Wer die Personalplanung für mehr als 1.000 Mitarbeiter an mehr als 50 Standorten zentral steuern möchte, stößt bald an die Grenzen von Zettelwirtschaft und Exceltabellen.
Diese Erfahrung hat auch BURGER KING in Österreich gemacht und in Papershift den passenden Partner gefunden um den erfolgreichen Schritt in die Digitalisierung ihres Workforcemanagement zu machen.
Die Ausgangssituation: Expansion in Österreich
1954 in den USA gegründet, ist BURGER KING die zweitgrößte Fast Food Hamburger-Kette der Welt. In Österreich werden die mehr als 50 Restaurants der globalen Marke von der TQSR Holding und Development GmbH als Master-Franchisenehmer betrieben. BURGER KING Österreich expandiert seit 2015 stark und eröffnet jedes Jahr um die 10 neue Restaurants und beschäftigt jetzt schon mehr als 1.000 Mitarbeiter.
Für alle österreichischen BURGER KING-Restaurants gilt: Qualität und Geschmack stehen an erster Stelle. Als Master-Franchisenehmer möchte TQSR den Gästen stets ein hervorragendes Gästeerlebnis bieten, in Form von geschmackvollen, frischen Produkten zu attraktiven Preisen.
Die Herausforderung: mehr Wachstum bedeutet auch mehr Planungsaufwand
Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist BURGER KING Tag für Tag auf seine wichtigste Ressource angewiesen: die Mitarbeiter.
Durch die wachsende Anzahl von Mitarbeitern und Filialen, sah sich das Unternehmen im Bereich der Personalplanung jedoch zunehmend vor große Probleme gestellt.
Die Herausforderung war vor allem die wachsende Anzahl an Mitarbeitern. BURGER KING Österreich expandiert und eröffnet jedes Jahr um die zehn Restaurants (…) . Das macht natürlich die Verwaltung immer schwieriger und aufwändiger.
Alexander FeitschTQSR Holding und Development
Vor allem was Verwaltung, Auswertung und Zeiterfassung anging, musste BURGER KING schließlich erkennen, dass Exceltabellen und Zettelwirtschaft nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens genügen.
Die Lösung: Online Personalplanung mit Papershift Enterprise
Mit der Papershift Enterprise Lösung hat es BURGER KING geschafft, seine Personalplanung zu digitalisieren und gleichzeitig effizienter zu gestalten.
Papershift hilft uns die Dienstpläne effizienter zu gestalten, den Mitarbeitern besser den Überblick zu behalten und es erleichtert uns die Verwaltung aller Mitarbeiter.
Alexander FeitschTQSR Holding und Development
Mit dem Online Schichtplaner von Papershift kann BURGER KING seine Dienstplanung an beliebig vielen Standorten zentral organisieren, individuelle Arbeitsbereiche und Schichten erstellen sowie Mitarbeiter einteilen – und das alles einfach Online per Mausklick. Dank zahlreicher automatisierter Prozesse, spart BURGER KING seinen Mitarbeiter dabei nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Durch den Online-Zugang können Mitarbeiter jederzeit Ihren aktuellen Dienstplan einsehen und werden automatisch über Änderungen informiert.
Auch bei der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung werden Mitarbeiter nun stärker eingebunden und können den Prozess mitgestalten. Egal ob Wunsch-frei, Urlaub oder Krankheit: Mitarbeiter können Abwesenheiten im System anlegen und der jeweilige Vorgesetzte muss diese lediglich bestätigen oder ablehnen.
Mit dem Auswertungen & Berichte-Modul kann BURGER KING jederzeit alle aktuellen Daten von Standorten, Arbeitsbereichen oder aus dem gesamten Personalwesen analysieren. Auf der Mikroebene können Restaurantleiter bspw. einzelne Arbeitsbereiche, Schichten oder Mitarbeitergruppen auswerten um die Prozesse in den einzelnen Restaurants zu verbessern.
Das Ergebnis: Effiziente Prozesse, zufriedene Mitarbeiter & Gäste
Obwohl die Meinungen der Mitarbeiter bezüglich der Umstellung auf Papershift zu Anfangs noch sehr gespalten waren, sind die Reaktionen mittlerweile durchweg positiv.
Jetzt arbeiten wir schon seit einigen Monaten mit Papershift und die Resonanz ist sehr, sehr positiv, von allen Restaurantleitern.
Alexander FeitschTQSR Holding und Development
Dank Papershift hat es BURGER KING geschafft, die Dienstplanung wesentlich zu vereinfachen und zu beschleunigen: Mit Papershift kann nun innerhalb weniger Minuten der Dienstplan für eine ganze Woche erstellt werden. Das liegt unter anderem daran, dass Schichten nun als Vorlage erstellt werden können, sodass diese wöchentlich nur noch mit Mitarbeitern belegt werden müssen. Außerdem gibt Papershift automatisch Hinweise darauf, wie die Dienstplanung verbessert werden kann, z.B. wenn bestimmte Mitarbeiter nur an bestimmten Tagen verfügbar sind.
Ein weiteres wichtiges Feature ist die Papershift Berichterstellung: dank der Echtzeit-Synchronisation stehen dem Head-Office jederzeit die aktuellen Daten aus der Personalplanung zur Verfügung. So können schnell Berichte erstellt und wichtige Daten und Kennzahlen gewonnen und verarbeitet werden. Dies hilft dem Head-Office wiederum Prozesse zu verbessern und bspw. Kosten und Budget zu überwachen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Viele Prozesse laufen allein deswegen schneller und einfacher ab, da die Mitarbeiter nun von Anfang an eingebunden sind. Das beginnt mit dem Mitarbeiter-CheckIn beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters, über die online Zeiterfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten bis hin zur Dienstplanung.
Mit der Papershift Stempeluhr müssen Mitarbeiter nur noch einstempeln wenn sie zur Arbeit kommen und ausstempeln wenn sie nach Hause gehen. Mit ihrem Smartphone und der Dienstplan-App können sie jederzeit online auf den Dienstplan zugreifen. Dort sehen sie sofort, wenn sich ein Dienstplan geändert hat und wann sie frei haben, wodurch sie natürlich flexibler sind.
Seit wir Papershift verwenden, sind die Mitarbeiter viel mehr in die Dienstplangestaltung mit eingebunden. Sie können hier z. B. Wunsch-freie Tage formulieren, an den Restaurantleiter schicken – das geht ganz einfach über die App – und so kann der Restaurantleiter bei der Dienstplangestaltung Rücksicht nehmen auf die Wünsche der Mitarbeiter. Das führt natürlich zu einer höheren Zufriedenheit unserer Mitarbeiter.
Alexander FeitschTQSR Holding und Development
Außerdem unterstützt Papershift das BURGER KING Head-Office dabei die gesetzlichen Vorgaben, wie tägliche Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten, einzuhalten – all die Dinge, die in der Hektik des Alltags vergessen werden können. Papershift schickt auf hierfür automatisch Erinnerungen, was natürlich die Arbeit für die Restaurantleiter im Store um einiges einfacher macht.
Diese können sich jetzt wieder auf das Wesentliche konzentrieren, nämlich ihren Gästen einen angenehmen Aufenthalt und frische, geschmackvolle Produkte zu bieten.
Die Zukunft: Intelligente Personalplanung
Doch die Erfolgsgeschichte von BURGER KING und Papershift endet hier noch nicht. BURGER KING versucht stetig die Effizienz des Mitarbeiter-Einsatzes zu steigern, gleichzeitig jedoch flexibel auf neue Ereignisse reagieren zu können. Zu diesem Zweck wurde in Zusammenarbeit mit Papershift ein Projekt aufgesetzt. Dessen Ziel ist es, auf Basis von Erkenntnissen aus Umsatz- und Bedarfsplanung, den optimalen Bedarf an Mitarbeitern zu ermitteln und diese Prozesse mit Hilfe künstlicher Intelligenz zukünftig so effizient wie möglich zu gestalten. Natürlich auch in Zukunft einfach, Online und mit Papershift.
