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Damit Mitarbeiter möglichst effizient und ergonomisch eingeteilt werden, lohnt sich ein durchdachter Schichtplan. Dieser enthält wichtige Informationen darüber, welche der Beschäftigen aktuell im Betrieb sind und mit welchen Tätigkeiten sie sich befassen.
Was genau ein Schichtplan ist, welchen Nutzen Unternehmen von einem Schichtplan haben und wie Sie diesen sinnvoll für sich einsetzen können, wird in diesem Artikel ausführlich erläutert.
Definition: Was ist ein Schichtplan?
Schichtpläne werden in der Personaleinsatzplanung verwendet, um eine bestmögliche Einteilung der Arbeitsleistung der einzelnen Mitarbeitern zu gewährleisten. Besagter Plan beschreibt also ganz spezifisch, wann und an welchem Ort der Arbeitnehmer seine Arbeit im Betrieb leisten soll und was er für Aufgaben hat.
Ein guter Schichtplan sollte sowohl die Interessen der Angestellten berücksichtigen, als auch das Erreichen der Unternehmensziele nach den entsprechenden Qualitätsanforderungen ermöglichen.
Außerdem müssen bei der Gestaltung eines Schichtplans die rechtlichen Rahmenbedingungen nach dem Arbeitszeitgesetz und mögliche Übereinkünfte aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen beachtet werden.
Dazu zählen:
- Werktägliche Arbeitszeit: Nach dem § 3 ArbZG darf die durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden innerhalb von 24 Wochen bzw. innerhalb von sechs Kalendermonaten nicht überschritten werden.
- Pausenregelungen: § 4 ArbZG sieht eine Regelung der Pausenzeiten während des Arbeitstages vor. So sind bei einer täglichen Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden 30 Minuten Pause und bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden eine Ruhepause von 45 Minuten vorgeschrieben.
- Ruhezeiten: Grundsätzlich regelt der § 5 ArbZG die Ruhezeiten zwischen den täglichen Arbeitszeiten. Vorgegeben ist dabei eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden. Es gibt aber auch Fälle, wie z.B. Bereitschaftsdienst oder Arbeitsbereitschaft, wo die Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten nicht möglich sind und durch die Rufbereitschaft geregelt sind.
Zudem müssen bei der Gestaltung des Schichtplans nach dem Gesetz Ausnahmeregelungen für besondere Personengruppen beachtet werden. Gemeint sind damit Jugendliche, Schwangere und Stillende, schwerbehinderte Menschen und Zivildienstleistende.
Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitsplan und einem Schichtplan?
Der Arbeitsplan wird oft als Synonym für den Schichtplan genutzt. In der Produktion und im Handwerk wird in diesem jedoch nicht die Arbeitszeiteinteilung der Angestellten geplant, sondern die Produktion in unterschiedliche Arbeitsschritte eingeteilt. Dementsprechend ist der Arbeitsplan auch als Fertigungsplan bekannt und steigert die Produktivität der Mitarbeiter, weil jeder ganz genau weiß, was er als Nächstes zu tun hat.
- Vereinfachte Dienstplanung
- Effiziente Personalzuweisung
- Mitarbeiterintegration
- Einhaltung gesetzlicher Ruhezeiten
Was ist der Unterschied zwischen einem Schichtplan und einem Dienstplan?
Dienstplan und Schichtplan haben im Grunde die gleiche Aufgabe: Sie dienen beide zur Personaleinsatzplanung, um eine bestmögliche Verteilung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu gewährleisten. Der Schichtplan unterscheidet sich vom Dienstplan insofern, als bei einem Schichtplan Arbeiten verteilt werden, die über die Arbeitszeit eines Arbeitnehmers hinausgehen. Die Arbeiten werden so verteilt, dass sie von verschiedenen Arbeitnehmern in einer bestimmten zeitlichen Reihenfolge erledigt werden können.
Welchen geschichtlichen Ursprung hat der Schichtplan?
In der Geschichte der Menschheit gab es schon im alten Rom durch Cäsars Gesetzgebung erste Schichtplanmodelle, auch bekannt als Dienstplanmodelle. Der Hintergrundgedanke war hier, dass Warenlieferungen nachts geschehen sollen, damit die engen Straßen tagsüber nicht so voll waren. Auch vor dem 18. Jahrhundert gab es viele Nachtwächter, die im Schichtdienst vor Gefahren geschützt haben oder im Krieg Wache hielten.
In Zeiten der Industrialisierung entstand letztendlich der Ursprung des heute bekannten Schichtplans. Die Schichtarbeiter lösten sich Tag und Nacht ab, damit sich die teuren Maschinen bezahlt machen. Damals gab es jedoch nur wenige Berufsgruppen und keinerlei gesetzliche Regelungen zum Schutz der Schichtarbeiter.
Heutzutage ist Schichtarbeit sowie das Arbeiten in Wechselschicht in vielen Unternehmen in Deutschland üblich. Heutzutage legen gesetzliche oder tarifliche Bestimmungen und mit unter die Bedürfnisse der Angestellten die Gestaltung der Arbeitsabläufe fest – allen voran das Arbeitszeitgesetz.
Welche Schichtsysteme gibt es?
Die Schichtmodelle werden zum einen in der Durchlaufzeit und auch in der Anzahl der Schichten unterschieden:
- Vollkontinuierliches Schichtmodell (Konti Schichtplan): Oftmals werden 4 oder mehr Schichten eingeteilt und der Betrieb läuft 24 Stunden am Tag, auch am Wochenende.
- Teilkontinuierliches Schichtmodell: Meistens werden zwei oder drei Schichten am Tag eingeteilt, also Früh- und Spätschicht oder auch zusätzlich noch mit Nachtschicht im Rahmen der Nachtarbeit.
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Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für einen Schichtplan?
Grundsätzlich gibt es kein klares Gesetz speziell für die Dienstplangestaltung. Durchaus aber gibt der Gesetzgeber mit den Arbeitsgesetzen notwendige Richtlinien vor, die die Grenzen der Zumutbarkeit für die Mitarbeiter spezifischer definieren. Durch diese Gesetze wissen Unternehmen, wie sie die Schichtplanung korrekt gestalten können, um sowohl im Sinne der Arbeitnehmer und auch im Sinne der Wirtschaftlichkeit zu handeln.
Unser Tipp: Erfahren Sie, wer für das Thema Schichtplan erstellen zuständig ist.
Wie funktioniert ein Schichtplan?
Ein Schichtplan teilt die Leistung der Mitarbeiter zeitlich ein. Meistens rotieren die Schichten in einem festen Zyklus, sodass keiner der Mitarbeiter zu oft hintereinander beispielsweise in der Spät- oder Nachtschicht im Plan eingeteilt wird.
Gut zu wissen: Informieren Sie sich im Rahmen digitaler Lösungen zur Funktionsweise von einem Online Schichtplaner.
Welche Informationen muss ein Schichtplan enthalten?
Ein Schichtplan sollte übersichtlich gestaltet werden, sodass er leicht verstanden wird. Außerdem sollten folgende Informationen klar ersichtlich sein:
- Vor- und Nachname des Mitarbeiters
- Seine Qualifikation
- Sollarbeitszeit
- Planzeitraum im zuständigen Bereich und der geplante Diensteinsatz
- Nachweis über Feiertage und Mehrstunden
- genehmigte Änderungen sowie Abweichungen
- Erstellungsdatum, Unterschrift des Erstellers und des Vorgesetzten, der den Dienstplan genehmigt hat.
Wann muss der Schichtplan aushängen?
Spätestens zwei Wochen vor Beginn des Schichtplans sollte dieser den betroffenen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Dann können die Angestellten entsprechend planen und es gibt noch genügend Zeit für mögliche notwendige Anpassungen. Als Faustregel gilt die Hälfte der Gültigkeitsdauer im Voraus für Schichtpläne im Allgemeinen. Erhalten Sie weitere Informationen zum Thema in unserem Beitrag Dienstplan Bekanntgabefrist.
Was ist bei der Gestaltung eines Schichtplans zu beachten?
Unternehmen müssen bei der Gestaltung eines Schichtplans die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter mit einbeziehen. Des weiteren muss der Arbeitgeber auch darauf achten, dass er sich an die gesetzlichen Vorgaben zu den Arbeitszeiten hält und die erforderlichen Ruhezeiten mit einplant. Ein Wechsel von Nachtschicht auf Frühschicht sollte bei der Rotation entsprechend vermieden werden. Außerdem sollte ein Schichtplan flexibel gestaltet werden.
Wer darf einen Schichtplan schreiben?
In der Regel hat der Arbeitgeber das Befugnis einen Dienstplan zu verfassen, indem er sein Weisungsrecht (Direktionsrecht) nach § 106 Satz 1 GewO ausübt. Vor allem in der Gastronomie oder in der Pflege wird oft auch ein Schichtleiter vom Arbeitgeber damit beauftragt, den Schichtplan zu erstellen.
Wie unterstützt ein Schichtplan Unternehmen bei der Personalplanung?
Dadurch, dass man weiß, wer wann arbeitet, können Unternehmen die Betriebszeiten erweitern und mehr Struktur in die Arbeitsabläufe bzw. das Arbeitszeitmanagement und die Personaleinsatzplanung bringen. Mit Hilfe von bestimmten Apps und Softwarelösungen als Schichtplanungstool hat man heutzutage online schnell das richtige Werkzeug, um einen guten Schichtplan erstellen zu können.
Alles auf einen Blick: Darauf sollten Sie bei der Auswahl einer Software achten
Bei der Suche nach einer passenden Software empfiehlt sich die Berücksichtigung auf weitere Funktionen wie beispielsweise eine digitale Verwaltung von Abwesenheiten sowie eine Zeiterfassung zur Erfassung von möglichen Überstunden.
- Schichtpläne erstellen
- Schichtmodelle abbilden
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Schichtplan automatisch befüllen
Welche Vorteile bietet eine automatische Schichtplanung?
Bei der automatischen Schichtplanung mit einer Schichtplanungs Software lassen sich Änderungen unkompliziert einbinden. Auch bei einem sich wandelnden Auftragsvolumen können mögliche Anpassungen leicht mit einbezogen werden, wodurch die Erstellung von Schichtplänen um einiges erleichtert wird.
Echtzeit-Kommunikation mit den Mitarbeitern via E-Mail
Anpassungen der Daten können im Anschluss daran direkt per E-Mail an die Nutzer versendet werden oder direkt in der digitalen Software eingesehen werden, um eine Übersicht der aktuellen Pläne zu gewährleisten.
Digitale Produkte zur Schichtplanung nutzen
Mittlerweile gibt es auf dem Markt ein zahlreiches Angebot an Lösungen und Tools, um einen Online Schichtplan zu erstellen. Abhängig von den Anforderungen an die Schichtplanung gibt es zahlreiche Produkte, die für Planungsverantwortliche das Problem der aufwändigen Planung von Einätzen im Handumdrehen lösen können und zusätzlich die Verwaltung von Abwesenheiten anbieten.
Planung von Schichtplänen: Excel Vorlage zur Schichtplanung
Dennoch nutzen auch heute noch viele Betriebe Microsoft Excel oder Microsoft Office zum Zweck der Schichtplanung. Dabei werden zumeist ausgewählte Vorlagen verwendet, die im Arbeitsalltag jedoch schnell nicht mehr auf dem aktuellsten Stand sind.
Bis zur Überbrückung zu einem digitalen Schichtplaner empfehlen wir Ihnen die Nutzung der kostenlosen Papershift Excelvorlagen. Für den Start eignet sich insbesondere die Schichtplan Excel Vorlage, um den Einsatz ihrer Mitarbeiter abzubilden.
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Schichtplaner: Online Schichtplan für Mitarbeiter
Mit einem digitalen Schichtplaner können Sie einen Einsatzplan ohne viel Vorbereitung oder Know-How erstellen und sich beim Arbeiten wieder auf das Kerngeschäft fokussieren. Im Gegensatz zur analogen Dienstplanerstellung füllt sich der Dienstplan bei der digitalen Lösung automatisch Schicht für Schicht und Sie können sogar Ihre Mitarbeiter via E-Mail online direkt zur Gestaltung einladen.
Hinweis: Sie entscheiden selbst, wie viel Einfluss Mitarbeiter bei der Schichtplanung haben.
Weitere Fragen zum Thema Schichtplan
Beim Thema Schichtplanung gibt es oftmals einiges an Fragen, die aufkommen. Einige der meist gestellten Fragen werden im Folgenden näher erläutert.
Wann muss ein Schichtplan vorliegen?
Hierzu gibt es keine generelle einheitliche Regelung. Grundsätzlich hat sich aber die Handhabung etabliert, dass der Schichtplan die Hälfte der Zeit, für die er gültig ist, spätestens aber vier Tage vorher, vorliegen sollte. Wenn ein Dienstplan also einen Monat lang gültig ist, so sollte er mindestens zwei Wochen vorher vorliegen.
Darf ein Schichtplan kurzfristig geändert werden?
Ein Schichtplan muss auf die Bedürfnisse des Angestellten angepasst werden, sodass dieser auch vorausschauend seinen Alltag planen kann. Dementsprechend darf ein Schichtplan durch das Unternehmen nicht einfach so kurzfristig geändert werden, außer der Mitarbeiter ist mit der Änderung einverstanden.
Ist ein Schichtplan ohne Unterschrift gültig?
Grundsätzlich nicht, da er dem Betriebsrat nicht nur vorgelegt werden, sondern von diesem auch genehmigt werden muss. Diese Genehmigung wird meistens mit einer Unterschrift schriftlich bestätigt.
Unterliegt ein Schichtplan dem Datenschutz?
Ja, ein Dienstplan unterliegt dem Datenschutz im HR, da dieser personenbezogene Daten der Angestellten beinhaltet. Dazu zählt beispielsweise die E-Mail-Adresse von einem Mitarbeiter. Das bedeutet, dass er außer es ist genehmigt worden, nicht einfach ausgehängt werden darf.
Wer darf einen Schichtplan einsehen?
Da ein Schichtplan dem Datenschutz unterliegt, dürfen ausschließlich dafür zuständige Personen diesen einsehen. Angestellte haben beispielsweise kein generelles Recht dazu, den Dienstplan ihrer Kollegen einzusehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in unserem Beitrag mit dem Titel Dienstplan aushängen erlaubt?
Welchen Einfluss hat der Betriebsrat bei der Schichtplanung?
Da der Betriebsrat dafür da ist, die Interessen des Arbeitnehmers zu vertreten und die Einteilung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung dieser möglichst effizient gestaltet werden sollte, haben sowohl der Mitarbeiter selbst, als auch der Arbeitnehmervertreter und auch der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Planung von Schichten.
