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Stundenabrechnung Definition
Bei einer Stundenabrechnung handelt es sich um die Aufzeichnung der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters. Arbeitnehmer können die von ihnen geleisteten Stunden über digitale Zeiterfassungssysteme oder über einen klassischen Stundenzettel erfassen. Während digitale Zeiterfassungssysteme besonders effizient sind und eine große Datensicherheit bieten, können Stundenzettel-Vorlagen gerade für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeiten eine Alternative sein.
Die Stundenabrechnung erfüllt zwei Zielsetzungen:
- Unternehmensinterne Personalabteilungen bzw. externe Personalbüros erstellen auf Basis der Stundenabrechnungen die monatliche Lohnabrechnung von Mitarbeitern.
- Stundenabrechnungen dienen als Grundlage für die betriebswirtschaftliche Analyse und Planung von Unternehmen.
Gesetzlicher Hintergrund der Stundenabrechnungen sind die in Deutschland verbindlichen Regeln für die maximale Arbeitszeit. Laut deutschem Arbeitsrecht dürfen Arbeitnehmer pro Tag maximal acht Stunden regulär arbeiten und höchsten zwei Überstunden leisten. Auf dieser Grundlage ergibt sich eine maximale reguläre Wochenarbeitszeit (bei einer Sechstagewoche) von 48 Stunden bzw. 60 Stunden mit Überstunden.
Das deutsche Arbeitsrecht regelt ebenso den Abbau von Überstunden sowie die Einhaltung von Pausen. Überstunden müssen innerhalb von sechs Monaten vollständig abgebaut sein. Auch Pausen müssen aus den Stundenabrechnungen genau hervorgehen. Laut Arbeitsrecht müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden 30 Minuten Pausen gemacht werden. Bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit liegt die vorgeschriebene Pausenzeit bei 45 Minuten.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Stundenabrechnung in der Praxis
Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 sind alle Arbeitgeber in der Europäischen Union dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollumfänglich zu erfassen. Laut EuGH dürfen sich Stundenabrechnungen nicht nur auf die Überstunden beschränken. Um genaue Stundenabrechnungen zu gewährleisten, können Arbeitgeber verschiedene Arten der Stundenerfassung einsetzen. Diese müssen in der Lage sein, neben dem Beginn und dem Ende der Arbeitszeit auch Pausen zwischendurch zu erfassen.
Als Arten der Stundenabrechnung werden manuelle und automatische Systeme unterschieden. Im Zeitalter der Digitalisierung werden von Unternehmen fast ausschließlich digitale Zeiterfassungssysteme eingesetzt. Sie funktionieren in der Praxis sowohl über Computer als auch über Smartphones. Mitarbeiter müssen dabei nichts weiter tun als sich in ein Zeiterfassungssystem ein- und wieder auszuloggen. Das digitale System funktioniert wie eine Art Stechuhr und erfasst sekundengenau die Arbeitszeiten von Mitarbeitern. So haben sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer jederzeit einen genauen Überblick über die von Ihnen geleisteten Stunden.
In Zeiten von Homeoffice und Projektarbeit ist eine digitale Zeiterfassung Grundvoraussetzung für das rechtlich einwandfreie Funktionieren eines Unternehmens. Mitarbeiter müssen sich auch bei der Arbeit an unternehmensexternen Orten an die Richtlinien des deutschen Arbeitsrechts halten. Beispiele dafür sind das Homeoffice oder Co-working Spaces. In der Projektarbeit erlaubt eine digitale Zeiterfassung die exakte Zuordnung von Mitarbeiterstunden auf bestimmte Projekte.
