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Eine reibungslos funktionierende Personalverwaltung ist ein bedeutender Erfolgsfaktor im Geschäftsleben. Kommt es in diesem Bereich des Personalwesens zu Verspätungen oder Verstößen gegen das geltende Gesetz, leiden sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen. Letztere riskieren den Verlust eines guten Rufs und damit einhergehend auch ihrer größten Talente, ohne sie konkurrenzfähiges Handeln kaum möglich ist.
Dieser Artikel bietet eine Einführung ins Thema und zeigt, wie die fortschreitende Digitalisierung die Personalverwaltung für immer verändern kann.
Definition: Was bedeutet Personalverwaltung?
Die Personalverwaltung ist ein integraler Teil des Personalmanagements. Sie wird in diesem Kontext auch Personaladministration oder transaktionale Personalarbeit genannt.
Die Personalverwaltung umfasst die Summe aller administrativen und strategischen Aufgaben, die mit der Personalführung und Personalwirtschaft eng zusammenhängen.
Bei der Ausführung von Routineaufgaben darf die Personalverwaltung nicht gegen die rechtlichen Bestimmungen verstoßen. Besonders wichtig ist ihr verantwortungsvoller Umgang mit Personaldaten, deren Sicherheit nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) höchste Priorität genießt.
Im Rahmen ihrer Tätigkeiten tritt die Personalverwaltung mit relevanten Ämtern und Behörden in Kontakt. Sie übermittelt Lohnsteueranmeldungen an das zuständige Finanzamt und stellt für das Personal Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung aus. Das Ziel der Personalverwaltung ist, Personalprozesse und Beziehungen zwischen Arbeitnehmern und Unternehmen optimal zu gestalten.
Was sind administrative Personalprozesse?
Mit administrativen Personalprozessen sind jene Prozesse der Personalverwaltung gemeint, die über den gesamten Personallebenszyklus hinweg stattfinden. Sie beeinflussen das Wohnbefinden der Mitarbeiter am Arbeitsplatz und die langfristige Mitarbeiterbindung. Administrative Personalprozesse umfassen unter anderem die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Verwaltung von Personaldaten.
Welche Ziele verfolgt die Personalverwaltung?
Das vorrangige Ziel der Personalverwaltung besteht darin, die Aktualität, Fehlerfreiheit, Transparenz und Wirtschaftlichkeit in allen Personalbelangen zu gewährleisten. Die Personalverwaltung sorgt für eine mitarbeiterfreundliche Unternehmenskultur, in welcher die interne Kommunikation und der Aufbau von Mitarbeitererfahrungen (engl. Employee Experience) eine wichtige Rolle spielen.
Das Resultat einer gut funktionierenden Personalverwaltung ist eine hohe Mitarbeitermotivation, die sich auf eine gesteigerte Arbeitsproduktivität und die Mitarbeiterbindung überträgt. Viele HR Experten sind sich einig, dass zufriedene Mitarbeiter weniger dazu bereit sind, ihren Arbeitgeber zu wechseln. Sie nehmen auch weniger Krankheitstage in Kauf und tragen positiv zum Unternehmenserfolg bei.
Was sind die Aufgaben der Personalverwaltung?
Die Personalverwaltung hat eine Reihe von Aufgaben zu erfüllen, die sich in zwei Kategorien unterteilen lassen. Zum einen befasst sie sich mit Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen Gründen oder aufgrund gesetzlicher Bestimmungen entstehen. Zum anderen ist die Personalverwaltung für diverse Verwaltungsaufgaben zuständig, die als Grundlage für personalpolitische und strategische Entscheidungen dienen. Es folgt eine Übersicht über die wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung.
Personalverwaltungsaufgaben umfassen:
- Anlegung und Führung von Personalakten
- Erstellung der Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen
- Bearbeitung der Mitarbeiteranträge (z. B. für Urlaub und Weiterbildung)
- Führung von Schriftverkehr mit relevanten Ämtern und Behörden
- Erfassung von Arbeitszeiten
- Verwalten von Mitarbeiterfehlzeiten jeglicher Art
- Führung der Personalstatistik
- Ausführung von Lohn- und Gehaltszahlungen
- Mitarbeiterbetreuung beim Arbeitsantritt und -austritt
- Erfassung von Personalveränderungen
Zu Verwaltungsaufgaben zählen vor allem:
- Auswertung von Mitarbeiterbefragungen zwecks Erkennung von Bedürfnissen
- Identifikation und Bewertung von Trends
- Leistungsvergleiche
- Auswahl und Berechnung von Managementkennzahlen
Was sind die Aufgaben eines Personalleiters?
Als Manager der Personalabteilung trägt ein Personalleiter Verantwortung für den reibungslosen Ablauf der Prozesse sowie für die Effizienz und Qualität der Personalabteilung. Des Weiteren ist er für die Entwicklung neuer Personalstrategien und für die Personalbedarfsplanung zuständig.
Gleichzeitig nimmt ein Personalleiter eine Vermittlerrolle zwischen der obersten Führungsebene eines Unternehmens, Betriebsrat und Beschäftigten wahr. Er steht ebenfalls als Ansprechpartner bei Problemen und Konflikten zwischen den einzelnen Mitarbeitern zur Verfügung.
Außerdem bildet ein Personalleiter bei Mitarbeitereinstellung, Beförderung und Entlassung die letzte Instanz. Unter starker Berücksichtigung strategischer Unternehmensziele entwickelt er Aus- und Weiterbildungspläne, um Mitarbeiter fachlich und persönlich auf eine neue Ebene zu heben.
Der Weg zur digitalen Personalverwaltung – warum er sich in der modernen Arbeitswelt lohnt
Die fortschreitende Digitalisierung wirkt sich stark auf die Organisation und Funktionsweise des Personalwesens aus. Der Trend geht hierbei weg von der analogen Personalverwaltung hin zu digitalen Leistungen, die für hohe Effizienz der Prozesse, Modernisierung der Personaladministration und Zeitersparnis sorgen.
Das moderne Personalmanagement ist ebenfalls ein wichtiger Schritt in Richtung Datensicherheit und Entlastung der Fachkräfte. Beide Aspekte sind für die rechtliche Konformität und die gewünschte Beschleunigung der HR Prozesse ein Muss.
Eine Software, die im Bereich der Personalverwaltung Verwendung findet, kann viele Routineaufgaben übernehmen. Gleichzeitig erlaubt sie, alle gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen genauso wie Betriebsvereinbarungen zwischen Unternehmen und Betriebsrat auf dem neuesten Stand zu halten.
Zu den Aufgaben einer Personalverwaltungssoftware gehören beispielsweise:
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- Bereitstellung von Daten und Informationen über Mitarbeiter eines Unternehmens durch digitale Personalakten
- Automatisierte Abwicklung von Personalveränderungen, sprich Beförderung, Einstellung, Kündigung und Versetzung
- Erstellung von Meldungen zu relevanten Ämtern und Behörden, darunter zur Sozialversicherung und IHK
- Überwachung der Arbeitszeit jedes Mitarbeiters durch ein Verzeichnis über Fehlzeiten und geleistete Überstunden
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
5 Tipps zur Digitalisierung in Personalverwaltungen
Papershift ist ein kompetenter und verlässlicher Partner für die Umsetzung der digitalen Personalverwaltung in einem Unternehmen. Die Integration verschiedener Module und die Möglichkeit deren Anpassung an individuelle Unternehmensbedürfnisse macht das Personalmanagement besonders effektiv und mitarbeiterfreundlich. Anbei finden Sie wichtige Tipps, die bei der Digitalisierung der Personalverwaltung behilflich sein können.
Tipp 1: Digitalisieren Sie die Personaleinsatzplanung
Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Personalverwaltung ist die Personaleinsatzplanung. Hierbei können unternehmensspezifische Arbeitsbereiche und Schichten angelegt sowie Bedarfe an einzelne Mitarbeiter zugeordnet werden. Dank dem Berichte-Modul fällt es der Personalabteilung leicht, die Personaleinsatzplanung auszuwerten und notwendigerweise zu korrigieren.
Der digitale Einsatzplan für Ihre Mitarbeiter
Bei der Personaleinsatzplanung im Rahmen der digitalen Personalverwaltung mit Papershift als Partner bieten sich die folgenden Arten der Einsatzpläne für Mitarbeiter an:
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- Dienstplan: Seine Grundlage bilden Bedarfe in den zuvor definierten Arbeitsbereichen an verschiedenen Arbeitstagen. Außerdem können hier Zusatzinformationen für Mitarbeiter bereitgestellt werden.
- Schichtplaner: Hier lassen sich Schichten nach Arbeitsbereichen gruppieren. Zudem bietet die Echtzeit-Einsicht in Stundenkonten der Mitarbeiter Details über entstehende Konflikte und Unregelmäßigkeiten im Schichtplan.
- Arbeitsplan: Er kann an individuelle Bedürfnisse eines Unternehmens und seiner Belegschaft angepasst werden. Es ist möglich, den Arbeitsplan nach Zeitrhythmus, Schicht-System oder Mitarbeiterzahl zu gestalten.
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Tipp 2: Wechseln Sie von analogen zu digitalen Personalakten
Die digitalen Personalakten von Papershift gewährleisten ein hohes Maß an Sicherheit und Flexibilität. Hier können Unternehmen Zugriffsrechte klar definieren, die benötigten HR-Dokumente herunterladen sowie Daten flexibel und fehlerfrei erfassen. Ein großer Vorteil der digitalen Personalakte besteht darin, dass sie von jedem Endgerät aus jederzeit zur Verfügung stehen. All dies verschafft der Personalverwaltung eine neue Bedeutung.
Tipp 3: Steigen Sie auf eine digitale Zeiterfassung um
Die Zeiterfassung ist ein integraler Teil der Personalverwaltung. Der Wechsel zu einer digitalen Form bedeutet vor allem viel Flexibilität im Einsatz. So können Unternehmen aus unterschiedlichen Methoden der Arbeitszeiterfassung wählen und diese auf Mitarbeiterbedürfnisse ausrichten.
Bei Papershift stehen zur Wahl neben Online Stempeluhr auch stationäre und mobile Stempeluhr-App. Eine digitale Zeiterfassung kann ebenfalls via Dienstplan erfolgen.
Wichtig sind allerdings nicht nur vielfältige Möglichkeiten, sondern auch eine reibungslose Organisation und rechtliche Konformität, die durch eine digitale Zeiterfassung erzielt werden. Insbesondere können Unternehmen ihre eigenen Stempeluhr-Regeln festlegen und deren Dokumentationspflicht gerecht werden.
Tipp 4: Verwalten Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter digital
Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, seine Personalverwaltung zu digitalisieren und zu diesem Zweck eine Software einzusetzen, kann es die Mitarbeiterabwesenheiten optimal betreuen.
Mit dem Online Urlaubsplaner von Papershift lassen sich nicht nur beliebige Abwesenheitstypen anlegen, darunter für Urlaub, Krankheit, Elternzeit und Weiterbildung. Es können unter anderem auch Genehmigungsprozesse individuell festgelegt und Hinweise auf Konflikte bei Überschneidungen aufgespürt werden.
Tipp 5: Digitalisieren Sie die Lohnabrechnung in Ihrem Betrieb
Die Erstellung von Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung ist gesetzliche Pflicht. Papershift hilft mit dem Abrechnungs-Addon Unternehmen dabei, diese Pflicht gesetzeskonform zu erfüllen. Gleichzeitig erlaubt diese Cloud-Lösung, Bruttoarbeitsentgelte, Personalkosten sowie Stundenkonten immer im Blick zu behalten. Dies macht die tägliche Personalverwaltung zeiteffizient und einfach zu handhaben.
