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Ein Organigramm hilft Unternehmen bei der Darstellung der internen Hierarchien. Gerne wird es auch als Landkarte des Unternehmens beschrieben, denn es erleichtert das Wissen darüber für was und wen man verantwortlich ist. Im Folgenden erfahren Sie wie ein Organigramm sinnvoll aufgebaut ist und welche verschiedenen Möglichkeiten man mit diesem hat. Außerdem erfahren Sie, welche Vor-und Nachteile ein Organigramm hat, was Sie mit dieser Grafik darstellen können und wie Sie ein Organigramm erstellen.
Definition: Was ist ein Organigramm?
Oftmals wird ein Organigramm in der Form eines Stammbaums dargestellt. Diese Darstellung erklärt die unternehmensinternen Prozesse. Außerdem werden Aufgabenbereiche grafisch den jeweiligen Mitarbeitern zugeteilt. Es unterstützt bei der Einteilung und der Zuweisung von der anstehenden Arbeit. Die Organisation wird in Form eines Diagramms dargestellt. Das Organigramm hilft dabei das Unternehmen so zu strukturieren, damit jeder (neue) Mitarbeiter sinnvoll eingelernt und eingearbeitet werden kann.
Ursprung des Organigramms
Der Begriff Organigramm hat seinen Ursprung aus dem Griechischen und ist ein Kofferwort zusammengesetzt aus “Organisation” und “Diagramm”. In dem Zusammenhang genutzt wurde das Organigramm erstmalig in der Eisenbahnbranche. Daniel McCallum entwarf 1855 in seinem Beruf als Eisenbahnmanager erstmalig ein modernes Organigramm, welches die Hierarchie der damaligen Eisenbahngesellschaft New York and Erie Railroad grafisch abgebildet hat.
Gut zu wissen: Diese illustrierte Darstellung fand erst ein halbes Jahrhundert später bei Ingenieuren eine sinnvolle Anwendung. Ab 1920 gewann das Organigramm darüber hinaus auch in der Geschäftswelt immer mehr an Bedeutung.
Welchem Zweck dient ein Organigramm?
Das Organigramm hat in einer Organisation die Funktion eines Schaubilds über die Unternehmensstrukturen. Dadurch können alle Mitarbeiter ihre Funktion und ihre Zuständigkeiten im Unternehmen besser nachvollziehen. Es bietet ein klares Bild über die Hierarchie, sodass jeder Mitarbeiter weiß, welche Position er in der Organisation hat. Ein Organigramm oder die Synonyme Stellenplan, Strukturplan oder Organisationsplan, erläutern außerdem die Kommunikationskanäle und -beziehungen zwischen den Mitarbeitern. So haben nicht nur die Mitarbeiter und Führungskräfte eine Orientierung, an wen sie sich wenden können, sondern auch die Geschäftspartner und Kunden eines Unternehmens.
Organigramme im Unternehmen
Organigramme machen den Aufbau von Organisationen klar ersichtlich. Sie erleichtern die interne Kommunikation. Für Unternehmen bietet dies folglich eine verlässliche Möglichkeit mehr Struktur in die Arbeitsabläufe zu bringen. Die Effizienz steigt nicht nur im Allgemeinen, sondern auch aufgrund der stärkeren unternehmensinterne Identifikation des Einzelnen.
Warum sind Organigramme für die Organisation eines Unternehmens wichtig?
Mit dem Organigramm werden die Abläufe und Aufgaben erklärt, was die Einarbeitung und Zuweisung von Mitarbeitern vereinfacht. Es erleichtert dabei, einen klaren Prozessablauf ersichtlich zu machen. Das Organigramm schafft somit für alle Beteiligten eine klare Zuteilung der Verantwortung.
Sind Organigramme öffentlich einsehbar?
Das Unternehmen kann das eigene Organigramm öffentlich auf der eigenen Website bereitstellen. Jedoch muss hier der Datenschutz der Mitarbeiter gewährleistet bleiben. Ist ein Mitarbeiter nicht mit der öffentlichen Bekanntmachung seiner Daten einverstanden, so muss dies berücksichtigt werden.
Visualisierung von Organisationseinheiten und Bereichen
Um die Organisation der anstehenden Projekte eines Unternehmens zu verbessern, kann ein Organisationsschaubild in unterschiedlichen Bereichen strukturieren. Beispiele dafür wären Marketing, Rechnungswesen und Entwicklung. Man kann auch eine Unterteilung in verschiedene Projekte vornehmen. Hier ist es außerdem lohnenswert zu überprüfen, welche Art von Organigramm für das eigene Unternehmen am besten ist. Im Folgenden werden auf die unterschiedlichen Arten eines Organigrammes näher eingegangen.
Welche Arten von Organigrammen gibt es?
Je nach Grundstruktur eines Unternehmens eignen sich folgende Varianten der Darstellung, um die Positionen in der Praxis verständlich zu machen:
Hierarchisches Organigramm
Das hierarchische Organigramm ist eines der am meisten verwendeten. In diesem werden pyramidenartig die Hierarchien im Unternehmen dargestellt. Ganz oben an der Spitze befindet sich entweder eine Gruppe oder eine Person, wie zum Beispiel der Vorstand oder der CEO des Unternehmens. Abfolgend werden die Abteilungen und Mitarbeiter mit sinkender Verantwortung und Autorität im Unternehmen angeordnet. Vor allem für große Unternehmen ist dies somit eine sehr geeignete Variante.
Flaches Organigramm
Das flache oder auch horizontale Organigramm besteht nur aus zwei Ebenen. Diese Art von Darstellung eignet sich vor allem für kleinere Unternehmen und Start-ups. In der oberen Ebene sind die Führungskräfte und in der unteren Ebene die diesen zugeordneten Mitarbeitern. Diese Struktur gibt es vor allem in Unternehmen, in denen die Mitarbeiter viel Mitspracherecht und Entscheidungsgewalt haben. Sie tragen darüber hinaus viel Verantwortung und sind meist auch an wichtigen Entscheidungen beteiligt.
Matrix-Organigramm
Seltener findet das Matrix-Organigramm in Unternehmen Anwendung. Es besteht aus einer Art Säulendiagramm und eignet sich für die Darstellung von Personen, die mehreren Vorgesetzten untergeordnet sind. Genau genommen ist das Matrix-Organigramm eine Mischform aus dem flachen und dem hierarchischen Organigramm.
Beispiel: Wenn es Personen gibt, die verschiedenen Projekten zugeordnet sind, welche von unterschiedlichen Projektleitern organisiert werden, eignet sich dieses in dem Fall für die Größe der Unternehmensorganisation am besten. Im Normalfall kommen diese Mischformen jedoch selten vor.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Möglichkeiten gibt es ein Organigramm zu erstellen?
Digitale Lösung zur Erstellung mit professioneller Software oder kostenlosen Vorlagen
Bevor Sie das Organigramm erstellen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, was Sie in diesem darstellen möchten. Auch die Informationen, die für Organigramme wichtig sind, sollten im Voraus zusammengetragen werden. Haben Sie die benötigten Informationen, so gibt es folgende Möglichkeiten um Organigramme zu erstellen.
Unser Tipp: Sie können sowohl kostenlose Vorlagen mit Word oder Excel nutzen, aber auch eine professionelle Software verwenden. Diese bietet unter anderem nicht nur die Erstellung von Organigrammen an, sondern auch eine Komplettlösung für die Digitalisierung Ihres Unternehmens.
Organigramm erstellen mit Word
Mit Word können Sie bei einem leeren Dokument und die Menüleiste “SmartArt” eine Vorlage für Ihr Organigramm auswählen. In der “SmartArt” Menüleiste klicken Sie auf “Hierarchie” und wählen dann eine für Sie passende Vorlage aus. Sie können alle Elemente folglich variabel verändern und über den Rechtsklick “Formatieren” auch die Farbe und Form nach Ihren Wünschen gestalten.
Organigramm erstellen mit Excel
Die Erstellung mit Excel funktioniert nach einem ähnlichem Prinzip. Sie müssen nur eine leere Arbeitsmappe öffnen. Mittels dem Reiter “Einfügen” unter der Option “SmartArt-Grafik” können Sie nun “Hierarchie” auswählen. In dieser Menüleiste wählen Sie die für Sie passende Vorlage. Auch hier können Sie die Elemente nach freiem Belieben anpassen und Form und Farbe somit übersichtlich gestalten.
Organigramm erstellen mit professionellen Vorlagen
Die Funktionen einer professionellen Software sind für Sie hilfreich, wenn Sie innerhalb der Aufbauorganisation auch komplizierte Zusammenhänge erklären möchten. Die Verbindungen sind klarer aufzuzeigen, sodass die Übersicht besser ist. Auch als Vorgesetzter lohnt es sich für Sie ohne viel Aufwand die Aufgabenverteilung mit einer professionellen Software zu sehen. Dank unserer Vorlagen bedeutet das für Sie nicht nur weniger Aufwand, sondern auch ein besseres Schaubild.
Unser Tipp: Nutzen Sie eine digitale Lösung, bei der auch weitere Optionen wie die Zeiterfassung, die Erstellung von Schichtplänen oder Dienstplänen und auch die Lohnabrechnung verfügbar sind.
Welche Vorteile bietet ein Organigramm?
Dass Organigramme einen Mehrwert für die Organisation haben, liegt klar auf der Hand. Folgende Vorteile stechen somit klar hervor:
- Organigramme schaffen Struktur im Unternehmen
- Sie sind leicht zu erstellen und auch leicht verständlich
- Die Verantwortungsbereiche aller Beteiligten werden klar ersichtlich
- Die Kommunikationswege werden verbessert und Informationen werden transparent bereitgestellt
- Sie verteilen klar die Verantwortung und die Zuständigkeiten zu einzelnen Projekten und Aufgaben
Welche Nachteile hat ein Organigramm?
Natürlich gibt es auf der anderen Seite auch Nachteile, die man vor allem vor der Erstellung eines Organigramms beachten sollte:
- Organigramme können schnell veralten und müssen bei jedem Positionswechsel oder jeder Neueinstellung angepasst werden
- Oftmals wird die Unternehmensstruktur zu vereinfacht dargestellt, wichtige Informationen fehlen oft
- Bei größeren Unternehmen kann der Aufbau des Organigramms unübersichtlich werden
