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Die fortschreitende Globalisierung und radikale Marktveränderungen tragen dazu bei, dass Unternehmen ihr Personal abbauen müssen. Davon betroffen sind nicht nur einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sondern auch ganze Abteilungen oder gar Betriebe, die aufgelöst werden. Um den Trennungsprozess so schmerzlos wie nur möglich durchzuführen, setzen Arbeitgeber Outplacement ein.
Was diese strategische Vorgehensweise bedeutet und wie wichtig sie in der Unternehmenspraxis ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Definition: Was ist Outplacement?
Outplacement, auch Newplacement genannt, ist eine vom Arbeitgeber finanzierte Beratung zur beruflichen Neuorientierung und Stellensuche. Sie richtet sich an jene Mitarbeiter, die aufgrund von Personalabbau eine Kündigung oder einen Aufhebungsvertrag erhalten. Die Idee hinter dem Newplacement ist es, den betroffenen Mitarbeitern die Neuorientierung zu erleichtern und so ihre Arbeitslosigkeit zu vermeiden. Outplacement stellt einen integralen Teil von Trennungsmanagement dar und kann sowohl intern als auch extern durchgeführt werden. Es steht jedem Arbeitnehmer frei, ob er diesen Service in Anspruch nimmt oder nicht.
Gut zu wissen: Das Gegenstück zu Outplacement ist Inplacement.
Was versteht man unter einer Outplacement-Beratung?
Die Outplacement-Beratung ist eine Art Hilfe zur Selbsthilfe und sollte nicht mit der Personalvermittlung verwechselt werden. Sie kann entweder in Eigenleistung erbracht oder von einem extern beauftragten Outplacement-Berater durchgeführt werden.
Das primäre Ziel besteht darin, die betroffenen Arbeitnehmer beim Übergang in einen neuen Job zu begleiten.
Diese Dienstleistung kann folgende Aufgaben und Inhalte umfassen:
- Persönliche SWOT-Analyse
- Beratung bei Aufhebungsvertrag und Abfindung
- Begleitung in Kündigungsgesprächen
- Unterstützung beim Aufbau der professionellen Online-Präsenz
- Hilfe bei der Erstellung von Bewerbungsunterlagen
- Beratung bei der Auswahl von Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vorbereitung zum Vorstellungsgespräch
- Coaching während der Probezeit
Welche Arten von Outplacement sind zu unterscheiden?
Grundsätzlich lässt sich zwischen Einzel-Outplacement und Gruppen-Outplacement unterscheiden. Während im ersten Fall Outplacement-Klienten individuelle Einzelberatungen erhalten, wird im zweiten Fall die Unterstützung innerhalb einer Gruppe angeboten.
Einzel-Outplacement erweist sich als vorteilhafter für Outplacement-Klienten, die auf eine maßgeschneiderte Beratung rechnen können. Diese findet im Rahmen von Stunden- oder Monatsprogrammen statt und kann je nach Vereinbarung sogar bis zum Unterschreiben eines neuen Arbeitsvertrages dauern.
Gruppen-Outplacement kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn der Personalabbau im großem Stil erfolgt. Dies ist beispielsweise der Fall bei Kündigung ganzer Abteilungen aufgrund von Fusionen. Diesbezüglich sei erwähnt, dass Gruppen-Outplacement eine Kombination aus Gruppenworkshops und Einzelgesprächen zulässt.
Welche Gründe gibt es für Outplacement?
Outplacement ist auf mehrere Einflussfaktoren zurückzuführen. Die wichtigsten davon sind:
- Fusionen und Übernahmen
- Insolvenzen
- Auslagerung von Arbeitsplätzen
- Interne Rationalisierungsmaßnahmen
- Absatzschwierigkeiten
Wann macht Outplacement Sinn?
Vom Outplacement profitieren nicht nur Arbeitnehmer, die mit Hilfe einer umfassenden Beratung eine Entscheidung für die berufliche Neuorientierung schnell treffen. Auch Arbeitgeber nutzen Outplacement-Programme zu ihrem Gunsten, denn sie stärken den Employer Brand und beugen Rechtsstreitigkeiten mit ausscheidenden Mitarbeitern vor.
Vorteile für Arbeitnehmer:
- Bessere Chancen auf dem Arbeitsmarkt
- Erhöhte Motivation für die berufliche Neuorientierung
- Steigerung der Attraktivität als Arbeitnehmer
- Jobgarantie je nach Programm
Vorteile für Unternehmen:
- Positiver Beitrag zur Arbeitgebermarke
- Vermeidung von negativen Mitarbeiterbewertungen
- Vorbeugung von Rechtsstreitigkeiten mit Arbeitnehmern
- Verbesserung des Arbeitsklimas
Prozess: Wie funktioniert Outplacement?
Outplacement ist ein hilfreiches Instrument im Bereich Offboarding, das einer sorgfältigen Planung und Vorbereitung bedarf. Es empfiehlt sich, Outplacement in den Trennungsprozess langfristig zu integrieren und geeignete Standards auszuarbeiten.
Gleichzeitig dürfen individuelle Bedürfnisse der betroffenen Arbeitnehmer im Outplacement-Prozess nicht außer Acht geraten. Auf diese Weise soll gewährleistet werden, dass die Zusammenarbeit zwischen einem intern oder extern beauftragten Outplacement-Berater und den betroffenen Arbeitnehmern gut funktioniert.
Die ausscheidenden Mitarbeiter können eine Outplacement-Beratung bereits in der verbleibenden Zeit im Unternehmen starten. Dadurch erhöht sich ihre Chance, schnell ein neues Arbeitsverhältnis einzugehen und die Arbeitslosigkeit zu vermeiden. In der Regel dauert der Prozess so lange, bis die ausscheidenden Mitarbeiter eine neue Stelle gefunden oder die Probezeit erfolgreich bestanden haben.
Diesbezüglich sei darauf hingewiesen, dass eine Outplacement-Beratung auf freiwilliger Basis erfolgt. Es steht jedem Arbeitnehmer frei zu entscheiden, ob er diesen Service nutzen will oder nicht.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Phasen sind beim Outplacement üblich?
Outplacement ist ein komplexer Prozess, der die folgenden sechs Phasen durchläuft:
Phase 1: Analyse der Ist-Situation und Ziele
Am Anfang steht ein ausführliches Gespräch, in dem der Status quo bestimmt wird. Es ist wichtig zu erfahren, in welcher Situation sich der vom Personalabbau betroffene Mitarbeiter befindet. Dabei können diese Fragen helfen: Wie geht es Ihnen derzeit beruflich und privat? Wie stellen Sie sich Ihre berufliche Neuorientierung vor? Welche beruflichen Ziele haben Sie?
Phase 2: Analyse der fachlichen Qualifikation
Um dem anvisierten Ziel näher zu kommen, muss ein Berater abklären, über welche fachliche Qualifikation der betreute Mitarbeiter verfügt. Dazu dient die SWOT-Analyse, die einen tieferen Einblick in die Stärken und Schwächen sowie die Chancen und Risiken gewährt. Danach werden Analyseergebnisse und Anforderungen für den angestrebten Job gegenübergestellt.
Phase 3: Erstellung von Bewerbungsstrategie
Sobald Klarheit über die benötigten Qualifikationen für einen neuen Job herrscht, kann man direkt zum nächsten Schritt gehen: Erstellung von Bewerbungsstrategie. Es ist wichtig, dass diese einerseits auf individuelle Bedürfnisse des betreuten Mitarbeiters abgestimmt ist und andererseits den Anforderungen des modernen Arbeitsmarktes entspricht.
Phase 4: Gestaltung von Bewerbungsunterlagen
Nachdem eine Bewerbungsstrategie ausgearbeitet wurde, gilt es nun Bewerbungsunterlagen des betreuten Mitarbeiters zu optimieren und an Anforderungen potenzieller Arbeitgeber anzupassen. Neben der Optimierung von Bewerbungsunterlagen liegt in dieser Phase von Outplacement ein starker Fokus auf der Vorbereitung zum Vorstellungsgespräch oder Assessment Center.
Phase 5: Jobsuche und Auswahl von Angeboten
Ausgerüstet mit richtig gestalteten Bewerbungsunterlagen und dem Know-how, wie ein Vorstellungsgespräch oder ein Assessment Center verläuft, kann die Jobsuche beginnen. Die Rolle eines Outplacement-Beraters ist es hier, gemeinsam mit dem betreuten Mitarbeiter aktuelle Stellenanzeigen zu analysieren und passende Jobangebote auszuwählen.
Phase 6: Unterstützung während der Probezeit
Hat der betreute Mitarbeiter einen neuen Job gefunden, steht ihm ein Outplacement-Berater beim Abschluss vom Arbeitsvertrag bei. Zusätzlich kann er sich auf eine umfassende Unterstützung während der Einarbeitungsphase (engl. Inplacement) am neuen Arbeitsplatz verlassen.
Outplacement und Kosten
Viele verschiedene Faktoren wirken beim Gestalten der Preise für Outplacement mit. Dazu zählen vor allem die Dauer von Outplacement-Beratungen und die Anzahl von Mitarbeitern, die an den Programmen teilnehmen. Auch spezifische Bedürfnisse von Outplacement-Klienten sind im Preis mit einkalkuliert.
Was kostet ein Outplacement?
Generell lässt sich sagen, dass ein unlimitiertes Outplacement-Programm zwischen 18 und 22 Prozent des letzten Bruttojahresgehalts des Klienten kosten kann. Dauert ein Programm ein Jahr lang, liegen die Kosten zwischen 15.000 bis 18.000 Euro. Stundenprogramme sind kostengünstiger. Darüber hinaus bieten einige Outplacement-Berater stark personalisierte Monatsprogramme ab 5.000 Euro an.
Outplacement ist vollständig finanziert vom auftraggebenden Unternehmen. An dieser Stelle sei erwähnt, dass Outplacement-Beratungen seit dem Jahressteuergesetz 2020 nicht mehr als geldwerter Vorteil behandelt werden und somit (lohn-)steuerfrei sind.
Die rechtliche Grundlage bildet § 3 Nr. 19 Einkommensteuergesetz (EstG).
Was gibt es bei Aufhebungsvertrag und Abfindung zu beachten?
Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Regelung zum Outplacement in Unternehmen. Daher hängt der Einsatz von Outplacement somit allein von strategischen Zielen eines Arbeitgebers und der gelebten Unternehmenskultur ab.
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, eine besagte Beratung neben der Abfindung in Aufhebungsverträgen zu regeln. Manchmal stellen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter vor die Alternative, im Kündigungsfall entweder am Outplacement teilzunehmen oder eine höhere Abfindung zu erhalten.
