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Reine Personaleinsatzplanung reicht häufig nicht aus, um die richtige Anzahl an Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einzusetzen. Die Lösung, um den Überblick über den tatsächlichen Bedarf zu behalten, heißt Workforce Management. Neben der Einsatzplanung gehören auch das Arbeitszeitmanagement, das Controlling und das Ableiten von Schlussfolgerungen für künftige Planungsszenarien zum ganzheitlichen Konzept des Workforce Managements.
Definition: Was versteht man unter Workforce Management (WFM)?
Workforce Management ist ein äußerst komplexes Unterfangen, die dahinterstehende Idee und seine Funktionen jedoch sind simpel. WFM hilft Unternehmen, ihre Angestellten als Ressource zu erkennen und sie bestmöglich einzusetzen. Mit seiner Hilfe lassen sich interne Prozesse standardisieren und Teams koordinieren. Damit wird ein effizientes Management des Arbeitsaufkommens möglich.
Zum Workforce Management gehören also auch Maßnahmen im Personalwesen sowie im Leistungs- und Performance Management und Controlling. Darüber hinaus zielt das WFM auf Kostensenkungen ab und will den Kundenservice verbessern. In das Workforce Management spielen daher auch Unternehmensbereiche wie das Human Resource Management, das Recruiting, Bedarfsprognosen, die Budgetverteilung und HR Analytics hinein.
Was ist Workforce Planning?
Die Belegschaftsplanung (Workforce Planning) ist der Prozess der Ausrichtung der operativen und strategischen Elemente einer Belegschaft an Organisationszielen. Die betriebliche Belegschaftsplanung berücksichtigt die Bedürfnisse der Mitarbeiter einschließlich Planung, Qualifikationen, Schulung und Zufriedenheit.
Unternehmen aller Art nutzen die Belegschaftsplanung, um die Produktivität und Effizienz zu maximieren. Eine gute Belegschaftsplanung stellt sicher, dass Talente in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens verteilt werden. Außerdem müssen Sie die Bedürfnisse jeder Abteilung kennen und wissen, wie viele Personen für eine effektive Belegschaftsplanung erforderlich sind.
Wie unterscheiden sich Workforce Management und Personalplanung?
Da das Workforce Management neben der Kapazitäts- und Personaleinsatzplanung noch weitere Prozesse umfasst, ist der Begriff nicht mit „Personalplanung“ gleichzusetzen. Leider werden beide Begriffe aber fälschlicherweise oft als Synonyme verwendet.
Tatsächlich ist die Personalplanung ein wichtiger Bestandteil des mehrstufigen Workforce Managements. Die Personalplanung legt die Grundlagen für die spätere Verteilung der Mitarbeiter gemäß ihrer Fähigkeiten und ausgerichtet an den Bedarfen des Unternehmens. Je besser die Personalplanung, desto genauer sind die anschließenden Bedarfsprognosen und Kennzahlen.
Wie unterscheiden sich Personaleinsatzplanung und Workforce Management?
Die Personaleinsatzplanung ist Teil der Personalplanung und damit des übergeordneten Workforce Managements. Während in der Kapazitätsplanung (die ebenfalls Teil der Personalplanung ist) den Bedarfen im Unternehmen abstrakte Kapazitäten (Stundenanzahl) gegenübergestellt werden, werden ihnen in der Personaleinsatzplanung konkrete Mitarbeiter zugeordnet. Dabei achtet man auf die Passgenauigkeit von Qualifikationsprofilen und Arbeitsplatz-Anforderungen beziehungsweise Tätigkeiten.
Die Personaleinsatzplanung ist eng mit Management- und Verwaltungsaufgaben (Auftrags- oder Schichtplanung) verbunden und bedient sich hierfür verschiedener Anwendungen. Handelt es sich um relativ konstante Bedarfe, bietet sich die Regelung über einen rollierenden Schichtplan an. Dagegen erstellt man bei schwankenden Bedarfen regelmäßig einen neuen Dienstplan, beispielsweise im Wochen-Rhythmus. Auch dieser lässt sich auf der Grundlage unterschiedlicher Prozesse erstellen.
Personaleinsatzplanung als Instrument des Workforce Managements
Während das Workforce Management den ganzheitlichen Prozess zur Erhaltung und Steigerung der Mitarbeiterproduktivität beschreibt, ermöglicht die Personaleinsatzplanung den bedarfsoptimierten Einsatz der Arbeitskräfte und vermeidet Personalüber- oder unterbelegungen.
Damit stützt die Personaleinsatzplanung die wichtigsten Grundgedanken des Workforce Managements: die Bedarfsorientierung und das Optimierungsdenken. Indem sie den Personaleinsatz strategisch plant und präzise Prognosen über das Arbeitsaufkommen und den Personalbedarf trifft, schafft sie es, Arbeitsaufkommen und Arbeitszeiten zu synchronisieren. Außerdem können der Personalbedarf und die zur Verfügung stehenden Kapazitäten besser aufeinander abgestimmt werden.
Welche Relevanz hat Workforce Management in der modernen Arbeitswelt?
Angesichts der Schnelllebigkeit der heutigen Arbeitswelt soll das Workforce Management sicherstellen, dass die für die Umsetzung der Unternehmensziele benötigten Personalressourcen jederzeit vorhanden sind. Das bedeutet: Arbeitskräfte müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Anzahl sowie mit den richtigen Qualifikationen zur Verfügung stehen.
Besonders relevant wird das Workforce Management auch durch Schwankungen in der Auftragslage, saisonale Nachfragespitzen sowie durch den in vielen Branchen herrschenden Fachkräftemangel. So stellt ein gutes WFM sicher, dass das Arbeitsaufkommen auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und ihre Kapazitäten abgestimmt ist. Auf diesem Weg werden Personalengpässe und die damit verbundenen Produktivitätseinbußen vermieden. Eines von vielen Hilfsmitteln sind Personalbestandsanalysen, die helfen, die Kapazitäten der Mitarbeiter zu ermitteln und Defizite zu entdecken. So trägt das Workforce Management schlussendlich entscheidend zur Wertschöpfung von Unternehmen bei.
Einflussfelder von Workforce Management
Workforce Management ist ein strategisches Instrument der Unternehmensführung und dient dazu, die wertvolle Ressource „Mitarbeiter“ optimal einzusetzen. Es zeigt auf mehreren Ebenen Wirkung. Mit ihm können Arbeitgeber ihre Personalplanung langfristig am Bedarf ausrichten und so das Unternehmen zu mehr Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit führen. Schließlich verlangen die unsicheren Märkte und die sich wandelnde Arbeitswelt zunehmend nach einem möglichst flexiblen, agilen Personaleinsatz.
Doch auch die Mitarbeiter selbst profitieren durch mehr Planungssicherheit und eine attraktivere Arbeitszeitgestaltung von einem erfolgreich umgesetzten Workforce Management. Dadurch steigt nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch deren Bindung an das Unternehmen. Ein weiterer Effekt: Die Arbeitgeberattraktivität nimmt zu.
Welche Herausforderungen gibt es im Bereich Workforce Management?
Die wohl größte Herausforderung für viele Unternehmen sind die derzeit unsicheren Märkte und die damit verbundenen Schwankungen in der Auftragslage beziehungsweise im Kundenaufkommen. Vor großen Aufgaben sehen sich Betriebe häufig auch wegen der fortschreitenden Digitalisierung und des Fachkräftemangels. Hinzu kommen die hohen Anforderungen junger Arbeitskräfte an ihre Arbeitgeber.
Starre Arbeitszeitmodelle und festgefahrene Prozesse bei der Personalplanung werden kaum in der Lage sein, diese Herausforderungen zu bewältigen. Was Unternehmen stattdessen brauchen, ist ein hohes Maß an Flexibilität. Hier kommt Workforce Management genau richtig und hilft, agil und bedarfsorientiert mit den Veränderungen umzugehen.
Was sind die Ziele von Workforce Management?
Die übergeordneten Ziele des Workforce Managements sind es, das vorhandene Personal optimal einzusetzen und flexibel auf Bedarfsschwankungen eingehen zu können. Das bedeutet: Kapazitäten und Arbeitsaufkommen müssen bestmöglich synchronisiert werden, um eine höhere Produktivität und Wirtschaftlichkeit zu erreichen. Damit verbunden ist die Hoffnung auf Kosteneinsparungen aufgrund der passgenauen Einsatzplanung. Weitere Ziele sind eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und die Reduzierung von Verwaltungsaufgaben.
Prinzipiell lassen sich die Ziele des Workforce Managements so zusammenfassen: Die richtigen Mitarbeiter sollen in der passenden Zahl zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein. Dort erledigen sie die für sie passenden Aufgaben mit den vorhandenen Arbeitsmitteln.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Wie genau funktioniert Workforce Management?
Für die Umsetzung von WFM sind verschiedene Modelle möglich. Im Grunde vollzieht sich Workforce Management aber immer in folgenden Schritten:
- Analyse
- Personalbedarfsermittlung
- Kapazitätsplanung/Personalstrukturanpassung
- Personaleinsatzplanung
- Arbeitszeitmanagement
- Zeitwirtschaft
- Controlling
So entsteht ein sich selbst optimierender Kreislauf. Von der Bedarfsanalyse über die Planung bis hin zur Arbeitszeiterfassung – während des ganzen Prozesses sammelt man Erkenntnisse über Bedarfe und Produktivitätskennzahlen. Auf dieser Basis kann man anschließend realistische Einsatzplanungsszenarien entwerfen und die Planungsqualität immer weiter verbessern. Workforce Management ist also immer als ganzheitlicher Prozess zu verstehen.
1. Bedarfsanalyse
Bei diesem Schritt geht es darum, die relevanten Einflussgrößen zu erfassen, die den Personalbedarf auslösen. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Zahl der Anrufe im Call Center oder die Zahl der Kunden am Point of Sale handeln. Anschließend gilt es sich zu fragen, wie sich die jeweiligen Größten auf Zeiträume (z.B. Tage, Wochen, Monate) verteilen und wie hoch die Aufwände für die jeweiligen Aufgaben sind.
2. Personalbedarfsermittlung
Die Bedarfsermittlung richtet sich nach folgenden Fragen: Wie viele Mitarbeiter werden wann und wie lange benötigt? Wo werden sie gebraucht und welche Anforderungen müssen sie mitbringen?
3. Personalstrukturanpassung
Bei der Personalstrukturanpassung geht es darum, die optimale Personalstruktur für jedes Team beziehungsweise jeden Bereich festzulegen. Wie kann man die bestehende Struktur anhand der in den vorherigen Schritten gewonnenen Erkenntnisse optimieren?
4. Personaleinsatzplanung
Während sich die quantitative Personaleinsatzplanung darum kümmert, dass Personalbedarf und zukünftiger Personalbestand deckungsgleich sind, geht es bei der qualitativen Personaleinsatzplanung darum, die Fähigkeiten der Mitarbeiter auf die Aufgaben und Anforderungen anzupassen. Gleichzeitig sind zeitliche und räumliche Aspekte, Standorte und Saisonspitzen zu beachten.
5. Arbeitszeitmanagement
Bei diesem Schritt geht es um die Gestaltung von Arbeitszeitmodellen und die Auswahl der Modelle, die die Ansprüche aller Beteiligen optimal abdecken. Dazu gehören neben den operativen und umsatzorientierte Ansprüchen auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter.
6. Zeitwirtschaft
Durch die Zeitwirtschaft legt man fest, wie Arbeits- und Fehlzeiten erfasst und bewertet werden. Im jeweiligen Arbeitszeiterfassungssystem werden die Arbeitszeiten pro Arbeitstag, Beginn, Dauer und Ende der geleisteten Arbeitsstunden sowie Pausenzeiten und sämtliche An- und Abwesenheiten erfasst.
7. Controlling
Beim Controlling stellt man sich die Frage, ob sich die gefassten Prognosen bewahrheitet haben. Zeigen die Maßnahmen Wirkung? Wo gibt es noch Optimierungsbedarf?
Welchen Einfluss hat Workforce Management in Unternehmen?
Nur ein Unternehmen, das in der Lage ist, seine internen Prozesse zu verändern und zu optimieren, kann auch ein erfolgreiches Workforce Management betreiben. Die Bemühung lohnt sich, denn ein gutes WFM hat langfristig eine gesteigerte Produktivität und Unternehmsleistung zur Folge.
Richtig umgesetzt, zahlt Workforce Management auf diese übergeordneten Unternehmensziele ein:
- hoher Standard im Kundenservice
- höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement sowie niedrigere Fluktuation
- höhere Planbarkeit (Effizienz) und niedrigere Lohnkosten
So profitieren Unternehmen von einem gelungenen Workforce Management
Workforce Management führt sehr wichtige HR-Prozesse zusammen und macht Unternehmen langfristig fit für die Herausforderungen der Zukunft. Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile aufgelistet:
- Agilität und Flexibilität durch moderne Arbeitszeitmodelle
- Kostensenkungen durch den Abbau von Personalüber- und unterbesetzungen
- Reduzierung unproduktiver Arbeitszeiten durch Optimierung der Personalkapazitäten
- Effiziente Zeiterfassung und dadurch Einhalten von Arbeitszeiten
- Fundierte Entscheidungen auf Grundlage einheitlicher Daten
- Niedrigere Mitarbeiterfluktuation
- Höhere Mitarbeitermotivation
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Steigerung der Arbeitgeberattraktivität
- Höhere Produktivität
Für welche Unternehmen eignet sich eine Workforce Management Lösung?
Eine pauschale Antwort auf die Frage, für welche Unternehmen Workforce Management sinnvoll ist, lässt sich nicht treffen. Warum? Strategisches Workforce Management unterstützt Unternehmen aller Art sowie aller Größen bei der Steigerung ihrer Effizienz und Effektivität. Von der Erhöhung der Produktivität, der Flexibilität sowie des Service Levels profitieren nicht nur große Unternehmen, sondern auch Startups und KMU.
Sechs Branchenbeispiele für ein gelungenes Workforce Management
Strategisches Workforce Management verhilft Unternehmen zahlreicher Branchen zu weniger unproduktiven Arbeitszeiten, einer höheren Prognosegenauigkeit und Kosteneinsparungen. In welchen Branchen WFM einen messbaren Mehrwert erreichen kann, zeigt sich in den folgenden Beispielen.
#1 Workforce Management in der Gastronomie
Insbesondere in der Gastronomie ist ein effektives Workforce Management aufgrund neuer Gesundheitsvorschriften und schwieriger wirtschaftlicher Bedingungen ein Muss. Außerdem reduzieren entsprechende Tools den Verwaltungsaufwand bei der Einstellung neuer Mitarbeiter, der Leistungsverwaltung und Zeiterfassung.
#2 Workforce Management im Gesundheitswesen
Im Gesundheitswesen, beispielsweise in Krankenhäusern und Kliniken, stellt eine auf Belegungsquoten und Bettenauslastung basierende Dienstplanung einen reibungslosen Betrieb und eine patientenorientierte Behandlung sicher.
#3 Workforce Management in der Logistik
Gerade im Transportwesen spielt Flexibilität eine wichtige Rolle, denn die Logistik steht jeden Tag vor vielfältigen Herausforderungen. Diesen lässt sich nur mit einer flexiblen Personalplanung und fairen Schichtplanung begegnen. Ein effektives WFM erleichtert in der Logistik daher viele Anforderungen – beispielsweise wenn es ausreichend Mitarbeiter braucht, um eine hohe Zahl Pakete zu kommissionieren.
#4 Workforce Management im Handel
Auch im Handel macht WFM vieles einfacher. So erscheinen die Mitarbeiter punktgenau dann im Verkauf, wenn der Service benötigt wird. Weitere Vorteile sind genauere Personaleinsatzpläne und die Möglichkeit, die Anforderungen von Zentrale und Filialen aufeinander abzustimmen.
#5 Workforce Management in der Produktion
Mithilfe eines strategischen Workforce Managements können Maschinen und Anlagen sowie die gesamte Schichtplanung so aufgesetzt werden, dass sämtliche Aufträge fristgerecht bearbeitet werden können.
#6 Workforce Management im Contact Center/ Call Center
Im Contact Center spielt Flexibilität eine wichtige Rolle. Mit einem guten Workforce Management stellen Unternehmen sicher, dass die Mitarbeiter genau dann eingesetzt werden, wenn die Anruferfrequenz hoch ist. Customer Experience, Servicequalität und andere Faktoren können von den Planungsverantwortliche unkompliziert miteinander koordiniert werden.
Das sollten Unternehmen bei der Einführung einer Workforce Management Software beachten
Workforce Management ist eine komplexe Aufgabe, die Unternehmen aber nicht vernachlässigen sollten. Vielmehr sollten sie Lösungen suchen. Da WFM vor allem auf der Erfassung, Analyse und Auswertung von Daten basiert, greifen sie dafür idealerweise auf eine digitale All-In-One-Lösung zurück. Eine Workforce Management Software hilft, Prozesse wie das Recruiting, die Personalverwaltung und die Erfassung der Arbeitszeiten ohne Reibungsverluste zu erfassen und zu steuern.
Um zuverlässige Prognosen und Analysen zu gewährleisten, sollten die Verantwortlichen zudem darauf achten, dass alle Prozesse zentral ablaufen und die entsprechenden Daten ebenfalls an einem Ort gespeichert werden. Denn erst Basis der gesammelten Daten lassen sich fundierte, nachvollziehbare Entscheidungen treffen.
Nach der Einführung der Software sollten die Verantwortlichen zudem darauf achten, allen Beteiligten (möglichst proaktiv!) die nötigen Reports, Updates und Soll-Ist-Vergleiche zur Verfügung zu stellen. Statt einer schlichten Rundmail gilt es außerdem, ausführliche Trainings mit den Mitarbeitern durchzuführen. Nur so werden diese lernen, das Programm zu akzeptieren und richtig anzuwenden.
