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Die tägliche Fahrt zur Arbeitsstätte ist Wirklichkeit für viele Arbeitnehmer. In Deutschland können sie auf eine steuerliche Entlastung rechnen, indem sie die Fahrtkosten als Werbungskosten von der Einkommenssteuer absetzen. Dies ist möglich durch die sogenannte Pendlerpauschale, auf die in dem folgenden Beitrag näher eingegangen wird.
Definition: Was ist die Pendlerpauschale?
Die Pendlerpauschale – offiziell Entfernungspauschale – bildet eine Form der Pauschale, die Arbeitnehmern aufgrund der weiten Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte eine steuerliche Entlastung bringt. Nach § 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG) können Pendler die Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen und dadurch bei der jährlichen Steuererklärung ihr zu versteuerndes Einkommen senken.
Die Pendlerpauschale richtet sich an Arbeitnehmer, die auf dem Weg hin zur Tätigkeitsstätte und zurück ein Fahrzeug nutzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie den Weg mit dem eigenen Auto, Motorrad, Fahrrad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen. Wie der Name schon erahnen lässt, hängt die Höhe der Pauschale nicht von Höhe der tatsächlichen Aufwendungen ab. Letztere werden nicht auf den Euro genau ermittelt.
Vielmehr hat der deutsche Gesetzgeber die Entfernungspauschale festgelegt. Im Fall einer Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel steht alternativ jedem Pendler und jeder Pendlerin zu, die Kosten für Zeit- oder Einzelfahrkarten geltend zu machen. Des Weiteren ist es möglich, eine Mischform zu wählen. Diese empfiehlt sich dann, wenn die tatsächlichen Kosten für Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln die tägliche Pendlerpauschale übersteigen.
Seit wann gibt es die Pendlerpauschale?
Die Entfernungspauschale geht auf das Jahr 1920 zurück. Aus Spargründen hat die Große Koalition im Jahr 2007 beschlossen, diese für die ersten 20 Kilometer zu streichen. Kurz darauf wurde die Pendlerpauschale nach dem Urteil des Bundesverfassungsgerichts (BVerfG) wieder eingeführt.
Wie hoch ist die Pendlerpauschale?
Seit dem Jahr 2004 beträgt die Pendlerpauschale 30 Cent pro Kilometer, wenn die Entfernung zwischen Wohung und Arbeitsstätte nicht länger als 20 Kilometer ist. Ab dem 21. Kilometer liegt diese bei 35 Cent pro Kilometer. Der letztere Betrag wird nun nach dem am 20. Mai 2022 vom Bundesrat verabschiedeten Steuerentlastungsgesetz rückwirkend zum 1. Januar 2022 auf 38 Cent pro Kilometer angehoben.
Exkurs: Wie hoch ist die Pendlerpauschale in Österreich?
Zuerst muss erwähnt werden, dass die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz bei aktiven Arbeitnehmern durch den sogenannten Verkehrsabsetzbetrag abgegolten sind. Dieser beträgt 400 Euro bzw. 690 Euro bei einem Verdienst bis 12.200 Euro.
Außerdem steht einem Arbeitnehmer die Pendlerpauschale in folgenden Fällen zu:
- Der Arbeitsweg umfasst eine Entfernung von mindestens 20 km (kleine Pendlerpauschale).
- Die Benutzung eines Massenbeförderungsmittels ist bei einer Entfernung von mindestens 2 km nicht zumutbar oder unmöglich (große Pendlerpauschale).
Die Pendlerpauschale lässt sich als Werbungskosten absetzen und führt zur Reduktion der Steuerbemessungsgrundlage. Sie darf nur dann bei der Lohnverrechnung Berücksichtigung finden, wenn ein Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber die persönliche Pendlerrechnerabfrage abgegeben hat.
Die kleine Pendlerpauschale beträgt von Mai 2022 bis Juni 2023:
- 87 Euro monatlich ab 20 km
- 169,50 Euro monatlich ab 40 km
- 252 Euro monatlich ab 60 km
Die große Pendlerpauschale beträgt von Mai 2022 bis Juni 2023:
- 46,50 Euro monatlich ab 2 km
- 184,50 Euro monatlich ab 20 km
- 321 Euro monatlich ab 40 km
- 459 Euro monatlich ab 60 km
Allen Arbeitnehmern, die in Österreich Anspruch auf die Pendlerpauschale haben, steht seit dem 1. Januar 2013 auch der sogenannte „Pendlereuro” zu.
Wer hat Anspruch auf die Pendlerpauschale?
§ 4 Abs. 5 Einkommensteuergesetz (EStG) besagt, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige die Entfernungspauschale in Anspruch nehmen können. Diese steht ebenfalls Nutzern einer Fahrgemeinschaft zu.
Wann haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die Entfernungspauschale?
Arbeitnehmer, die im Home Office bleiben, dürfen keine Pendlerpauschale berechnen. Dies gilt für jeden einzelnen Arbeitstag, an dem von zuhause aus gearbeitet wird. Stattdessen stand den betroffenen Mitarbeitern in den Jahren 2020 und 2021 die sogenannte Homeoffice-Pauschale zu. Diese betrug maximal 600 Euro und konnte für höchstens 120 Tage pro Kalenderjahr geltend gemacht werden. Im Februar 2022 hat das Bundesfinanzministerium vorgeschlagen, die Homeoffice-Pauschale bis Ende 2022 zu verlängern. Bis heute fehlt allerdings der entsprechende Beschluss.
Des Weiteren darf ein Arbeitnehmer die Entfernungspauschale nicht ansetzen, wenn er seinen Arbeitsweg mit dem Flugzeug zurücklegen muss. In einer solchen Situation bietet sich die Absetzung der Ticketgebühren als einzige Möglichkeit an.
Nicht zuletzt müssen Arbeitnehmer, denen ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, einige Besonderheiten beachten. Sie dürfen die Entfernungspauschale nur dann als Werbungskosten absetzen, wenn sie für die Versteuerung des privaten Nutzwertes nicht die Fahrbuchmethode, sondern die 1-Prozent-Regelung anwenden. Zusätzlich zur 1-Prozent-Regelung müssen sie auch 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Firmenwagens pro Kilometer und Monat versteuern.
Gibt es eine Höchstgrenze bei der Pendlerpauschale?
Die Antwort lautet Ja. Die gesetzlich vorgegebene Höchstgrenze beträgt 4.500 Euro pro Kalenderjahr. Sie entfällt, sofern Pendler nachweisen können, dass ihre Fahrtkosten höher sind. Die Rechnungen für Sprit, Fahrscheine sowie andere relevante Belege dienen als Nachweise und sind sorgfältig aufzubewahren. Andernfalls können die über eine Höchstgrenze liegenden Fahrtkosten von der Steuer nicht abgesetzt werden.
Pendlerpauschale und Steuererklärung
Grundsätzlich ist anzumerken, dass Arbeitnehmer keine Belege sammeln müssen, wenn sie die Entfernungspauschale in Anspruch nehmen. Dies gilt natürlich nur dann, wenn eine Höchstgrenze nicht überschritten wird. Wollen Pendler die höheren Kosten in ihrer Steuererklärung ansetzen, benötigen sie die entsprechenden Belege zu Nachweiszwecken.
Wie bereits erwähnt, zählt die Entfernungspauschale, die in der Anlage N der Steuererklärung angegeben wird, zu den sogenannten Werbungskosten. Darunter fallen all jene Aufwendungen, die innerhalb eines Kalenderjahres im Zusammenhang mit der Arbeit entstanden sind. Gleichzeitig steht Arbeitnehmern eine Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.000 Euro zu.
Wann lohnt es sich nicht, die Pendlerpauschale steuerlich abzusetzen?
Beträgt die Entfernungspauschale weniger als 1.000 Euro, ist es besser, die oben genannte Werbungskostenpauschale zu nutzen. In diesem Fall ändert die Pendlerpauschale nichts an den abzugsfähigen Werbungskosten. Liegen hingegen die Werbungskosten über 1.000 Euro, ist es ratsam, beim zuständigen Finanzamt einen Antrag auf die Lohnsteuerermäßigung zu stellen. Wichtig ist allerdings, dass der betroffene Arbeitnehmer schon im Laufe des Kalenderjahres weniger Lohnsteuer zahlt. Dies ist damit verbunden, dass die Werbungskosten als Freibetrag auf monatlicher Basis beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden.
Praxisbeispiel: Pendlerpauschale und Werbungskostenpauschale
Frau Birgit pendelt an 200 Arbeitstagen pro Jahr 8 Kilometer zur Arbeit. Dafür bekommt sie die Entfernungspauschale von insgesamt 480 Euro. Weil sie keine anderen Werbungskosten hat, kommt sie nicht auf 1.000 Euro. Die Pendlerpauschale scheint in ihrer Situation überflüssig zu sein, deswegen wählt sie die Werbungskostenpauschale.
Wie viele Arbeitstage dürfen angegeben werden?
Manche Pendler fragen sich, für wie viele Arbeitstage die Entfernungspauschale in der Steuererklärung geltend gemacht werden kann. Zuallererst gilt es von 365 Tagen die freien Wochenendtage abzuziehen. Von den übrig gebliebenen 260 Tagen sollten noch alle gesetzlichen Feiertage, Urlaubszeiten und Krankheitsausfälle in Abzug gebracht werden. Mehr noch: Bei der Ermittlung der Arbeitstage sind ebenfalls jene Tage abzuziehen, an denen berufsbezogene Fortbildungsaktivitäten, Dienstreisen und Betriebsausflüge stattgefunden haben.
Was die voraussichtliche Anzahl der Arbeitstage anbetrifft, ist Folgendes zu beachten: Jene Pendler, die mit ihrem Arbeitgeber eine 5-Tage-Woche vereinbart haben, fahren in der Regel an bis zu 230 Arbeitstagen im Kalenderjahr zur Tätigkeitsstätte. Bei einer 6-Tage-Woche steigt die Anzahl der Arbeitstage auf bis zu 280. Der Grundsatz dabei lautet: Die abgerechneten Arbeitstage müssen den tatsächlichen Arbeitstagen entsprechen. Eine Ausnahme besteht darin, dass die im Home Office verbrachten Arbeitstage abzuziehen sind.
An dieser Stelle ist anzumerken, dass ein Arbeitnehmer die Entfernungspauschale nur einmal für jeden Arbeitstag ansetzen darf. Diese Regel gilt auch dann, wenn er mehrmals täglich Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte machen muss.
Achtung: Das Finanzamt kann einen Nachweis der tatsächlichen Arbeitstage anfordern. Damit muss man rechnen, wenn viele Arbeitstage geltend gemacht werden und zusätzlich im Kalenderjahr hohe Krankheitskosten als außergewöhnliche Belastungen oder mehrere Fortbildungen als Werbungskosten angefallen sind.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
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Wie genau berechnet sich die Entfernung zur Arbeit?
Maßgeblich für die Berechnung der Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist die kürzeste Straßenverbindung (einfache Wegstrecke). Es ist erlaubt, eine längere Fahrtstrecke anzusetzen, sofern diese verkehrsgünstiger ist und von einem Pendler regelmäßig benutzt wird.
Mit Arbeitsstätte ist die erste Tätigkeitsstätte gemeint, also ein Arbeitsort (zum Beispiel ein Büro), wo ein Arbeitnehmer täglich arbeitet. Wird er an mehreren Arbeitsorten eingesetzt, zählt die Tätigkeitsstätte, welcher er dauerhaft zugeordnet ist.
Verfügt ein Pendler über mehrere Wohnungen, wird für die Berechnung der Entfernungspauschale jener Wohnort herangezogen, der dem Arbeitsplatz am nächsten liegt. Will ein Mitarbeiter eine andere Wohnung berücksichtigen, muss diese der Mittelpunkt seiner Lebensinteressen sein.
Pendlerpauschale Rechner: Schnell und einfach berechnen
Für die Ermittlung der Entfernungspauschale sind die folgenden Kenngrößen von Relevanz:
- Standorte aller Wohnungen
- Anzahl der Arbeitstage ohne Berücksichtigung der Arbeitszeit im Home Office
- Länge der Fahrtstrecke, das heißt volle Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Unser Online Pendlerpauschale Rechner kann die Berechnung der Pendlerpauschale wesentlich erleichtern. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Berechnung der Pendlerpauschale findet sich unter dem Online Rechner.
Rechner Pendlerpauschale: Alle Schritte auf einen Blick
- Tragen Sie die das richtige Steuerjahr in den Pendlerpauschale Rechner ein.
- Geben Sie die entsprechende Anzahl an Kilometern im Feld „Weg zur Arbeit“ an.
- Tragen Sie ihre Arbeitstage pro Jahr ein.
- Klicken Sie zur Berechnung auf den Button „Pendlerpauschale berechnen“.
Pendlerpauschale berechnen ohne Online Rechner
Die Entfernungspauschale lässt sich anhand folgender Formel berechnen:
Entfernungspauschale = Anzahl der Arbeitstage x Anzahl der Kilometer x Pauschalbetrag pro Kilometer
Rechenbeispiel 1:
Herr Helmuth arbeitet in einer 5-Tage-Woche. Er ist im Jahr 2021 an 230 Arbeitstagen 15 Kilometer als einfachen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren. Seine absetzbare Entfernungspauschale errechnet sich wie folgt:
230 Arbeitstage x 15 Kilometer x 0,30 Euro pro Kilometer = 1.035 Euro
Rechenbeispiel 2:
Frau Helga arbeitet in einer 6-Tage-Woche. Sie fährt im Jahr 2022 an 280 Arbeitstagen und macht 60 Kilometer pro Arbeitstag. Ihre Entfernungspauschale beträgt wie folgt:
280 Arbeitstage x 60 Kilometer x 0,38 Euro pro Kilometer = 6.384 Euro
Weil Frau Helga die gesetzlich vorgegebene Höchstgrenze von 4.500 Euro überschritten hat, muss sie Nachweise (Rechnungen für Sprit, Fahrscheine oder andere relevante Belege) erbringen, um den über eine Höchstgrenze liegenden Betrag steuerlich absetzen zu können.
Pendlerpauschale im Überblick
Wer bekommt die Entfernungspauschale?
Die Pendlerpauschale steht allen Arbeitnehmern zu, die ein Fahrzeug nutzen, um zum Arbeitsplatz zu kommen. Die Art des Fahrzeugs (Auto, Fahrrad, Motorrad, öffentliche Verkehrsmittel) spielt keine Rolle.
Wie berechnet man die Pendlerpauschale?
Die Berechnung der Entfernungspauschale erfolgt anhand folgender Formel: Entfernungspauschale = Anzahl der Arbeitstage x Anzahl der Kilometer x Pauschalbetrag pro Kilometer.
Wie hoch war der Pauschalbetrag 2021?
Von 2004 bis 2021 betrug der Pauschalbetrag 30 Cent bei Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz bis zu 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer lag dieser bei 35 Cent pro Kilometer.
Wie hoch ist der Pauschalbetrag 2022?
Im Jahr 2022 hat der Bundesrat im Steuerentlastungsgesetz den Pauschalbetrag ab dem 21. Kilometer rückwirkend zum 1. Januar 2022 auf 38 Cent pro Kilometer angehoben. Der Betrag von 30 Cent für die ersten 20 Kilometer bleibt gleich.
Wurde eine Höchstgrenze gesetzt?
Die Antwort lautet Ja. Sie beträgt 4.500 Euro pro Kalenderjahr. Wird die gesetzlich vorgegebene Höchstgrenze überschritten, muss der betroffene Pendler Nachweise für die tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erbringen, um diese von der Steuer absetzen zu können.
Wirkt sich die Pendlerpauschale auf die Lohnsteuer aus?
Die Entfernungspauschale kann die Lohnsteuer vermindern. Sie zählt zu den Werbungskosten, also Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit entstehen. Als Beispiele dienen neben der Pendlerpauschale Ausgaben für Arbeitskleidung, Fachbücher und Fortbildungsaktivitäten.
Steht die Pendlerpauschale bei Arbeit im Home Office zu?
Leider nicht. Die Pendlerpauschale bezieht sich nur auf die tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte. Bleibt ein Arbeitnehmer an bestimmten Arbeitstagen im Home Office, darf er diese Arbeitstage für die Berechnung der Pendlerpauschale nicht heranziehen.
Was gilt für Mitarbeiter mit Firmenwagen?
Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen zur Verfügung erhalten, dürfen die Pendlerpauschale nur dann von der Steuer absetzen, wenn sie für die Versteuerung des privaten Nutzwertes die 1-Prozent-Regelung und zusätzlich 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Firmenwagens anwenden.
