Personalplanung in Bildungseinrichtungen

Die Dienstplanung und Zeiterfassung von Personal in Bildungseinrichtungen kann schwierig sein. Muss sie aber nicht. Egal ob Erzieher und Erzieherinnen, Lehrer und Lehrerinnen oder Betreuer und Betreuerinnen.

Wir versorgen allgemeinbildende Schulen, Hochschulen und Universitäten, Krippen und Kindergärten, Internate oder Horte mit einer effizienten Planung des zuständigen Personals, um die zeitintensive Planung zu vereinfachen.

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Personaleinsatzplanung

Ohne Stift und Papier

Unabhängigkeit für Ihre Mitarbeiter durch Cloud-Technologie

Fachkräfte und Assistenzkräfte

Verplanung nach Qualifikation

Papershift kann auf allen Endgeräten genutzt werden

Verfügbarkeiten und Zeiterfassung

Einfach und effizient

Dienstplanung in einer Kita

Wie eine Dienstplanung in einer Kita mit Gruppen aussehen kann, zeigt Tim in diesem Video. Zugleich wird erklärt, was passiert, wenn eine Erzieherin einen Tag Urlaub beantragt, obwohl sie in eine Schicht eingetragen wurde. Wie wir in einem solchen Fall für Ersatz sorgen und auch wie wir eine Zeiterfassung bestätigen können, zeigt Ihnen Tim.

Einfache Personaleinsatzplanung

Ob offenes Konzept oder Gruppen in einer Kindertagesstätte. Ob Stundenpläne oder die Verplanung von Fachkräften in den zugehörigen Unterrichtseinheiten. Ob die Berücksichtigung eines Betreuungsschlüssels, um einer Gruppe genügend Betreuende zuzuordnen. All das ist mit Papershift kein Problem.

Es ist möglich unterschiedliche Teams in teamübergreifenden Diensten zu verplanen. Dabei ist es irrelevant, ob das Team aus vielen Teilzeit- oder Vollzeitkräften besteht. Unsere Planung passt sich dem Team an – nicht umgekehrt.

Bei einer Teilzeitkraft müssen bestimmte Verfügbarkeiten berücksichtigt werden? Kein Problem. Eine Vollzeitkraft deckt bisher immer die gleichen Zeitfenster ab? Auch das ist darstellbar und durch sich wiederholende Schichten zeitsparend einstellbar.

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Ansicht des Papershift Dienstplans auf einem Tablet

Fachkräfte und Assistenzkräfte

In Bildungseinrichtungen braucht es qualifiziertes Personal, das den richtigen Schichten zugeordnet wird. Dabei kann man in den Schichten bestimmte Qualifikationen hinterlegen, die das Personal beherrschen muss.  

In einer Schule könnte das die Unterrichtseinheit Französisch sein, die nur von einem entsprechenden Lehrer oder einer entsprechenden Lehrerin beherrscht wird.

In einer Kindertagesstätte könnte man wiederum eine eigene Schicht für Springer und Springerinnen innerhalb der Gruppen anlegen. Auch Assistenzkräfte, die nur bedarfsweise vor Ort sind, können im Dienstplan hinterlegt werden.

Mehr zum Schichtplan erfahren

Ansicht der Papershift Verfügbarkeiten auf einem Computer

Verfügbarkeiten in Bildungseinrichtungen

Gerade in Bildungseinrichtungen spielen die Verfügbarkeiten des Personals häufig eine wichtige Rolle. Viele Teilzeitkräfte können nur an bestimmten Tagen der Woche oder in bestimmten Zeitfenstern.

Um das darzustellen und in der Planung zu berücksichtigen, können entsprechende Mitarbeiter ihre eigenen Verfügbarkeiten in Papershift hinterlegen. Der Planer kann demnach nur die Mitarbeiter einteilen, die im entsprechenden Zeitfenster einer Schicht auch eine Verfügbarkeit hinterlegt haben.

Dadurch spart man sich das anstrengende Hinterhertelefonieren, wer im Notfall tatsächlich einspringen kann und ermöglicht eine einfache und zeitsparende Personalplanung.

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Häufige Fragen zur Personalplanung in Bildungseinrichtungen

Mein bisheriger Dienstplan ist zu kompliziert und ich glaube nicht, dass ich diesen bei Papershift darstellen kann.

Bisher konnten wir so gut wie jeden bestehenden Dienstplan in eine digitale Lösung umwandeln. Wir helfen mit unserer Erfahrung gerne dabei, die bisher analogen Dienstpläne in eine zeitsparende, digitale Variante umzumodeln.

Das Konzept muss allerdings von den interessierten Bildungseinrichtungen kommen – wir stellen die Software und beraten dabei, mit welchen Tricks man dabei noch mehr Zeit sparen kann, um mehr Zeit für die Bildung zu haben.

Ich habe viele Teilzeitkräfte mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten - das kostet viel Zeit in der Planung. Wie kann ich dieses Problem lösen?

Durch die Integration der Mitarbeiter in die Planung. Wir hören häufig, dass viel Zeit damit verbracht wird, herauszufinden, wer gerade tatsächlich Zeit hat, um beispielsweise durch eine ungeplante Abwesenheit einzuspringen.

Durch das Hinterlegen der individuellen Verfügbarkeiten entfällt diese Arbeit. Zugleich werden die Mitarbeiter in die Planung integriert, wodurch Planer einerseits weniger Arbeit haben und die Mitarbeiter zugleich ihren Teil beisteuern können.

Wir haben technisch weniger affine Mitarbeiter - was, wenn diese eine digitale Lösung nicht annehmen?

Papershift ist eine sehr einfache Plattform, die auch technisch weniger affine Menschen bedienen können. Ob hierfür nun die Plan App zur Einsicht des eigenen Dienstplans genutzt wird oder auch eine stationäre Zeiterfassung, in der die Mitarbeiter nur auf ihren Namen klicken müssen, um sich einzustempeln.

Alles ist intuitiv und einfach erlernbar.   Zudem stellen wir nach einer Buchung eines passenden Pakets durch unser Customer Success Management sicher, dass die neuen Kundinnen und Kunden bei uns eine umfassende Schulung zur Nutzung des Systems erhalten. Danach gibt es natürlich noch unseren Customer Service, der alle weiteren Fragen beantworten kann.

Als Bildungseinrichtung haben wir kein großes Budget, kann Papershift uns hier entgegenkommen?

Wir wissen, dass dies ein Problem darstellen kann. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns das gemeinsam eruieren.