Online Urlaubsplaner von Papershift

Mit der Hilfe eines Urlaubsplaners ist es möglich, eine Übersicht über die Abwesenheiten und Urlaubszeiten der einzelnen Mitarbeiter einer Firma zu erstellen. Vor allem in großen Unternehmen ist der Urlaubsplaner ein wichtiges Tool, um die Arbeitszeiten zu organisieren und Probleme zu vermeiden. Herrscht nämlich kein einheitliches System oder ein Konzept, das sehr unübersichtlich und schwer verständlich ist, kann es zu Überschneidungen und falschen Verteilungen kommen.

Im schlimmsten Fall können die unternehmerischen Prozesse in Mitleidenschaft gezogen werden und Verzögerung in der Bearbeitung der Aufträge auftreten. Infolgedessen müssen bereits bewilligte Urlaube verschoben werden, was zu viel Frust und Ärger innerhalb des Unternehmens führen kann. Um dieser Situation aktiv entgegenzuwirken, lohnt sich bei einem Online Tool die transparente Verwendung einer Urlaubssperre.

Um die Koordination zu erleichtern und die Harmonie der Teams nicht zu gefährden, empfiehlt es sich also, auf den Einsatz eines Urlaubsplaners zu setzen. Er ist für die Koordination und Organisation der Urlaubszeit zuständig und unterstützt die Geschäftsleitung und Personalabteilung in der Strukturierung des Personalbedarfs.

Es ist möglich, die Urlaubsplanung mittels verschiedener Programme zu bewältigen. So wird immer noch gerne auf den Wandkalender zurückgegriffen, um Fehlzeiten schriftlich zu markieren. Das Problem ist, dass sich hier leicht Fehler einschleichen können und der Kalender durch die händisch durchgeführten Eintragungen schnell unübersichtlich wird.

Beliebt ist auch die Verwendung von Excel. In den Tabellen werden Spalten für jeden Mitarbeiter eingerichtet, die mit Urlaubszeiten gefüllt werden können. Dadurch ergibt sich allerdings ein erhöhter Arbeitsaufwand, da die Tage einzeln überprüft, bestätigt und modifiziert werden müssen. Erfolgen die Eintragungen darüber hinaus nicht individuell von jedem Arbeitnehmer, ist der Personaler gezwungen, die Tabelle immer wieder zu aktualisieren. Auch hier können sich leicht Fehler einschleichen.

Mit einem digitalen Tool zur Urlaubsplanung kann diese Aufgabe schnell und einfach erledigt werden. In einem virtuellen Kalender können Mitarbeiter eingetragen werden. Diese haben nun die Möglichkeit, ihre Fehltage eigenständig einzutragen. Das System überwacht dabei die zur Verfügung gestellten Urlaubstage und weist die Angestellten auf einzuhaltende Fristen und vorhandene Überstunden hin. Ergeben sich Überschneidungen, warnt das System und verweigert den Eintrag.

Exceltabellen und händische Lösungen sind zwar zweckdienlich, aber wenig effektiv. Im Gegensatz dazu bietet ein digitale Urlaubsplanung viele Vorteile, erleichtert die Kommunikation im Unternehmen und reduziert die Arbeitsbelastung der Personaler.

So können die gewünschten Urlaubstage zeit- und ortsunabhängig von Mitarbeitern eingetragen werden. Beim Thema Zwangsurlaub bedarf es einer individuellen Regelung im Betrieb. Da das digitale Tool zur Urlaubsplanung in Tabellenform gestaltet ist, weist er eine große Übersichtlichkeit und Lesbarkeit auf. Die Fehlzeiten der Kollegen oder Angestellten können somit schnell und einfach überblickt werden. Außerdem haben Sie den Resturlaub ihrer Mitarbeiter stets im Blick.

Werden einzelne Tage oder Wochen doppelt belegt, wird das automatische Warnsystem des Urlaubsplaners ausgelöst und eine Eintragung verhindert. Dadurch wird sichergestellt, dass der Personalbedarf des Unternehmens stets gedeckt ist. Darüber hinaus kann bestimmt werden, wer für die Bewilligung der Urlaubstage nach einem gestellten Urlaubsantrag zuständig ist. Für einzelne Abteilungen kann ein Verantwortlicher bestimmt werden, um die Arbeitslast auf mehrere Schultern zu verteilen.

Weiterhin kann auch der Typ der Abwesenheit definiert werden. Mitarbeiter können festlegen, ob es sich bei den Fehltagen um reguläre Urlaubstage, Überstundenabbau, Weiterbildungen oder Elternzeit handelt.

Immer noch setzt eine Vielzahl von Unternehmen auf den Einsatz von Excel. Das Programm hat seine Vorteile und ist zweifelsohne zur Urlaubsplanung der Mitarbeiter geeignet. Dennoch fehlt es Excel an wichtigen Funktionen, um dem online Urlaubsplaner das Wasser reichen zu können. Beispielsweise können keine Genehmigungen oder Ablehnungen angezeigt werden. Die Entscheidungsträger sind stets gezwungen, manuelle Eintragungen vorzunehmen oder den Angestellten auf direktem Wege mitzuteilen, dass der Urlaub nicht bewilligt wurde. Darüber hinaus besitzt Excel nicht die Möglichkeit, Überschneidungen zu markieren. Infolgedessen kann es vorkommen, dass mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit fehlen und das Tagesgeschäft lahmgelegt wird.

Im Gegensatz dazu ist der online Urlaubsplaner eine individuelle Lösung, die auf die speziellen Bedürfnisse der Unternehmen zugeschnitten werden kann. Die unzähligen Funktionen und Parameter verhindern Konflikte, Missverständnisse und menschliche Fehler und garantieren, dass der unternehmerische Alltag zu jeder Zeit reibungslos funktioniert. Durch die Übersichtlichkeit und klare Präsentation der Urlaubszeiten können Kollegen und Führungspersonen schnell und einfach auf den virtuellen Kalender zugreifen und überprüfen, ob der gewünschte Mitarbeiter zur Verfügung steht. Dadurch bedingt ergibt sich eine Zeitersparnis und die Personaler sind in der Lage, ihre Arbeitszeit für sinnvollere Aufgaben als die Organisation des Urlaubs einsetzen.