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Ein gelungenes Wissensmanagement ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für jedes zukunftsorientierte Unternehmen. Ohne das Wissen ist es kaum möglich, Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln sowie die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu bewahren. Es verwundert daher nicht, dass sich der Fokus von immer mehr Unternehmen auf das Wissensmanagement richtet.
Der folgende Artikel bietet eine Einführung in dieses spannende Thema und kann als Wegweiser dienen.
Definition: Was ist Wissensmanagement?
Das Wissensmanagement (engl. Knowledge Management) umfasst alle strategischen und operativen Aktivitäten, die darauf abzielen, den bestmöglichen Umgang mit dem vorhandenen Wissen zu gewährleisten. Gemeint sind damit vorwiegend die systematische Suche, Erfassung, Verbreitung, Organisation und Nutzung von Wissen.
Die grundlegende Basis für das Wissensmanagement bilden:
- Daten und Informationen
- Wissen von Mitarbeitern und externen Experten
- Fähigkeiten, um diverse Aufgaben und Herausforderungen zu lösen
Das Wissensmanagement ist ein bedeutendes Element der Zertifizierung nach der internationalen Norm DIN EN ISO 9001:2015.
Abgrenzung zu Information und Wissen
Das Gabler Wirtschaftslexikon nennt die wichtigsten Unterschiede zwischen dem oben beschriebenen Wissensmanagement, Information und Wissen.
Die Information ist ein Fluss von Nachrichten, der wie jedes andere Gut gehandelt werden kann und eine unabdingbare Voraussetzung für die Generierung von Wissen darstellt. Das Wissen entsteht nicht infolge der Ansammlung von Informationen, sondern vielmehr aufgrund der Verknüpfung von Informationen mit dem Vorwissen. Des Weiteren muss das Wissen Fähigkeiten umfassen, die nicht erforderlicherweise auf der expliziten Formulierung basieren.
Daraus ergibt sich die Unterscheidung zwischen implizitem und explizitem Wissen.
Implizites Wissen im Überblick
Implizites Wissen (engl. Tacit Knowledge) versteht sich als nicht formalisiertes Wissen, das solche Kenntnisse und Fähigkeiten beinhaltet, die sich nicht verbalisieren und erklären lassen. Die Fähigkeit, am Fahrrad das Gleichgewicht zu halten, ist ein gutes Beispiel dafür.
Merkmale im Überblick:
- Implizites Wissen umfasst die individuelle Könnerschaft.
- Implizites Wissen lässt sich praktisch zeigen und schwer in Worten ausdrücken.
- Das implizite Wissen gilt als Expertenwissen.
- Implizites Wissen lässt sich schwer mit anderen Menschen teilen.
Explizites Wissen im Überblick
Explizites Wissen (engl. Encoded Knowledge) wurde erstmals im Jahr 1966 von Michael Polanyi in seinem Klassifikationssystem erwähnt. Es handelt sich hierbei um das Wissen, das sich in kodierter Form über verschiedene Medien verarbeiten, speichern und übertragen lässt. Als Beispiel dienen wissenschaftliche Erkenntnisse, die in der formalen Sprache verfasst und über Veröffentlichungen bekannt gemacht werden.
Merkmale im Überblick:
- Explizites Wissen bildet ein Netzwerk von zusammenhängenden Aussagen.
- Das explizite Wissen lässt neue Gedanken und Ideen zu.
- Explizites Wissen kann in Diskussionen hinterfragt werden.
- Explizites Wissen lässt sich transportieren und mit anderen Menschen teilen.
Wissensmanagement in einem Unternehmen
Das Wissensmanagement wirkt sich auf die aktuelle und künftige Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens aus. Die effiziente Nutzung der Ressource Wissen erlaubt es, neue Ideen zu finden und wichtige Trends zu erkennen. Das Ergebnis sind innovative Produkte und Lösungen, die von Kunden stark nachgefragt werden und die Zukunft eines Unternehmens positiv beeinflussen.
Beim Wissensmanagement nehmen Mitarbeiter eine zentrale Bedeutung ein. Sie stellen die wichtigste Ressource dar, denn die zufriedenstellende Erfüllung von Aufgaben setzt ein bestimmtes Wissen und Fähigkeiten voraus. Deshalb ist ein reibungsloser Transfer von Wissen zwischen den einzelnen Mitarbeitern das A und O der Zusammenarbeit und Funktionsweise erfolgskritischer Prozesse.
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, das Wissensmanagement zu formalisieren, indem sie Chief Information Officers (CIO) neben HR-Verantwortlichen einsetzen. Ihre Rolle besteht darin, das ganzheitliche Informationsmanagement zu gestalten und auf die strategischen Ziele eines Unternehmens abzustimmen.
Was genau gehört zum Wissensmanagement?
Das Wissensmanagement beinhalten acht Kernelemente, auf die nun näher eingegangen wird.
- Wissensziele: Der erste Schritt auf dem Weg zum gelungenen Wissensmanagement ist die Bestimmung der Wissensziele, die mit Unternehmenszielen im Einklang stehen müssen. Wissensziele dienen als Grundlage für die Umsetzung und eine regelmäßige Kontrolle von Wissensmanagement.
- Wissensidentifikation: Der Gedanke dahinter ist, eine hohe Transparenz über internes und externes Wissen zu schaffen. Die Wissensidentifikation ist darauf ausgerichtet, das Wissen im Unternehmen und im Wissensumfeld sorgfältig zu analysieren mit dem Ziel, einer Gefahr von Intransparenz vorzubeugen.
- Wissenserwerb: Es geht hier darum, das Wissen aus externen Quellen durch eine Reihe von Aktivitäten, darunter Kooperationen jeglicher Art, zu importieren. Zu den wichtigsten Wissensträgern gehören Berater, Stellenkandidaten, Kunden, Lieferanten, Unternehmen und weitere erfolgsrelevante Stakeholder.
- Wissensentwicklung: Sie zielt darauf ab, neue Ideen und Fähigkeiten sowie leistungsfähige Prozesse und nachgefragte Produkte auszubauen. Die Wissensentwicklung hat nur dann eine Chance auf Erfolg, wenn sie sich auf die kooperative Kommunikation, Integration und Transparenz stützt.
- Wissens(ver)teilung: Sie ist ein unentbehrlicher Baustein für ein gut funktionierendes Wissensmanagement in einem Unternehmen. Das Wissen kann einerseits von einer zentral gesteuerten Stelle auf eine bestimmte Gruppe verteilt oder andererseits unter den einzelnen Mitarbeitern geteilt werden.
- Wissensbewahrung: Es ist nicht nur wichtig, einen verlässlichen Transfer von Wissen in einem Unternehmen zu gewährleisten, sondern auch dessen nachhaltige Speicherung zu ermöglichen. Auf diese Weise lässt sich das bewahrte Wissen somit zu einem späteren Zeitpunkt abrufen und gezielt nutzen.
- Wissensnutzung: Damit gemeint ist der produktive Einsatz von Wissen unter Betrachtung der Nutzerbedürfnisse. In diesem Zusammenhang muss das Wissensmanagement klare Vorgaben liefern, wie das Wissen in den bestimmten Gruppen sowie unter den einzelnen Mitarbeitern genutzt wird.
- Wissensbewertung: Dieses letzte Kernelement von Wissensmanagement ermöglicht, die im ersten Schritt definierten Wissensziele auf Effektivität zu überprüfen. Dabei kann sich ein Unternehmen verschiedener Indikatoren und Messverfahren bedienen, die mit der internen Organisation vereinbar sind.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Was bringt Wissensmanagement eigentlich?
Das Wissensmanagement ist ein entscheidender Erfolgsfaktor in der Geschäftswelt. Ohne einen verlässlichen Zugang zum Wissen und einen reibungslosen Wissenstransfer zwischen den einzelnen Unternehmenseinheiten fällt es schwer, die Innovationsfähigkeit zu steigern. Es lässt sich daher mit Sicherheit sagen, dass ein gelungenes Wissensmanagement eine Grundvoraussetzung für die Entstehung einer unternehmensweiten Innovationskultur bildet.
Unternehmen sind immer stärker darauf angewiesen, dass die Wissensarbeit und der Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern gut funktionieren. Der richtige Umgang mit dem vorhandenem Know-how schafft Wettbewerbsvorteil und hilft dabei, einzigartige Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln. Einen wesentlichen Anteil daran haben die fortschreitende Digitalisierung und die Vernetzung bestehender Wissensbestände. Die digitale Wissensdatenbank in einem Unternehmen stellt somit oft den ersten Schritt dar.
Auf der Wissensbasis können nicht nur einzigartige Produkte und Dienstleistungen entstehen, die sich unmittelbar auf den Umsatz eines Unternehmens übertragen. Ein speziell für ein Unternehmen konzipiertes Wissensmanagement dient ebenfalls dazu, die Mitarbeitermotivation zu erhöhen und damit verbunden die Mitarbeiterfluktuation zu senken. Mitarbeiter, die jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können, um diese dann fachgerecht aufzubereiten und in ihren Arbeitsalltag zu integrieren, sind zufriedener und produktiver.
Knowledge Management: So schaffen Sie eine gute Grundlage
Damit das Wissensmanagement richtig funktioniert, bedarf es einer wissensorientierten Kultur, in der eine gute Zusammenarbeit und der Wissensaustausch einen hohen Stellenwert genießen. Die offene Kommunikation und Transparenz darüber, wie das Wissen sowohl in den Gruppen als auch unter den einzelnen Mitarbeitern genutzt wird, stellt eine solide Basis dar.
Experten sind sich einig, dass die Zentralisierung von Wissensmanagement keine gute Idee ist und sich nachteilig auswirken kann. Dies liegt vor allem daran, dass das Wissen von Natur aus sehr verstreut ist. Die einzelnen Unternehmenseinheiten verfügen darüber hinaus über das unterschiedliche Wissen, das auf Abteilung-, Team- und Mitarbeiterebene geteilt wird.
Eine wissensorientierte Kultur schafft außerdem gute Rahmenbedingungen für das unternehmensweite Wissensmanagement, das sich verschiedener Methoden bedienen kann.
Wissensmanagement Methoden im Überblick
Unternehmen können beim Wissensmanagement auf verschiedene Weise vorgehen. Es gibt zwei grundlegende Wissensmanagement Methoden: Kodifizierung und Personalisierung.
Wissensmanagement mittels Kodifizierung
Im Rahmen dieses Ansatzes wird das Wissen vom Wissensträger (zum Beispiel Mitarbeiter) losgelöst und in eine unternehmensweite (digitale) Wissensdatenbank überführt. Die Idee dahinter ist folglich, das für sich alleine stehende Wissen jedem Mitarbeiter frei zur Verfügung zu stellen, damit es für verschiedene Zwecke wiederverwendet und weiterentwickelt werden kann.
Wissensmanagement mittels Personalisierung
Anders als beim Wissensmanagement mittels Kodifizierung ist bei diesem Ansatz das Wissen eng mit dem Wissensträger verbunden. Dies bedeutet, dass das Wissen vorwiegend durch direkte Kontakte weitergegeben wird. Dabei müssen sie nicht unbedingt persönlich, sondern auch per Telefon, E-Mail oder Intranet erfolgen. Es findet keine Integration in die Datenbank statt.
Unser Tipp zur Einführung von Wissensmanagement in einem Unternehmen
Es lässt sich nicht eindeutig sagen, welche Wissensmanagement Methode für ein Unternehmen besser oder schlechter ist. Viel hängt davon ab, wie ein Unternehmen aufgestellt ist und welches Geschäftsmodell es verfolgt. Dabei gilt es zu berücksichtigen, wie die internen und externen Interaktionen stattfinden und ob es eine allgemeine Bereitschaft zum offenen Wissensaustausch besteht.
