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Um die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter eines Unternehmen erfassen und organisieren zu können, bedarf es einer übersichtlichen Urlaubsplanung im Unternehmen. Ein Urlaubsplan umfasst daher die Urlaubstage, aber auch sämtliche Abwesenheiten, zum Beispiel aufgrund von Krankheiten.
Definition: Was ist ein Urlaubsplan?
Mit einem Urlaubsplan organisieren Arbeitgeber den Urlaub ihrer Mitarbeiter. Er bietet eine Übersicht über die Zeiten, zu denen diese im Laufe des Kalenderjahrs abwesend sind. Schließlich gilt es, die Urlaubstage der einzelnen Arbeitnehmer sorgfältig aufeinander abzustimmen, um Schwierigkeiten und Kapazitätsengpässe im Tagesgeschäft zu vermeiden. In demselben Plan können auch Krankheitstage oder sonstige Abwesenheiten verwaltet werden. In diesem Zusammenhang wird häufig auch der Begriff Abwesenheitsplan verwendet.
Wie unterscheiden sich Urlaubsplan und Urlaubsliste?
Der innerbetriebliche Urlaubsplan grenzt sich von der Urlaubsliste ab. In letzterer tragen die Beschäftigten ihre Urlaubswünsche ein. Auf diese Weise fällt es dem Arbeitgeber leichter, die Urlaubszeiträume unter Berücksichtigung der individuellen Wünsche festzulegen.
Urlaubsvertretung als Bestandteil eines guten Urlaubsplans
Zu einer guten Urlaubsplanung gehört immer auch ein Plan für die Vertretung der abwesenden Mitarbeiter. Die einfachste Methode ist die Urlaubsvertretung durch Kollegen aus derselben Abteilung, die fachlich geeignet sind und die Arbeit des Abwesenden und alle Abläufe kennen. Natürlich kommen auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen in Frage. In diesem Fall ist zu prüfen, ob diese für die betreffenden Aufgaben infrage kommen.
Welche Vorteile hat ein Urlaubsplan?
Vorteile des Urlaubsplans im Überblick
- Überblick über Abwesenheiten für den Arbeitgeber
- transparenter Einblick in die Urlaubsplanung für alle Mitarbeiter
- Abwesenheiten und Vertretungen werden organisiert
- Vermeidung von übermäßig viel „Resturlaub„
Planung von Urlaub im Unternehmen
Ein förmlicher Urlaubsplan bietet zum einen Hilfe dabei, den Urlaubswünschen der Mitarbeiter möglichst gleichrangig Rechnung zu tragen. Zum anderen sorgt er für eine möglichst geringe Störung der Betriebsabläufe während der Abwesenheiten.
Dabei kann die Planung des Urlaubs unterschiedlich ausgestaltet sein. Handelt es sich lediglich um eine vorläufige Planung, bedarf es anschließend eines förmlichen Urlaubsantrag (sowie der damit verbundenen Freistellungserklärung) durch die Beschäftigten. Handelt es sich dahingegen um eine konkrete Festlegung, entfallen diese Pflichten. Außerdem resultieren nachträgliche Änderungen des Plans – selbst mit Zustimmung der Personalvertretung – nicht zum Widerruf des genehmigten Urlaubs.
- Urlaube und Abwesenheiten verwalten
- Urlaubsanträge genehmigen
- Überschneidungen im Blick behalten
- Urlaubssperren anlegen
Was müssen Arbeitgeber aus rechtlicher Perspektive berücksichtigen?
Bei der Urlaubsplanung sind einige rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten. Ist die Zahl der Urlaubstage nicht im Arbeitsvertrag festgelegt, gelten das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und der darin gesetzlich geregelte Mindestanspruch auf mindestens 20 Tage Erholungsurlaub.
Das Bundesurlaubsgesetz schreibt außerdem vor, dass Arbeitgeber den Urlaubswünschen ihrer Arbeitnehmer entsprechen sollen. Ein Ablehnen von Urlaubszeiträumen ist aber auch möglich, beispielsweise wenn ein betrieblicher Grund (zum Beispiel das Weihnachtsgeschäft) dem Urlaubswunsch entgegensteht.
Bereits bewilligter Erholungsurlaub darf gemäß Bundesarbeitsgericht nur bei dringenden betrieblichen Gründen abgesagt oder verschoben werden. Sollte es dazu kommen, muss der Arbeitgeber sämtliche dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten übernehmen.
Wann muss der Urlaubsplan stehen?
Da es keinen Rechtsanspruch auf bestimmte Urlaubszeiten gibt, tun Arbeitnehmer gut daran, ihre Planung so früh wie möglich abzuschließen. Da der Arbeitgeber Urlaubsplaner ist, darf er eine Urlaubsplanung verlangen und eine Frist setzen. Schließlich kann er ansonsten die verschiedenen Urlaubswünsche nicht ausreichend berücksichtigen. Sollte ein Arbeitnehmer innerhalb dieser Frist keine Wünsche anmelden, ist es dem Arbeitgeber möglich, dessen Urlaub somit selbst zu verplanen.
Ist ein Urlaubsplan verbindlich?
Wann ist der Urlaubsplan verbindlich? Normalerweise ist ein einmal festgelegter Urlaubsplan verbindlich. Änderungen sind nur beim Vorlegen triftiger Gründe möglich – beispielsweise wenn ein Mitarbeiter in der als Urlaub vorgesehenen Zeit erkrankt.
Was gilt für den Datenschutz beim Urlaubsplan?
Was muss man bei der Urlaubsplanung hinsichtlich Datenschutz beachten? Da der Urlaubsplan personenbezogene Daten wie Namen und Adressen beinhaltet, darf er auch innerhalb des Unternehmens nicht einfach allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Für die interne Veröffentlichung ist daher eine Einwilligung von allen Betroffenen nötig.
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Aufstellung des Urlaubsplans?
Ja, die Urlaubsplanung unterliegt zwingend der Mitbestimmung des Personal- oder Betriebsrats. Kommt es zu keiner Einigung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern, wird die Einigungsstelle angerufen.
Urlaubsplan erstellen in der Praxis
Mithilfe verschiedener Softwares und Programme wird die Urlaubsplanung zum Kinderspiel. Hilfreiche Urlaubsplaner sind zum Beispiel Excel, PowerPoint oder Word. Bei der Verwendung von Excel & Co. kann man auf die Vorlage „Urlaubsplan“ zurückgreifen oder eine eigene Tabelle erstellen. Papershift bietet einen Excel Urlaubsplaner, der als kostenlose Vorlage genutzt werden kann.
Eine weitere Option ist ein Wand- oder Teamkalender, der in einem Gemeinschaftsraum aufgehängt wird und somit jedem Teammitglied eine Übersicht bietet. So lassen sich Engstellen und Überschneidungen effektiv verhindern und der Betriebsablauf wird nicht gestört.
Online Urlaubsplaner in Unternehmen erleichtert Routineaufgaben
An zunehmender Beliebtheit erfreuen sich auch digitale Urlaubskalender bzw. Urlaubsplaner zur Verwaltung der Urlaubsanträge in einer Firma. Viele Tools bieten allen Angestellten einen eigenen Zugriff, sodass diese ihre Urlaube direkt verwalten und beantragen können. Der Vorgesetzte erhält eine E-Mail-Info über den Eingang des Antrags und kann diesen im Anschluss daran mit wenigen Klicks zustimmen oder ablehnen. Außerdem können in solchen Systemen Regeln zu Genehmigungsverfahren bei der Urlaubsplanung hinterlegt werden.
