dienstplan oder Schichtplan in einem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt?
- Fühlen sich Mitarbeiter durch die erbrachte Arbeitszeit unter- oder überfordert?
- Haben Mitarbeiter die Möglichkeit, einen Ausgleich zwischen Arbeit und Freizeit zu finden?
Anhand der gewonnenen Informationen kann man leichter bestimmen, welches Dienstplanmodell gut zum Betrieb passt und erfolgreich umsetzbar ist. Gleichzeitig ist es wichtig, aus den bisherigen Erfahrungen mit der Dienstplanung oder Schichtplanung zu lernen und entsprechende Rückschlüsse zu ziehen. Bei der Dienstplangestaltung ist stets auf Mitarbeiterbedürfnisse zu achten, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten.
Arbeitszeitgerechte Dienstplanmodelle: Arbeitszeit und Dienstplan im Einklang
Die Arbeitszeit und der Dienstplan dürfen nicht getrennt betrachtet werden, denn die Verknüpfung beider Aspekte macht eine attraktive Dienstplangestaltung aus. Beachtet ein Unternehmen den Umfang der zu leistenden Arbeitszeit im Dienstplan, kann er leichter die aktuelle Arbeitssituation bewerten und mitarbeiterfreundliche Lösungen einführen. Sie erfreuen sich in verschiedenen Branchen, darunter in der Medizin und Pflege, wachsender Bedeutung.
Zusammenhang zwischen Arbeitszeitmodell und Dienstplanmodell
Ein Arbeitszeitmodell dient zur Organisation des Arbeitsablaufs, zum Beispiel in der Dienstplangestaltung. Genauer gesagt legt ein Arbeitszeitmodell die Arbeitszeit fest, indem es gleichzeitig die tägliche Arbeitsdauer und die Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage bestimmt.
Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihr Arbeitszeitmodell nach dem geltenden Arbeitsschutzgesetz sowie nach den vereinbarten Arbeits- oder Tarifverträgen auszurichten. Existiert ein Betriebsrat in einem Unternehmen, hat er ein Mitbestimmungsrecht im Rahmen der Arbeitszeitgestaltung.
Die Themen Dienstplangestaltung und Arbeitszeitgestaltung sind bei der Personaleinsatzplanung somit stets gemeinsam zu betrachten.
Arbeitszeitgerechte Dienstplanmodelle als Erfolgsfaktor
Unternehmen, die arbeitszeitgerechte Dienstplanmodelle einsetzen, werden als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen, denen das Wohlbefinden der Mitarbeiter am Herzen liegt. Auf diese Weise stärken sie nicht nur ihre Employer Brand, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema Mitarbeiterzufriedenheit, wie die Zufriedenheit ihrer Angestellten mit Hilfe einer Zeiterfassung im Arbeitsalltag messbar wird.
Eine ausgewogene Work Life Balance, die in arbeitszeitgerechten Dienstplanmodellen einen hohen Stellenwert einnimmt, überträgt sich auf die langfristige Bindung ans Unternehmen. Dies wiederum erlaubt, die Mitarbeiterfluktuation zu senken und auf der Erfolgsspur zu bleiben.
