man hand smart phone with file in screen
Personalverwaltungssoftware Definition
Eine Personalverwaltungssoftware ist eine Softwarelösung, die im Bereich der Personalverwaltung eingesetzt wird. Diese bezeichnet die Summe aller administrativen Aufgaben des Personalwesens. Dadurch wird die Personalverwaltungssoftware meist von den Mitarbeitern der Personalabteilung eines Unternehmens benötigt. Dort übernimmt die Software viele Routineaufgaben, die im Zusammenhang mit der Personalplanung und -veränderung stehen. Aus diesem Grund wird sie regelmäßig von ihren Entwicklern mit aktuellen Updates und Neuerungen versorgt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Software zu jedem Zeitpunkt alle gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen sowie die betrieblichen Vereinbarungen beachtet.
Hauptsächlich werden somit von der Personalverwaltungssoftware die folgenden Aufgaben übernommen:
- Bereitstellung von Informationen über die Mitarbeiter (Speicherung aller Personal- und Gruppenakten)
- Abwicklung von Personalveränderungen (Einstellung, Versetzung und Beförderung)
- Erstellung von amtlichen Meldungen (Arbeitsamt-Meldungen, Lohnnachweise oder IHK-Meldungen)
- Überwachungsfunktion (Auflistung aller Fehlzeiten und Überstunden)
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Personalverwaltungssoftware in der Praxis
In den meisten Abteilungen für Personalwesen stellt die Personalverwaltungssoftware aktuell bereits eine der wichtigsten Arbeitsgrundlagen dar. Sie ermöglicht den Fachkräften nicht nur die Speicherung und den Abruf sämtlicher Personalinformationen in der Mitarbeiterdatenbank, sondern hilft ihnen ebenfalls bei der Abwicklung wichtiger Unternehmensabläufe. Moderne Softwarelösungen sind so konzipiert, dass sie der Fachkraft sämtliche erforderlichen Dokumente für eine anstehende Personalveränderung gebündelt bereitstellen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keinerlei Unterlagen übersehen werden.
Weiterhin wird sie von den Mitarbeitern des Personalwesens effektiv zum Schutz des Personals eingesetzt. Die gesammelten Daten werden automatisch ausgewertet und für die Fachkräfte aufbereitet. Dadurch erkennen diese schnell und zuverlässig, wie viele Überstunden ein Angestellter bereits angesammelt hat. So kann frühzeitig eingeschritten werden, um Strafzahlungen und Zusatzkosten zu vermeiden. Darüber hinaus stellt sie Entgeltnachweise für Sozialversicherungen bereit und bereitet die Lohnsteueranmeldungen für sämtliche Arbeitnehmer vor. Auf diese Weise sorgt die Personalverwaltungssoftware für eine große Entlastung der Fachkräfte.
Auf dem Markt sind zahlreiche Softwarelösungen kostenlos erhältlich. Diese Freeware verfügt jedoch in der Regel nur über einen sehr eingeschränkten Funktionsumfang. Mit diesen Lösungen sprechen die Entwickler vor allem eine breite Masse von Unternehmen an. Dadurch enthalten sie oft Funktionen, die in einem bestimmten Unternehmen nicht benötigt werden, während andere wichtige Funktionalitäten fehlen. Deshalb lohnt es sich für die meisten Unternehmen, eine spezialisierte professionelle Lösung zu verwenden.