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Das Outsourcing hat in den letzten Jahrzehnten an Bedeutung gewonnen. Viele Unternehmen entscheiden sich für diesen Schritt, um fixe Kosten zu senken und ihre komplexen Prozesse zu vereinfachen. Es besteht ebenfalls ein starker Wunsch nach Qualitätsgewährleistung in jenen Bereichen, die nicht zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens gehören.
Der folgende Artikel bietet einen guten Einstieg ins Thema und liefert neben der Definition auch praktische Tipps, die bei der Umsetzung des Outsourcings hilfreich sein können.
Definition: Was ist Outsourcing?
Der englische Begriff Outsourcing lässt sich ins Deutsche mit Auslagerung übersetzen. Es handelt sich laut Definition um eine unternehmerische Vorgehensweise, die darin besteht, Aufgaben, Arbeitsschritte, Teilbereiche oder Geschäftsprozesse an einen Dienstleister zu delegieren. Das Outsourcing resultiert in einer Verkürzung der Wertschöpfungskette und ermöglicht die Konzentration auf ein Kerngeschäft. Das Gegenstück dazu ist das Insourcing.
Des Weiteren erhoffen sich Unternehmen durch diese Lösung spürbare Kostenvorteile und eine Erhöhung der Qualität, die sich auf eine starke Marktposition überträgt.
Welche Arten von Outsourcing gibt es?
Grundsätzlich kann man zwischen internem und externem Outsourcing unterscheiden. Im ersten Fall werden einzelne Aufgaben oder komplette Geschäftsprozesse (z. B. Produktion oder Buchhaltung) an Betriebe des eigenen Konzerns ausgelagert. Im zweiten Fall erfolgt die Verlagerung von Wertschöpfungsaktivitäten an externe Dienstleister oder Zulieferer.
Zu den Sonderformen des Outsourcings gehören unter anderem:
- Application Service Providing (ASP): Ein Outsourcing-Dienstleister betreibt eine bestimmte Software im eigenen Rechenzentrum bzw. Serverraum. Seine Kunden erhalten den Zugriff auf die bereitgestellte Applikation über eine gesicherte Internet-Leitung und müssen periodisch eine Miete entrichten.
- Business Process Outsourcing (BBO): Darunter versteht sich eine Unternehmensstrategie, die darauf ausgerichtet ist, ganze Geschäftsprozesse wie beispielsweise Personalwesen und Recruiting an Zulieferer zu delegieren. Das Ziel ist es, die Konzentration auf ein Kerngeschäft zu ermöglichen.
- Outtasking: Im Rahmen dieser Sonderform des Outsourcings werden einzelne, klar definierte Aufgaben an externe Anbieter ausgelagert. Die Prozesskontrolle bleibt beim auftraggebenden Unternehmen. Die Entwicklung einer Software oder Erstellung einer Website dienen als gute Beispiele fürs Outtasking.
- Out-Servicing: Die Besonderheit dieser Sonderform des Outsourcings besteht darin, dass ausschließlich der Kundendienst an einen Dienstleister übertragen wird. In der Praxis sind das oft Callcenter, die Kundenanliegen aufnehmen und bearbeiten. Out-Servicing dient vorrangig der Kostensenkung und Prozessvereinfachung.
Outsourcing im Unternehmen
Man sollte Outsourcing nicht einseitig betrachten, denn diese Unternehmensstrategie betrifft sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber. Beide Parteien können unterschiedliche Sichtweisen vertreten, die im Vorfeld zu berücksichtigen sind.
Was bedeutet Outsourcing für Mitarbeiter?
Die Auslagerung bestimmter Aufgaben oder Bereiche ist ein schwieriges Thema für die betroffenen Mitarbeiter, die sich nicht wertgeschätzt fühlen können. Outsourcing signalisiert ihnen, dass externe Dienstleistungen bevorzugt werden und ein Unternehmen auf Kosten des eigenen Personals sparen will. Dies kann zur Senkung der Mitarbeitermotivation und unter Umständen auch zur gesteigerten Mitarbeiterfluktuation führen.
Was bedeutet Outsourcing für Arbeitgeber?
In der Regel sehen Arbeitgeber Outsourcing positiver als Mitarbeiter, die Angst vor plötzlichem Arbeitsplatzverlust haben und eine konstante Wertschätzung benötigen. Die häufigsten Gründe, welche Arbeitgeber zur Auslagerung einzelner Aufgaben oder auch ganzer Geschäftsprozesse bewegen, sind Kostensparungsziele und Komplexitätsreduktion.
Des Weiteren wollen sie ihren Fokus auf das eigentliche Kerngeschäft legen und die Abhängigkeit von internen Experten mit spezifischem Fachwissen verringern. Auf der anderen Seite gibt es Arbeitgeber, bei denen bestimmte Kompetenzen nicht vorhanden sind und müssen mit Hilfe externer Experten gewonnen werden.
Relevanz: Wann ist Outsourcing sinnvoll?
Das Outsourcing hat stark an Bedeutung gewonnen und lässt sich in erster Linie auf wachsenden Kostendruck zurückführen. Unternehmen fühlen sich demnach dazu veranlasst, ihre betrieblichen Aufwendungen zu reduzieren und zwar bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung. Nur so können sie sich im verschärften, durch die Globalisierung geprägten Wettbewerb behaupten und ihre Marktposition ausbauen.
Das Outsourcing bietet ihnen die Möglichkeit, verschiedene Wertschöpfungsaktivitäten an externe Anbieter zu übertragen und so die Zeit für die Entwicklung des eigenen Unternehmens zu gewinnen. Um das volle Potenzial der Verlagerung auszuschöpfen und eigene Ressourcen zu sparen, ist es jedoch wichtig, Outsourcing-Verträge richtig zu gestalten.
In welchem Umfang kann Outsourcing stattfinden?
Wie bereits angesprochen, kann das Outsourcing einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder ganze Geschäftsprozesse betreffen. Welche Lösungen ein Unternehmen in Anspruch nimmt, hängt von individuellen Bedürfnissen ab. Eine Sache ist allerdings sicher: Selbst das Outsourcing im kleinen Umfang bedeutet die interne Reorganisation, die weitgehende positive und negative Konsequenzen haben kann.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Chancen und Risiken im Überblick
Ein Unternehmen, das Outsourcing als Unternehmensstrategie überlegt, sollte sowohl Chancen als auch potenzielle Risiken erkennen und bewerten. Auf diese Weise kann es sich ein genaueres Bild machen und fundiert entscheiden, ob das Outsourcing die richtige Vorgehensweise darstellt.
Welche Vorteile bringt Outsourcing mit sich?
- Steigerung der Qualität aufgrund der Konzentration auf das tägliche Kerngeschäft
- Erhöhung der Produktivität entlang der Wertschöpfungskette
- Reduktion der Komplexität durch den Gewinn an Wirkungsgrad und Prozessvereinfachung
- Zeitgewinn und mehr Flexibilität durch die Möglichkeit der kurzfristigen Anforderung von Leistungen
- Risikominimierung in Bereichen, die nicht zu Kernkompetenzen eines Unternehmens zählen
- Verringerung der Abhängigkeit von Mitarbeitenden, die ein spezifisches Know-how haben
- Einsparung von Kapital-, Personal- und Sachkosten
- Nutzung von externem Know-how zugunsten eines Unternehmens
Welche Nachteile gibt es beim Outsourcing?
- Hoher Koordinations- und Kommunikationsauswand
- Weitergabe von Betriebsgeheimnissen an einen externen Dienstleister
- Verlust von erfolgskritischem Wissen durch Entlassung oder Versetzung von Fachkräften
- Wenig Kontrolle über die tatsächliche Qualität der durch einen externen Zulieferer erbrachten Leistungen
- Reputationsverlust im Fall schlechter Leistungsqualität oder anderer Probleme mit einem Dienstleister
- Abhängigkeit von Drittunternehmen
- Wenig Flexibilität, wenn eine langfristige Vertragsbindung besteht
- Sinkende Mitarbeitermotivation und Chaos am Arbeitsplatz
- Vernachlässigung der Personalentwicklung
Ablauf: Prozessgestaltung beim Outsourcing
Die Entscheidung über die Auslagerung bestimmter Bereiche hat weitgehende Folgen für ein Unternehmen und seine internen Strukturen. Deswegen ist es ratsam, beim Outsourcing Schritt für Schritt vorzugehen.
Outsourcing Prozess: Mit vier Schritten zum Erfolg
Jeder Schritt auf dem Weg zur Auslagerung von Aufgaben oder Bereichen ist durch ein hohes Maß an Komplexität gekennzeichnet. Ein Unternehmen, das sich für Outsourcing entscheidet, sollte sich daher auf einen höheren Planungsaufwand und langwierige Verhandlungen mit Drittanbietern einstellen.
Schritt 1: Ist-Analyse und Identifikation der Bereiche
Am Anfang steht immer eine sorgfältige Analyse der aktuellen Situation in einem Unternehmen. Nur dann lässt sich eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob die Auslagerung ins In- oder Ausland tatsächlich eine gute Lösung darstellt. Gleichzeitig ist es erforderlich, Bereiche zu identifizieren, die sich für Outsourcing am besten eignen. Welche Bereiche in Frage kommen, hängt von Kernkompetenzen eines Unternehmens ab.
Schritt 2: Bestimmung verantwortlicher Mitarbeiter
Steht ein oder mehrere Bereiche fest, gilt es nun einen für den Auslagerungsprozess verantwortlichen Mitarbeiter zu bestimmen. Seine Aufgabe besteht darin, die Grundlagen für die Umsetzung des Outsourcings zu erarbeiten. Die Erstellung eines Konzeptes sowie eines Termin- und Meilensteinplans gehört genauso dazu wie die Identifikation potenzieller Dienstleister. Ein beauftragter Mitarbeiter ist ebenfalls für die Gestaltung relevanter Verträge zuständig.
Schritt 3: Auswahl der Anbieter und Verhandlungen
Dieser Schritt erfordert nicht nur zeitliche Ressourcen, sondern auch eine solide Vorbereitung. Es ist ratsam, sich tiefere Einblicke in die jeweilige Industrie zu verschaffen und die in Frage kommenden Firmen oder Freelancer überlegt zu wählen. Auch bei Verhandlungen sollte man streng darauf achten, dass das Angebot eines Outsourcing-Partners den Bedürfnissen und Erwartungen eines Unternehmens entspricht.
Schritt 4: Strategieumsetzung und Tagesgeschäft
„Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!“ Dieser Spruch lässt sich auf die Umsetzung des Outsourcings übertragen. Ein Unternehmen sollte immer damit rechnen, dass es auf Partnerseite zu Unregelmäßigkeiten und Nichteinhaltung der vereinbarten Standards kommen kann. Die Implementierung eines speziellen Berichtwesens für Outsourcing-Zwecke erlaubt es, aufkommende Probleme mit Zulieferern zu erkennen und frühzeitig zu beheben.
Praxisbeispiele zur Auslagerung von Leistungen
Das Outsourcing kommt in verschiedenen Branchen zum Einsatz. Erwähnenswert ist ebenfalls, dass diese strategische Vorgehensweise für Unternehmen jeder Größe geeignet ist.
Outsourcing in der Baubranche
Ein Bauunternehmen entscheidet sich dafür, seine Website neu zu gestalten mit dem Ziel, die Online-Präsenz zu stärken. Weil es keinen Webdesigner beschäftigt, delegiert es diese Aufgabe an einen Freelancer. Seine Dienstleistung wird folglich im Rahmen von Outtasking erbracht.
Outsourcing in der Finanzbranche
Ein Finanzdienstleistungsunternehmen bietet Haus- und Wohnversicherungen an. Um seinen Individualkunden die bestmögliche Beratung zu gewährleisten, übergibt es den Kundendienst an ein spezialisiertes Callcenter, das im Rahmen von Out-Servicing potenzielle und bestehende Kunden betreut.
Outsourcing in der Modebranche
Ein Modeunternehmen will seine Produktionskosten senken, um weiterhin wettbewerbsfähig bleiben zu können. Aus diesem Grund entschließt es sich dazu, die Produktion seiner Kleidungskollektionen ins Ausland auszulagern. Die fertigen Produkte werden danach nach Deutschland verschifft.
