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Für eine erfolgreiche Schichtplanung gilt es, die Personalkapazität stets optimal an die tatsächliche Auslastung anzupassen. Aus diesem Wege lassen sich außerdem die Personalkosten möglich gering halten. Dabei helfen kann die Wahlarbeitszeit als eines von mehreren flexiblen Arbeitszeitmodellen.
Definition: Was bedeutet Wahlarbeitszeit?
Unter dem Begriff Wahlarbeitszeit werden verschiedene Arbeitszeitkonzepte zusammengefasst, mittels derer sich Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit selbstbestimmt einteilen können. Die Wahlarbeitszeit wird auch „modulare Arbeitszeit“ genannt und ermöglicht eine größere Mitsprache der Arbeitnehmer hinsichtlich Lage und Dauer der Arbeit.
Solche Arbeitszeitmodelle basieren auf den in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag vorgesehenen Flexibilität. Je nachdem ist beispielsweise das Führen eines Gleitzeit– oder Langzeitkontos möglich.
Wie funktioniert Wahlarbeitszeit?
Ein häufig angewandtes Modell ist das sogenannte „Bausteinsystem“. Dieses funktioniert so: Der Arbeitgeber ermittelt den wöchentlichen oder monatlichen Personalbedarf für einen bestimmte Zeitraum (z.B. pro Woche). Aus den gewonnenen Informationen werden dann Zeitblöcke erstellt und in einem Personalbedarfsplan zusammengefasst. Anschließend haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Wochenarbeitszeit in Absprache mit dem Team auf die Blöcke aufzuteilen.
Dabei können die Mitarbeiter selbst bestimmen, wie viel Zeit sie in ihre beruflichen Tätigkeiten investieren wollen. In Abstimmung mit dem Vorgesetzten legen sie ihre Wahlarbeitszeit für einen bestimmten Zeitraum – in der Regel ein oder zwei Jahre – fest. In der Regel liegt die Mindestarbeitszeit bei 15 Stunden. Nach Ablauf des festgelegten Zeitraums können sie sich erneut entscheiden oder aber zur vertraglichen Grundarbeitszeit zurückkehren. Dadurch haben die Mitarbeiter die Chance, ihre Arbeitszeit an ihre jeweilige Lebenssituation anzupassen.
Gerade für Unternehmen mit langen Öffnungszeiten – beispielsweise in der Vorweihnachtszeit im Einzelhandel – eignet sich diese Form der Wahlarbeitszeit sehr gut für eine optimale Personalbedarfsplanung oder Entscheidungen im Recruiting.
Für die Umsetzung sämtlicher Wahlarbeitssysteme ist ein Arbeitszeitkonto unerlässlich. Schließlich plant der Arbeitgeber den Personalbedarf lediglich voraus – im Arbeitsleben kann es aber durchaus zu Abweichungen kommen. Für die Dokumentation von Plus- und Minusstunden braucht es ein zuverlässiges Tool für die Arbeitszeiterfassung.
Welche Voraussetzungen gibt es für dieses Arbeitszeitmodell?
Insbesondere für Unternehmen, deren schwankender Personalbedarf sich im Voraus gut abschätzen lässt, ist ein Wahlarbeitssystem gut geeignet. Schließlich kann der Arbeitgeber nur unter dieser Voraussetzung festlegen, zu welchen Zeiten er voraussichtlich wie viel Personal benötigen wird.
In dem vom Arbeitgeber oder der Führungskraft ermittelten Personalbedarfsplan können sich dann alle Beschäftigten entsprechend ihrer individuellen Zeitpräferenzen eintragen. Gelingt dies zunächst nicht, sind Absprachen im Team notwendig, bis alle Zeitblöcke besetzt sind. Daher gilt auch: Je unterschiedlicher die Arbeitszeitbedürfnisse der Mitarbeiter sind, desto besser läuft das Management der Wahlarbeitszeit. Das bedeutet auch, dass Wahlarbeitssysteme nur eingeführt werden sollten, wenn die gesamte Belegschaft das Arbeitszeitmodell annimmt und aktiv mitgestaltet.
Welche alternativen Arbeitszeitmodelle gibt es?
Ebenfalls unter dem Begriff Wahlarbeitszeit kann die Möglichkeit zur freiwilligen Arbeitszeitreduzierung ohne Lohnausgleich verstanden werden.
Für welche Branchen und Betriebe eignet sich die Wahlarbeitszeit?
Wichtige Voraussetzung für die Einführung eines Wahlarbeitssystems ist, dass sich arbeitsintensive Phasen voraussehen beziehungsweise abschätzen lassen – beispielsweise im Wochenrhythmus. Aus diesem Grund trifft man Modelle der Wahlarbeitszeit besonders oft bei Unternehmen mit Kundenkontakt und langen Öffnungszeiten an.
Arbeitgeber tun gut daran, ihre Beschäftigten in Verbindung mit einem Wahlarbeitssystem über mögliche negative Auswirkungen zu informieren, die beispielsweise mit der Wahl problematischer Arbeitszeiten abends, nachts oder am Wochenende einhergehen.
Flexibilisierung der individuellen Lebensarbeitszeit
Nicht nur Globalisierung und Digitalisierung, sondern auch der Wertewandel in der Arbeitswelt sorgen in den letzten Jahren für eine vermehrte Flexibilisierung der Arbeitszeit. Vorteile für alle Seiten bringt dies dann, wenn bei der Gestaltung flexibler Arbeitszeiten auch alle Interessen berücksichtigt werden. Wahlarbeitszeit-Modelle existieren, damit dabei auch die Interessen der Arbeitnehmer zunehmend Gehör finden.
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Welche Vorteile hat die Wahlarbeitszeit?
Vorteile für Arbeitnehmer
Mit der Möglichkeit, die eigene Arbeitszeit hinsichtlich Lage und Dauer selbst festzulegen, steigt die Selbstbestimmung der Arbeitnehmer und damit auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Außerdem ist mit einem Wahlarbeitszeitsystem in der Regel eine Rückkehr zur vertraglich vereinbarten Arbeitszeit (Vollzeit oder Teilzeit) garantiert. Damit kurzfristige personelle Engpässe gar nicht erst entstehen, kann man Zeitkorridore festlegen, in denen die Arbeitnehmer Wahlfreiheit genießen. Viele Unternehmen lassen ihre Mitarbeiter beispielsweise alle zwei Jahre entscheiden, ob sie ihre Arbeitszeit erhöhen oder reduzieren wollen.
Vorteile für Arbeitgeber
Ein wesentlicher Vorteil für Arbeitgeber ist, dass ein Wahlarbeitssystem mehr Flexibilität bei schwankender Belastung und Auftragsspitzen ermöglicht. Die Personalkapazitäten lassen sich besser an die tatsächliche Nachfrage anpassen, was dazu führt, dass überflüssige Personalkosten sinken.
Ein weiterer Vorteil aus Unternehmenssicht ist, dass das Arbeitgeberimage profitiert. Dies hat positive Effekte für das Recruiting und die Mitarbeiterbindung.
Welche Nachteile hat die Wahlarbeitszeit?
Für den Arbeitgeber ergibt sich mit einem Wahlarbeitssystem das Risiko, dass die Personalkapazität und der Personalbedarf immer Schwankungen unterliegen, die sich nicht direkt steuern lassen. Gerade kleine Unternehmen können Nachteile erleiden, wenn der Zeitkorridor für die Wahlfreiheit nicht auf die jeweiligen Anforderungen des Betriebs angepasst ist.
Allgemein sollten Unternehmen aus diesem Grund darauf achten, eine genaue Personalbedarfsanalyse durchzuführen und die Wahlarbeitszeit so zu beschränken, dass nachteilige Folgen ausgeschlossen sind. Dies kann zum Beispiel über eine vorausschauende Formulierung in der Betriebsvereinbarung erfolgen. Auch Beschränkungen der Wahlfreiheit für bestimmte Arbeitsbereiche oder Berufsgruppen können sinnvoll sein.
Nicht immer gestaltet sich die Verteilung der Arbeit bei Wahlarbeitszeit-Modellen unproblematisch. Häufig ist es beispielsweise so, dass unbeliebte Zeitblöcke nicht kooperativ vergeben werden können. Auch geteilte Schichten werden zum Teil als nachteilig empfunden. Damit die Zufriedenheit der Arbeitnehmer nicht leidet, sollten Unternehmen sich vor Einführung eines Wahlarbeitssystems genau überlegen, wie beschäftigtenorientiert das Modell in ihrem Betrieb wirklich wäre.
Ein weiterer Nachteil kann ein Verlust an Planungssicherheit sein. Um diese sicherzustellen, sollten die Dienstpläne stets mindestens zwei Wochen im Voraus veröffentlicht werden.
Welche Relevanz hat die Wahlarbeitszeit für die Personalplanung?
Für die Personalplanung bedeutet Wahlarbeitszeit, dass die Tages-, Wochen- und Jahresarbeitszeit in Blöcke aufgeteilt und den Angestellten zur eigenständigen Verteilung angeboten wird. Der auf den Personalbedarf abgestimmte Schichtplan wird gut sichtbar ausgehängt oder in einem Online-Tool zur Verfügung gestellt, damit die Mitarbeiter ihren Arbeitseinsatz nach ihren individuellen Vorlieben sowie unter Berücksichtigung der vereinbarten Arbeitsvolumen eintragen können. Dabei sind persönliche Absprachen unter den Mitarbeitern und mit dem Vorgesetzten explizit vorgesehen.
Warum Arbeitszeitkonten so wichtig sind
An das Wahlarbeitszeitsystem ist in der Regel ein Arbeitszeitkonto gekoppelt, auf dem die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden sammeln. Mittels Arbeitszeitkonto haben Arbeitgeber jederzeit die Möglichkeit, den aktuellen Stand an Plus- und Minusstunden ihrer Mitarbeiter einzusehen und Schwankungen in der Personalkapazität aufzufangen.
Arbeitet ein Mitarbeiter zum Beispiel wegen einer wichtigen Frist länger als vorgesehen, werden seine Überstunden auf dem Konto als Plus verbucht. Diese zusätzliche Zeit kann er zu einem späteren Zeitpunkt durch zusätzliche Freizeit ausgleichen (Zeitausgleich).
Arbeiten angepasst an die unterschiedlichen Lebensphasen des Arbeitnehmers
Mit den unterschiedlichen Modellen zur Arbeitszeitflexibilisierung ermöglichen Arbeitgeber ihren Beschäftigten Arbeitszeiten, die zu ihrem aktuellen Lebensabschnitt passen. Dies ist in vielen Lebensphasen attraktiv – beispielsweise wenn Mitarbeiter Kinder bekommen, denen man Zeit widmen muss, oder wenn Verwandte gepflegt werden müssen. Es kann aber auch ganz andere Gründe geben, in einer bestimmten Lebensphase weniger Zeit im Job verbringen zu wollen, zum Beispiel eine Auszeit in Form eines Sabbaticals.
Das Vorgehen des zeitversetzten Arbeitens bietet sich beispielsweise für eine Praxis an, in der das Patientenaufkommen zu bestimmten Tageszeiten besonders hoch ist. Diese Spitzenzeiten werden entweder durch Teilzeitkräfte oder aber eine geteilte Tagessschicht abgedeckt. Das Modell ist dann besonders gut geeignet, wenn viele Teilzeitkräfte zur Verfügung stehen. Es ist vor allem im Handel, im Logistikbereich und in der Dienstleistungsbranche verbreitet.
Wahlarbeitszeit und Schichtarbeit
Schichtarbeit gilt als wenig attraktiv – bringt aber bei Sonntagsarbeit sowie Nachtschichten lohnenswerte Zeitzuschläge und Schichtzulagen. Es kann daher sinnvoll sein, Mitarbeitern, die ihre Vertragsarbeitszeit reduzieren wollen, weniger Arbeitstage oder mehr Pausenzeit pro Schicht anzubieten. Der Grund: Sie verdienen dann immer noch vergleichbar gut wie im Tagdienst, müssen aber weniger arbeiten.
Kann die Wahlarbeitszeit das Schichtmodell der Zukunft sein?
Wahlarbeitssysteme können Schichtarbeit attraktiver machen. Voraussetzung ist lediglich ein begleitendes System zur Zeiterfassung, beispielsweise in Form von Arbeitszeitkonten.
Wichtig ist, dass die Schichtplanung den Flexibilitätsanforderungen der Mitarbeiter entgegenkommt. Hierbei kann ein Wahlarbeitssystem helfen, das mit roulierenden Planungsprozessen arbeitet und die Arbeitszeit- und Freizeitwünsche der Mitarbeiter berücksichtigt. Dabei sollten die konkreten Arbeitszeiten stets mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf bekannt gegeben werden.
