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Definition: Was ist eine Personalakte?
In einem Unternehmen oder einer Organisation werden alle Dokumente über einen Angestellten in der Personalakte gesammelt. Verantwortlich dafür ist die Personalabteilung.
Welche Belege in die Akte gehören und welche nicht, regeln das Bürgerliche Gesetzbuch, das Arbeitsrecht sowie das Betriebsverfassungsgesetz. Arbeitnehmer haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen, auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen.
Sind dort Unterlagen nicht gesetzeskonform aufbewahrt, können sie widersprechen. Einen Anspruch auf Herausgabe der kompletten Akte hat das Personal bei einer Kündigung allerdings nicht. Die Personalinformationen müssen aufgrund der gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz streng vertraulich behandelt werden. Die Verantwortlichen müssen auch die besonderen Aufbewahrungsfristen der Personalakten umsetzen.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Die Personalakte in der Praxis
Viele Jahre lang wurden die Personalakten in den verantwortlichen Abteilungen der Unternehmen in großen Hängeregistraturen verwaltet, die gut verschlossen wurden. Die Dokumente waren in Hängeordnern archiviert, die Mitarbeiterverwaltung war entsprechend aufwendig und arbeitsintensiv.
Heute erfolgt die Aufbewahrung zumeist nur noch in elektronischer Form. Moderne Datenbanken erlauben es, relevante Mitarbeiterinformationen auch anderen Abteilungen zur Verfügung zu stellen. So kann die Lohnbuchhaltung für ihre Abrechnung auf die Stammdaten der Mitarbeiter zugreifen. Auch die digitalen Akten müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Hier gilt es, die internen Zugriffsrechte genau zu definieren und das IT-System vor Angriffen von außen zu schützen.
Betriebe sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, wenn sie die Akten von Mitarbeitern automatisiert aufbewahren (bei 10 Arbeitnehmern) oder sie in sonstiger Form verarbeiten (bei mehr als 20 Angestellten).
In den Personalakten werden alle wichtigen Informationen der Arbeitnehmer archiviert:
- Personalstammdaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift
- Bewerbungsunterlagen einschließlich wichtiger Zeugnisse
- soweit erforderlich Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis
- der Arbeitsvertrag
- die sich daraus ergebenen Abrechnungsgrundlagen: vereinbarte Lohn- bzw. Gehaltshöhe, Arbeitszeit, Urlaubsregelung
- die Stellenbeschreibung
- die Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Urlaubs- und Überstundenstatistik
- Unterlagen zur Sozialversicherung (Anmeldungen zur Krankenkasse, Rentenversicherung, Pflegeversicherung, SV-Ausweis)
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Anträge auf Mutterschutz, Elterngeld etc.
- Lohnsteuerkarte
- wenn es der Beruf erfordert: Führerscheinkopie und Gesundheitszeugnis
- Bescheinigungen von ärztlichen Untersuchungen (nur im Rahmen des Arbeitsschutzes)
- Beurteilungen und Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Personalentwicklungspläne
- Ermahnungen und Abmahnungen, Kündigungen
- Weiterbildungsvereinbarungen
Personalakten, ob traditionell in Papierform oder in der digitalen Ablage als digitale Personalakte, sind besonders sensibel. Die regelmäßige Schulung der Verantwortlichen hilft somit, ihre Sicht für den Datenschutz zu schärfen.
