Personalstammdaten Definition
Als Personalstammdaten bezeichnet man sämtliche Stammdaten, die über das in einem Unternehmen beschäftigte Personal gesammelt wurden oder aufgrund der Beschäftigung in einem Unternehmen entstanden sind. Diese Daten dienen der eindeutigen Identifikation des Personals anhand seiner personenbezogenen Daten. Jeder Datensatz von Personalstammdaten ist dabei ausschließlich einem Mitarbeiter zugeordnet und umfasst zahlreiche Ausprägungen beschäftigungsspezifischer Attribute. Unter anderem werden von Unternehmen dabei Daten wie Name des Mitarbeiters, Anschrift des Mitarbeiters, Bankverbindung sowie Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse gespeichert.
Sie unterscheiden sich von gewöhnlichen Personaldaten insbesondere dadurch, dass bei Personalstammdaten keine zeitnahe Änderung des Datensatzes zu erwarten ist. Die Anschrift eines Mitarbeiters kann dadurch in einigen Unternehmen den Personalstammdaten und in anderen Unternehmen den Personaldaten zugeordnet werden. In der Regel umfassen die Personalstammdaten eines Unternehmens jedoch folgende Teildaten:
- Personalnummer
- Geschlecht
- Vorname
- Nachname
- Anschrift
- Bankverbindung
- Sozialversicherungsnummer
- Krankenkasse
- Steueridentifikationsnummer
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Personalstammdaten in der Praxis
Die Personalstammdaten spielen in zahlreichen Bereichen eines Unternehmens eine große Rolle. Unter anderem sind diese Daten für die Lohnbuchhaltung von großer Bedeutung. Im Rahmen der Lohnbuchhaltung werden die Personalstammdaten verwendet, um die Lohnabrechnungen eines Mitarbeiters an die korrekte Adresse zu übersenden sowie vollständig auszufüllen. Darüber hinaus werden diese Daten ebenfalls genutzt, um mit der Krankenkasse eines Beschäftigten Kontakt aufnehmen zu können. Insbesondere bei der Beschäftigung von Studenten sowie bei einer geringfügigen Beschäftigung muss das Unternehmen der betroffenen Krankenkasse melden, wenn der Arbeitnehmer aufgrund von Überstunden oder Sonderzahlungen eine Vergütung erhält, die über einem bestimmten Maximalbetrag liegt.
Darüber hinaus werden diese Daten ebenfalls für steuerrechtliche Angelegenheiten benötigt. Jeder Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, seine Steueridentifikationsnummer bei seinem Arbeitgeber zu hinterlegen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber die für die Beschäftigung eines Arbeitnehmers anfallenden Steuern direkt an das Finanzamt überweisen. Aufgrund der aktuellen Gesetzeslage ist der Arbeitgeber zu dieser Leistung verpflichtet und trägt darüber hinaus auch die Verantwortung darüber, dass sämtliche von dem Arbeitnehmer im Unternehmen generierten Einnahmen korrekt versteuert werden.
Letztlich sind die erhobenen Personalstammdaten ebenfalls für einige unternehmensinterne Entscheidungen relevant. Neben der Sozialversicherungsnummer sowie der Steueridentifikationsnummer beinhalten diese ebenfalls in vielen Fällen den aktuellen Wohnort des Arbeitnehmers. Dieser kann unter Umständen für das beschäftigende Unternehmen bei einigen Entscheidungen eine große Rolle spielen. Bei der Gründung oder Schließung einer Zweigstelle wird unter anderem der Wohnort der Mitarbeiter bei der Zuordnung der Arbeitsplätze berücksichtigt. Darüber hinaus ist es ebenfalls in einigen sozialen Berufen weit verbreitet, dass Patienten oder Angestellte von einer Vertrauensperson betreut werden müssen. Hierbei ist es in einigen Branchen sogar gesetzlich vorgeschrieben, dass Angestellte von einem Vorgesetzten gleichen Geschlechts betreut werden müssen. Aus diesem Grund wird ebenfalls das Geschlecht der Angestellten bei der Erstellung eines Dienstplans berücksichtigt.