Schichtplan erstellen in vier Schritten
Hier finden Sie alles für den Start, sodass Sie möglichst effizient einen guten Schichtplan erstellen können.
Schritt 1: Nutzen Sie eine bestehende Vorlage, wenn diese vorhanden ist
Wenn der Betrieb schon einmal einen Dienstplan erstellt hat, können Sie diesen als Vorlage verwenden. Andernfalls können Sie auch unsere Excelvorlagen nutzen. Anhand dieser Vorlage müssen Sie nun nur noch die persönlichen Informationen bearbeiten und den Schichtplan individuell anpassen. Bestenfalls entscheiden Sie sich für einen sich stetig wiederholenden Schichtplan (Rahmendienstplan), das erleichtert die Planung.
Schritt 2: Beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Regelungen
Bei der Dienstplanerstellung dürfen Sie die Anforderungen des Gesetzgebers nicht außer acht lassen. Ein Nachtarbeiter darf beispielsweise nicht an vier Nachtschichten hintereinander eingeteilt werden.
Schritt 3: Integrieren Sie individuelle Wünsche der Mitarbeiter
Die Bedürfnisse der Mitarbeiter müssen im Schichtplan beachtet werden. Theoretisch können Sie den Schichtplan auch den Mitarbeitern zur freien Verfügung stellen, sodass diese sich zu den gewünschten Schichten selbst eintragen. Mindestens sollten die individuellen Wünsche der Mitarbeiter jedoch als Basis für die Erstellung dienen, damit eine gewisse Work life balance gewährleistet wird.
Schritt 4: Berücksichtigen Sie auch Abwesenheiten durch Krankheit oder Urlaub
Für spontane Ausfälle aufgrund möglicher Krankheit einzelner Mitarbeiter sollte der Einsatzplan mit einem guten Maß an Flexibilität erstellt werden, sodass diese ausgeglichen werden können. Außerdem sollten Sie selbstverständlich die Urlaubstage der Mitarbeiter bei der Planung mitberücksichtigen.
Unser Tipp: Kombinieren Sie einzelne Strategien zur Schichtplanerstellung. Damit schaffen Sie mehr Handlungsspielraum. Da es teilweise schwer ist alle Aspekte gleichermaßen zu beachten, eignet sich auch die Anwendung einer Software.
Inhalte und Downloads zum Thema Schichtplan
Online Schichtplan von Papershift
Wir sind Papershift – ein junges und agiles Softwareunternehmen aus Karlsruhe. Mit unserer Cloud-Lösung Papershift unterstützen wir täglich tausende Personalverantwortliche bei ihrer erfolgreichen Personalplanung und -verwaltung. Als Experten digitalisieren, optimieren und vereinfachen wir das Personalmanagement von kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit Papershift 14 Tage lang unverbindlich zu testen und während dieser Zeit kostenlos Schichtpläne zu erstellen und Ihr Personal entsprechend einzuplanen. Nutzen Sie alle Module und erfahren Sie wie Papershift Ihr Personalmanagement radikal vereinfachen wird.
Dienstplan erstellen: So geht’s
Nach der Registrierung für den unverbindlichen Test können Sie den Schichtplaner kostenlos nutzen. Sie gelangen im Anschluss direkt zur Papershift Dienstplan-App. Nach einer kurzen optionalen Einführung in das Schichtplan Programm können Sie sofort mit Ihrem Dienstplan beginnen.
Es empfiehlt sich zuerst die Arbeitsbereiche Ihres Betriebs anzulegen. Im Schluss können einzelne oder wiederkehrende Schichten im Dienstplan angelegt werden. Laden Sie jetzt Ihre Mitarbeiter ein, ordnen Sie sie Arbeitsbereichen zu und geben Sie die jeweiligen Soll-Stunden an. Mit der automatischen Belegung von Papershift füllt sich nun mit einem Klick der komplette Dienstplan.
Excel-Vorlagen zum Download
Nicht jeder braucht eine Cloudlösung als Dienstplan. Für den kleinen Geldbeutel stellen wir deshalb eine Schichtplan Vorlage kostenlos zum Download bereit. Mit diesen Vorlagen benötigen Sie nicht extra ein seperates Programm, sondern können die Vorlagen ganz einfach kostenlos herunterladen und im Anschluss Ihre Schichtpläne erstellen, etwa mit Excel, Freeware oder kostenloser Open Source Software wie beispielsweise LibreOffice versteht sich.
Infos zum Schichtplan Gesetz
Thema Dienstplan gesetzliche Regelung: Oft wird die Frage gestellt, wo denn das entsprechende Gesetz zu finden sei? Die Antwort ist relativ klar: so etwas gibt es nicht. Der Gesetzgeber definiert jedoch durch die in den Arbeitsgesetzen (ArbG) enthaltenen Bestimmungen klare Zumutbarkeiten und Grenzen für die Dienstplanung in Betrieben und ermöglicht damit eine Dienstplanung unter Einhaltung von Gesetzen. Davon sind auch banale Punkte betroffen wie beispielsweise die Aushangfrist für kurzfristige Änderungen, Veröffentlichungsfristen, etc.
Nachfolgend haben wir die wichtigsten Gesetze aufgelistet:
Apps und Programme für Schichtpläne
Es gibt viel verschiedene Dienstplan-Software im Internet zu finden. Teilweise als Kauf-, Abonnement- oder Freeware-Version. Zusätzlichen werden in viele Apps angeboten, die jeweil eine Funktion beherrschen. Wir bei Papershift haben uns bewusst für ein offenes System entschieden und bieten durch unsere Schnittstelle jedem Entwickler die Möglichkeit, Anwendungen für Papershift zu entwickeln und in unseren hauseigenen App-Store zu stellen.
Häufig gestellte Fragen zum Schichtplan erstellen
Wer erstellt Schichtpläne?
In den meisten Unternehmen erstellt der Arbeitgeber selbst den Dienstplan. Denn dieser darf rechtlich darüber entscheiden, wann seine Arbeitnehmer ihre Leistung erbringen sollen. Er muss sich jedoch so weit es geht an den Wünschen der Angestellten orientieren.
Warum muss ein Schichtplan schriftlich erstellt werden?
Ein Dienstplan muss schriftlich dem Betriebsrat zur Genehmigung vorgelegt werden, sodass auch ein Nachweis besteht. Dadurch können auch kurzfristige Änderungen nur mit der Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgen.
Wie erstelle ich einen Schichtplan mit Excel?
Um einen Schichtplan zu erstellen, muss man sich im Voraus überlegen, welches Werkzeug man zur Erstellung nutzen möchte (also beispielsweise handschriftlich mit Zettel und Stift, einer Excel Vorlage oder mit einer Softwarelösung) und welches Schichtmodell zum eigenen Betrieb passt. Zusätzlich müssen Aspekte, wie die Abwesenheit einzelner Mitarbeiter oder die individuellen Wünsche und Bedürfnisse der Angestellten mit in die Planung integriert werden. Auch die Anforderungen an die gesetzlichen Bestimmungen müssen beachtet werden.
Hierzu ein Beispiel, wie die statische Planung mit Excel oder LibreOffice funktioniert:
1. Das Programm öffnen.
2. Auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf „öffnen“ klicken.
3. Im angezeigten Fenster die vorher auf papershift.com/excelvorlagen kostenlos heruntergeladene Vorlage öffnen.
4. Diese anklicken.
5. Der Plan öffnet sich im Excel und kann ganz den Bedürfnissen angepasst werden.
Sehr viel einfacher und flexibler klappt die Schichtplanung online mit Papershift.
Probieren Sie Papershift – den Online Schichtplan
Über 2000.000 zufriedene Nutzer können nicht falsch liegen.