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In jedem Unternehmen laufen eine ganze Reihe an Prozessen ab, die für den wirtschaftlichen Erfolg essenziell sind. Teilprozesse sind beispielsweise die Auftragsbearbeitung, die Produkt- oder Leistungserstellung, die Auslieferung und die Abrechnung. Aufgabe des Prozessmanagements ist es, sämtliche Abläufe auf ihre Leistungsfähigkeit und Optimierbarkeit zu überprüfen. Was genau sich dahinter verbirgt, welche konkreten Ziele das Prozessmanagement verfolgt und wie eine entsprechende Software weiterhelfen kann, beschreibt der Artikel.
Definition: Was wird unter Prozessmanagement verstanden?
Prozessmanagement – auch Geschäftsprozessmanagement oder im Englischen Business Process Management genannt – beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen. Es dient also der bereichsübergreifenden Organisation, Planung und Steuerung der Unternehmensprozesse.
Für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg prozessorientierter Unternehmen ist das Geschäftsprozessmanagement unerlässlich. Es dokumentiert und steuert Prozesse im Unternehmen und will so die Wirtschaftlichkeit und den Kundenservice verbessern. In der Regel geschieht dies anhand der vier Entwicklungsstufen des sogenannten PDCA-Zyklus: Prozessidentifikation, Prozesseinführung, Prozessanalyse und Prozessoptimierung.
Ziele des Geschäftsprozessmanagements sind eine verbesserte interne Transparenz und eine höhere Effizienz im Arbeitsfluss. Außerdem dient das Prozessmanagement der Sicherung der Produktqualität sowie der Vernetzung der Prozesse zwischen den verschiedenen Ebenen der Organisation.
Was sind Prozesse im Prozessmanagement?
Doch was ist eigentlich ein Prozess beziehungsweise was versteht das Prozessmanagement darunter? Prozesse bestehen aus einer Reihe von Aktivitäten, die einen Input (Eingabe) in einen Output (Ergebnis) verwandeln.
Jeder Prozess verfügt über folgende Eigenschaften:
- fester Anfangs- und Endpunkt
- ein oder mehrere Auslöser
- typischer Ablauf
- Potenzial zur Prozessverbesserung
- mindestens ein Eigentümer (Prozesseigner) sowie ein oder mehrere Kunden (intern oder extern)
- benötigt Vorgaben, beispielsweise Definition von Zielen und Maßstäben für die Ergebnisbewertung
- regelmäßige Überprüfung nötig
Historische Entwicklung des Prozessmanagements
Das Prozessmanagement kann aus zwei Perspektiven betrachtet werden: der Geschäftsprozessoptimierung und dem sogenannten Business Process Reengineering (BPR).
Die Geschäftsprozessoptimierung basiert auf der Methode der ARIS-Software, die um das Jahr 1991 von August-Wilhelm Scheer entwickelt wurde. Diese Art des Prozessmanagements setzt auf die datenbasierte Beschleunigung geschäftlicher Abläufe, also die Rationalisierung von Prozessen durch Automatisierung. Häufig spricht man in diesem Zusammenhang deshalb auch von IT-Geschäftsprozessmanagement. Seit der Entwicklung in den 1990er Jahren gab es in der Geschäftsprozessoptimierung Vorstöße in Richtung Robotic Process Automation, die die Notwendigkeit manueller Bearbeitungsschritte minimieren sollen.
Die Geschäftsprozessoptimierung ist eine recht radikale Methode, die dazu dient, Geschäftsprozesse neu zu gestalten. Häufig scheitert diese Form des Prozessmanagements am Fehlen eines ganzheitlichen Ansatzes, was sich zum Beispiel in Widerständen im Unternehmen und mangelnder Kommunikation äußert.
Das Business Process Reengineering dagegen geht auf Michael Hammer und James Champy zurück, die Anfang der 1990er Jahre erstmals die Notwendigkeit von Prozessorientierung in Unternehmen erkannten. In ihren Veröffentlichungen beschrieben sie, dass die Unternehmensorganisation, wie sie im 19. und 20. Jahrhundert vorherrschend war, für das 21. Jahrhundert nicht mehr geeignet sein würde. Statt funktionsorientiert in Abteilungen müsse stattdessen in Prozessen gearbeitet werden. Den Ausgangspunkt der neuen Unternehmensorganisation bilden demnach strategische Überlegungen der Führungsebene, die konsequent in Prozesse übersetzt werden.
Das Business Prozess Reengineering setzt dem funktional hierarchischen Ansatz der Vergangenheit einen modernen prozessorientierten Ansatz gegenüber. Im Gegensatz zum Konzept der Geschäftsprozessoptimierung erfordert dieses kooperative Vorgehen allerdings eine grundlegende Kultur– und Strukturveränderung. Erst auf dieser Grundlage können Prozesse anschließend durch den Einsatz von IT beschleunigt werden.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Arten von Prozessmanagement gibt es?
Die Prozesssteuerung lässt sich in zwei Kreisläufe aufteilen: einen kurzfristigen, operativen und einen langfristigen, strategischen Teil.
Operatives Prozessmanagement
Das operative Prozessmanagement umfasst alle Aufgaben, die einen relativ kurzen Zeithorizont von höchstens einem Geschäftsjahr haben. Hierzu zählen Prozessplanung und -implementierung, das Monitoring, die Analyse und die kontinuierliche Verbesserung. In der Planungsphase werden die erforderlichen organisatorischen Elemente entsprechend eingerichtet.
Strategisches Prozessmanagement
Unter diesem Begriff versteht man Themen, die für die langfristige Strategie relevant sind. Dazu gehören beispielsweise die Definition wichtiger strategischer Ziele sowie das Festlegen von Kernprozessen. Anhand des strategischen Prozessmanagements lässt sich erkennen, ob die Unternehmensziele auf dessen Vision einzahlen und ob die Ziele realisierbar sind. Die strategische Prozesskontrolle findet außerdem heraus, ob Anpassungsbedarf besteht und wie groß dieser ist.
Was ist das Ziel von Prozessmanagement?
Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist es, die im Unternehmen vorhandenen Informationen zu nutzen, um die Wertschöpfungskette möglichst effizient zu gestalten. Damit dies gelingt, muss man die einzelnen Prozesse zunächst verstehen und im nächsten Schritt Optimierungspotenziale ableiten. Im Idealfall sorgt das Prozessmanagement für eine schnellere, kostengünstigere und kundenorientierte Produktion.
Welche Prozessmanagement-Ziele gibt es konkret?
1. Schneller werden
Nicht nur die Produktionsprozesse in Unternehmen profitieren von einem guten Prozessmanagement. Auch andere Prozesse, beispielsweise ein automatisierter Onboarding-Workflow, tragen zur Schnelligkeit und damit dem wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens bei.
2. Kostengünstiger werden
Fehler und Verzögerungen verursachen Kosten – egal, in welcher Prozesskette sie auftreten. Die passenden Analyse-Tools können zum Beispiel helfen, Prozessschritte aufzudecken, die in sich zwar korrekt sind, aber in der falschen Reihenfolge ablaufen.
3. Qualitativ besser werden
Während durch ein gutes Prozessmanagement in der Produktion die Qualität der Produkte steigt, profitiert die Arbeitgebermarke von einer Optimierung der Prozesse im Recruiting.
4. Effizienter werden
Die unternehmensweite Effizienz wächst durch jede kleine Stellschraube, die angepasst und verbessert wird. So führt die Eliminierung überflüssiger Prozessschritte zu Kostenreduktionen und dem Freisetzen von Ressourcen für andere Aufgaben.
5. Mitarbeitende zufriedener machen
Ein gut umgesetztes digitales Prozessmanagement macht die Angestellten nachweislich zufriedener und produktiver.
6. Flexibler werden
Prozesse müssen sich kontinuierlich neuen Bedingungen und Anforderungen anpassen. Hier hilft agil gedachtes Prozessmanagement, das sich flexibel an die sich verändernden Märkte anpasst und die Reaktionsfähigkeit von Unternehmen verbessert.
Welche Aufgaben stehen beim Business Process Management (BPM) im Fokus?
Geschäftsprozessmanagement erfolgt schrittweise. Während man zunächst eine Definition und Beschreibung der Prozesse vornimmt, werden sie im nächsten Schritt modelliert, um Verbesserungspotenziale besser erkennen zu können. Außerdem geht es beim Prozessmanagement um die Entwicklung, Einführung und Steuerung neuer, verbesserter Prozesse. So kann man beispielsweise einen HR-Prozess wie das Onboarding neuer Mitarbeiter mit dem passenden Tool realitätsgetreu abbilden und anschließend zu einem digitalisierten Workflow umgestalten. Im Tool zeigt sich dann, ob die Verbesserung tatsächlich taugt – also beispielsweise inwiefern die Prozessbeteiligten zeitlich entlastet würden.
Hinzu kommt die kontinuierliche Analyse und Überprüfung aller umgesetzten Prozesse und deren Steuerung. Aus den Beobachtungen lassen sich dann erneut Optimierungsmaßnahmen ableiten.
Warum ist Prozessmanagement im Unternehmen wichtig?
Traditionell erfolgt die Arbeit in Unternehmen eher funktions- oder abteilungsorientiert statt in Prozessen. Die Führung erfolgt demnach vertikal und Optimierungen erfolgen meist nur innerhalb der einzelnen Abteilungen. Der Nachteil an dieser Art der Arbeitsorganisation ist, dass Probleme an den Schnittstellen geringer priorisiert werden als die Ziele der Abteilungen. Die Maßnahmen sind üblicherweise auf die Funktionen, nicht auf die Organisation als Ganzes und damit die Kundenzufriedenheit ausgerichtet. Hinzu kommt, dass Planung, Koordination und Kommunikation zwischen den einzelnen Funktionseinheiten zeitintensiv sind und unnötig viele Ressourcen verbrauchen.
Heutzutage ist die prozessorientierte Organisation von Arbeit weit verbreitet. Einen weiteren Anstoß erhält das Prozessmanagement durch die ISO 9001, die die Prozessorientierung bei Qualitätsmanagementsystemen einfordert. Unternehmen konzentrieren sich daher stärker auf ein prozessorientiertes Vorgehen und auf die Verknüpfung und Optimierung einzelner Produktionsschritte und -abläufe. Die Erfüllung der Anforderungen des Kunden steht klar im Vordergrund.
Die Chancen von Prozessmanagement im Überblick
Die Prozessorientierung sowie die Orientierung am Kunden bringen einige Vorteile mit sich. Zum einen können Unternehmen schneller und flexibler auf Änderungen in den Anforderungen – und damit auf disruptive Märkte und die sich immer schneller wandelnde Umwelt – reagieren. Zum anderen haben Unternehmen auf diese Weise die Chance, sich auf wertschaffende Prozesse zu fokussieren. Der Grund: Wenn man Prozesse als Organisationseinheiten versteht und behandelt, lassen sich die Arbeitsabläufe besser beherrschen.
Ein weiterer Vorteil des prozessorientierten Ansatzes ist, dass er eine einfachere Verwaltung und Koordination der Abläufe ermöglicht. Indem die Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen auf das notwendige Mindestmaß reduziert werden, gestaltet sich die Abstimmung und Koordination automatisch schneller.
Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement?
Das erfolgreiche Managen von Prozessen gelingt nur im Team und verteilt sich auf verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten. Um die Prozesse und angewandten Methoden nachhaltig im Unternehmen zu verankern, ist eine klare Verteilung der einzelnen Rollen im operativen Prozessmanagement besonders wichtig.
Essenziell ist auch, dass jede Rolle detailliert beschrieben und die ausgewählte Person, ihre Aufgaben und Kompetenzen verbindlich festgehalten werden. Was die Art der Prozessrollen betrifft, unterscheidet man zwischen ausführenden, beratenden und führende Rollen.
Welche Prozessmanagement-Methoden gibt es?
Methoden für das Prozessmanagement und die Prozessoptimierung gibt es viele. Mittels ihrer Hilfe überprüft, analysiert und bewertet man Prozesse auf ihre qualitative und quantitative Leistung. Dafür nutzt man in der Regel Kennzahlen, anhand derer sich die Prozessleistung mit den eigenen Vorgaben (intern und extern) vergleichen lässt. Process Mapping und Total Quality Management sind nur zwei Methoden, die hier stellvertretend für viele weitere genannt werden.
Process Mapping/Prozessvisualisierung
Mittels einer Process Map stellt man einen Prozess oder Workflow dar. Es handelt sich also um eine umfassende Prozess-Landkarte, die einen Geschäftsprozess in allen Einzelheiten sichtbar macht und Wechselwirkungen sowie Abhängigkeiten zu anderen Prozessen offenlegt. Nutzt man zusätzlich eine Prozessmanagement-Software, kann man auch hochkomplexe Prozesse ganz unkompliziert auf der Benutzeroberfläche visualisieren.
Total Quality Management
Das Total Quality Management diente als Inspiration für das „EFQM Modell für Business Excellence“ (European Foundation for Quality Management). Es hat die kontinuierliche Verbesserung aller Prozesse zum Ziel und setzt auf laufende Stärken-Schwächen-Analysen und das damit einhergehende Aufdecken von Potenzialen für die Verbesserung.
Wie findet man die richtige Methode zum Management von Prozessen?
Prozessmanager haben die Wahl zwischen einer ganzen Reihe an bewährten Ansätzen. Zu den beliebtesten Methoden gehören neben dem Process Mapping und dem Total Quality Management das Lean Management, Kaizen und Six-Sigma.
Welche Methode für welches Unternehmen geeignet ist, hängt entscheidend von der Unternehmensgröße sowie der Branche ab. Viele Methoden – beispielsweise Lean Management und Six-Sigma – sind eng miteinander verzahnt und werden daher in Kombination angewendet. Häufig ergibt sich aus der kombinierten Anwendung sogar die größtmögliche Wertschöpfung.
Wie baut man ein Prozessmanagement auf?
Im Folgenden wird in vier Schritten die grundlegende Vorgehensweise beim Prozessmanagement beschrieben:
- Prozess identifizieren und auswählen: Anfangs sollte man sich auf Prozesse konzentrieren, deren Optimierungspotenzial besonders groß scheint. Hinweise darauf sind offensichtliche Probleme, beispielsweise Verzögerungen und lange Wartezeiten.
- Prozess erfassen und ausgestalten: Für die Erfassung des Prozesses sind die passenden Kennzahlen heranzuziehen, außerdem lohnt es sich, die betroffenen Mitarbeiter zu fragen. Anschließend gilt es, die einzelnen Schritte des Prozesses präzise zu beschreiben und den Prozess mittels einer Verlaufsgrafik zu visualisieren. Das verschafft einen hilfreichen Blick aus der Vogelperspektive.
- Prozess bewerten und analysieren: Um die erstellten Modelle und Grafiken zu überprüfen, beschäftigt man sich noch einmal eingehend mit den Darstellungen – idealerweise zusammen mit den betroffenen Kollegen. Wurde alles richtig verstanden und ist die Darstellung korrekt? Wenn nicht, sind Korrekturen nötig. Erst dann kann geprüft werden, an welchen Stellen der Prozess optimiert werden kann, wo es Fehler, überflüssige Schritte oder Schwachstellen gibt. Bestenfalls ist der Prozessverlauf immer derselbe – in diesem Fall kann er im nächsten Schritt digitalisiert und mithilfe einer Software automatisiert werden.
- Prozess optimieren: Der neu entwickelte und eingeführte Prozess muss regelmäßig auf seine Leistung überprüft werden. Spart die Prozessoptimierung tatsächlich Kosten ein, verkürzt sie die Prozessdauer oder erbringt sie eine verbesserte Qualität? Auch für die Prozessoptimierung und deren Überprüfung bietet sich die Nutzung digitaler Tools an.
Welche Relevanz hat agiles Prozessmanagement?
Die heutige Geschäftsumwelt ist von Wandel und Unsicherheit geprägt. Trotzdem gehen viele Management-Modelle nach wie vor von stabilen Umweltbedingungen aus. Da diese angesichts immer schnellerer Veränderungen aber häufig an ihre Grenzen stoßen, etablieren sich zunehmend agile Modelle – auch und nicht zuletzt im Prozessmanagement.
Agiles Prozessmanagement nutzt agile Methoden, die flexibler auf den Veränderungsbedarf in Unternehmen reagieren und auf maximale Effizienz bei minimalem Aufwand abzielen. Damit trägt es dem Umstand Rechnung, dass sich Kundenanforderungen, Stakeholder-Erwartungen, Ressourcen und Technologien ständig verändern und immer in Bewegung sind.
Unternehmen und auch Prozesse können nie komplett durchgeplant werden. Gerade Prozesse in sehr agilen Unternehmensbereichen wie der Produktentwicklung sind ebenfalls nicht monolithisch, sondern lassen sich mit agilen Prozessmanagement-Methoden oftmals besser bewältigen.
Welchen Nutzen hat eine Prozessmanagement-Software?
Digitale Programme für das Prozessmanagement bieten Prozessmanagern wertvolle Unterstützung. Eine Software für das Business Process Management stellt dem Benutzer eine grafische Oberfläche zur Verfügung, auf der sich die jeweils relevanten Anwendungen und Ansichten befinden. Außerdem bietet sie die Möglichkeit zur Prozessmodellierung – also eine Funktion, mittels derer man verschiedene Prozessvarianten simulieren und evaluieren kann.
Während solche Vorhaben im Echtbetrieb viel Zeit kosten und möglicherweise den Betrieb stören würden, simuliert die Prozessmanagement-Software sie innerhalb kurzer Zeit und komplett störungsfrei. Die verantwortlichen Personen können die Simulationsergebnisse mit zuvor ausgewählten Prozess-Kennzahlen vergleichen und auf dieser Basis einen optimalen Ablauf erarbeiten.
Um die jeweiligen Nutzer nicht zu überfordern, sollte man bei der Auswahl der Software darauf achten, dass sie Aufgaben und Vorgänge rollenbasiert anzeigen kann. Idealerweise ist die Integration in das ERP-System und damit in alle Vorgänge des Unternehmens möglich.
