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Damit ein Projekt Erfolg hat, ist nicht nur eine gute Planung entscheidend. Das Projektcontrolling ist dafür da, stetig zu überprüfen, ob der erstellte Projektplan auch wie gewünscht funktioniert. Hier erfahren Sie unter anderem, was Projektcontrolling genau bedeutet, wer in einem Unternehmen dafür verantwortlich ist und welche Methoden bei der Umsetzung üblicherweise Einsatz finden.
Definition: Was ist Projektcontrolling?
Als Teil des Projektmanagements kümmert sich das Projektcontrolling darum, dass alle Termine, Ziele und Budgets eines Projektes gut organisiert und eingehalten werden. Auch die nötig werdenden Maßnahmen zur Verbesserung der Projektverlaufs gehören zum Einsatzbereich. Die übergeordnete Aufgabe ist nach DIN 66901 die „Sicherung des Erreichens aller Projektziele“. Der Erfolg eines Projektcontrolling wird nach spezifischen Kennzahlen bewertet, die abhängig vom Projekt im Vorfeld festgelegt werden.
Operatives Projektcontrolling vs Strategisches Projektcontrolling
Beim Projektcontrolling spielen sowohl die Überwachung des Projektes als auch die aktive Steuerung des Verlaufs eine Rolle. Es werden die Teilbereiche operatives Projektcontrolling und strategisches Projektcontrolling voneinander unterscheiden. Zudem unterteilt sich das operative Projektcontrolling noch ein mal in das Einzel-Projektcontrolling und das operative Multi-Projektcontrolling:
Operatives Projektcontrolling
- Einzel-Projektcontrolling: So bezeichnet man den Vorgang, wenn das Projektcontrolling die Überwachung und Steuerung eines einzelnen Projektes umfasst.
- Operatives Multi-Projektcontrolling Hierbei werden mehrere Projekte in ihrer Gesamtheit beobachtet und gleichzeitig koordiniert. Eine mögliche Herausforderung des operativen Multi-Projektcontrollings ist es beispielsweise, vorhandene Ressourcen so effektiv wie möglich auf die verschiedenen Projekte zu verteilen.
Strategisches Projektcontrolling
Beim strategischen Projektcontrolling handelt es sich um einen langfristigen Prozess, der sich vor allem mit der Entscheidungsfindung auseinandersetzt, welche Projekte ein Unternehmen durchführen sollte. Es geht um das Finden und Umsetzen effizienter Bewertungsmethoden, mit denen die Erfolgsaussichten eines Projektes ermittelt werden können. Die erlangten Informationen sollen Unternehmen bei der Projektpriorisierung unterstützen.
Projekt im Fokus: Projektcontrolling vs. Projektmanagement
Das Projektcontrolling ist ein Teilgebiet des Projektmanagements. Das Projektmanagement wird nach DIN 66901:5 als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“ definiert. Bestandteile des Projektmanagements sind somit unter anderem auch die Auswahl der Mitarbeiter, die Führung des Personals und die Zeiterfassung. Im Projektcontrolling konzentriert sich im Gegensatz dazu alles auf die Kontrolle des Projektablaufs und auf Sicherung der Projektziele.
Welche Ziele verfolgt das Projektcontrolling?
Das grundsätzliche Ziel des Projektcontrollings ist es, dafür zu sorgen, dass das Projekt so wie ursprünglich geplant abläuft. Dem Auftraggeber gegenüber soll durch das Controlling gewährleistet werden, dass alle Kosten, Fristen und Projektergebnisse genau wie abgesprochen eingehalten werden. Durch eine exakte Dokumentation des Projektfortschritts und die Erstellung eines Projektstatusberichtes unterliegt das laufende Projekt außerdem einer exakten Kontrolle, die eventuelle Abweichungen vom Projektplan erklärt. Das sorgt für Transparenz und dient als Stützwerk zur Optimierung zukünftiger Projekte.
Welche Aufgaben gibt es im Projektcontrolling?
Die DIN 69901-5-Norm zählt sechs obligatorische und neun optionale Aufgaben des Projektcontrolling-Vorgangs auf:
Obligatorische Aufgaben:
- Steuerung der Termine
- Steuerung von Änderungen
- Kontrolle der Ressourcen
- Erteilung der Abnahme
- Steuerung der Risiken
- Steuerung der Zielerreichung
Optionale Aufgaben
- Anstoßen von Vorgängen
- Steuerung der Dokumentation, Kommunikation, Information und des Berichtwesens
- Steuerung der finanziellen Mittel
- Durchführung des Kick-Offs
- Bildung eines Projektteams
- Entwicklung des Projektteams
- Qualitätssicherung
- Steuerung möglicher Nachforderungen
- Abwicklung der Kunden- und Lieferantenverträge
Besonders die obligatorischen Aufgaben und Prozesse sind für ein erfolgreiches Projektcontrolling und damit für einen erfolgreichen Projektabschluss elementar. Durch eine feste Aufgabenverteilung und eine dadurch bedingte geregelte Überwachung und Steuerung aller Projektbereiche kann der Projektablauf so risikoarm und effizient wie möglich durchgeführt werden. Eventuelle Abweichungen vom Projektplan wie Zeitverzögerungen oder Fehlkalkulationen werden frühzeitig erkannt, sodass eine schnell Gegensteuerung erfolgen kann.
Wer ist für das Projektcontrolling verantwortlich?
Wer die Aufgaben des Projektcontrollings übernimmt, hängt von der Größe des Unternehmens und des jeweiligen Projektes ab. Auch die Menge der zur Verfügung stehenden Ressourcen bildet einen Faktor. So erfolgt das Controlling je nach Situation durch einen einzelnen Projektcontroller oder den Projektleiter selbst, oder aber wird durch ein ganzes Projektcontrolling-Team gesteuert. Bei besonders umfangreichen Projekten ist es außerdem üblich, dass eine Projektcontrolling-Abteilung engagiert wird. Diese gehört entweder zum Unternehmen oder wird von einer externen Stelle zurate gezogen. Innerhalb eines Projektcontrolling-Teams gibt es einen verantwortlichen Projektcontroller, der eng mit dem Projektleiter zusammenarbeitet.
Was genau macht ein Projektcontroller?
Projektcontroller übernehmen die leitende Position innerhalb des Projektcontrollings. So überprüfen sie den Projektfortschritt, vergleichen den Projektplan mit den aktuellen Ist-Daten und kümmern sich bei Abweichungen um die notwendige Gegensteuerung. Der Projektcontroller ist darüber hinaus für seine Arbeit auf die Anweisungen durch den Projektmanager und dem von diesem erstellten Projektplan angewiesen. In einigen Fällen handelte es sich bei Projektmanager und Projektcontroller auch um dieselbe Person.
Was soll im Projektcontrolling überwacht werden?
Während der gesamten Projektlaufzeit gilt es, drei Parameter kontinuierlich und dauerhaft zu überwachen. Bei diesen Parametern, die vor dem Beginn der Projektdurchführung im Projektplan festgesetzt werden, handelt es sich um:
- Die Erreichung der vorgegebenen Projektergebnisse
- Die Einhaltung der kalkulierten Kosten
- Die Einhaltung der geforderten Projektfristen
Welche Kennzahlen gibt es im Projektcontrolling?
Der Erfolg eines Projektes wird über Kennzahlen evaluiert, die vor der Durchführung des Projektes festgelegt werden. Welche Parameter folglich genutzt werden, ist ganz individuell und abhängig vom konkreten Projekt zu bestimmen. Folgende Kennzahlen kommen häufig zum Einsatz:
- Leistungsfortschritt
- Qualität des Projektergebnisses
- Kosten des gesamten Projektes und Umsatz
- Aufwand und genutzte Ressourcen pro Projektphase
- Zeitspanne zwischen Projektfertigstellung und Ablauf der Projektlaufzeit
- Höhe der Projektrisiken
- Zufriedenheit der Mitarbeiter
- Zufriedenheit der Kunden
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Welche Projektcontrolling Methoden gibt es?
Zum effektiven Steuern und Überwachen von Projekten haben sich einige Methoden bewährt. Je nach Projektphase werden folgende gängige Projektcontrolling-Methoden angewendet:
Vorprojektphase
- Nutzwert-Analyse (NWA): Die Nutzwert-Analyse gilt als eine sehr gängige Methode zur Überprüfung davon, ob ein Projekt angenommen werden sollte oder nicht. Hierbei sucht man sich die relevantesten Kriterien, die ein ideales Projekt erfüllen soll, heraus und gibt ihnen jeweils eine Gewichtung. Dann lässt sich bei jedem potenziellen Projekt anhand dieser Kriterien mithilfe einer einfachen Rechnung ermitteln, wie hoch sein Nutzwert ausfällt. Das Projekt mit dem höchsten Nutzwert gewinnt die Entscheidung schließlich für sich.
- Risiko-Analyse: Bei der Risiko-Analyse listet man alle möglichen Risikofaktoren auf, teilt ihnen einen Wert zu und berechnet eine Risikokennzahl. Die Höhe der Risikokennzahl gibt folglich Auskunft darüber, wie risikoreich das untersuchte Projekt ist.
- Wirtschaftlichkeitsrechnung: Mit dieser häufig verwendeten Methode kann vor der Projektannahme und -durchführung eingeschätzt werden, als wie rentabel sich das Projekt herausstellen wird. Berücksichtigt werden je nach Projektart sowohl die zu investierenden Kosten als auch die wahrscheinlichen Gewinne und Erlöse. Es wird eine finanzielle Kennzahl berechnet, mit der sich die Rentabilität verschiedener Projekte gut miteinander vergleichen lässt.
Definitionsphase
- Projektplan: Die Erstellung eines Projektplans dient als Grundlage für die Durchführung eines Projektes und ist damit elementar erforderlich. Innerhalb des Plans regelt der Projektplaner unter anderem die verschiedenen Teilschritte des Projektes und formiert Arbeitspakete, die eine verbesserte Strukturierung und Planbarkeit ermöglichen.
- Meilenstein-Trendanalyse (MTA): Im Rahmen der Projektplanung legt der Projektleiter in der Regel Meilensteine mit genauen Terminen fest, an denen bestimmte Projektschritte erledigt worden sein sollen. Bei der Meilenstein-Trendanalyse werden Prognosen darüber erstellt, inwieweit diese Meilensteine fristgerecht eingehalten werden können. Die Analyse erfolgt außerdem mittels eines Diagramms, das den Projektverlauf durch eine Trendkurve darstellt. So kann während des Projektes stets eingesehen werden, wie gut das Unternehmen in der Zeit liegt.
- Kosten-Trendanalyse (KTA): In der Kosten-Trendanalyse werden die aktuellen Ist-Kosten mit den zuvor festgelegten Soll-Kosten verglichen. So werden Fehlkalkulationen früh offensichtlich und entsprechende Angleichungen in der Projektsteuerung werden begünstigt.
Durchführungsphase
- Leistungswertanalyse (auch Earned Value Analyse): Mithilfe einer Leistungswertanalyse misst man während des Projektverlaufs den kontinuierlichen Projektfortschritt. In einem entsprechenden Diagramm werden dafür die geplanten und die tatsächlichen Aufwände eines bestimmten Projektschrittes einander gegenübergestellt. Eventuelle Abweichungen werden auf diese Weise sofort sichtbar und können effizient angegangen werden.
- Soll-Ist-Vergleich: Bei einem Soll-Ist-Vergleich berechnet man in regelmäßigen Abständen die Differenz zwischen dem Ist- und dem Soll-Wert. Mögliche Vergleichswerte können folglich die erledigten Aufgaben, die getätigten Ausgaben oder die zeitlichen Fristen sein.
- Ampel-Methode: Die Ampel-Methode stellt den aktuellen Stand des Projektes mithilfe der Farben Grün, Gelb und Rot dar. Während Grün vermittelt, dass das Projekt planmäßig läuft, vermittelt Gelb, dass bereits Abweichungen und Verzögerungen bestehen, die aber unter Umständen noch ausgeglichen werden können. Steht die Ampel auf Rot, kann das Projekt vermutlich nur noch mit einer erheblichen Verzögerung abgeschlossen werden.
Abschlussphase/Nachprojektphase
In der Abschluss- und Nachprojektphase ist es an der Zeit für den Abschlussbericht zum Projekt. Außerdem kann anhand der Auswertung der Kennzahlen der Projekterfolg ermittelt werden.
Projektcontrolling im Unternehmen
Das Projektcontrolling besitzt nicht nur während der konkreten Projektdurchführungsphase eine hohe Relevanz, sondern während des gesamten Projektlebenszyklus. Ohne eine detaillierte und systematische Überwachung der Einhaltung des Projektstrukturplans scheitern viele Projekte an der Umsetzung, da Probleme häufig erst dann erkannt werden, wenn es für eine Rettung längst zu spät ist. Durch das Projektcontrolling wird die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten also immens erhöht und zudem die Effizienz des Unternehmens deutlich verbessert.
Was macht ein gutes Projektcontrolling aus?
Ein gutes Projektcontrolling muss viele unterschiedliche Merkmale aufweisen. Dazu zählen unter anderem eine effiziente und transparente Zielsetzung und eine zuverlässige Dokumentation und Auswertung der Daten. Außerdem sehr wichtig sind eine offene Kommunikation und Fehlerkultur zwischen allen beteiligten Mitarbeitern, damit die zugrundeliegenden Daten, mit denen die Projektstruktur geformt wird, auch der Wahrheit entsprechen. Ein erfolgreiches Controlling äußerst sich schließlich durch den Erfolg des Projektes selbst.
Wie wird Projektcontrolling erfolgreich im Arbeitsalltag eingebunden?
Im aktiven Arbeitsalltag stellt das Controlling von Projekten besonders für Neulinge auf dem Gebiet eine schwierige Herausforderung dar. Folgende Tipps können Ihnen folglich bei der Umsetzung helfen:
- Führen Sie eine ständige Wiederholung der Überprüfung und des Vergleichs aller Daten durch! Der Projektcontrolling-Vorgang sollte als Zyklus verstanden werden, der während des gesamten Projektes rolliert. Dabei gilt es, die gewählten Methoden ein oder mehrere Male in jeder Projektphase zu durchlaufen, damit Abweichungen frühzeitig erkannt werden können.
- Bleiben Sie flexibel! Projektabläufe können nur immer weiter optimiert werden, wenn man dazu bereit ist, mit den gewohnten Lösungen zu brechen. So kann es sich immer lohnen, neue Ideen zum Zwecke der Problembewältigung auszuprobieren, anstatt weiter die altbekannten und nachweislich weniger effizienten Methoden durchzuführen.
- Verwenden Sie unterstützende Software für die Erfassung und Auswertung der Daten! Die Arbeit eines Projektcontrolling-Teams wird durch entsprechende Software nicht nur vereinfacht, sondern auch optimiert. So kommt man unter Verwendung einer elektronischen Projektzeiterfassung beispielsweise zu viel genaueren und fehlerfreieren Daten.
