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Das Performance Management beurteilt und steuert die Leistung von Arbeitnehmern und hilft Unternehmen so, das volle Potenzial ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Doch was ist eigentlich ein guter Performance Management Prozess? Der Artikel widmet sich der Frage, wie man ein erfolgreiches Performance Management umsetzen kann und was Unternehmen und die Personalabteilung dabei unbedingt beachten sollten.
Was versteht man unter Performance Management?
Performance Management in Unternehmen meint die Erfassung der Leistungserbringung durch die Mitarbeiter und die strategische Beeinflussung der Mitarbeiterperformance. Es umfasst alle Prozesse, die auf die Steuerung und Kontrolle der Leistung abzielen. Klar fokussiert werden dabei die Zeit sowie sämtliche Ressourcen, die die Beschäftigten zur Erbringung ihrer Arbeitsleistung benötigen. Die persönliche Entwicklung der Angestellten soll positiv vorangetrieben werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dabei läuft der Performance Management Prozess in drei Schritten ab: Zieldefinition, Leistungsmessung und Anreizgestaltung.
Das klassische Performance Management basiert auf dem Prinzip der Zielvereinbarung und wird daher auch als „Management by Objectives“ (MbO) bezeichnet. Mit der Zielvereinbarung, die in regelmäßigen zeitlichen Abständen definiert wird, werden konkrete Aufgaben festgehalten, die ein Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichen soll. Häufig ist die Zielerreichung dabei an eine Prämie geknüpft – beispielsweise eine variable Vergütung, ein geldwerter Vorteil oder ein Incentive.
Während jährliche Zielvereinbarungsgespräche heute größtenteils der Vergangenheit angehören, geht es im modernen Performance Management vor allem darum, die Mitarbeiterleistung kontinuierlich durch Prozesse zu verbessern.
Was gehört zum Performance Management?
Das Performance Management leitet Maßnahmen ein, mit deren Hilfe Angestellte ihr volles Potenzial ausschöpfen und für die Erreichung der Unternehmensziele einsetzen können. Grundlage eines erfolgreichen Performance Managements ist die Definition klarer Ziele.
Es handelt sich um einen mehrdimensionalen Ansatz. Um die Unternehmensperformance optimieren zu können, widmet sich das Performance Management mehreren Leistungsebenen:
- Mitarbeiterleistung (individuell)
- Teamleistung
- Abteilungsleistung
Warum ist Performance Management wichtig?
Unternehmen jeder Art und jeder Branche können von einem durchdachten Performance Management Modell profitieren. Die wichtigsten Vorteile sind im Folgenden zusammengefasst:
- Leistungsüberblick: Arbeitgeber erhalten durch die Messung der Performance einen Überblick über die Leistung einzelner Mitarbeiter und der gesamten Belegschaft. Werden die erwarteten Leistungen erbracht? Ist Unterstützung nötig – und wenn ja, wo und inwiefern? Durch die Einführung eines klar umrissenen Prozesses fällt es leichter, individuelle und gemeinschaftliche Entwicklungsmöglichkeiten (beispielsweise Schulungsbedarfe) zu erkennen.
- Produktivitätssteigerung: Regelmäßige Mitarbeitergespräche helfen, Schwachstellen aufzudecken, bevor sie die Produktivität senken. Arbeitgeber können beispielsweise schneller feststellen, wenn einem Mitarbeiter wichtige Fähigkeiten für die Zielerreichung fehlen. Sie erkennen aber auch Potenziale und können anschließend gezielt in den Aufbau des jeweiligen Mitarbeiters investieren.
- Transparenz und Vertrauen: Ein kontinuierliches Performance Management schafft offene Kommunikation und ein größeres Vertrauen im gemeinsamen Dialog. Die Mitarbeiter fühlen sich unterstützt und haben weniger Bedenken, Beschwerden oder Verbesserungsvorschläge zu äußern. Nicht zuletzt fördert dies das Engagement im Unternehmen.
- Effektivität: Statt Beurteilungen einmal im Jahr durchzuführen, erfasst ein modernes Leistungsmanagement das ganze Jahr über einheitliche Echtzeitdaten.
- Mitarbeiterbindung: Arbeitgeber, die Entwicklungsmöglichkeiten weder ermitteln noch anbieten, haben öfter mit Mitarbeiterfluktuation zu kämpfen. Kontinuierliches Feedback und regelmäßige Mitarbeitergespräche dagegen vermitteln den Angestellten ein Gefühl der Wertschätzung und Anerkennung. Damit steigt auch die Arbeitsmoral und damit die langfristige Mitarbeiterbindung.
- Motivation und Engagement: Ein gutes Performance Management trägt zu einer positiven Unternehmenskultur bei, die von Vertrauen, Motivation und Engagement geprägt ist. Außerdem haben die Mitarbeiter eher das Gefühl, sich auf einem klaren Entwicklungsweg zu befinden. Dadurch erhöht sich neben der Arbeitszufriedenheit auch die Verbesserungsbereitschaft und die Gesamtleistung.
Welche Relevanz hat die Unternehmenskultur?
Mitarbeiter, die sich mit ihren Ideen ins Unternehmen einbringen können, sind nachweislich engagierter und motivierter. Dafür braucht es jedoch eine Kultur der Offenheit und Transparenz. Idealerweise enthalten die stattfindenden Feedbackgespräche also nicht nur einen Ideentransfer von unten nach oben, sondern auch umgekehrt. Denn: Nur, wenn die Beschäftigten beispielsweise regelmäßig über die aktuellen strategischen Entwicklungen im Unternehmen informiert werden, sind sie in der Lage, diese bei ihrer täglichen Arbeit zu berücksichtigen.
Was sind die Ziele von Performance Management?
Performance Management strebt eine kontinuierliche Leistungsverbesserung im gesamten Unternehmen und damit die Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit und ein nachhaltiges Wachstum an. Da hierfür neben der Leistung einzelner Mitarbeiter auch das Zusammenspiel der Abteilungen eine Rolle spielt, muss es die Unternehmensstrategie mit der operativen Planung, den Abläufen und dem Controlling zusammenführen. So kann Zeit gespart und die Effizienz gesteigert werden. Zudem lassen sich frei gewordene Ressourcen anderweitig einsetzen.
Auf den drei Leistungsebenen (Mitarbeiter, Team, Abteilung) geht es immer auch darum, die Unternehmensziele mit den persönlichen Zielen der Mitarbeiter in Einklang zu bringen. Hinzu kommt die Prozessebene, die mit leistungsbezogenen Gesamtkonzepten arbeitet:
- Mitarbeiterebene: Hier beschäftigt sich das Performance Management vor allem mit der Personalentwicklung und der Entfaltung der individuellen Potenziale im Unternehmen. Leistung wird durch Feedbackgespräche, Zielvereinbarungen und Anreizsysteme angeregt, erzeugt und kontinuierlich gesteigert.
- Team- und Abteilungsebene: Das Performance Management widmet sich der Verbesserung des Zusammenspiels von Teams und Abteilungen. Durch eine bestmögliche Verteilung der Ressourcen und gute Rahmenbedingungen erhofft man sich, dass die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten optimal einbringen und so die langfristige Wettbewerbsfähigkeit erhalten und verbessern.
- Prozessebene: Auf dieser Ebene greifen leistungsorientierte Gesamtkonzepte für einzelne Abteilungen und das gesamte Unternehmen. Mithilfe einer Unternehmensstrategie will man allgemeine Prozesse und Aufgabenbereiche – zum Beispiel die operative Planung, das Controlling und das Kompetenzmanagement – besser aufeinander abstimmen.
Welche Kritik gibt es am klassischen Performance Management?
Längst nicht alle Arbeitgeber und Führungskräfte sind der Meinung, dass das derzeit dominierende Performance Management wirklich effektiv zur Erfüllung der Geschäftsziele beiträgt. Untersuchungen zeigen zudem, dass auch ein großer Teil der Mitarbeiter glaubt, dass sich ihre Leistung verbessern würde, wenn es in ihrem Unternehmen ein anderes Performance Management gäbe.
Klassisches Performance Management fokussiert stark die Produktivität und deren Erreichen durch Autorität. Kritiker merken oftmals an, dass diesem Ansatz ein Bild des Mitarbeiters zugrunde liegt, nach dem dieser nur durch Druck, Wettbewerb und Belohnung zu motivieren ist. Individuelle Belange treten dabei schnell in den Hintergrund und man geht davon aus, dass die Arbeitnehmer nur extrinsisch (durch äußere Anreize) motiviert werden können.
Eine häufig geäußerte Kritik ist, dass das zurzeit praktizierte Performance Management zu wenig agil und flexibel ist. Der Bedarf, neue Ansätze auszuprobieren, wächst also.
Was ist agiles Performance Management?
Agiles Performance Management setzt da an, wo das klassische Leistungsmanagement an seine Grenzen kommt: bei den Themen Flexibilität und Fokus. Es geht davon aus, dass Mitarbeiter nicht nur aus extrinsischen, sondern auch aus intrinsischen Motiven handeln. Das bedeutet, dass Anreize wie Geld oder Ruhm allein nicht ausreichen. Um das Leistungspotenzial ihrer Mitarbeiter voll auszunutzen, müssen Arbeitgeber außerdem ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich die Beschäftigten wohlfühlen. Denn: Je mehr sich die Angestellten mit ihren Aufgaben und den Unternehmenszielen identifizieren, umso leistungsbereiter und produktiver sind sie.
Agil sein bedeutet auch, die Führungsstrukturen und Workflows dynamischer und flexibler zu gestalten. An die Stelle starrer Jahresgespräche als Bewertungsgrundlage tritt im agilen Performance Management eine engmaschige und kontinuierliche Kommunikation zwischen allen Ebenen.
Was ist ein Performance Management Prozess?
Ein Performance Management Prozess vollzieht sich in den folgenden drei Schritten:
1 – Planen und Handeln mit Zielen
- Leistung der Mitarbeiter auf die Unternehmensziele ausrichten
- Mitarbeitern sinnstiftende Arbeiten zuweisen, um ihr Engagement zu stärken
- Ziele umgehend anpassen, wenn sich die Prioritäten des Unternehmens ändern
2 – Ziele überwachen und Leistung steuern
- Ziele aller Mitarbeiter überwachen und sie kontinuierlich mit den Unternehmenszielen abstimmen
- Feedback und Hilfestellung geben, um die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern
- Anerkennung für gute Resultate zeitnah kommunizieren
3 – Bewerten und Anerkennen
- Leistung der Mitarbeiter mit einem Höchstmaß an Konsistenz und Genauigkeit beurteilen
- Anerkennung zeigen und gute Leistungen belohnen
- Datengestützte Erkenntnisse nutzen und so den Beitrag einzelner Mitarbeiter zu den Unternehmenszielen beziffern
Was ist die Grundlage für einen gelungenen Performance Management Prozess?
Bei der Gestaltung eines Performance Management Prozesses spielen die folgenden vier Grundsätze eine Rolle:
- Kultur (positiv, wertschätzend, transparent)
- Kommunikation (offen, kontinuierlich)
- Führung (motivierend, zielorientiert, ehrlich, konsistent)
- Einsatz nach Kompetenzen und Interessen
Die vier Faktoren hängen eng zusammen und wirken idealerweise verstärkend aufeinander ein.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Performance Management Methoden gibt es?
Mit den folgenden Tools und Systemen unterstützt das Performance Management System die Prozessschritte der Zieldefinition, der Leistungsmessung und der Anreizgestaltung:
Tools Zieldefinition
Das wohl bekannteste Werkzeug ist das Zielvereinbarungsgespräch (Mitarbeitergespräch), in dem Individual- aber auch Team- oder Bereichsziele festgelegt werden. In einem Follow-Up-Gespräch nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums erfolgt dann die Überprüfung der erreichten Ziele und die Leistungsbeurteilung. Defizite werden aufgedeckt, Individualziele angepasst ausgesetzt. Zugunsten des Verbindlichkeitsgefühls und der Arbeitszufriedenheit sollten solche Leistungsbeurteilungen wenigstens vierteljährlich stattfinden. Für die Formulierung der Ziele empfiehlt sich die SMART-Formel (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert).
Tools Leistungserfassung und -beurteilung
Um die Leistung einzelner Mitarbeiter zu erfassen, nutzt man Performance-Measurement-Systeme (PMS). Dabei unterscheidet man zwischen den folgenden Ansätzen der Leistungsbeurteilung:
- Verhaltensorientierter Ansatz: Für die Leistungsbeurteilung sind das Verhalten, die Fähigkeiten und Eigenschaften, die Talente und Potenziale der Mitarbeiter ausschlaggebend. Leistungsbeurteilungen werden top-down (Abwärtsbeurteilung durch die Führungskraft), bottom-up (Aufwärtsbeurteilung durch Mitarbeiter) und durch Kollegen, Kunden oder externe Berater durchgeführt. Eingesetzt werden Instrumente wie das 360-Grad-Feedback, Management Grids, Team-und Potenzialanalysen, die Fremd- und Selbsteinschätzungen umfassen.
- Ergebnisorientierter Ansatz: Dieser Ansatz fokussiert konkrete Kennzahlen wie Verkaufszahlen oder die Anzahl neu gewonnener Kunden. Das sogenannte Corporate Performance Management (CPM) – auch Enterprise oder Business Performance Management genannt – ist auf den Erfolg des gesamten Unternehmens ausgerichtet und bewertet dessen Leistung anhand der relevanten KPIs (Key Performance Indicators), zum Beispiel Umsatz oder Return on Investment (ROI).
Tools Gestaltung von Anreizen
Es gibt sowohl materielle als auch immaterielle Anreize, die für die Steigerung der Leistungsmotivation der Angestellten zum Einsatz kommen. Häufig spricht man von ganzen Anreizsystemen, da hierbei oft mehrere Anreize miteinander kombiniert werden. Eine größtmögliche Steigerung der Performance erreicht man durch das Abstimmen der Anreize auf die individuelle Motivationsstruktur der Beschäftigten oder Teams. Das liegt daran, dass ein individuelles Anreizsystem eine höhere Wertschätzung seitens des Arbeitgebers signalisiert.
Welchen Mehrwert bietet ein Performance Management System?
Ein gut in die anderen Unternehmenssysteme integriertes Performance Management System kann in einer verbesserten Produktivität, einer höheren Motivation und einem höheren Umsatz resultieren. Auch eine geringere Fluktuation kann mit einem Performance Management System erreicht werden.
Außerdem liefert das Leistungsmanagement wertvolle Einblicke und Echtzeit-Daten, die die Basis für Entscheidungen im Personalmanagement bilden können und bei der Entwicklung besserer HR Prozesse (Human Resources) unterstützen. So liefert ein solches System beispielsweise Daten über individuelle Qualifikationen und Karriereziele und damit wichtige Informationen für die Nachfolgeplanung. Anhand dieser Erkenntnisse kann das Unternehmen so in die Weiterbildung und Mitarbeiterentwicklung investieren, dass diese Bereiche den Anforderungen des Unternehmens bestmöglich entgegenkommen.
Wie kann die Personalabteilung das Performance Management im Unternehmen unterstützen?
Da das Performance Management sich mit seinen Aufgaben in einem Bereich bewegt, der originär der HR zuzuordnen ist, kann die Personalabteilung eine wichtige Rolle im Performance Management Prozess einnehmen. Beispielsweise kann sie Informationen aus den Leistungsbeurteilungen für das Recruiting beziehungsweise die Einstellungsentscheidungen nutzen. Sie kann Maßnahmen für die Personalentwicklung – beispielsweise Schulungen oder die Einführung einer E-Learning-Plattform – einleiten und dafür sorgen, dass Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten eingesetzt werden
Ein weiterer Bereich des Leistungsmanagements, in dem die HR tätig werden kann, ist die Bereitstellung einer passenden Performance Management Software. Dank der praktischen Funktionen eines solchen Systems gewinnen Führungskräfte nicht nur ein Kommunikationsmittel, sondern auch einen Überblick über die Ziele und deren Hierarchie. Zielvereinbarungen und -status, Performance Reviews und Personalentwicklungsmaßnahmen können so schneller und einfacher aktualisiert und geteilt werden.
Performance Management Schritt für Schritt
Schritt 1: Zielvereinbarung
Das Konzept der Zielvereinbarung ist wichtiger Bestandteil des klassischen Performance Managements. Bestenfalls erfolgt die Zielvereinbarung nicht nur einmal pro Jahr, sondern in kürzeren Abständen. Im Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter werden individuelle Ziele festgelegt, man kann sich aber auch Team-, Bereichs- und Unternehmenszielen widmen. Dabei unterscheidet man zwischen Sachzielen und Entwicklungszielen sowie zwischen quantitativen und qualitativen Zielen. Die Zielvereinbarung kann beispielsweise mit der SMART-Formel (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) erfolgen.
Schritt 2: Leistungsbeurteilung
Die Leistungsbeurteilung wird ebenfalls in regelmäßigen Abständen vorgenommen und kann verschiedene Formen annehmen:
- Top-down durch Vorgesetzte
- Bottom-up durch Mitarbeiter
- Seitwärtsbeurteilung durch Kollegen
- 360-Grad-Feedback durch Kollegen, Vorgesetzte etc.
Traditionell fand die Leistungsbeurteilung einmal pro Jahr im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs statt. Viele Unternehmen greifen heute aber auf kürzere Zyklen zurück und nutzen agile Methoden für die Beurteilung.
Schritt 3: Anreizsysteme
Wichtig für das Performance Management – insbesondere für messbare Ziele – sind materielle und immaterielle Anreizsysteme. Sie dienen dazu, das Verhalten der Mitarbeiter zu beeinflussen und die Leistungsbereitschaft zu fördern. Um Anreizsysteme zu schaffen, die zur individuellen Motivationsstruktur der Mitarbeiter passen, ist es sinnvoll, die Beschäftigten in ihre Gestaltung einzubeziehen.
Materielle Anreize:
- Gehaltszahlungen
- Boni
- Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
- Betriebliche Sozialleistungen
- Erfolgsbeteiligungen
- Sachleistungen, zum Beispiel Dienstwagen oder Smartphone
Immaterielle Anreize:
- Anerkennung
- Positives Betriebsklima
- Ansprechende Arbeitsplatzgestaltung
- Tolle Führungskultur
5 Tipps wie Unternehmen ihr Performance Management verbessern können
Tipp 1: Kontinuierliches Leistungsmanagement
Beim „Continuous Performance Management“ treten Mitarbeiter und Vorgesetzte häufiger in Kontakt, es gibt regelmäßige Einzelgespräche und kontinuierliches Feedback. Für Führungskräfte birgt dies den Vorteil, dass sie die Erfolge und Schwächen der Mitarbeiter einfacher im Blick behalten und Probleme zeitnah ansprechen können. Das Modell reduziert die Dauer zwischen den Leistungsgesprächen und birgt weniger Überraschungen. Die Mitarbeiterziele können einem flexiblen Arbeitsumfeld außerdem besser an die Unternehmensziele angepasst werden.
Tipp 2: Mensch im Fokus
Anstatt sich auf die vergangenen Leistungen des Mitarbeiters zu versteifen, sollte man über die zukünftige Entwicklung sprechen. Denn: Eine kritische Rückschau drückt auf die Motivation. Stattdessen geht es darum, die zielgerichtete Weiterentwicklung zu fokussieren und den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, ernst genommen und wertgeschätzt zu werfen.
Tipp 3: Digitale Tools nutzen
Mit einer zuverlässigen Performance Management Software gewinnen Unternehmen ein zentrales Dashboard, das zum Beispiel einen Überblick über Aufträge, Deadlines und beteiligte Mitarbeiter bietet. Die praktischen Funktionen vereinfachen den Arbeitsprozess und liefern zudem effiziente, motivationssteigernde Werkzeuge wie Auszeichnungen.
Tipp 4: Offene Kommunikation als Schlüssel
Gute Performance Manager stehen im regelmäßigen Kontakt mit den Mitarbeitern und schaffen eine transparente Kommunikation auf Augenhöhe. Werte, Vorgaben, Ziele und einzelne Aufgaben sind deshalb stets gemeinsam zu definieren. Dabei sollte man sichergehen, dass alle Teammitglieder die Anforderungen genau verstanden haben. Vorgesetzte tun außerdem gut daran, in Erfahrung zu bringen, was ihre Mitarbeiter benötigen, um gut und strukturiert arbeiten zu können.
Tipp 5: Arbeitsergebnisse verständlich bewerten
Damit die Mitarbeiter die Ergebnisse der Leistungsüberwachung gänzlich verstehen, sollten sie in Form von Skalen und Faktoren aufbereitet werden, die jeder im Unternehmen kennt. Alle Mitarbeiter sollten genau verstanden haben, wie die Bewertung erfolgt.
Darüber hinaus sollten Vorgesetzte es vermeiden, die Leistung einzelner Mitarbeiter direkt miteinander zu vergleichen. Wettbewerbsdruck und Neid führen eher zu einem Abflachen der Motivation als zu einer langfristigen Leistungsverbesserung.
