Lohnabrechnung Online

In Deutschland besteht die Pflicht für Unternehmen, monatlich ein Dokument in Textform zu erstellen, das Angaben zum Lohn, dem Abrechnungszeitraum und der Zusammensetzung des Entgelts macht. Weiterhin werden Informationen über die Höhe der Zulagen, die gewährleisteten Zuschläge, Vergütungen, Abzüge und Abschlagszahlungen bereitgestellt. Die Buchhaltung sollte sich bei der Erstellung der Lohnabrechnung an die Vorschriften des Arbeitsgesetzes nach § 107 GewO halten.

Da die Lohnabrechnung eine mühselige und zeitaufwendige Aufgabe ist, wird gerne auf Tools zurückgegriffen, welche die Arbeit automatisiert durchführen. Die verantwortlichen Angestellten sind demnach nicht mehr gezwungen, am Monatsende die Lohnabrechnung manuell zu erstellen, sondern können auf die Hilfe der Software zählen. Denn nachdem die Lohn- und Gehaltsinformationen einmal in die Online Lohnabrechnung eingetragen wurden, generiert die Software regelmäßig zum Stichtag die Personalkosten der einzelnen Angestellten. So kann man kinderleicht die Lohnabrechnung online erstellen.

Unternehmen, welche feste Angestellte oder Arbeiter besitzen, sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zur Verfügung zu stellen. Seit dem 1.7.2013 gibt die Entgeltbescheinigungsverordnung zudem vor, dass Verdienstabrechnungen im Sinne der Sozialversicherung folgende Punkte beinhalten müssen:

– Name und Adresse des Arbeitgebers
– Persönliche Informationen des Arbeitnehmers
– Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
– Angaben zum Beschäftigungszeitraum
– Abrechnungszeitraum mit Steuer- und Sozialversicherungstage
– Steuerklassen
– Steuerfreibeträge
– Kirchensteuerabzug
– Steuerhinzurechnungsbeträge
– Steueridentifikationsnummer
– Vermerk sämtlicher Bezüge und Abzüge
– Saldo
– Kinderfreibeträge

Mithilfe der Lohnabrechnung online sollte der Arbeitgeber den gesetzlichen Anordnungen Folge leisten können und dem Arbeitnehmer detailliert darlegen können, wie es vom Bruttogehalt zum Nettogehalt kommt. Ausschlaggebend sind Sozialversicherungsbeiträge, Kirchensteuerabzug, persönliche Abzüge, Zusatzbeiträge zur Krankenkasse etc. Des Weiteren kann das Entgelt positiv von Aufwandsentschädigungen, vermögenswirksamen Leistungen, Kinderfreibeträgen oder Steuerfreibeträgen beeinflusst werden.

Um die Lohnabrechnung durchzuführen, wurde bisher auf spezielle Programme zugegriffen. Die bekannten Anbieter setzten auf ein ähnliches Prinzip, dass den Nutzer durch die einzelnen Schritte führt und gesetzliche Regularien berücksichtigt. Der große Vorteil in dieser Vorgehensweise bestand darin, dass man die Lohnabrechnung nicht outsourcen musste und auch nicht auf die umfangreiche Hilfe eines teuren Steuerberaters angewiesen war. Dennoch gelten die Lohnabrechnungsprogramme nicht gerade als Schnäppchen und belasten das Budget von Unternehmen schwer. Und trotz der integrierten Funktionen und Anweisungen ist es nicht leicht, das Programm zu bedienen. Es wird umfangreiches Wissen benötigt, um dem (steuer-)rechtlichen Wirrwarr Herr zu werden.

Im Gegensatz dazu haben sich online Lösungen darauf fokussiert, die Lohnabrechnung so einfach und zeitsparend wie möglich umzusetzen. Wurde die Software mit den nötigen Informationen gefüttert, reicht ein Klick am Ende des Monats aus, um die einzelnen Lohnabrechnungen der Mitarbeiter zu generieren.

Ja, die Online Lohnabrechnung zielt darauf ab, die Arbeit der Buchhaltung auf ein Minimum zu reduzieren. Die Personalkosten lassen sich dementsprechend schnell und einfach berechnen und lassen sich in ein Format exportieren, das DATEX-/ oder SBS-optimiert ist. Infolgedessen ist man in der Lage, die Daten problemlos weiterzuverarbeiten und an die betreffenden Stellen, wie z.B. den Steuerberater weiterzuleiten.

Durch die digitalisierte Lohnabrechnung profitieren Unternehmen von einem einfachen und automatisierten Prozess, der die Arbeit der Buchhaltungsabteilung erleichtert. Auch wenn Ausgaben für die Software anfallen, sparen Unternehmen erhebliche Kosten ein. Der Verbrauch für Papier und Tintenpatronen minimiert sich und auch die Mitarbeiter können ihre Zeit sinnvoll einsetzen. Denn die online Lohnabrechnung Software lässt sich kinderleicht bedienen. Darüber hinaus übernimmt die Full-Service-Lohnabrechnung die Kommunikation mit Behörden und kümmert sich jederzeit um sämtliche Bescheinigungen, An- und Abmeldungen.