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Unternehmen können ihr Geschäft mittels Prozessautomatisierung zukunftssicher entwickeln und optimieren. Der Grund: Die Automatisierung von Prozessen ist in vielen Fällen ein Produktivitätstreiber und steigert zudem die Mitarbeiterzufriedenheit. Um unseren Kunden Routineaufgaben im HR-Prozess wie die Zeiterfassung und die Abwesenheitsplanung zu erleichtern, hat Papershift ein umfangreiches Online-Tool entwickelt. Im Folgenden stellen wir dar, inwiefern Mitarbeitende und HR von einem System für die Prozessautomatisierung profitieren und warum das Thema strategische Prozessautomatisierung so wichtig ist.
Was ist Prozessautomatisierung?
Im Unterschied zum Business Process Management geht es bei der Prozessautomatisierung nur um das Automatisieren von Abläufen, nicht um deren Optimierung. Die Prozessautomatisierung bezeichnet die Umwandlung digitaler sowie manuell ausgeführter Prozesse und Services in automatisierte Prozesse, beispielsweise durch Robotic Process Automation (RPA). Diese neuen Abläufe werden auch als Workflows bezeichnet. Abläufe werden automatisiert, um Kosten und Zeit für die manuelle Durchführung einzusparen.
Jede Prozessautomatisierung basiert auf einer Nutzwertanalyse, die ermittelt, ob sich die Automatisierung der jeweiligen Abläufe überhaupt lohnt. So ist das Automatisieren empfehlenswert, wenn der Prozess aus einfachen, sich wiederholenden Arbeitsschritten besteht. Auch komplexe Abläufe können automatisiert werden, in diesem Fall ist lediglich der Aufwand um einiges größer.
Verschiedene Dimensionen der Automatisierung:
- Verfahrensautomatisierung: Einzelne Arbeitsvorgänge werden automatisiert
- Prozessautomatisierung: Man automatisiert einen Produktionsprozess, z.B. durch den Einsatz von Industrierobotern in der Fahrzeugherstellung
- Systemautomatisierung: Die gesamte Fertigung wird automatisiert, z.B. in der Massenproduktion
Warum ist Prozessautomatisierung sinnvoll?
Prozessautomatisierung ist vor allem dann sinnvoll, wenn es um standardisierte Prozesse geht – also manuelle Abläufe, die sich im Alltag der Mitarbeiter ständig wiederholen. Die Vorteile schlagen sich in sinkenden Produktionskosten und -zeiten sowie der Mitarbeiterproduktivität nieder. Schließlich kann so bei der gleichen Mitarbeiterzahl ein höheres Arbeitspensum erledigt werden. Dies führt zu Kostenreduktionen und damit zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens im Markt.
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die messbar höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Gerade wenn sich wiederholende, langweilige Routineaufgaben durch Workflows erledigt werden, profitieren die Mitarbeiter, da sie andere, interessantere Aufgaben übernehmen können. Die Attraktivität des Arbeitsplatzes sowie die Bindung an den Arbeitgeber steigen.
Die Vorteile der Prozessautomatisierung im Überblick
Kosten- und Zeitersparnis
Insbesondere im Verwaltungsbereich kommt es durch ineffiziente administrative Prozesse zu hohen Kosteneinbußen. Manuelle Prozesse schlucken produktive Arbeitszeit und umsatzrelevante Wertschöpfungsprozesse. Automatisierte Abläufe dagegen, die in einem zentralen System zusammengeführt sind, erzielen kosten- und zeitbezogene Einsparungen.
Allein das „Papierproblem“ durch Geschäftsdokumente ist gewaltig. Die finanziellen Mittel, die für Papier und Druckkosten sowie für falsch abgelegte Papierdokumente anfallen, können deutlich sinnvoller investiert werden.
Statt sie auszudrucken und den Mitarbeitenden postalisch zuzustellen, kann man Gehaltsabrechnungen sowie andere personenbezogene Dokumente im Mitarbeiterportal einer HR-Software zur Verfügung stellen. So entfallen nicht nur Druck- und Papierkosten, sondern auch zeitintensive Verwaltungsabläufe. Wertvolle Arbeitszeit kann sinnvoller genutzt werden. Der Verwaltungsbereich wie auch die Lohn- und Finanzbuchhaltung profitieren.
Versteckte Potenziale entdecken
Statt ihre Arbeitszeit in routinemäßige Verwaltungsaufgaben wie die Spesenabrechnung zu stecken, können sich die Mitarbeiter strategischen und wertschöpfenden Aktivitäten wie der Analyse von Ausgabentrends widmen. Die Betriebskosten sinken ganz von allein.
Solche Optimierungspotenziale ergeben sich zum Beispiel in Mitarbeitergesprächen. Führungskräfte sollten die Ideen ihrer Mitarbeiter hinsichtlich der Reduzierung aufwandsintensiver Arbeiten ernst nehmen. Auf dieser Basis können manuelle Tätigkeiten im Personalwesen oder in der Finanzbuchhaltung automatisiert und zu Workflows werden.
Bessere interne Kommunikation
Je bessere die einzelnen Bereiche eines Unternehmens miteinander verbunden sind, desto effizienter und produktiver ist die Steuerung des Business. Noch mehr Vorteile ergeben sich durch die Zentralisierung der Daten aller Bereiche auf systemtechnischer Ebene, also in einem IT-System, abteilungsübergreifend und in Echtzeit. So gestalten sich nicht nur die Kommunikationsprozesse zwischen Personalwesen, Produktion, Einkauf und Vertrieb einfacher, auch die Kunden- und Lieferantenbeziehungen profitieren.
Sind die Unternehmensbereiche erst einmal vernetzt, kann auch der Automatisierungsgrad der Abläufe optimiert werden. Die räumliche Distanz durch ortsunabhängiges Arbeiten spielt mit der Prozessautomatisierung keine Rolle mehr. Stattdessen werden Aufgaben effizient verteilt und schnellstmöglich durch eine gelungene interne Kommunikation bearbeitet.
Möglich wird dies durch Workflow-Apps, die beispielsweise die ortsunabhängige Prüfung und Freigabe von Rechnungen ermöglichen. Das Unternehmen gewinnt an Flexibilität und Geschwindigkeit, im besten Fall steigt auch die Arbeitsmotivation.
Fehlervermeidung und bessere Datensicherheit
Arbeiten, die von Menschen ausgeführt werden, sind fehleranfällig. Dies ist beispielsweise beim manuellen Buchen von Ausgangsrechnungen der Fall. Ist der Mitarbeiter unkonzentriert oder gestresst, werden Rechnungen unter Umständen suboptimal verarbeitet, falsch weitergeleitet oder abgelegt. Unter dieser Ineffizienz leidet nicht nur die Buchhaltung, sondern das gesamte Unternehmen.
Durch das Automatisieren zuvor manuell ausgeführter Arbeiten in der Rechnungsbearbeitung reduziert sich die Fehlerquote erheblich. Daten und Dokumente werden selbstständig erfasst, freigegeben und dokumentiert. Die Mitarbeiter können die gewonnene Zeit nutzen, um Daten auszuwerten und die Optimierung des Cashflows voranzutreiben.
Ein weiterer Vorteil ist, dass ein automatisierter Rechnungsworkflow auch der Datensicherheit zugute kommt. Dank eines durchdachten Genehmigungsworkflows gelangen sensible Daten nur an befugte Personen. Zudem werden die einzelnen Arbeitsschritte auf die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien (DSGVO, GoBD) und der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten überprüft.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?
Standardisierte Prozesse, die für die Prozessautomatisierung geeignet sind, finden sich insbesondere in der Verwaltung von Unternehmen wie dem Finanz-, IT- und HR-Bereich.
Geeignet sind vor allem Abläufe, die regelmäßig oder sehr häufig manuell und mit großem Volumen durchgeführt werden. Sie sind regelbasiert, verfügen also über einen standardisierten Input mit wenig Variation. Dazu gehören viele wichtige HR-Abläufe wie die Lohn– beziehungsweise Gehaltsabrechnung. Auch im Abwesenheitsmanagement spielen regelbasierte Abläufe eine Rolle – beispielsweise wenn ein Mitarbeiter bei der HR oder der zuständigen Führungskraft eine Krankmeldung einreicht.
Andere HR-Bereiche, die sich für die Prozessautomatisierung eignen, sind standardisierte, regelmäßig durchgeführte Analysen und Reportings sowie Abläufe wie das Onboarding und Offboarding.
Prozessautomatisierung in Unternehmen
Die Möglichkeiten für Unternehmen, die eigenen Prozesse zu automatisieren, nehmen zu. Da die Automatisierungslösungen immer komplexer werden, verändert sich auch die Art der Prozesse, die sinnvollerweise automatisiert werden sollten.
Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es?
Dies sind die wichtigsten Arten der Prozessautomatisierung:
- Simple Prozessautomatisierung: Schon vor dem Automatisieren gibt es einen festen, vorkoordinierten Prozessweg, für den es nur einen möglichen Weg gibt. Ein Beispiel ist der automatisierte Versand von Mahnungen.
- Regelbasierte Prozessautomatisierung: Statt eines festen Prozessweges gibt es einzelne, aufeinanderfolgende Schritte, die jeweils von bestimmten Variablen und Entscheidungen abhängen. Ein Beispiel ist die Bearbeitung von Schadensfällen bei Versicherungen.
- Intelligente Prozessautomatisierung: Hierbei handelt es sich um einen komplexen Prozess, bei dem unerwartete Ausnahmen durchaus möglich sind. Wenn die vordefinierten Regeln nicht mehr greifen, kommen zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz.
Prozessautomatisierung: Welche Möglichkeiten gibt es?
Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung sind riesig. Sie verbindet Menschen und Daten in einer Prozesskette, gestaltet Abläufe reibungsloser und trägt damit wesentlich zur Wertschöpfung des Unternehmens bei. Dabei kann es sich um ein abteilungsübergreifendes Genehmigungsverfahren oder die automatisierte Erinnerung ans anstehende Mitarbeitergespräch handeln – jeder Mitarbeiter weiß, was wann und wie zu erledigen ist.
Prozessautomatisierung: Relevant für jede Unternehmensgröße
Übrigens: Prozessautomatisierung lohnt sich nicht nur für Großkonzerne. Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass auch kleine und mittelständische Unternehmen einen Vorteil davon haben, wenn sie alltägliche Aufgaben beispielsweise mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM) erledigen.
Wann lohnt sich die Prozessautomatisierung?
Immer noch scheuen sich viele Unternehmen, die vielfältigen Automatisierungsmöglichkeiten zu nutzen ihre Prozesse durch Workflow Management zu automatisieren. Schließlich ist die Einrichtung der entsprechenden Systeme nicht gerade günstig. Trotzdem bringt die Prozessautomatisierung mit der Zeit viele Vorteile, denn mit ihr lassen sich Zeit und Kosten sparen. Selbst die Automatisierung kleiner, wiederkehrender Tätigkeiten – etwa solcher, die etwa eine Stunde der Arbeitszeit eines Mitarbeiters beanspruchen – spart aufs Jahr gerechnet viele Stunden wertvoller Arbeitszeit.
Als allgemeine Faustregel gilt: Spart die Automatisierung 50 Prozent der Prozessdauer ein und amortisiert sie sich innerhalb eines Geschäftsjahres, ist sie zu empfehlen. Gerade bei komplexeren Automatisierungen kann die Amortisationsdauer höher ausfallen.
Besonders gut geeignet sind Routineprozesse, die sehr häufig ausgeführt werden und in denen darüber hinaus eine gewisse Einheitlichkeit der Datenstrukturen herrscht. Da es in diesen Fällen keine Algorithmen braucht, die ähnliche Daten aus sehr unterschiedlichen Dateiformaten herausfiltern müssen, lassen sich solche Prozesse vergleichsweise gut vernetzen und automatisieren.
… und wann lohnt sich die Prozessautomatisierung nicht?
Unternehmen, die über die Prozessautomatisierung nachdenken, sollten sich zunächst folgende Fragen stellen:
- Welche Prozesse bieten sich für eine Automatisierung an, welche nicht?
Weniger gut geeignet sind beispielsweise die persönliche Kontaktpflege zu Kunden und komplexe Arbeitsschritte wie Tätigkeiten mit vielen individuellen Daten. - Wie digitalisiert ist der Prozess bereits?
Gut geeignet sind Prozesse, die bereits digital stattfinden beziehungsweise deren Daten digital festgehalten werden. Ist ein Prozess dagegen noch analog und es fallen zum Beispiel Akten in Papierform und viele manuelle Aufgaben an, kann es sich lohnen, ihn zunächst einmal zu digitalisieren. - Wie handeln andere Unternehmen?
Es kann lohnenswert sein, einen Blick auf die eigenen Wettbewerber zu werfen und zu schauen, wie diese einen bestimmten Prozess handhaben. Nutzen andere Unternehmen in einem Bereich automatisierte Prozesse, sollte man eventuell ebenfalls über eine Automatisierung nachdenken. - Wie oft wird der Prozess durchgeführt und wie viel Zeit beansprucht er?
Weiter über die Automatisierung nachdenken sollte man, wenn es sich um einen häufig durchgeführten Prozess oder einen Ablauf handelt, der viel Zeit beansprucht. Tritt er dagegen selten auf und ist der Arbeitsumfang gering, liegt der Nutzen wahrscheinlich unter den Automatisierungskosten.
Prozessautomatisierung umsetzen mit den passenden Tools
Inzwischen gibt es eine Reihe an Tools und Softwares für die Prozessautomatisierung. Interessant sind vor allem Cloud-basierte, skalierbare Lösungen, die sich gut an wechselnde Anforderungen anpassen lassen.
Es ist wichtig, die Belegschaft frühzeitig über die Einführung der Prozessautomatisierungs-Software sowie ihre Vorteile zu informieren. Vor allem sollte glaubwürdig kommuniziert werden, dass die Software echte Vorteile hat und die Mitarbeitenden unterstützen soll.
Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, einfache Prozesse selbst zu automatisieren. Viele Anbieter bieten dafür bereits Tools mit grafischen Oberflächen an, für die keine Programmierkenntnisse nötig sind.
Prozessautomatisierung in 4 Schritten realisieren
Unternehmen, die bestimmte Prozesse durch Prozessautomatisierung effektiver gestalten wollen, können die folgenden vier Grundregeln Schritt für Schritt abarbeiten.
1. Bestimmung der Prozessart
Die Erfolgsaussichten bei der Prozessautomatisierung hängen von der jeweiligen Tätigkeit ab. So gibt es auch Aufgaben, die für eine zufriedenstellende Automatisierung zu komplex sind. Daher ist es wichtig, die Prozesse vorab zu skizzieren und Aufwand sowie Aufgabenstellung zu definieren. So erhält man eine Vorstellung von der Komplexität und damit auch den Kosten der Automatisierung.
2. Kosten-Nutzen-Analyse
Welche betriebswirtschaftliche Bedeutung hat der Prozess für das Unternehmen? Empfehlenswert ist eine Automatisierung zum Beispiel dann, wenn der Prozess täglich tausende Male abläuft. Ein hochkomplexer Ablauf dagegen, der nur ausnahmsweise auftritt, eignet sich aufgrund der hohen Automatisierungskosten in der Regel weniger gut.
3. Auswahl des Automatisierungssystems
Hat man sich für einen lohnenswerten Prozess entschieden, steht die Wahl der Automatisierungsmethode an. Im Rahmen des Business Process Reengineering bieten sich Methoden an, mit denen der gesamte Ablauf von Grund auf neu gestaltet wird. Es gibt aber auch die Möglichkeit, nur einzelne Schritte oder Komponenten des Prozesses zu automatisieren. Hierbei spricht man von Teilautomatisierung. Diese bietet sich bei manchen bereits bestehenden Prozessen an.
4. Überwachung der automatisierten Prozesse
Gerade zu Beginn sollte das automatisierte System nicht ohne Aufsicht bleiben, um mögliche Ausfälle aufzufangen. Außerdem ist ein regelmäßiges Review empfehlenswert, um die Funktionalität und Effektivität des automatisierten Prozesses zu überprüfen. Unter Umständen fallen nach einiger Zeit auch Anpassungen an, da sich die Rahmenbedingungen oder die Anforderungen geändert haben.
Praxisbeispiele zur Automatisierung von Prozessen
Besonders sinnvoll ist die Transformation hin zu automatisierten Prozessen im HR-Bereich von Unternehmen. In der Regel bieten sich hier Prozesse wie Personalentwicklung und Recruiting, Bewerbermanagement, Personalverwaltung und Mitarbeitergespräche, Weiterbildung und das Performance- und Kompetenz-Management an.
Beispiel 1: Onboarding
In vielen Unternehmen verlaufen die ersten Tage neu eingestellter Mitarbeiter recht unproduktiv. Häufig hat die IT zu spät oder gar nicht von der Einstellung erfahren und es steht noch kein Laptop zur Verfügung, der Zugang zum Mitarbeiterportal oder der Mailaccount werden erst am dritten Tag angelegt. Der betroffene Mitarbeiter könnte deutlich schneller produktiv sein.
Ein Automatisierungstool informiert die Verantwortlichen – IT, Führungskraft, Team – automatisch über ihre mit dem Onboarding zusammenhängenden Aufgaben. Besonders praktisch ist, dass man in vielen Tools mehrere Onboarding-Profile (für verschiedene Tätigkeitsbereiche, Jobprofile etc.) anlegen kann. Das Resultat: Alle Beteiligten werden rechtzeitig an ihre Onboarding-To-Dos erinnert. Der neue Mitarbeiter ist vom ersten Tag an produktiv.
Beispiel 2: Personaleinsatzplanung
Viele Unternehmen nutzen unterschiedlichste Dokumentationsformen für die Personaleinsatzplanung (Papier, Excel usw.). Durch diese vielfältige Tool-Landschaft nimmt der Prozess viel Zeit in Anspruch, kurzfristige Reaktionen und Benachrichtigungen zu möglichen Planänderungen sind kaum möglich.
Eine zentrale Planer-Software oder -App hilft, den gesamten Ablauf der Personalplanung digital und zentral in einem Tool abzubilden. So ergeben sich zusätzliche Reporting-Funktionen, die die gezielte Personalsteuerung erleichtern.
Alle haben jederzeit einen Überblick darüber, wer wann wo arbeitet, wer wegen Erholungsurlaub oder Krankheit fehlt und wer eine Schicht spontan übernehmen kann. Der Prozess wird deutlich schneller und die Zeiteinsparung für das ganze Team spürbar.
