Personaleinsatzplanung für Sicherheitsunternehmen

Sicherheitsunternehmen, die für Personenschutz, Objektschutz oder den klassischen Revierdienst zuständig sind, haben besondere Anforderungen in der Dienstplanung und Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter.
Große Personalpools erschweren dabei häufig die Planung.

Wir können dabei helfen.

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Dienstplanung

Für zyklische und regelmäßige Schichten

Papershift kann auf allen Endgeräten genutzt werden

Zeiterfassung

Mobil und vor Ort

Aufgabenverwaltung

Zur einfachen Übersicht

Schichtplanung in Security-Unternehmen

Wie wir einen Sicherheitsdienst in Papershift verplanen, zeigt Tim in diesem Video. Ob Objektschutz, Personenschutz oder Security bei einem Event: wir zeigen, wie ein Dienstplan strukturiert und dabei beispielsweise Kunden zugewiesen werden können. Zudem erklären wir, wie bei Abwesenheit eines Mitarbeiters schnell für passenden Ersatz gesorgt werden kann.

Ansicht des Papershift Dienstplans auf einem Computer

Übersichtliche Dienstplanung

Die Schichtplanung und Dienstplanung bei Sicherheitsdiensten hat häufig andere Anforderungen, da mit einem großen Pool an flexiblen Mitarbeitern gearbeitet wird. Dabei gilt es, sowohl zyklische als auch regelmäßige Schichten mit dem passenden Personal zu besetzen.

Dabei ist es egal, ob es sich um einmalige oder regelmäßige Schichten bei unterschiedlichen Standorten handelt. Durch die Plan App können die Mitarbeiter jederzeit auf ihren persönlichen Schichtplan zugreifen und bei Bedarf auch den des Teams vor Ort einsehen. Natürlich ist es auch möglich, diese Option bei Bedarf einzuschränken.

Zwecks Übersicht kann man den Schichten auch die jeweiligen Standorte oder Personen zuweisen, um gezielt danach zu filtern. Die Mitarbeiter können sowohl einem speziellen Thema als auch Standorten zugewiesen werden, an denen sie dauerhaft stationiert sind.

In Sicherheitsunternehmen ist auch die Angabe von Verfügbarkeiten häufig hilfreich. Sprecht uns gerne an, damit wir hier einen kurzen Überblick geben können.

Mehr über Dienstplan erstellen erfahren

Ansicht der Papershift Zeiterfassung auf einem Smartphone

Mobile und stationäre Zeiterfassung

Gerade bei vielen unterschiedlichen Einsatzorten ist es sinnvoll, auf eine mobile Zeiterfassung zu setzen. Die Mitarbeiter können dabei direkt über unsere mobile App ihre Zeiten erfassen. Die Administrieratoren sehen dadurch in Echtzeit, wer wann wo vor Ort ist. Die Mitarbeiter wiederum können auf ihrem persönlichen Profil und der dazugehörigen Auswertung jederzeit die aktuellen Einsatzzeiten einsehen.

Auch allgemeine Abwesenheiten oder Urlaubsanträge sind über die App problemlos möglich. Dadurch sparen beide Seiten unnötigen Papierkram. Die Administrieratoren sehen durch die digitale Abwesenheitsplanung durch einen visuellen Hinweis sofort, wenn in einer Schicht für Ersatz gesorgt werden muss.

Bei Bedarf ist es auch möglich, der Zeiterfassung ein Dokument anzuhängen, da dies manche Kunden anfordern.

Mehr zur Zeiterfassung erfahren

Ansicht der Papershift Profileinstellungen auf einem Computer

Aufgabenmanagement

Egal ob es um den klassischen Türsteher vor einer Diskothek, Personenschutz für eine befristete Zeit oder Objektschutz in der Nachtschicht geht: Manchmal fallen zusätzlich zu den klassischen Aufgaben auch weitere Aufgaben an, die vor Ort erledigt werden müssen.

Für diesen Bereich gibt es unser Task Modul, in dem Aufgaben, die innerhalb einer Schicht anfallen, dargestellt werden können, damit die zugeteilten Mitarbeiter daran denken.

Abseits davon ist es auch möglich, in den Schichten Notizen zu hinterlegen, falls beispielsweise bei einem Event besondere Auflagen zu beachten sind. Ob gewünschter Dresscode, gefordertes Equipment oder auch besondere Gegebenheiten vor Ort – all das kann in einer kurzen Notiz hinterlegt werden, um alle zugewiesenen Mitarbeiter darüber zu informieren.

Mehr über das Aufgabenmanagement erfahren

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Häufige Fragen zur Personaleinsatzplanung für Sicherheitsunternehmen

Mein Schichtplan ist sehr komplex - wie stellt ihr sicher, dass dieser auch digital funktioniert?

Wir kennen die Anforderungen klassischer und spezieller Sicherheitsdienste sehr genau und können unser umfangreiches Wissen in diesem Bereich nutzen, um quasi jeden Dienstplan zu digitalisieren.   

Gerade bei vielen unterschiedlichen Mitarbeitern mit diversen Verfügbarkeiten gilt es, einen funktionierenden Dienstplan zu kreieren. Wir nehmen die Mitarbeiter dabei an die Hand, sodass die Personaleinsatzplanung am Ende so einfach wie möglich ist und alle wissen, wann sie wo sein müssen und was dort zu erledigen ist.

Ich habe sehr viele Mitarbeiter - wird das nicht teuer?

Um den Preis zu ermitteln, empfehlen wir im Allgemeinen einen gemeinsamen Demo-Termin. Dabei können wir herausfinden, welches Paket im jeweiligen Anwendungsfall das Beste ist und welche Funktionen am Ende tatsächlich relevant sind.

Letztendlich ist es möglich auch mit einem kleineren Paket zu starten und dieses nach und nach upzugraden. Das Wichtigste ist letztendlich, dass Papershift die Arbeit in der Dienstplanung und Zeiterfassung erleichtert.

Wie kann Papershift dafür sorgen, dass unsere Kunden die korrekte Rechnung erhalten?

Durch unsere Zeiterfassung, egal ob mobil oder stationär, werden sämtliche Dienste vor Ort korrekt erfasst, um sie sodann auch auswerten zu können und darauf basierend eine entsprechende Rechnung für den Kunden vorzubereiten.

Abseits davon ist es für Administrieratoren auch möglich nach ihren Kunden zu filtern, um sich einen Überblick über bisherige Zeiten zu verschaffen.

Gerne geben wir Ihnen einen Überblick darüber, wie genau diese Auswertungen funktionieren.

Wie erkläre ich einem großen Pool an dauerhaften und spontanen Mitarbeitern Papershift?

Die Bedienung von Papershift ist sehr einfach – sowohl für die Mitarbeiter als auch die Administrieratoren. Unsere Apps zur Dienstplanung und Zeiterfassung sind quasi selbsterklärend.

Nach der Buchung gibt es für alle Neukunden von Papershift ein umfassendes Onboarding, um sämtliche Einstellungen korrekt vorzunehmen, sodass man zeitnah mit der Arbeit in Papershift beginnen kann. Abseits davon steht unser Customer Service natürlich für sämtliche Fragen bereit. Sowohl per Chat, Mail als auch via Telefon.