Personalfragebogen

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Mit einem Personalfragebogen nehmen Arbeitgeber alle tätigkeitsrelevanten Informationen zu ihren Mitarbeitern auf. Im Mitarbeitermanagement gilt der Personalfragebogen daher als unverzichtbares Instrument, um unkompliziert und rechtssicher an wichtige Personaldaten (Personalstammdaten) zu kommen. Dabei gibt es sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer einige Punkte zu beachten.

Definition: Was ist ein Personalfragebogen?

Mit dem Personalfragebogen steht Unternehmen ein standardisiertes Mittel zur Verfügung, alle wichtigen beruflichen und tätigkeitsrelevanten Daten ihrer Mitarbeiter oder Bewerber zu erheben und zu speichern. Da alle Befragten die gleichen Fragen beantworten müssen, ergeben sich mit dem Fragebogen praktische Vergleichsmöglichkeiten.

Welchen Zweck erfüllt ein Personalfragebogen?

Der Personalfragebogen dient dazu, wichtige Daten und Infos zum jeweiligen Kandidaten zusammenzutragen. Dabei handelt es sich um Daten, die in Verbindung mit der angestrebten Stelle stehen, also vor allem persönliche Angaben, aber auch solche zur beruflichen Qualifikation, den Fähigkeiten und Kenntnissen.

Praktisch ist, dass sich der Aufwand für das Abfragen der Daten, den die Personalabteilung betreiben muss, durch den Fragebogen reduziert. Außerdem geht man so sicher, keine wichtigen Angaben zu vergessen. Bewerber lassen sich mithilfe des standardisierten Fragenkatalogs zudem einfacher vergleichen. Recruiter können schnell erkennen, ob die jeweiligen Mindestanforderungen erfüllt werden oder nicht.

Was muss im Personalfragebogen stehen?

Arbeitgeber haben ein Interesse daran, möglichst viel über ihre zukünftigen oder derzeitigen Mitarbeiter zu erfahren. Immer häufiger jedoch sorgen Personalfragebögen für Konflikte, da Bewerber sich gegen die Preisgabe privater Informationen wehren. Als Faustregel gilt: Zulässige Fragen sind solche, die im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen. In der Praxis ist die Unterscheidung abhängig vom Zeitpunkt der Datenerhebung und der Art der Tätigkeit.

Wie wird ein Personalfragebogen ausgefüllt?

Beim Ausfüllen des Personalfragebogens sollten Arbeitnehmer in jedem Fall sorgfältig vorgehen und gut leserlich schreiben. Auch sollte man alle Fragen nach bestem Wissen und Gewissen wahrheitsgetreu beantworten. Der Grund: Wer im Personalfragebogen falsche Angaben macht, muss im schlimmsten Fall mit einer fristlosen Kündigung rechnen. Daher sind auch als peinlich empfundene Angaben – beispielsweise die Frage nach vorhandenen Lohnpfändungen – wahrheitsgemäß zu beantworten.

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Was darf im Personalfragebogen gefragt werden?

Im Grunde dürfen im Personalfragebogen alle Fragen stehen, die im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen. Da diese Definition in der Praxis nicht immer ganz eindeutig ist, werden im Folgenden zulässige Fragen aufgelistet:

• Persönliche Angaben: Vor- und Zuname, Adresse, Geburtsdatum, Kontodaten (für die Gehaltszahlung) und Familienstand
• Berufliche Ausbildung: Schulabschluss, Berufsausbildung oder Studium, spezielle Qualifikationen, Fort- und Weiterbildungen, Schul- und Arbeitszeugnisse, Fremdsprachenkenntnisse
• Daten zu Sozialversicherung und Lohnsteuerabzug: Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Freibeträge, Name der Krankenkasse
• Vereinbarung über vermögenswirksame Leistungen: Betrag, Kontodaten des Empfängers, Beginn der vermögenswirksamen Leistungen
• Frage nach Existenz eines Wettbewerbsverbots

Typische Fragen im Personalfragebogen

Die üblichen Informationen, die im Personalfragebogen abgefragt werden, stammen aus den folgenden Kategorien:

• Personaldaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (z.B. für die Personalakte)
• Stellenbezug: Auf welche Stelle bezieht sich die Bewerbung?
• Schulbildung: Angabe der verschiedenen Bildungsstationen.
• Berufsausbildung und beruflicher Werdegang: Stationen der Ausbildung und des bisherigen Berufslebens (praktische Erfahrungen)
• Bankverbindung (zur Auszahlung des monatlichen Arbeitsentgelts)
• Steuer- und Sozialversicherungsangaben (für die korrekte Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung)
• Zusatzangaben (von der Stelle und Position abhängig, z.B. Frage nach Führerschein)

Welche Bescheinigungen sind erforderlich?

Auch mehrere Bescheinigungen dürfen im Rahmen der Datenerhebung durch den Personalfragebogen angefordert werden. Einige davon werden ohnehin bereits von der Lohnbuchhaltung benötigt. Bei diesen Bescheinigungen handelt es sich um folgende:

• Arbeitsvertrag
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse bzw. Bescheinigung über private Krankenversicherung
• Kopie des Sozialversicherungsausweises
• Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug
• ggf. Immatrikulationsbescheinigung
• Einverständniserklärung zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen

Was darf im Personalfragebogen nicht gefragt werden?

Natürlich wollen Arbeitnehmer sich ein möglichst umfassendes Bild von Bewerbern oder Mitarbeitern machen. Trotzdem ist gesetzlich klar geregelt, welche Fragen zulässig sind und welche Informationen nicht abgefragt werden dürfen.

Gemäß Artikel 75 Absatz 2 Betriebsverordnungsgesetz (BetrVG) sind sowohl Arbeitgeber als auch Betriebsrat zum Schutz der freien Entfaltung ihrer Arbeitnehmer verpflichtet. So sind Fragen, die die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers berühren, unzulässig. Dazu gehören vor allem Fragen zu folgenden Themen:

• Gesundheit
• Schwangerschaft und Kinderwunsch
• Heiratsabsichten
• ethnische Herkunft
• Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit (Ausnahme: Tendenzbetriebe (§ 118 BetrVG))
• Höhe der bisherigen Vergütung
• Vermögensverhältnisse
• Vorstrafen (Ausnahme: offensichtlicher Zusammenhang zur Stelle)

Gut zu wissen: Bei der Beurteilung zulässiger und unzulässiger Fragen im Personalfragebogen macht es einen Unterschied, wann der Fragebogen ausgefüllt werden soll und bei welcher Organisation man sich bewirbt. Wird er beispielsweise bereits zum Vorstellungsgespräch ausgefüllt, darf der Arbeitgeber in der Regel nicht nach der Konfession des Bewerbers fragen. (Eine Ausnahme gilt für religionsgebundene Einrichtungen, z.B. konfessionelle Krankenhäuser oder Kitas.) Wird der Fragebogen stattdessen einem bereits eingestellten Mitarbeiter vorgelegt, ist die Frage nach der Konfession erlaubt. Schließlich muss das Unternehmen wissen, ob Kirchensteuer abzuführen ist oder nicht.

Was muss beim Datenschutz beachtet werden?

Meist wird der Personalfragebogen in der Personalakte verwahrt. Die Informationen sind vertraulich, denn die persönlichen Daten von Beschäftigten unterliegen in Deutschland den datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Beschäftigtendatenschutzes. Das heißt, der Arbeitgeber trägt dafür Sorge, dass die Daten vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt sind. Die einzigen Personengruppen, die die Personalakte und deren Inhalte einsehen dürfen, sind neben dem Mitarbeiter selbst der Arbeitgeber und der Personalverantwortliche.

Werden die Daten verarbeitet, sind die Richtlinien der seit 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten. Die Verarbeitung der Daten ist nur dann erlaubt, wenn sie den folgenden Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses dient:

• Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Interessensvertretung des Beschäftigten (Ausübung von Rechten aus Gesetzen, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung)
• Aufdeckung von Straftaten

Welchen Einfluss hat der Betriebsrat beim Personalfragebogen?

Laut Artikel 94 Absatz 1 Satz 1 BetrVG benötigt der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrats zum Personalfragebogen. Das bedeutet, der Fragenkatalog sowie spätere Änderungen müssen inhaltlich mit der Personalvertretung abgestimmt werden. Existiert noch kein Personalfragebogen im Unternehmen, kann der Betriebsrat den Vorschlag unterbreiten, einen solchen einzuführen.

Welchen Mehrwert bieten Personalfragebögen?

Da Personalfragebögen die tägliche Arbeit bei der Personalauswahl und -einstellung enorm erleichtern, sind sie vor allem aus großen und mittelständischen Unternehmen kaum noch wegzudenken. Gleichzeitig handelt es sich um recht simples Instrument, mit dem sich systematisch eine Reihe von Informationen erfassen lässt. Beachten sollte man lediglich, dass die Fragen ein berechtigtes Interesse widerspiegeln, dass der Betriebsrat mit einbezogen wird und dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

Häufige Fragen zu Personalfragebögen

Sowohl von Arbeitgeber- als auch von Mitarbeiterseite kommen häufig weitere Fragen zum Thema Personalbefragung durch standardisierte Personalfragebögen auf.

Ist ein Personalbogen ein Arbeitsvertrag?

Der Personalfragebogen ersetzt nicht den Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten.

Wie lange wird ein Personalfragebogen vom Arbeitgeber aufbewahrt?

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Personalakten ihrer Mitarbeiter so lange aufzubewahren, wie ehemalige Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnten. Laut Artikel 195 BGB gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren.

Ist ein Personalfragebogen Pflicht?

Solange sich der Personalfragebogen in Umfang und Art der Fragen in den Grenzen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes bewegt, müssen Bewerber und angehende Arbeitnehmer den Fragebogen ausfüllen. Grund ist, dass der Arbeitgeber ein Auskunftsrecht hat.

Wer füllt den Personalfragebogen aus: Mitarbeiter oder Arbeitgeber?

Mit einem Personalfragebogen erheben Arbeitgeber Auskünfte zur Person, den Familienverhältnissen, der Ausbildung, dem beruflichen Werdegang und den Fachkenntnissen des Bewerbers oder Mitarbeiters. Er wird also von den Bewerbern oder Mitarbeitern ausgefüllt.