Zeiterfassungssysteme

Das neue Arbeitszeitgesetz wird wahrscheinlich in Kürze verabschiedet. Darin wird auch geregelt, wie die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen zu erfolgen hat. Unternehmen müssen entscheiden, welches System für sie das beste ist.

Die wichtigsten Fakten zu Zeiterfassungssystemen in Kürze

• Ein Zeiterfassungssystem dient zur Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Damit soll das Einhalten der Höchstarbeitszeiten sowie der Pausen- und Ruhezeiten kontrolliert werden.
• Es gibt manuelle, analoge und elektronische Zeiterfassungssysteme. Diese unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Flexibilität sowie der Anschaffungs- und Betriebskosten.
• Unternehmen in Deutschland müssen ein Zeiterfassungssystem nutzen, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu dokumentieren.
• Ein Zeiterfassungssystem muss eine objektive, verlässliche und zugängliche Arbeitszeiterfassung ermöglichen.
• Der aktuelle Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung sieht eine elektronische Zeiterfassung vor.

Das neue Arbeitszeitgesetz wird wahrscheinlich in Kürze verabschiedet. Darin wird auch geregelt, wie die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen zu erfolgen hat. Es gibt eine große Bandbreite von Zeiterfassungssystemen. Unternehmen müssen entscheiden, welches Zeiterfassungssystem für sie das beste ist.

Was ist ein Zeiterfassungssystem?

Ein Zeiterfassungssystem wird benötigt, um die Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter in Unternehmen zu erfassen und zu dokumentieren. Damit stellen Unternehmen sicher, dass die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit (Höchstarbeitszeit, Pausen- und Ruhezeiten) eingehalten werden. Auch zur Erfassung von Überstunden sind Zeiterfassungssysteme ein unverzichtbares Instrument. Für Arbeitnehmer dienen die erfassten Arbeitszeiten als Nachweis für ihre erbrachten Leistungen sowie zur Dokumentation von Mehrarbeit. Das ist insbesondere für Arbeitnehmer wichtig, die nach Zeitlohn bezahlt werden.

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Es gibt verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen, die vom analogen Stundenzettel auf Papier bis hin zu integrierten und digitalen Onlinesystemen reichen.

Spätestens nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 ist klar, dass Unternehmen in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter verpflichtet sind. Wie der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits 2019 festgestellt hat, müssen in Unternehmen „objektive, verlässliche und zugängliche“ Zeiterfassungssysteme verwendet werden. Diese müssen sicherstellen, dass die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten erfassen können und dass diese auch tatsächlich dokumentiert werden. Konkret sind die geforderten Eigenschaften von Zeiterfassungssystemen so zu verstehen:

• Objektiv: Die Zeiterfassung muss so erfolgen, dass die Arbeitnehmer ihre geleistete Arbeitszeit objektiv, also zweifelsfrei, nachweisen können.
• Verlässlich: Die Dokumentation muss gegen Manipulationen geschützt sein.
• Zugänglich: Die Arbeitnehmer müssen Einblick in ihre erfassten Arbeitszeiten erhalten und sie bei Bedarf als Beweismittel verwenden können.

Der aktuelle Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums konkretisiert die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen weiter:

• Die Arbeitszeiterfassung muss elektronisch erfolgen. Ausnahmen sind jedoch möglich, zum Beispiel durch Vereinbarung zwischen den Tarifparteien.
• Die Arbeitszeit muss am selben Tag erfasst werden, an dem auch die Arbeitsleistung erbracht wurde.
• Sowohl der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit sind zu erfassen.

Obwohl das neue Arbeitszeitgesetz noch nicht verabschiedet wurde, besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ab sofort. Unternehmen in Deutschland ist also anzuraten, sich zeitnah mit dem Thema Zeiterfassungssysteme zu beschäftigen, um genügend Zeit für die Planung und die Umsetzung zu haben.

Arten von Zeiterfassungssystemen

Es gibt eine große Bandbreite verschiedener Zeiterfassungssysteme, die sich nach unterschiedlichen Kriterien unterteilen lassen. Dabei geht es vor allem um die technische Grundlage (analog vs. digital), die möglichen Nutzungsorte (stationär vs. mobil) sowie um die Funktionalität (Einzelsystem vs. Kombination mit anderen Funktionen)

Analoge und digitale Zeiterfassungssysteme

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal besteht zwischen analogen und digitalen Zeiterfassungssystemen. Ein klassisches analoges Zeiterfassungssystem ist der Stundenzettel. Auch die analoge Stechuhr zählt zu dieser Kategorie. Digitale Zeiterfassungssysteme, auch elektronische Zeiterfassungssysteme genannt, erfassen und speichern die Daten digital und ermöglichen damit die einfache Weitergabe und Weiterverarbeitung innerhalb verbundener Systeme.

Es gibt verschiedene Arten digitaler Zeiterfassungssysteme wie zum Beispiel stationäre Stempeluhr-Apps, mobile Apps zur Zeiterfassung, die Zeiterfassung per Browser oder die Zeiterfassung direkt über den digitalen Dienstplan.

Stationäre und mobile Zeiterfassungssysteme

Je nachdem, ob ein Zeiterfassungssystem nur vor Ort, also zum Beispiel im Büro oder in der Fabrik, verwendet werden kann, oder ob die Nutzung ortsunabhängig möglich ist, wird zwischen stationären und mobilen Zeiterfassungssystemen unterschieden.

Zu den stationären Zeiterfassungssystemen zählt beispielsweise die klassische Stechuhr. Der Mitarbeiter muss hier vor Ort mit seiner Stechkarte oder mit seinem Token oder Fingerabdruck „stempeln“.

Mobile Zeiterfassungssysteme sind dagegen flexibler und können überall genutzt werden. Das ist zum Beispiel dann von Vorteil, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens viel unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten. Zu den mobilen Zeiterfassungssystemen gehören zum Beispiel Zeiterfassungs-Apps für das Handy oder das Tablet sowie die Online-Zeiterfassung per Browser.

Zeiterfassung als Einzelsystem oder Zeiterfassung in Kombination mit anderen Funktionen

Zeiterfassungssysteme können auch danach unterschieden werden, ob sie ausschließlich der Erfassung der Arbeitszeiten dienen oder diese mit anderen Funktionen kombinieren. Häufig trifft man in der Praxis zum Beispiel kombinierte Zugangskontrollsysteme mit Zeiterfassung an. Auch die Verbindung von Tools zum Erstellen von Dienstplänen oder Projektplänen mit Zeiterfassungssystemen ist gebräuchlich.

Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Nachfolgend werden die gebräuchlichsten Zeiterfassungssysteme sowie ihre Einordnung in die genannten Kategorien beschrieben.

Stundenzettel

Das einfachste Zeiterfassungssystem ist der Stundenzettel. Man trifft ihn sowohl in analoger Papierform als auch in elektronischen Varianten an – meist als Excel-Vorlage. Der große Vorteil des klassischen Stundenzettels besteht darin, dass er kostengünstig in der Anschaffung ist und einfach genutzt werden kann. Dem stehen jedoch einige, teils gravierende Nachteile entgegen. So sind Stundenzettel vor allem in großen Unternehmen kaum praktikabel, weil deren Verwaltung schnell an Grenzen stößt. Somit sind die rechtlich geforderten Anforderungen an Zeiterfassungssysteme, nämlich Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit, schnell in Gefahr.

• Analog oder digital: beides möglich
• Stationär oder mobil: mobil
• Einzelsystem oder Kombination mit anderen Funktionen: Einzelsystem.

Zeiterfassung online per Browser

Besonders flexibel ist die Zeiterfassung per Browser, denn sie kann überall stattfinden. Spezielle Hardware ist dafür nicht notwendig. Auch muss keine App installiert werden. Die Zeiterfassung per Browser-Stempeluhr ist besonders präzise und einfach zu nutzen – sowohl für Mitarbeiter als auch für Administratoren.

• Analog oder digital: digital
• Stationär oder mobil: mobil
• Einzelsystem oder Kombination mit anderen Funktionen: beides möglich

Zeiterfassung über analoge Stempeluhr

Das klassische System zur Zeiterfassung ist die analoge Stempeluhr. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten im wörtlichen Sinne durch das Stempeln auf Zeitkarten. Sowohl der Beginn als auch das Ende der Arbeitszeit wird auf den Karten erfasst. Dazu kommen Pausenzeiten. Allerdings sind diese Systeme heute aufgrund der Art der Datenerfassung und der mangelnden Möglichkeiten der Weiterverarbeitung nicht mehr zeitgemäß.

• Analog oder digital: analog
• Stationär oder mobil: stationär
• Einzelsystem oder Kombination mit anderen Funktionen: Einzelsystem

Zeiterfassung über elektronische Stempeluhr

Elektronische Stempeluhren erfassen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter digital. Statt mit Stempelkarten aus Papier identifizieren sich die Mitarbeiter entweder per Daumenabdruck, mit einem Token oder auf ähnliche Weisen.

• Analog oder digital: digital
• Stationär oder mobil: stationär
• Einzelsystem oder Kombination mit anderen Funktionen: Einzelsystem

Stationäre Stempeluhr-App

Eine stationäre Stempeluhr-App ersetzt ein Zeiterfassungsterminal vor Ort. So können Mitarbeiter zum Beispiel über ein iPad stempeln und sich per Unterschrift oder PIN legitimieren. Über die Integration in ein Zeiterfassungssystem sind genaue Auswertungen der Arbeitszeiten der Mitarbeiter möglich.

• Analog oder digital: digital
• Stationär oder mobil: stationär
• Einzelsystem oder Kombination mit anderen Funktionen: beides möglich

Zeiterfassung direkt per Dienstplan

Es ist auch möglich, Arbeitszeiten aus dem Dienstplan direkt in die Zeiterfassung zu übernehmen. Dabei werden die Plan-Zeiten aus dem Dienstplan automatisch in Ist-Zeiten in der Zeiterfassung umgewandelt. Eine nachträgliche Bearbeitung und Freigabe der Zeiten sind möglich.

• Analog oder digital: digital
• Stationär oder mobil: beides möglich
• Einzelsystem oder Kombination mit anderen Funktionen: Kombination mit anderen Funktionen

Projektzeiterfassung

Die Kombination aus Projektplanung und Zeiterfassung macht die Auswertung von Projektzeiten besonders einfach. So können zum Beispiel Projektzeiten bestimmten Mitarbeitern, Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden. Damit ist sowohl ein effizientes und effektive Projektcontrolling als auch eine transparente Zeiterfassung möglich.

Per App oder per Browser können berechtigte Personen jederzeit auf die Projektdaten und die erfassten Zeiten zugreifen und sich über den aktuellen Stand informieren.

• Analog oder digital: digital
• Stationär oder mobil: beides möglich
• Einzelsystem oder Kombination mit anderen Funktionen: Kombination mit anderen Funktionen

Zeiterfassung per API

Durch die Integration einer Zeiterfassungslösung per API in ein bestehendes System können die verschiedenen Lösungen miteinander kombiniert werden. So bietet zum Beispiel Papershift seine Zeiterfassungsfunktionen per API an.

• Analog oder digital: digital
• Stationär oder mobil: beides möglich
• Einzelsystem oder Kombination mit anderen Funktionen: beides möglich

Was kosten Zeiterfassungssysteme?

Je nachdem, welche Lösung für die Zeiterfassung im Unternehmen gewählt wird, unterscheiden sich die Kosten für die Einrichtung, die Installation sowie den Betrieb teilweise erheblich.

Generell sind Zeiterfassungssysteme, bei denen die Arbeitszeiten von Hand oder analog aufgezeichnet werden, in der Anschaffung günstiger als digitale Systeme. Allerdings entstehen bei der manuellen oder analogen Zeiterfassung hohe Kosten für die Bearbeitung und die Verwaltung, weil keine automatisierten Auswertungen möglich sind und die Arbeitszeiten nicht elektronisch gespeichert werden.

Umso mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto günstiger sind digitale Zeiterfassungssysteme, die sich in die bestehende HR-Systemumgebung integrieren. Webbasierte Lösungen oder Zeiterfassungs-Apps sind inzwischen Stand der Technik. Sie bieten ein hohes Maß an Flexibilität für die Mitarbeiter, verursachen für das Unternehmen nur wenig Aufwand im Betrieb und sind zudem in der Anschaffung günstig.

Normalerweise bestimmen sich die Kosten für die Anschaffung einer modernen Zeiterfassungssoftware aus der Anzahl der Mitarbeiter. 

Welches Zeiterfassungssystem ist das richtige?

Welches Zeiterfassungssystem für ein Unternehmen das richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren wie zum Beispiel von der Anzahl der Mitarbeiter oder der Art der erbrachten Leistungen und Tätigkeiten ab. Unternehmen sollten sich vor der Einführung eines Zeiterfassungssystems eine Reihe von Fragen stellen und dann je nach Antworten das passende System auswählen.

Unternehmensgröße: Wie viele Mitarbeiter sollen das Zeiterfassungssystem nutzen, wie viele Bereiche, Abteilungen und Teams gibt es im Unternehmen? Ist das Unternehmen auf verschiedene, vielleicht sogar internationale Standorte verteilt? Umso größer und komplexer die Unternehmensstruktur, desto wichtiger ist es, ein flexibles Zeiterfassungssystem zu verwenden, das in der Lage ist, dies abzubilden. Es muss ein Zeiterfassungssystem genutzt werden, das dazu beiträgt, die Verwaltung der erfassten Daten möglichst effizient und effektiv zu verwalten und zu erfassen. Insbesondere für größere Unternehmen bieten sich daher elektronische und integrierte Zeiterfassungssysteme an, die verschiedene Funktionen miteinander verbinden, wie zum Beispiel das Erstellen von Dienstplänen oder Projektcontrolling und Zeiterfassung.

Skalierbarkeit: Kann das Zeiterfassungssystem mit den Aufgaben und der Funktionalität wachsen? Bei der Entscheidung für ein Zeiterfassungssystem sollte nicht nur der Status Quo beachtet werden, sondern auch, in welche Richtung sich ein Unternehmen entwickelt. Ist zum Beispiel damit zu rechnen, dass die Zahl der Mitarbeiter auf absehbare Zeit ansteigt oder dass sich die Organisationsstruktur ändert, sollte das gewählte Zeiterfassungssystem diesen geänderten Bedingungen gerecht werden. Es genügt also beispielsweise nicht, wenn die maximale Nutzerzahl eines Zeiterfassungssystems zur aktuellen Mitarbeiterzahl passt, sich diese Zahl aber innerhalb eines kurzen Zeitraums deutlich erhöht und das Zeiterfassungssystem diese nicht mehr abdecken kann.

Art der Tätigkeiten: Hier gilt es beispielsweise zu unterscheiden zwischen Mitarbeitern, die in den Gebäuden des Unternehmens tätig sind und solchen, die ihre Tätigkeiten unterwegs oder im Homeoffice erbringen. Je nachdem bietet sich eher ein stationäres oder ein mobiles Zeiterfassungssystem an. Besonders flexibel sind Lösungen, die beides abdecken und die beispielsweise stationäre elektronische Stempeluhren vor Ort und mobile Apps zur Zeiterfassung unterwegs vereinen.

Eine Rolle bei der Entscheidung für ein Zeiterfassungssystem spielt auch die Art der Personaleinsatzplanung. Arbeiten Mitarbeiter zum Beispiel nach Dienstplan, bietet sich ein elektronisches Zeiterfassungssystem an, mit dem sich Dienstplanung mit Zeiterfassung verbinden lässt.

Rechtliche Vorgaben: Es sollte ein Zeiterfassungssystem gewählt werden, das den rechtlichen Vorgaben entspricht. Laut Urteil des EuGH sind dies vor allem die Eigenschaften „objektiv“, „verlässlich“ und „zugänglich“. Das bedeutet, dass die Zeiterfassung einwandfrei nachweisbar und nicht manipulierbar erfolgt und dass die Mitarbeiter auf ihre erfassten und dokumentierten Arbeitszeiten zugreifen und sie bei Bedarf als Beweismittel nutzen können.

Schnittstellen zu anderen Systemen wie Lohnbuchhaltung und ERP-Systemen: Je nachdem, ob es eine Verknüpfung der Zeiterfassung mit anderen Funktionen wie zum Beispiel der Lohnbuchhaltung, Urlaubs- oder Abwesenheitsmanagement geben soll, muss das gewählte Zeiterfassungssystem diese Funktionalität entweder selbst bieten oder in der Lage sein, über vorgegebene Schnittstellen (APIs) mit anderen Systemen zu kommunizieren.

Wahrung des Datenschutzes: Um ein Zeiterfassungssystem rechtssicher einsetzen zu können, muss es den Anforderungen an den Datenschutz genügen. Hier ist insbesondere die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten. So dürfen zum Beispiel nur berechtige Personen Zugriff auf die erfassten Arbeitszeiten haben. Es dürfen außerdem nicht mehr Daten erfasst werden, als dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Zeiterfassungssysteme in der Übersicht

Nachfolgend sind die wichtigsten Eigenschaften der verschiedenen Zeiterfassungssysteme in einer Übersicht zu sehen: