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Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Einerseits determinieren sie den wirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg, andererseits stellen sie einen hohen Kostenfaktor dar. Aus diesem Grund achten Unternehmen darauf, dass ihr Personal sinnvoll und effektiv eingesetzt wird. Die Personaldisposition ist hierbei eine große Hilfe.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was mit Personaldisposition gemeint ist und mit welchen Vorteilen Unternehmen rechnen können, wenn sie sich für deren Digitalisierung entscheiden.
Definition: Was bedeutet Personaldisposition?
Die Personaldisposition bezeichnet Personalplanung, die zur Aufgabe hat, einen kurzfristigen Ausgleich zwischen dem Bruttopersonalbedarf (Soll) und dem Nettopersonalbedarf (Ist) herzustellen. Die Personalplanung erweist sich außerdem vornehmlich dann als unentbehrlich, wenn ein Unternehmen Ad-hoc-Aktivitäten wie beispielsweise Messen und Werbeveranstaltungen vornimmt.
Die Planung eines kurzfristigen (täglichen oder stündlichen) Personaleinsatzes zielt darauf ab, so viele Mitarbeiter wie nötig zur richtigen Zeit an einem bestimmten Einsatzort zusammenzubringen. Die Herstellung eines Gleichgewichts zwischen dem momentanen und gewünschten Personalbestand für ein Projekt erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität.
Unterscheidung zu Personaleinsatzplanung und Workforce Management
Die Personaldisposition ist von Personaleinsatzplanung und Workforce Management zu unterscheiden.
Bei der Personaleinsatzplanung, auch Einsatzplanung genannt, handelt es sich um eine sinnvolle Zuordnung der Mitarbeiter zu ihren Positionen. Das Ziel besteht darin, das Fähigkeitsprofil auf eine bekleidende Stelle abzustimmen, sodass Mitarbeiter ihr volles Potenzial ausschöpfen können. Dabei sind Bedürfnisse von Unternehmen und Personal gleichermaßen zu berücksichtigen.
Das Workforce Management geht weiter als reine Personaleinsatzplanung. Hier besitzt die volle Transparenz über den tatsächlichen Personalbedarf einen hohen Stellenwert. Um eine valide Prognose und damit einhergehend eine effektive Personaleinsatzplanung zu gewährleisten, bedient sich das Workforce Management darüber hinaus einer sorgfältigen Bedarfs- und Arbeitszeitanalyse.
Welche Aufgaben hat die Personaldisposition?
Die Disposition der Mitarbeiter dient vorrangig dazu, die aktuellen und erwarteten Mitarbeiterzahlen zu optimieren mit dem Ziel, den idealen Personalbestand zu erreichen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass sowohl strategische Unternehmensziele als auch die Mitarbeitermotivation gewährleistet werden. Gleichzeitig ist es notwendig, eine hohe Flexibilität zu bewahren, denn nur so ist es möglich, die Einsatzplanung stets an die sich verändernden Gegebenheiten anzupassen.
Arbeitsalltag und Herausforderung von Personaldisponenten
Zuallererst überprüfen Personaldisponenten, ob einem Unternehmen die richtige Zahl von Mitarbeitern zur Verfügung steht, um bestimmte Aufgaben durchführen zu können. Auf diese Weise stellen sie sicher, dass es zu keinen Verzögerungen und Personalengpässen kommt.
Sie sind ebenfalls dafür zuständig, Optimierungsprobleme zu erkennen und auf diese frühzeitig zu reagieren. So müssen die Personaldisponenten freie Kapazitäten schaffen und Mitarbeiter mit dem passenden Qualifikationsprofil als Ersatz organisieren, sobald es Personalausfälle gibt.
Was muss ein Personaldisponent können?
Die täglichen Aufgaben von Personaldisponenten sind sehr vielseitig. Um diese zufriedenstellend erfüllen zu können, ist eine kaufmännische Ausbildung wünschenswert. Wichtiger als eine Ausbildung in einem spezifischen Fachbereich sind jedoch die Soft Skills eines Personaldisponenten. Er muss vor allem:
- über ein gutes Menschenkenntnis verfügen,
- ein Organisationstalent sein,
- gute Kommunikationsfähigkeiten besitzen,
- eine hohe Kontaktstärke aufweisen.
- Dienstpläne erstellen
- Schichtmodelle abbilden
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Dienstplan automatisch befüllen
Flexible Personaldisposition mit der richtigen Software
Die fortschreitende Digitalisierung der Unternehmensabläufe, bei denen die Personaldisposition einen wichtigen Platz einnimmt, bringt mehrere Vorteile mit sich. Besonders erwähnenswert ist eine signifikante Zeit- und Kostenersparnis, die dank der digitalen Personal- und Einsatzplanung erzielt werden kann.
Eine passende Software übernimmt Routineaufgaben, während sich Mitarbeiter auf ihre wichtigen Kerntätigkeiten konzentrieren können. Ein hohes Maß an Flexibilität und einfache Handhabung der Software sind somit der Schlüssel zum Erfolg.
Personaldisposition Software: Die einfache Personaleinsatzplanung für Mitarbeiter
Wie bereits erwähnt, bilden die Flexibilität und einfache Handhabung das Fundament einer Personaldisposition Software. Dadurch lassen sich große Mitarbeiterzahlen mühelos koordinieren und relevante Arbeitskräfte in den Planungsprozess aktiv einbinden.
Für eine reibungslose Abstimmung zwischen den Arbeitskräften sorgen unter anderem:
- Planungsverlauf
- Planungsübergabe
- Arbeiten per Drag-and-Drop (über mehrere Monitore)
- Notizen, Erinnerungen und Wiedervorlagen
Es gibt viele digitale Lösungen, die derzeit auf dem Markt verfügbar sind, um Unternehmen bei der Personal- und Einsatzplanung umfassend zu unterstützen. Als Beispiel dient eine vom Desktop-Computer oder Mobilgerät bedienbare Software von Papershift. Ihr größter Vorteil liegt darin, dass sie mit verschiedenen Funktionen ausgestattet ist, die an individuelle Unternehmensbedürfnisse angepasst werden können.
