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Ein Zeitstempel dient dazu, Datum und Uhrzeit eines Ereignisses genau nachvollziehen zu können. Welche Form Zeitstempel annehmen können, in welchen Bereichen sie Anwendung finden und was Sie sonst noch zu diesem Thema wissen sollten, können Sie im Folgenden nachlesen.
Definition: Was ist ein Zeitstempel?
Als Zeitstempel oder auch Timestamp bezeichnet man eine spezielle Signatur, die den exakten Zeitpunkt einer Aktion bescheinigt. Eine solche Aktion kann beispielsweise der Eingang einer Postsendung sein oder der Beginn der Arbeitszeit eines Arbeitnehmers (beispielsweise in Form einer Stechuhr oder Stempeluhr).
Zeitstempel werden überall dort eingesetzt, wo es wichtig ist, den genauen Zeitpunkt eines Ereignisses zu kennen und zu dokumentieren. Neben den schon seit langer Zeit verwendeten analogen Zeitstempeln gibt es mittlerweile auch die Möglichkeit der digitalen Zeiterfassung mithilfe eines elektronischen Zeitstempels.
Zeitstempel gelten als rechtsgültige Bescheinigung und sollten daher besonders fälschungssicher sein und eine möglichst lange Beständigkeit haben.
Die Zeitangabe: Datum und Uhrzeit im Fokus
In welcher Format der festzuhaltende Zeitpunkt dokumentiert wird, unterscheidet sich je nach Zeitstempel. Ein gängiges Beispiel für die Form von Datum und Uhrzeit sieht folgendermaßen aus:
JJJJ/MM/TT ; hh:mm:ss:ms
Also zum Beispiel: 2019/08/07 ; 08:22:35:02 für den 07. August 2019 um 8:22 Uhr, 35 Sekunden und zwei Millisekunden.
Übrigens: Während das früher nicht der Fall war, wird bei neueren Zeitstempeln eine Angabe zur herrschenden Zeitzone hinzugefügt. Nach ISO 8601 ist diese Information mittlerweile in vielen Bereichen sogar zwingend erforderlich, damit die Bescheinigung ihre Gültigkeit hat.
Welche Zeitstempel gibt es?
Im Bereich der Zeitstempel unterscheidet man zwischen der analogen und der digitalen Zeiterfassung.
Bei analogen Stempeln wird die Zeitangabe mithilfe eines Zeitstempels auf ein Dokument oder Ähnlichem gedruckt. Die Angabe der Zeitzone ist in der Regel nicht im Stempel integriert. Vor dem digitalen Zeitalter war die Nutzung von analogen Zeitstempeln die einzige Möglichkeit der exakten Zeiterfassung, heute wird diese Variante nur noch selten verwendet. Das liegt neben dem Fehlen der Zeitzone auch an dem recht großen Risiko von Fälschungen, das beispielsweise durch das Verblassen des bedruckten Dokumentes entsteht.
Heutzutage gewinnt der digitale Timestamp immer mehr an Bedeutung, was in der Tagtäglichkeit von elektronischen Geräten in den meisten Bereichen begründet ist. So befinden sich digitale Zeitangaben von Datum und Uhrzeit zum Beispiel in jeder E-Mail, die verwendet wird. Digitale Zeitstempel sind mit der richtigen Programmierung und der zugehörigen Sicherheitssoftware wesentlich zuverlässiger als die analoge Variante.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Was ist ein elektronischer Zeitstempel?
Elektronische Zeitstempel funktionieren wesentlich komplexer als analoge, schaffen dafür aber auch erheblich mehr Möglichkeiten. So kommen weitere praktische Funktionen wie Authentifizierung, Verschlüsselung und Speicherung aller Daten zur reinen Zeitdokumentation hinzu. Fehlerquellen werden bei digitalen Zeitstempeln beispielsweise dadurch vermieden, dass Zeitangaben nicht manuell eingestellt und somit auch nicht manipuliert werden kann.
Die elektronische Zeiterfassung ermöglicht es, Zeitpunkte einer großen Anzahl von Ereignissen aufzunehmen, zu speichern und später in übersichtlicher Form wieder auszugeben und ist damit den herkömmlichen Zeitstempeln einen wesentlichen und unabdingbaren Schritt voraus. Für eine reibungslose Arbeitszeiterfassung lohnt sich die Investition in ein professionelles Zeiterfassungssystem , wie Papershift sie anbietet.
Wie funktioniert ein Zeitstempel?
Früher wurde die Zeiterfassung in der Regel mit einem analogen Stempel vorgenommen. Dabei handelt es sich um einen tatsächlichen Stempel mit einer manuell bedienbaren Mechanik zur Einstellung von Datum und Uhrzeit. Zugehörig ist eine Stempelkissen, welches die Druckerfarbe spendet.
In der modernen digitalen Zeiterfassung wird die Dokumentation von Datum und Zeit mithilfe spezieller Software gehandhabt. Das Stempeln erfolgt entweder über für diesen Zweck konzipierte Geräte (wie etwa ein Terminal) oder über eine Software wie ein Computerprogramm oder eine App.
Gut zu wissen: In der Arbeitszeiterfassung wird zum Stempeln zudem eine Authentifizierung verlangt, sodass die Zeiterfassung immer nur von dem Mitarbeiter persönlich vorgenommen werden kann.
Wo kommen Zeitstempel zur Anwendung?
Es gibt kaum einen wirtschaftlichen Bereich, in dem Zeitstempel keine Rolle spielen. Schon allein durch die Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten in Betrieben werden Timestamps tagtäglich und weltweit eingesetzt. In folgenden Zusammenhängen werden Zeitstempel verwendet:
- Arbeitszeiterfassung von Arbeitnehmern
- Zeitangabe bei der Erstellung und Änderung von Dokumenten
- Aufgabe und Empfang von Postsendungen
- Eingang und Ausgang von E-Mails (Digitale Signaturen)
- Zugriff auf geschützte Räume wie Archive
- Zeitpunkt aufgenommener Fotos und Videos
Welche Bedeutung hat ein Zeitstempel bei der Arbeitszeiterfassung?
Bezüglich der Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten gibt es in Deutschland strenge Regeln, die das Arbeitsgesetz vorschreibt. 2019 wurde vom Europäischen Gerichtshof sogar eine Verpflichtung zur Dokumention von Arbeitszeiten in Betrieben beschlossen, wobei der Gesetzesentwurf hierfür noch aussteht. Schon jetzt ist die Verwendung eines Zeiterfassungssystems jedoch obligatorisch. Nur auf diese Weise kann den zuständigen Behörden jederzeit Auskunft zur Arbeitszeit eines Mitarbeiters gegeben werden.
Mehr zum EuGH-Urteil und den Maßnahmen die Arbeitgeber ergreifen können finden Sie in unserem Beitrag EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung.
Der Einsatz einer digitalen Software zur Zeiterfassung wie die von Papershift bringt viele weitere Vorteile und Möglichkeiten mit sich. So lässt sich im täglichen Arbeitsbetrieb die Arbeitszeiterfassung für jeden Mitarbeiter individuell festlegen. Außerdem kann sich jeder Mitarbeiter bequem von eigenen Betriebsrechner aus ein- und ausstempeln. Automatisches Ausstempeln und die Einberechnung von Pausenzeiten sind ebenfalls Teil der digitalen Zeiterfassung von Papershift. Da für die absolvierte Arbeitszeit eine Dokumentationspflicht gilt, kommt kein Betrieb um eine zuverlässige Zeiterfassung herum. Die online Stempeluhr von Papershift hilft dabei, sie so effektiv, komfortabel und einfach wie möglich zu gestalten.
Welcher Zusammenhang besteht zwischen der Zutrittskontrolle und der Arbeitszeiterfassung?
In Unternehmen besteht zwischen der Zutrittskontrolle und der Zeiterfassung ein enger Zusammenhang, da beide Systeme häufig miteinander kombiniert werden. So gilt hier der Zutritt eines Mitarbeiters auf das Firmengelände oder in das Betriebsgebäude gleichzeitig als Arbeitsbeginn, was den Vorgang des zusätzlichen Einstempelns spart. Auch das Ende der Arbeitszeit und die Pausen können auf diese Weise erfasst werden.
