© DC Studio / Adobe Stock
Inhalt
Die Erledigung des Arbeitspensums und damit die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens lassen sich nur über den effizienten Einsatz ausreichend qualifizierter Arbeitskräfte gewährleisten. Welche Rolle die Personalwirtschaft dabei spielt, welche Definition, Inhalte und Ziele sie hat, erklärt der folgende Artikel.
Definition: Was versteht man unter Personalwirtschaft?
Der Begriff Personalwirtschaft bezeichnet den Umgang mit den Arbeitskräften, ihren Zeiteinteilungen und ihrer Entlohnung in Wirtschaftsunternehmen. Träger personalwirtschaftlicher Entscheidungen und Maßnahmen sind hauptsächlich die Unternehmensleitung, die Personalabteilung und die Führungskräfte.
Alternative Bezeichnungen sind Personalwesen, Personalpolitik, Personalmanagement und Human Resources (Human Resources Management). Die Kombination der Wörter „Personal“ und „Wirtschaft“ zeigt jedoch sehr deutlich, dass sich der Einsatz von Personal an Effizienzkriterien orientieren muss. Dementsprechend gehört es zu den zentralen Aufgaben der Personalwirtschaft, eine ausreichende Zahl qualifizierter Arbeitskräfte für die jeweils herrschenden Anforderungen zur Verfügung zu stellen (Personalplanung).
Damit verbunden sind in der Praxis die Aufgabenbereiche Personalbeschaffung (Personalmarketing, Recruiting), Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitmanagement. Im Grunde geht es in der Personalwirtschaft also darum, die Arbeitskräfte im Unternehmen, ihre Qualifikationen und zeitlichen Ressourcen so zu verteilen, dass es den Bedürfnissen aller Beteiligten (möglichst) gerecht wird. In einem zweiten Schritt ist es Aufgabe der Personalwirtschaft, die Personalentwicklung auf die aktuellen und zukünftigen Unternehmensziele zuzuschneiden. Dazu gehört beispielsweise die Bereitstellung von Weiterbildungen etc.
Weitere wichtige Aufgabenfelder sind die Personalentlohnung und der damit einhergehende Interessenausgleich im Unternehmen. Schließlich stellt das Arbeitsentgelt für die Beschäftigten einen der höchsten Kostenfaktoren für Unternehmen dar.
Was versteht man unter betrieblicher Personalwirtschaft?
Betriebliche Personalwirtschaft bezeichnet, wie in Wirtschaftsorganisationen mit lebendiger Arbeit – also Arbeitskräften und Personal – umgegangen wird. Zu den Rahmenfunktionen der betrieblichen Personalwirtschaft und Personalarbeit gehören die Personalführung, die Personalpolitik und das Personalcontrolling.
Inhalte und Funktionen dieser Teilbereiche der betrieblichen Personalpolitik und -wirtschaft sind die folgenden:
- Personalplanung
- Personalbeschaffung
- Personaleinsatz
- Personalentwicklung
- Personalentlohnung
- Personalbetreuung
- Personalverwaltung
- Personalfreistellung
Grundsätze der Personalwirtschaft: Humanitäts- und Wirtschaftlichkeitsprinzip
Die Personalwirtschaft und der gesamte Personalbereich richten sich nach dem Wirtschaftlichkeits- und dem Humanitätsprinzip. So zielt das Wirtschaftlichkeits- oder ökonomische Prinzip auf ein möglichst günstiges Verhältnis zwischen Personalkosten (Entlohnung der Arbeitnehmer) und dem daraus resultierenden Personalertrag (Leistung, Ergebnisse) ab. Dagegen stellt das Humanitätsprinzip den Mitarbeiter als Menschen in den Mittelpunkt des betrieblichen Leistungsprozesses. Das Bestreben danach drückt sich beispielsweise in den Bereichen Arbeitsschutz und den Bemühungen vieler Unternehmen um einen kooperativen Führungsstil aus.
Was ist der Unterschied zwischen Personalwirtschaft und Personalwesen?
Die Personalwirtschaft ist – genau wie der Vertrieb, der Einkauf oder die Buchhaltung – ein innerbetrieblicher Strukturbereich. Ihre ausschließliche Aufgabe ist es, den Personaleinsatz zu planen. Unter das Personalwesen dagegen fallen alle Aufgaben von der Personalbedarfsermittlung und -beschaffung über die Personalentwicklung bis zur Personalfreisetzung.
Wie unterscheiden sich Personalmanagement und Personalwirtschaft?
Die Begriffe Personalmanagement und Personalwirtschaft bezeichnen denselben Unternehmensbereich und dieselben mit ihm verbundenen Aufgaben. Sie können also als Synonyme verwendet werden – wobei der Begriff Personalmanagement etwas jünger ist und daher als moderner gilt.
Personalmanagement und Personalwirtschaft sind auf der oberen Hierarchieebene angesiedelt und zielen auf das Erreichen langfristiger strategischer Unternehmenszielen ab. Sie nehmen das gesamte Unternehmen in den Fokus und werden daher häufig mit dem Begriff Personalpolitik synonym verwendet.
Personaleinsatzplanung und Workforce Management
Die wichtigsten Ziele des Workforce Management sind ein bedarfsoptimierter Personaleinsatz, Kostenersparnisse durch eine präzise Einsatzplanung und höchstmögliche Flexibilität in der Gestaltung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Durch ein gutes Workforce Management profitieren Unternehmen von einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und so von einer Steigerung der Produktivität und Wirtschaftlichkeit.
Dementsprechend ist die Personaleinsatzplanung – wie die Personalbedarfsermittlung und Personalbedarfsplanung, Personalsteuerung, Kapazitätsplanung und Zeitwirtschaft – ein Teilbereich des modernen Workforce Management. In ihrer Gesamtheit geht diesen Bereichen darum, die zur Verfügung stehenden Personalkapazitäten optimal einzusetzen und flexibel auf Schwankungen im Bedarf reagieren zu können. Arbeitsaufkommen und Kapazitäten beziehungsweise Mitarbeitende sollen so gut wie möglich synchronisiert werden.
Besonders einfach gelingt die Optimierung des betrieblichen Workforce Management und der Personaleinsatzplanung als einem seiner Teilbereiche mit Tools wie der Einsatzplanung mit Papershift. Das System ermöglicht es Unternehmen, Personaleinsatzpläne zu erstellen und mit den Mitarbeitern zu teilen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten zu erfassen und schnell auszuwerten.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Ziele und Aufgaben der Personalwirtschaft in Unternehmen im Überblick
Die Tabelle gibt eine Übersicht über die Gesamtheit an Teilbereichen des Personalmanagements in Unternehmen und ihre Ziele im Rahmen des Personalwesens.
| Personaleinsatzplanung | Bestmögliche, effiziente Einteilung der Mitarbeiter nach Qualifikation für einen optimalen Return on invest (ROI) |
| Personalplanung | Bestandssichtung und Planung des zukünftigen Personals anhand sinnvoller Kalkulationen und Erfahrungswerte (Personalbestandsplanung und Personalbedarfsplanung) |
| Personalfreisetzung | Strategie zur gesetzlich zulässigen Kündigung von Mitarbeitern (basierend auf Personalplanung) |
| Personalentwicklung | Maßnahmen, die die Effizienz und Leistung der Mitarbeiter fördern, z.B. Fortbildung, moderne Führungsmethoden |
| Entgeltpolitik | Gestaltung der finanziellen Leistungen an die Mitarbeiter |
| Mitarbeiterorientierung | Maßnahmen, die das Employer Branding und die Mitarbeiterbindung verbessern |
Warum ist die Personalwirtschaft so wichtig?
Ohne gut funktionierende Personalwirtschaft sind Unternehmen nicht in der Lage, am freien Markt zu überleben. Gerade angesichts der um sich greifenden Globalisierung stehen Unternehmen unter einem hohen Wettbewerbs- und Kostendruck. Hinzu kommt der Fachkräftemangel in Deutschland, der die Managementebene vor große ökonomische und personalpolitische Herausforderungen stellt.
Gerade die personalwirtschaftlichen Disziplinen der Personalplanung und Personalentwicklung können daher einen wichtigen Beitrag dazu leisten, Unternehmen zukunftsorientiert zu gestalten und zu führen. Sie sind – insofern korrekt ausgeführt – die Garantie dafür, dass Betriebe gut genug aufgestellt sind, um ihr gesamtes Personalwesen, also ihr Personalmarketing, ihre Einsatzplanung und ihre Entgeltpolitik, immer wieder aufs Neue an die Anforderungen internationaler Märkte und die zunehmende Digitalisierung anzupassen.
Warum Personalplanung eine der wichtigsten Grundlagen der Personalwirtschaft ist
Grundaufgabe des Personalmanagements ist es, die vorhandenen Arbeitskräfte aller Tätigkeitsbereiche zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort, in der benötigten Anzahl und mit der richtigen fachlichen Eignung zu organisieren und so reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Weitere Faktoren, die dabei berücksichtigt werden müssen, sind eine gerechte Entlohnung und die wirtschaftliche Ertragslage des Unternehmens. Denkt man dies weiter, führt die ideale Verteilung des Arbeitsaufkommens nicht nur zu einer höheren Arbeitsproduktivität, sondern auch zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung.
Innerhalb der Personalwirtschaft übernimmt die Planung des Personals außerdem die Aufgabe, den Personalzustand regelmäßig zu ermitteln zu verbessern. Dabei ist der Idealzustand, dass die Mitarbeiter mit ihren Qualifikationen und ihrer Arbeitsleistung zu 100 Prozent die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Realistisch ist dies zwar nicht möglich, die Personalwirtschaft trägt durch die Berücksichtigung aller wichtigen Parameter der Personalwirtschaft aber wesentlich zur fortlaufenden Optimierung der diesbezüglichen Zustände im Betrieb bei.
Welche Ziele werden in der Personalwirtschaft verfolgt?
Das Personalmanagement verfolgt vor allem das Ziel, die Arbeitskraft der Mitarbeiter möglichst effizient und ökonomisch – also vor dem Hintergrund der Personalkosten sowie sozialer Kriterien – zu nutzen. Mit der strategischen Einsatzplanung wiederum will man einen möglichst hohen Return on Invest (ROI) erreichen.
Heutzutage orientierten sich die Themen und Ziele des Personalmanagements stark an zukünftigen Anforderungen, beispielsweise in Bereichen wie der Personalentwicklung oder familienorientierten Maßnahmen. Alles in allem geht es aber nach wie vor darum, den Personaleinsatz strategisch zu planen und dafür zu sorgen, dass die Eigenschaften der Angestellten bestmöglich mit den Anforderungen der einzelnen Positionen übereinstimmen.
Ein Beispiel: Verfügt ein in der Fertigung eingesetzter Mitarbeiter nicht über die notwendigen Qualifikationen, um eine Maschine professionell zu bedienen, benötigt er mehr Zeit als seine gut ausgebildeten Kollegen. Das wiederum hat Auswirkungen auf seine Produktivität und damit auf die Zielerreichung des Unternehmens. Der ROI des Mitarbeiters ist geringer als der seiner Kollegen oder sogar negativ. Das bedeutet, dass der Personalaufwand – also die für den Mitarbeiter eingesetzten Kosten – über dem kalkulierten Gewinn durch seine Arbeit liegt.
Solche Beispiele zeigen die Wichtigkeit des faktenorientierten Personaleinsatzes im Personalwesen aller Branchen. Nur indem man die Eigenschaften und die Qualifikation der Arbeitskräfte in den Blick nimmt, kann es gelingen, die Tätigkeitsbereiche sinnvoll und produktivitätssteigernd zu besetzen. Kommt es zu Ungleichgewichten, müssen Personaler und Führungskräfte personalwirtschaftliche Maßnahmen – beispielsweise solche der Personalentwicklung oder -freisetzung – einleiten, um so die Managementziele zu erreichen.
Aufgaben der Personalwirtschaft
Während die Personalwirtschaft in kleineren Unternehmen häufig von der Geschäftsführung übernommen wird, gibt es in größeren Unternehmen meist einen eigenen Bereich, der sich mit dem Personalwesen und den verschiedenen personalwirtschaftlichen Funktionen beschäftigt. Man unterscheidet dabei zwischen aufgaben- und mitarbeiterbezogenen sowie funktionalen Aufgaben.
Personalbeschaffung
Die Beschaffung von Arbeitskräften basiert auf der Annahme, dass in Unternehmen eine qualifizierte Person zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort eine bestimmte Leistung erbringen soll. Die Beschaffung erfolgt entweder außer- oder innerbetrieblich.
Dabei kommen folgende Methoden der Personalbeschaffung zum Einsatz:
- Feststellung des Personalbedarfs im Unternehmen (Personalbedarfsplanung innerhalb der Personalplanung)
- Analyse des Arbeitsmarkts
- Analyse der Arbeitsmarktsituation im Unternehmen (Mitarbeiterzufriedenheit und -alter, Krankheitstage, Urlaubsansprüche)
- Entscheidung über Beschaffungsmaßnahmen (intern oder extern)
- Suche über Recruiter und Personalberater, Zusammenarbeit mit Arbeitsämtern
- Bewerbermanagement: Bewerber-Analyse, Bewerbungsgespräche, ggf. Assessment Center
Personalplanung
Die Personalplanung beschäftigt sich mit der Ermittlung der Arbeitssituation im Unternehmen, dem Arbeitskräftebedarf und der Vorbereitung von Maßnahmen des Personalwesens. Dabei geht es darum, künftige Anforderungen frühzeitig zu erkennen und in die Planung einzubeziehen. Die Personalbedarfsplanung spielt hier eine wichtige Rolle.
Ziele der Personalplanung sind eine stabile Arbeitsmarktsituation innerhalb des Betriebs, die optimale Nutzung der vorhandenen Arbeitskraft und das frühzeitige Erkennen neuer Bedarfe. Außerdem geht es darum, die Arbeitsbedingungen bestmöglich an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen und neue Fortbildungsmöglichkeiten für Angestellte zu schaffen, die neue Aufgabenbereiche übernehmen.
Personalführung
Ein essenzieller Teil von Personalwesen und Personalwirtschaft ist die Führung der Mitarbeitenden. Hier geht es darum, das Personal durch eine durchdachte Auswahl der Führungskräfte und gezieltes Führen zu Höchstleistungen zu motivieren und für die Unternehmensziele zu begeistern. Unter Zuhilfenahme verschiedener Führungsinstrumente will man die Kooperation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern verbessern und Fehlzeiten, Krankheitstage und Fluktuation reduzieren. Außerdem soll sowohl die qualitative als auch die quantitative Mitarbeiterleistung gesteigert werden.
Es kommen materielle (z.B. finanzielle Entlohnung, Boni) und nicht-materielle Anreizsysteme (Inhalt der Arbeit, Statusgewinn, Stabilität, Wertschätzung, Selbstverwirklichung, Verantwortung) zum Einsatz. Darüber hinaus geschieht Personalführung über die strukturelle Organisation des Unternehmens – also in Form von Vorschriften, Arbeitskonzepten, Ausbildungsprogrammen und Prämiensystemen.
Personalentlohnung
Auch die Entlohnung ist ein wichtiger Stützpfeiler im Personalmanagement. Ein reibungslos ablaufendes Vergütungssystem sorgt für eine geregelte Arbeitsstruktur im Betrieb. Mögliche Formen der Personalentlohnung sind neben dem Zeitlohn der Akkordlohn, der Prämienlohn und der Beteiligungslohn. Letzterer meint eine Erfolgs- oder Kapitalbeteiligung der Mitarbeiter.
Personalentwicklung
Der moderne Arbeitsmarkt unterliegt einem ständigen technischen und wissenschaftlichen Fortschritt. Angesichts dieser Tatsache müssen Mitarbeitende durch Fortbildungen und Schulungen lebenslang weiterentwickelt werden. Aufgabe der Personalarbeit ist es, den Bedarf an Weiterbildungsformaten zu ermitteln und den Arbeitnehmern diese zu ermöglichen.
Durch geeignete, an das Individuum angepasste Entwicklungsmaßnahmen erhöht man nicht nur das Leistungspotenzial und Sozialverhalten des einzelnen Mitarbeiters, sondern passt diesen auch die sich ändernden beruflichen Anforderungen an. Durch entsprechende Maßnahmen bereiten Betriebe ihre Mitarbeiter zum Beispiel auf einen Karrieresprung vor und erreichen so eine größere Unabhängigkeit vom externen Arbeitsmarkt.
Für die Mitarbeiter halten die Maßnahmen der Personalentwicklung zahlreiche Vorteile bereit. So profitieren sie von den ihnen zur Verfügung gestellten Formaten und können sich selbst verwirklichen. Für den Betrieb wiederum birgt dies den Vorteil, dass Nachwuchstalente an Motivation gewinnen und Mitarbeitende eine erhöhte Leistungsbereitschaft zeigen.
Personalbetreuung
Die Personalbetreuung wird auch Mitarbeiterbetreuung oder Personalservice genannt. Durch sie werden Mitarbeiter entsprechend ihrer individuellen Bedarfe betreut und beraten. Mögliche Leistungen der Mitarbeiterbetreuung sind Mentorings (interne Beratung durch andere Mitarbeiter oder Vorgesetzte), Coachings, Besuche beim Betriebsarzt oder vom Arbeitgeber freiwillig erbrachte Sozialleistungen. Bei letzteren kann es sich zum Beispiel um einen Zuschuss zur Rentenvorsorge handeln.
Eine solche Personalbetreuung kann aber auch in Form der Nutzung von Firmenfahrzeugen, der Bereitstellung einer Wohnung oder von Arbeitskleidung daherkommen.
Personalfreisetzung
In der Regel bezeichnet der Begriff Personalfreisetzung Maßnahmen für den gezielten Personalabbau, also beispielsweise Kündigungen und Abfindungen. Die Gründe dafür sind vielfältiger Natur. Neben Kündigungen gibt es weitere Formen der Personalfreisetzung, zum Beispiel Versetzungen im Unternehmen, Urlaubs- oder Überstundenabbau sowie Freistellungen für die berufliche Weiterbildung.
Welche Rahmenbedingungen hat die Personalwirtschaft zu beachten?
Von großer Bedeutung für die Personalwirtschaft sind beispielsweise Einflussfaktoren wie der Fachkräftemangel und die Mitarbeiterfluktuation innerhalb eines Unternehmens oder einer Branche. Herrscht beispielsweise eine hohe Fluktuation und der Fachkräftemangel im jeweiligen Tätigkeitsfeld ist ebenfalls hoch, ist es Aufgabe des Personalmanagements zu ermitteln, inwiefern die Fluktuation entweder branchenspezifisch oder unternehmensbezogen ist. In einem zweiten Schritt gilt es dann zu prüfen, welche gegenteiligen Maßnahmen ergriffen werden können.
Auch die Unternehmenskultur, das Unternehmensimage und die Werte der Mitarbeiter sind wichtige Rahmenbedingungen. So wird die Personalwirtschaft in einem Unternehmen, das Werte wie die Mitsprache aller Mitarbeiter und die Individualisierung der Arbeitszeit in den Mittelpunkt stellt, nicht umhin kommen, Maßnahmen zu erlassen, die diesen Werten entsprechen.
Personalwirtschaft im Wandel
Gerade in den letzten beiden Jahrzehnten spielen flexible Arbeitszeitmodelle und eine hohe Familienorientierung in der bedarfsorientierten Personalpolitik eine immer größere Rolle. Gerade angesichts des steigenden Fachkräftemangels tun Unternehmen gut daran, ihre Personalwirtschaft stärker auf die Bedürfnisse und Erwartungen der vorhandenen, gut qualifizierten Facharbeiter auszurichten.
Dabei steht die Personalwirtschaft im Spannungsfeld von Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterbindung. Familienorientiere Konzepte – beispielsweise verschiedene Modelle von Teilzeitarbeit, Jobsharing oder flexible Arbeitszeiten – können aber durchaus eine Win-Win-Situation für Betriebe und Beschäftigte darstellen. Dafür müssen sich beide Seiten bemühen, einen Konsens zwischen den Wünschen der Arbeitnehmer und den Möglichkeiten der Unternehmen zu finden. Langfristig kommt es so zu einer höheren Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Allgemein nimmt das gesellschaftliche Umfeld – beispielsweise politische und wirtschaftliche Krisen – starken Einfluss auf die Personalwirtschaft in Unternehmen. Während die Arbeitskräfte in den letzten Jahren vermehrt postmaterielle Werten verfolgten, schwingt das Pendel aktuell leicht zurück zu materiellen Werten.
Personalwirtschaft im Überblick
