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Mitarbeiter sind das wertvollste Gut eines Unternehmens. Zugleich sind sie in den meisten Betrieben das teuerste Kapital, das sorgfältig zu pflegen ist. Ein tiefes Verständnis von Personalkosten gilt als grundlegende Voraussetzung für nachhaltigen Unternehmenserfolg und Liquidität. Dieser Beitrag liefert einen Einstieg in das Thema und nennt wichtige Aspekte, die bei der Berechnung der Personalkosten zu berücksichtigen sind.
Definition: Was sind Personalkosten?
Bei Personalkosten, auch Personalaufwand genannt, handelt es sich um alle Kosten, die im Unternehmen durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern entstehen. Sie umfassen direkte und indirekte Personalkosten. Während erstere vorwiegend das Bruttoarbeitsentgelt darstellen, fallen letztere für das Unternehmen zusätzlich zum Bruttoarbeitsentgelt seiner Angestellten an.
Personalkosten sind überwiegend Fixkosten, indem sie gleichzeitig variable Kostenbestandteile enthalten können. In vielen Unternehmen und Branchen stellen sie den größten Kostenfaktor mit einem Umsatzanteil zwischen 40 und 60 Prozent dar.
Der Begriff Personalkosten stammt aus dem internen Rechnungswesen. Im externen Rechnungswesen ist hingegen in Anlehnung an § 275 HGB vom Personalaufwand die Rede. Der Personalaufwand bildet einen Teil der Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV).
Woraus setzen sich Personalkosten zusammen?
Wie bereits angedeutet, unterteilen sich Personalkosten in direkte und indirekte Personalkosten.
Direkte Personalkosten bestehen in erster Line aus dem Bruttoarbeitsentgelt, also aus Bruttolohn oder Bruttogehalt, das Arbeitnehmer in regelmäßigen Abständen, meist monatlich, gezahlt bekommen. Des Weiteren können direkte Personalkosten folgende Bestandteile umfassen:
- Beiträge zur Berufsgenossenschaft
- Beiträge für die Kranken-, Unfall-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung (Sozialabgaben)
- Entgeltfortzahlung im Fall der Arbeitsunfähigkeit
- Beiträge für die betriebliche Altersversorgung (vermögenswirksame Leistungen)
- Umlagen zur Entgeltfortzahlung und zum Insolvenzgeld (U1, U2, U3)
- Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
- Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
- Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung
- Reisekosten für Mitarbeiter
Indirekte Personalkosten, auch Personalnebenkosten oder Personalzusatzkosten genannt, sind jene Kosten, die zusätzlich zum Bruttoarbeitsentgelt gehören. Sie werden auf gesetzlicher, tariflicher oder freiwilliger Basis getragen und beziehen sich auf den Arbeitsplatz des Angestellten. Die Rede ist unter anderem von folgenden Kostenpositionen:
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Kosten für Arbeitsmittel
- Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes
- Geldwerte Vorteile (zum Beispiel Dienstwagen, Mobiltelefon, Laptop)
- Bonuszahlungen (Geldprämien und Sachleistungen)
- Rekrutierungs- und Fluktuationskosten
- Ausgaben für Berufsbekleidung und Fachliteratur
- Verpflegung von Mitarbeitenden in der betriebseigenen Kantine
- Mieten für stationäres Büro und Co-Working-Spaces
Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?
Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, denn sie bezeichnen ein Entgelt, das jedem Arbeitnehmer aufgrund der geleisteten Arbeit zusteht. Doch es gibt einen grundlegenden Unterschied zwischen Lohn und Gehalt, dessen man sich als Arbeitgeber bewusst sein sollte.
Löhne richten sich nach der im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Arbeit. Dies bedeutet, dass sie von Monat zu Monat variieren können. Zu den wichtigsten Faktoren, die sich auf die Höhe der Löhne auswirken, zählen Arbeitsstunden und die produzierte Stückzahl. Als gute Beispiele dienen stundenbasierter Zeitlohn und Akkordlohn.
Demgegenüber bleiben Gehälter jeden Monat gleich und zwar unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter gearbeitet hat, im Krankenstand oder im Urlaub war. Gehälter werden mit Arbeitnehmern individuell ausgehandelt und vertraglich festgehalten. Hier angesprochen sind unter anderem Tarif-/Grundgehälter und Mehrarbeitspauschalen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Form können Sozialkosten annehmen?
Sozialkosten stellen einen wichtigen Teil der Personalkosten dar. Manche von denen sind gesetzlich vorgeschrieben wie Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Andere wiederum beruhen auf betrieblichen oder tariflichen Grundlagen und werden von beiden Seiten vereinbart. Hier angesprochen sind beispielsweise Fahrtkostenzuschüsse, Mitarbeiterverpflegung, 13. Monatsgehalt und betriebliche Kinderbetreuung.
Wie hoch ist der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung?
Ab Januar 2022 gestaltet sich der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung wie folgt:
- Krankenversicherung: Der Beitragssatz beträgt 14,6 Prozent, wobei sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Beitrag jeweils zur Hälfte (7,3 Prozent) teilen.
- Rentenversicherung: Der Beitragssatz beträgt 18,6 Prozent. Beide Seiten zahlen den Beitrag zu gleichen Teilen (9,3 Prozent). Die Ausnahme bildet die knappschaftliche Rentenversicherung mit 24,7 Prozent, bei der Arbeitgeberanteil 15,4 Prozent und Arbeitnehmeranteil 9,3 Prozent ausmacht.
- Pflegeversicherung: Der Beitragssatz beträgt 3,05 Prozent, wovon Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils 1,525 Prozent zahlen. Arbeitgeber aus Sachsen haben einen geringeren Anteil in Höhe von 1,025 Prozent. Arbeitnehmer werden hingegen mit 2,025 Prozent belastet.
- Arbeitslosenversicherung: Der Beitragssatz beträgt 2,4 Prozent und wird auf beide Seiten jeweils mit 1,2 Prozent aufgeteilt.
- Unfallversicherung: Der Beitragssatz kann je nach Unfallrisiko variieren. Hier übernehmen Arbeitgeber den hundertprozentigen Anteil.
Wie berechnet man die Personalkosten?
Unter dem Gesichtspunkt, dass Personalkosten einen der größten Kostenfaktoren darstellen, wollen Arbeitgeber wissen, wieviel ihre Mitarbeiter tatsächlich kosten. Um einen guten Überblick über personalbezogene Aufwendungen zu gewinnen, nutzen sie die folgende Berechnungsformel:
Bruttoentgelt (Bruttolohn oder Bruttogehalt) des Angestellten
+ alle Personalnebenkosten, die auf gesetzlicher, tariflicher oder freiwilliger Basis entstehen
+ sonstige Personalkosten
= Summe aller Personalkosten
Personalkosten Rechner von Papershift
Arbeitgeber, die ihre Personalkosten schnell und einfach ermitteln wollen, können gern auf Online Personalkosten Rechner von Papershift zugreifen. Dieses praktische Tool ist kostenlos und stellt eine gute Möglichkeit dar, einen tieferen Einblick in personalbeozogene Aufwendungen zu gewinnen. Das ist der erste Schritt auf dem Weg, fundierte Entscheidungen im Bereich einer strategischen Personalplanung zu treffen.
Personalkostenrechner: So gelingt die Berechnung
- Wählen Sie bitte zunächst aus, ob Sie die Personalkosten pro Monat oder die Personalkosten pro Jahr berechnen möchten.
- Geben Sie das zutreffende Bundesland als Berechnungsgrundlage an.
- Tragen Sie das Bruttogehalt/Monat oder das Bruttogehalt/Jahr ein (abhängig von Schritt 1).
- Klicken Sie danach die zutreffenden Felder bei Krankenversicherung und Kassensatz an.
- Geben Sie die zutreffenden Beträge in den darauf folgenden Feldern Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld an.
- Tragen Sie die passenden Prozentsätze bei Umlage 1 (Entgeltfortzahlung) sowie Umlage 2 (Mutterschaftsaufwendung) ein.
- Füllen Sie anschließend das Feld Zusatzbeitrag Krankenkassen mit dem für Sie zutreffenden Prozentsatz aus.
- Sofern zutreffend, klicken Sie die beiden Auswahlfelder zu Mitarbeiteranzahl und/oder knappschaftliche Versicherung an.
- Klicken Sie abschließend auf den Button „Personalkosten berechnen“, um das Ergebnis zu erhalten.
Wie lauten die gängigen Personalkostenkennzahlen?
Die Unternehmenswelt kennt mehrere Kennzahlen, anhand deren sich Personalkosten berechnen lassen. Die wichtigsten davon sind:
Personalkosten pro Stunde:
Personalkosten / Anzahl aller Arbeitsstunden im Unternehmen = Personalkosten pro Stunde
Personalaufwandsquote:
Personalkosten / Gesamtleistung des Unternehmens = Personalaufwandsquote
Personalzusatzkostenquote:
Personalnebenkosten / Personalkosten = Personalzusatzkostenquote
Personalkosten pro Mitarbeiter:
Personalkosten / Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens = Personalkosten pro Mitarbeiter
Personalintensität:
Personalkosten / Gesamtleistung des Unternehmens × 100 = Personalintensität
Mit Hilfe welcher Kennzahlen können Unternehmen ihre Personalkosten bewerten?
Personalkosten können unterschiedlich hoch sein und sind von verschiedenen Faktoren abhängig. Um Personalkosten besser beurteilen zu können, lohnt es sich, zwei folgende Kennzahlen zu ermitteln:
Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten
Diese Kennzahl erlaubt es einem Unternehmen, den Anteil seiner Personalkosten an den Gesamtkosten zu ermitteln. An dieser Stelle ist anzumerken, dass ein zu berechnendes Verhältnis je nach Branche unterschiedlich ausfallen kann und vom Spezifikum des Unternehmens abhängt.
Um dies an einem Beispiel zu veranschaulichen: Ein Produktionsunternehmen mit einem großen, Millionen werten Maschinenpark wird nur von wenigen qualifizierten Fachkräften bedient. Der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten ist dort verhältnismäßig niedrig. Anders gestaltet sich die Situation in einem Beratungsunternehmen, wo Mitarbeitergehälter den größten Kostenfaktor darstellen. Personalnebenkosten, die mit dem Arbeitsplatz zusammenhängen, sind dort verhältnismäßig gering.
Aus diesem Grund ist es ratsam, den Anteil der eigenen Personalkosten an den Gesamtkosten mit jenen der ähnlichen Unternehmen zu vergleichen. Relevante Branchenzahlen lassen sich den regelmäßig veröffentlichten Marktstudien sowie den Datensammlungen von Branchenverband oder IHK entnehmen. Wichtig dabei ist, dass der eigene Personalkostenanteil nicht viel höher als der Branchendurchschnitt ausfällt. Allerdings sind auch Besonderheiten und Unterschiede innerhalb der Branche zu beachten.
Personalkosten im Verhältnis zum Ergebnis
Um richtige Entscheidungen über zukünftige Projekte treffen zu können, bedarf es einer guten Kenntnis über die mit dem eigenen Personalbestand erzielten Ergebnisse. Zu diesem Zweck sollten Personalkosten mit der Gesamtleistung des Unternehmens ins Verhältnis gesetzt werden.
Hier stellt sich die Frage nach Höhe der Personalkosten pro Einheit X, wobei sich je nach Unternehmensart und Branche verschiedene Einheiten verwenden lassen. Personalkosten pro hergestelltem Auto eines bestimmten Typs bei einem Autohersteller, Personalkosten pro hundert tausend Euro Umsatz bei einem Beratungsunternehmen oder Personalkosten pro bedientem Gast bei einem Hotel können als Beispiele dienen.
Ähnlich wie bei der ersten Kennzahl müssen auch hier entsprechende Vergleiche mit anderen Unternehmen aus der Branche gemacht werden. Wichtige Informationen und Daten liefern rechnungslegungspflichtige Unternehmen in ihren Jahresabschlüssen. Um auf dem aktuellen Stand zu bleiben und zeitliche Entwicklungen verfolgen zu können, empfiehlt es sich, Kennzahlenermittlungen jedes Jahr zu wiederholen.
Wie können Unternehmen Personalkosten reduzieren?
Weil Personalkosten einen der größten Kostenfaktoren darstellen, suchen viele Unternehmer nach Einsparungsmöglichkeiten. Die Kündigung von Mitarbeitenden oder Entgeltreduzierung ist generell kein Mittel zur Verbesserung der Situation oder Stärkung der Marktposition. Stattdessen gibt es eine Vielzahl an nachhaltigen Möglichkeiten. Einige davon sind:
Steuerentlastung
Viele Unternehmen überlegen, wie sie ihre Mitarbeiter steuergünstiger beschäftigen können. Hier bieten sich vor allem steuerfreie oder pauschal besteuerte Leistungs- und Sachzuwendungen wie Gutscheine und Zuschüsse an. Deren Vorteil liegt darin, dass Arbeitgeber nicht immer gleich zur Gehaltserhöhung greifen müssen, um qualifizierte Mitarbeiter an sich zu binden. Bonussysteme, die auf individuelle Bedürfnisse und Wünsche der Angestellten ausgerichtet sind, bringen greifbare Vorteile für beide Seiten.
Arbeitszeiteinteilung
Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, um Personalkosten im Hinblick auf die Arbeitszeit effizient zu senken. Zum einen können sie angesammelte Überstunden durch den Zeitausgleich abbauen. Zum anderen lohnt es sich, Teilzeitarbeit einzusetzen und dadurch Kosten im Bereich Arbeitsplatzausstattung einzusparen. Nicht zuletzt kann die Beschäftigung von Werkstudierenden eine große Stütze für Unternehmen sein. Neben Kostensenkungen lassen sich auf diese Weise talentierte Nachwuchskräfte gewinnen.
Personalentwicklung
Unzufriedene Mitarbeiter fehlen häufiger krankheitsbedingt und wandern zu Konkurrenzunternehmen ab. Dies verursacht hohe Kosten in Bezug auf die gesetzliche Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und die langwierige Rekrutierung von Personal. Durch die strategisch eingesetzte Personalentwicklung lassen sich nicht nur Fehlzeiten minimieren, sondern auch Mitarbeiterleistungen verbessern. Dies wirkt sich wiederum auf eine starke Wettbewerbsposition und Krisenresilienz aus.
Rücklagenbildung
Unternehmer wissen am besten, welche Herausforderungen sie jeden Tag annehmen müssen, um langfristige Erfolge zu erzielen. Viele von ihnen wappnen sich bewusst gegen schlechtere Zeiten, damit sie saisonale Schwankungen und spontane Nachfrageveränderungen überleben können. Um Mitarbeiterkündigungen in Krisensituationen vorzubeugen, bilden Arbeitgeber Rücklagen. Ein gutes Beispiel dafür ist die Streichung von Vergünstigungen wie Zuzahlungen zum Essen in der betriebseigenen Kantine.
Automatisierung
Die fortschreitende Digitalisierung und neue Technologien verändern die Art und Weise, wie Arbeitnehmer ihre Aufgaben ausführen. Heute ist es möglich, viele zeitintensive Aufgaben zu automatisieren und dadurch Personalkosten zu senken. Die Prozessautomatisierung bringt die Beschleunigung von Geschäftsprozessen und eröffnet die Möglichkeit, Mitarbeiter stärker als bisher in wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen. Dies fördert nicht nur Wettbewerbsfähigkeit, sondern auch Mitarbeitermotivation.
Outsourcing
Outsourcing ist eine gute Lösung für Arbeitgeber, die ihre Aufträge gern an externe Dienstleister und Freiberufler delegieren mit dem Ziel, höchste Flexibilität zu behalten. Die Auslagerung von Arbeitsplätzen und Aufgaben lohnt sich ebenfalls, wenn im Unternehmen erfolgskritisches Know-how fehlt oder umgekehrt wenn bestimmte Bereiche wenig Fachwissen erfordern. Auch für Arbeitgeber, die sich auf dem Kerngeschäft voll und ganz konzentrieren wollen, stellt Outsourcing die beste Wahl dar.
Personalkosten im Überblick
