Inhalt
Urlaub im Ausland, neue Länder kennenlernen und gleichzeitig arbeiten? Workation macht’s möglich und erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Angestellte und Selbständige, die Workation nutzen, sind bei ihrem Aufenthalt im Ausland nicht länger an die Zahl ihrer Urlaubstage gebunden. Daneben bietet Workation verschiedene weitere Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Workation liegt voll im Trend: Insbesondere junge Menschen machen immer öfter Gebrauch von Workation. Arbeitgeber ermöglichen ihren Mitarbeitern zunehmend Arbeit aus dem Ausland, weil sie die damit verbundenen Chancen erkennen.
Definition: Was versteht man unter Workation?
Der Begriff Workation setzt sich aus den Worten „Work“ und „Vacation“ zusammen. Übersetzt bildet Workation eine Kombination aus Remote Arbeit und Urlaub. Es handelt sich um eine Form der Arbeit, die an einem beliebigen Urlaubsort ausgeübt werden kann – anstatt am heimischen Arbeitsplatz. Das Ergebnis ist die Verschmelzung von Arbeit und Urlaub, die bisher als Gegensätze betrachtet wurden.
Verschmelzung von Arbeit und Urlaub
Die Arbeitswelt befindet sich im tiefen Wandel, der einerseits auf die zunehmende Digitalisierung von Arbeitsprozessen und andererseits auf die zurückliegende Corona-Pandemie zurückzuführen ist. Die Verschmelzung von Arbeit und Urlaub wird zur neuen Realität, die Unternehmen annehmen müssen, um den Anforderungen der heutigen Zeit nachzukommen. Gerade junge Mitarbeiter legen heute Wert auf größtmögliche Flexibilität beim Arbeitsort, so dass die Möglichkeit für Remote Work und Workation für die Unternehmen ein Wettbewerbsmerkmal darstellt.
Für wen eignet sich das neue Arbeitsmodell?
Workation ist ein Arbeitsmodell, das nur für bestimmte Berufsgruppen in Frage kommt. Zu den Zielgruppen gehören Arbeitnehmer, Selbständige sowie Freiberufler, die ihre Aufgaben ohne persönliche Anwesenheit im Büro oder beim Kunden erledigen können. Sie arbeiten hauptsächlich digital und bedienen sich mobiler Endgeräte, wie z. B. eines Laptops, die sich problemlos überallhin mitnehmen lassen.
Workation bietet sich vor allem für diese Berufsgruppen an:
- Blogger und Copywriter
- Buchhalter
- (Grafik-)Designer
- Programmierer und Softwareentwickler
- Vloger und Podcaster
- Digitale Nomaden
Zudem ermöglicht es die zunehmende Digitalisierung von Arbeitsprozessen, Workation in vielen anderen Berufsbereichen einzusetzen. Hier angesprochen sind unter anderem Projekt- und Marketingmitarbeiter sowie Business Analysten und Coaches, die ihrer Arbeitstätigkeit (teilweise) im Homeoffice – also an verschiedenen Orten – nachgehen können.
Welche Vorteile bringt Workation?
Es gibt einige gute Gründe, warum sich immer mehr Menschen und Unternehmen für dieses Arbeitsmodell entscheiden.
Vorteile für Arbeitnehmer:
- Aufgeschlossene und gut organisierte Mitarbeiter freuen sich über mehr Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance, welche sie dank einer Workation gewinnen können.
- Workation fördert Kreativität und die Bereitschaft, mit neuen Arbeitsformen zu experimentieren.
- Workation bietet die Möglichkeit, den Austausch mit Gleichgesinnten zu finden und während der Arbeit spannende Dinge zu tun.
- Die Möglichkeit, attraktive Reiseziele und Arbeit miteinander zu verbinden
Vorteile für Unternehmen:
- Workation kann als Instrument von Employer Branding eingesetzt werden, die Arbeitgebermarke langfristig stärken und damit die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern erleichtern.
- Die Verbindung von Arbeit und Urlaub wirkt sich positiv auf die Mitarbeitermotivation aus und kann im Endeffekt die Arbeitsproduktivität ankurbeln.
- Workation hilft dabei, junge Nachwuchskräfte für sich zu gewinnen und ans Unternehmen zu binden.
Welche Nachteile bringt Workation?
Trotz aller Vorteile, die sich aus diesem Arbeitsmodell ergeben, dürfen einige Nachteile nicht vernachlässigt werden.
Nachteile für Arbeitnehmer:
- Mitarbeiter, die Arbeit und Urlaub nicht miteinander verbinden wollen, können einen gewissen Druck verspüren, während ihres Urlaubs einsatzbereit sein zu müssen.
- Während für manche Mitarbeiter Workation einen positiven Beitrag zur Work-Life-Balance leistet, kann sie für andere den ungewollten Eingriff in die Privatsphäre bedeuten.
- Mitarbeiter, die an einer Workation teilnehmen, stehen nicht selten unter Kritik ihrer Arbeitskollegen. Eine solche Kritik ist auf Neid und Missgunst zurückzuführen.
Nachteile für Unternehmen:
- Workation erfordert einen großen Kommunikations- und Koordinationsaufwand, der zur Überlastung von Mitarbeitern im Büro führen kann.
- Ein Arbeitgeber hat wenig bis gar keine Kontrolle über die Art und Weise, wie ein Mitarbeiter seine Aufgaben während des Urlaubs erledigt.
- Workation kann für eine schlechte Stimmung im Büro sorgen und ein erhöhtes Konfliktpotenzial bergen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Voraussetzungen für eine gelingende Workation
Workation kann nur dann gut funktionieren, wenn gewisse Voraussetzungen auf beiden Seiten erfüllt sind.
Voraussetzungen für Unternehmen
Unternehmen müssen Arbeitsbedingungen überprüfen und akzeptable Standards erarbeiten, um ein gutes Gelingen dieses Arbeitsmodells zu gewährleisten und spätere Missverständnisse vorzubeugen. Diese Fragen helfen dabei, ein Konzept für Workation in einem Unternehmen erfolgreich umzusetzen:
- Wie sollte die Kombination aus Arbeit und Urlaub in der Praxis aussehen?
- An welchen Tagen sollte ein Mitarbeiter seine Arbeit erledigen und welche Tage kann er für den „normalen“ Urlaub nutzen?
- In welchem Zeitfenster sollte ein Mitarbeiter für Telefon- und Videogespräche mit Vorgesetzten und Arbeitskollegen erreichbar sein?
- Besteht eine schnelle und stabile Internetverbindung am Urlaubsort?
- Wie sieht es mit Ausstattung im Hotelzimmer aus? Hat ein Mitarbeiter den Zugang zum Schreibtisch oder muss er auf Coworking Spaces in der Umgebung zugreifen?
- Welche Maßnahmen sind zu treffen, um den an einer Workation teilnehmenden Mitarbeiter zu gutem Einsatz zu motivieren und ans Unternehmen zu binden?
Voraussetzungen für Mitarbeiter
Abgesehen davon müssen Mitarbeiter über gewisse Kompetenzen verfügen, um eine Workation stets zur vollen Zufriedenheit des Arbeitgebers auszuüben. Dazu gehören:
- Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstdisziplin
- Ein gutes Zeitmanagement
- Außerordentliche Kommunikationsskills
- Mut und Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem
- Widerstandsfähigkeit gegen Kritik und Neid anderer Menschen
- Ein starkes Selbstbewusstsein
Workation planen
Es gibt einige Dinge, auf die Angestellte, aber auch Selbständige auf einer Workation achten müssen.
Datenschutz
Die Sicherheit der Daten ist beim digitalen Arbeiten ein besonders sensibles Thema. Die Datenübertragung muss abhörsicher und manipulationssicher sein. Hier bietet sich zum Beispiel die Verwendung eines VPNs an.
Internetverbindung
Obwohl es heute an den meisten Orten eine gute bis sehr gute Internetanbindung gibt, ist das noch nicht überall selbstverständlich. Bei der Auswahl des Zielorts für eine Workation sollte die Verfügbarkeit eines Internetanschlusses geprüft werden. In Frage kommen klassisches DSL, Glasfaser oder auch mobiles Internet. Für abgelegene Orte kommt auch eine satellitengebundene Internetanbindung wie Starlink in Frage, die heute bereits große Flächen der Erde abdecken. Damit ist auch das Online-Arbeiten in der Wildnis und sogar auf dem Meer möglich.
Arbeitszeiten und Erreichbarkeit
Ein wichtiges Thema für die Workation-Planung von Angestellten sind die Arbeitszeiten. Findet die Workation in einem Land mit einer großen Zeitdifferenz zum Heimatland statt, kann das zu Problemen führen – etwa dann, wenn es zum Beispiel in Deutschland 11.00 Uhr ist, am Workation Ziel Costa Rica aber erst 03.00 Uhr in der Nacht. Hier müssen im Vorfeld Regelungen zu Meetingzeiten und zur Erreichbarkeit getroffen werden.
Kommunikation
Kommunikation im Job ist die Grundlage einer guten Zusammenarbeit. Das gilt auch und gerade für Mitarbeiter, die nicht am Standort tätig sind und daher keinen persönlichen Kontakt mit ihren Kollegen haben. Findet die Kommunikation nur schriftlich per Mail oder gar nur über ein Ticketsystem statt, kann das zur Entfremdung führen. Außerdem ist diese Form der Kommunikation ungeeignet, sobald Emotionen ins Spiel kommen. Daher sind persönliche Zusammenkünfte zumindest per Videokonferenz wichtig. Inzwischen gibt es eine große Auswahl an Tools für die Remote-Kommunikation wie zum Beispiel Microsoft Teams, Google Workspace, Zoom und viele weitere. Sie eignen sich nicht nur für Eins-zu-Eins-Meetings, sondern auch für Bereichsversammlungen, Retrospektiven, Online-Workshops und vieles mehr.
Aufgabe des Teams ist es, den oder die Kollegen, die sich auf Workation befinden, entsprechend einzubinden. Die Verantwortung dabei liegt vor allem bei denjenigen, die eine Workation in Anspruch nehmen. Sie müssen im Vorfeld die nötigen Absprachen vornehmen, damit später keine Missverständnisse entstehen können.
Zeitliche Befristung
Ebenfalls im Vorfeld zu klären ist die zeitliche Befristung. In den meisten Fällen werden Angestellte nur für einen vorübergehenden Zeitraum aus dem Ausland arbeiten und ihren Wohnsitz nicht dauerhaft ins Ausland verlegen. Das hat verschiedene Gründe. So wird der Arbeitnehmer (und damit ggf. auch sein Arbeitgeber) bei einem Aufenthalt ab 183 Tagen im Jahr im jeweiligen Land steuerpflichtig. Das führt dazu, dass eine Rechtswahl und mögliche Zusatzvereinbarungen dann meist nicht mehr ausreichend sind. Eine Möglichkeit besteht für den Arbeitgeber darin, das Angestelltenverhältnis aufzulösen und den Mitarbeiter als Freelancer zu beschäftigen – mit den entsprechenden rechtlichen Konsequenzen. Vor allem müssen hier mögliche Regelungen im jeweiligen Land hinsichtlich einer Scheinselbständigkeit beachtet werden.
Rückkehrpflicht
Während einer Workation kann es zu Ereignissen kommen, welche die Präsenz des Mitarbeiters am heimischen Standort des Unternehmens erforderlich machen können. Um Planungssicherheit für alle Beteiligten zu gewährleisten, sollte im Vorfeld geklärt werden, unter welchen Umständen eine Rückkehrpflicht des Mitarbeiters besteht.
Rechtliche Aspekte bei einer Workation
Es gibt verschiedene rechtliche Themen, die im Zusammenhang mit einer geplanten Workation beachtet werden müssen. Je nach Land und Region können andere Regelungen und Gesetze gültig sein.
Sozialversicherung
Arbeitnehmer aus Deutschland, die von ihrem Arbeitgeber ins EU-Ausland entsendet werden, sind weiterhin in Deutschland sozialversichert. Wenn die Arbeit im Ausland länger als drei Monate dauert, müssen innerhalb der EU im jeweiligen Land die Sozialversicherungsbeiträge geleistet werden. Wichtig dabei: Es wird empfohlen, sich vom Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung für eine vorübergehende Entsendung ausstellen zu lassen.
Im nicht europäischen Ausland ist bezüglich des Sozialversicherungsrechts auf die Bestimmungen vor Ort und insbesondere auf möglicherweise bestehende Abkommen zwischen den Ländern zu achten. Wer eine Workation plant, sollte sich frühzeitig informieren und ggf. gemeinsam mit der Personalabteilung entsprechende Vorbereitungen treffen.
Steuern
Bei maximal 183 Tagen Workation besteht weiterhin nur in Deutschland bzw. im jeweiligen Heimatland Einkommensteuerpflicht. Entsprechend ist der Arbeitgeber dann auch weiterhin zum Lohnsteuerabzug verpflichtet.
Bei mehr als 183 Tagen Arbeit im Ausland muss der Arbeitnehmer in beiden Ländern eine Steuererklärung abgeben.
Arbeitsrecht
Für die Arbeit aus dem Ausland für einen Zeitraum unter vier Wochen gilt weiterhin das deutsche Arbeitsrecht mit den damit verbundenen Regelungen wie zum Beispiel zur Höchstarbeitszeit, zu Pausen und Ruhezeiten. Bei längeren Aufenthalten sowie insbesondere bei Aufenthalten außerhalb der EU muss genau hingesehen werden. Sowohl Mitarbeiter als auch Personalverantwortliche müssen die jeweils gültigen Regelungen kennen und sich entsprechend darauf vorbereiten.
Bei einer zeitlich begrenzten Tätigkeit im Ausland gilt das deutsche Arbeitszeitgesetz inklusive der zulässigen Höchstarbeitszeiten sowie Pausen- und Ruhezeiten. Diese sollten per Arbeitszeiterfassung dokumentiert werden.
Innerhalb der EU sowie in der Schweiz muss übrigens keine Arbeitserlaubnis eingeholt werden.
Gibt es ein Recht auf Workation?
Einen gesetzlichen Anspruch auf Workation wie auch auf Arbeit im Homeoffice gibt es in Deutschland nicht. Es kann aber sein, dass im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung bzw. im Tarifvertrag entsprechende Regelungen vorhanden sind. Im Zweifelsfall ist es für Arbeitnehmer immer ratsam, frühzeitig das Gespräch mit ihrem Vorgesetzten zu suchen.
Für selbständige Arbeitnehmer sieht es natürlich anders aus: Sie sind bei der Wahl ihres Arbeitsortes frei, es sei denn, sie sind für einen Kunden tätig, mit dem eine anders lautende Vereinbarung getroffen wurde.
Workation für Angestellte
Die klassische Konstellation für eine Workation ist, dass eine bei einem Unternehmen angestellte Person für einen vorübergehenden Zeitraum von unterwegs – meist aus dem Ausland – arbeiten möchte. Weil es keinen generellen gesetzlichen Anspruch auf Workation gibt, kommt es hier auf die jeweilige Einzelsituation an. Bietet das Unternehmen seinen Beschäftigten die Möglichkeit zur Workation an? Gibt es vielleicht sogar entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag? Gibt es Kolleginnen und Kollegen, die bereits auf Workation waren?
Workation und Urlaub verbinden
Workation ist kein Urlaub, aber warum nicht einfach Workation und eine Urlaubsreise verbinden? Wenn man sich schon am persönlichen Sehnsuchtsziel befindet, bietet es sich an, von der Arbeit abzuschalten und Land und Leute zu genießen. So könnten zum Beispiel nach zwei Monaten Workation vier Wochen Urlaub am jeweiligen Ort die Krönung des Vorhabens sein. Gerade weil Workation auch anstrengend sein kann, ist ein anschließender Urlaub mit der Möglichkeit zur Entspannung sicherlich eine gute Idee.
Workation und Burnout
Wer unter Burnout leidet oder befürchtet, in naher Zukunft von Burnout betroffen zu sein, kann sich überlegen, ob eine Workation einen Ausweg darstellen könnte. Aber Vorsicht: Workation ist kein Urlaub und kann sogar anstrengender als der normale Arbeitsalltag zu Hause sein. Zusätzlich zu den weiterhin für die Arbeit anfallenden Aufgaben gilt es nämlich, das Leben im neuen Umfeld zu organisieren. Je nach Ort, an dem die Workation verbracht wird, können zusätzliche Herausforderungen wie eine Zeitverschiebung oder das Finden einer zuverlässigen Internetverbindung hinzukommen – nicht zu vergessen zusätzliche administrative Aufgaben, die sich aus den jeweiligen Gesetzen und Regelungen im jeweiligen Land ergeben.
Bevor man also eine Workation zur Milderung oder Präventation eines Burnouts in Erwägung zieht, sollte man sich mit der zu erwartenden Situation am Zielort auseinandersetzen und ein klares Bild vom neuen Alltag haben.
Was ist der Unterschied zwischen Workation und Work and Travel?
Auch wenn die Begriffe “Workation” und “Work and Travel” einander ähneln, so gibt es doch einen wichtigen Unterschied: Während man bei einer Workation den bisherigen Job an einem anderen Ort ausübt, der auch ein Urlaubsort sein kann, steht bei Work and Travel der Urlaub an erster Stelle. Das für den Urlaub benötigte Geld wird dabei zumindest zum Teil durch Gelegenheitsjobs verdient, die auch an unterschiedlichen Orten gelegen sein können.
Wie unterscheidet sich Workation von Fernarbeit?
Ein weiterer Begriff, der Ähnlichkeiten zur Workation aufweist, ist die Fernarbeit. Der Unterschied besteht darin, dass ein Arbeitnehmer bei Fernarbeit dauerhaft aus dem Ausland für ein inländisches Unternehmen tätig ist.
Was ist der Unterschied zwischen Workation und Bleisure Travel?
Unter dem Begriff “Bleisure Travel”, der sich aus den Worten “Business” und “Pleasure”, also aus Geschäft und Vergnügen, zusammensetzt, versteht man die Verlängerung einer Geschäftsreise, um den Zielort besser kennenzulernen und dort Freizeit zu verbringen. Das kann die Motivation stärken, für Inspiration sorgen und die mentale Gesundheit stärken.
Der wohl wichtigste Unterschied zur Workation besteht darin, dass Bleisure Travels kürzer und auf bestimmte Anlässe beschränkt sind, während es eine Workation auch mehrere Monate und länger dauern kann.
