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Ein neuer Mitarbeiter, ein neues Umfeld – der Start in einem Unternehmen ist mit vielen Erwartungen, aber auch Unsicherheiten verbunden. Wie gelingt es, neue Mitarbeiter nicht nur einzustellen, sondern sie wirklich einzubinden? Was macht den Unterschied zwischen einem einfachen „Ankommen“ und einer echten Integration aus, die sowohl den Mitarbeiter als auch das Unternehmen nachhaltig begeistert?
Onboarding Definition
Onboarding („an Bord nehmen“) ist ein Prozess, der neue Mitarbeiter in ein Unternehmen integriert. Es geht darum, ihnen das nötige Wissen, die Fähigkeiten und das Verhalten zu vermitteln, um effektive Mitglieder der Organisation zu werden.
Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und kann bis zum Ende der Probezeit oder sogar länger dauern. Ziel des Onboardings ist es, neue Mitarbeiter so schnell wie möglich produktiv zu machen und ihnen zu helfen, sich in das Unternehmen einzufügen.
Ein erfolgreiches Onboarding umfasst drei Ebenen:
- fachliche Integration: Einarbeitung in die neuen Aufgaben und Arbeitsbereiche.
- soziale Integration: Aufbau von Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten.
- werteorientierte Integration: Vermittlung der Unternehmenswerte und -philosophie
Um diese Ziele zu erreichen, werden verschiedene Maßnahmen eingesetzt, wie z.B.
- Bereitstellung von Informationen über das Unternehmen und die Stelle
- Einsatz persönlicher Mentoren oder Paten
- Einarbeitungspläne und Checklisten
- Schulungen und Workshops
- Regelmäßige Feedbackgespräche
- Willkommenspräsente und gemeinsame Events
Warum ist Onboarding wichtig?
Für ein durchdachtes Onboarding neuer Mitarbeiter sprechen verschiedene Vorteile, vor allem eine kürzere Einarbeitungszeit und eine geringere Fluktuation. Die Wahrscheinlichkeit von Kündigungen wird reduziert. Ein gelungenes Onboarding sorgt zudem für zufriedene Beschäftigte, die ihrerseits wieder positiv vom Arbeitgeber berichten. Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess steigert die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter im Arbeitsverhältnis und führt insgesamt zu einer höheren Mitarbeiterbindung.
Der Onboarding-Prozess
Es gibt keinen standardisierten Onboardingprozess, weil die Anforderungen und die Rahmenbedingungen je nach Unternehmen und zu besetzender Stelle variieren. Es gibt aber bestimmte Phasen, die in den meisten Onboardingprozessen enthalten sind.
Phasen des Onboardings
Der Onboarding-Prozess kann in 3 Phasen untergliedert werden:
- die Preboarding-Phase
- die Orientierungsphase und
- die Integrationsphase.
Die Preboarding-Phase umfasst den Zeitraum von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag. In dieser Phase wird der neue Mitarbeiter mit grundlegenden Informationen zum Unternehmen und seiner zukünftigen Stelle versorgt. Daran schließt sich die Orientierungsphase an, welche die ersten 3 Monate im Unternehmen umfasst. In dieser Zeit lernt der neue Beschäftigte das Unternehmen, sein Team, seine Aufgaben und die Abläufe kennen. Die dritte und letzte Phase ist die Integrationsphase. Sie endet spätestens nach einem Jahr und beinhaltet die vertiefte Einführung in die Unternehmenskultur sowie das Kennenlernen relevanter Netzwerke.
Ein anderes Modell sieht eine Aufteilung des Onboarding-Prozesses in vier Phasen vor, die wir hier etwas ausführlicher beschreiben:
Preboarding: Diese Phase beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und endet mit dem ersten Arbeitstag. Hier erhält der neue Mitarbeiter erste Informationen über das Unternehmen, z.B. Leitbild, Kultur, Strukturen und Ansprechpartner. Es wird bereits ein Einarbeitungsplan für die ersten Wochen ausgehändigt, der Termine, Meilensteine und Inhalte abdeckt. Ein Pate oder Mentor wird zugewiesen, der als unterstützender Gesprächspartner und Berater fungiert und informelle Regeln im Arbeitsalltag vermittelt. Individuelle Bedürfnisse des neuen Mitarbeiters, wie z.B. Kinderbetreuung, werden bereits vorab berücksichtigt.
Orientierungsphase: Sie umfasst die Zeit vom ersten Arbeitstag bis zum dritten Monat im Unternehmen. Der Mitarbeiter wird in seine Aufgaben eingewiesen, lernt das Unternehmen, die Kollegen, die Organisation und die Abläufe besser kennen. Die Unternehmenswerte werden ihm sowohl explizit (z.B. Dresscode) als auch implizit (z.B. abteilungsinterner Umgang) nähergebracht. Regelmäßige Feedbackgespräche mit Vorgesetzten und im Team dienen der Abstimmung von Erwartungen und Bedürfnissen.
Integrations- und Lernphase: Der Mitarbeiter ist mit den Abläufen vertrauter und integriert sich fachlich und sozial in den Unternehmensalltag. Er übernimmt mehr Verantwortung, setzt eigene Ideen um und erweitert seine Kompetenzen durch Trainings. Durch die Mitarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen wird die Beziehung zu Kollegen und Führungskräften gestärkt. Im Feedbackgespräch werden Probleme und Verbesserungspotenziale angesprochen und neue Themen und Schwerpunkte gesetzt.
Stabilitäts- und Akzeptanzphase: Der Mitarbeiter hat die Ziele und Visionen des Unternehmens verinnerlicht und ist Teil der Gemeinschaft. Seine soziale Eingliederung ist abgeschlossen und er kann Teilbereiche seines Aufgabengebietes eigenständig bearbeiten. In einer Prozessevaluation bewertet der Mitarbeiter die Onboarding-Maßnahmen und gibt Feedback für die zukünftige Onboarding-Gestaltung.
Wie lange sollte der Onboarding-Prozess dauern?
Die Dauer des Onboarding-Prozesses ist nicht pauschal festgelegt und hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Komplexität der Stelle und den individuellen Bedürfnissen des neuen Mitarbeiters.
In der Regel dauert der Onboarding-Prozess bis zum Ende der Probezeit, die normalerweise sechs Monate beträgt. Es sind jedoch auch kürzere oder längere Zeiträume möglich. Unternehmen können den Prozess und die Dauer des Onboardings nach den jeweiligen Anforderungen gestalten.
Unabhängig von der Dauer des Onboardings kommt der frühen Phase des Prozesses eine besonders hohe Bedeutung zu. Hier ist es wichtig, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter alle für seine / ihre Tätigkeit benötigten Werkzeuge und auch das grundlegende Wissen erhält.
Bei komplexen Tätigkeiten und einem anspruchsvollen Umfeld kann der Onboarding-Prozess auch erweitert werden und später in einen kontinuierlichen Integrations- und Eingliederungsprozess überführt werden.
Worauf Unternehmen beim Onboarding achten sollten
Unternehmen sollten das Onboarding so gestalten, dass der Prozess alle relevanten Ebenen abdeckt, um neue Mitarbeiter erfolgreich zu integrieren. Es geht nicht nur darum, die fachlichen Kompetenzen zu vermitteln, sondern auch die soziale Eingliederung in das Team und die Identifikation mit der Unternehmenskultur zu fördern.
Ein neuer Mitarbeiter muss sich willkommen und wertgeschätzt fühlen, um motiviert und produktiv zu sein. Bereits vor dem ersten Arbeitstag können Unternehmen durch regelmäßige Kommunikation und die Bereitstellung wichtiger Informationen eine positive Erwartungshaltung schaffen. Am ersten Tag sollte der neue Mitarbeiter herzlich empfangen und seinen Kollegen vorgestellt werden. Ein strukturierter Einarbeitungsplan mit klaren Aufgaben und Zielen gibt ihm Orientierung und Sicherheit.
In der Integrationsphase, die mehrere Monate dauern kann, sollte der Mitarbeiter schrittweise mehr Verantwortung übernehmen und die Möglichkeit erhalten, eigene Ideen einzubringen. Regelmäßiges Feedback, sowohl von Seiten des Vorgesetzten als auch des Mitarbeiters, ist essentiell, um den Onboarding-Prozess zu begleiten und anzupassen.
Onboarding-Software und der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) können Unternehmen dabei unterstützen, den Prozess zu strukturieren, zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
Jeder neue Mitarbeiter bringt unterschiedliche Erfahrungen, Fähigkeiten und Erwartungen mit ins Unternehmen. Ein standardisierter Onboarding-Prozess kann daher nur bedingt erfolgreich sein. Stattdessen sollten Unternehmen individuelle Einarbeitungspläne entwickeln, die auf die jeweilige Person zugeschnitten sind.
Die Einbeziehung des Teams ist ein weiterer wichtiger Faktor für ein gelungenes Onboarding. Kollegen spielen eine Schlüsselrolle bei der Integration neuer Mitarbeiter. Sie können wertvolle Unterstützung bieten, indem sie ihr Wissen teilen, bei Fragen zur Verfügung stehen und den neuen Mitarbeiter in das soziale Umfeld des Unternehmens einführen. Besonders wichtig ist die Rolle eines Paten oder eines Mentors, der dem neuen Mitarbeitenden als Ansprechpartner und Berater zur Seite steht. Gemeinsame Aktivitäten und Teamevents fördern den Zusammenhalt und erleichtern dem neuen Mitarbeiter das Ankommen im Team.
Eine offene und transparente Kommunikation ist während des gesamten Onboarding-Prozesses von großer Bedeutung. Der neue Mitarbeiter sollte stets über den Ablauf des Prozesses informiert sein und klare Erwartungen an seine Rolle und seine Aufgaben haben. Regelmäßige Feedbackgespräche bieten die Möglichkeit, Unsicherheiten zu beseitigen, den Fortschritt zu besprechen und den Onboarding-Prozess bei Bedarf anzupassen
Besondere Herausforderungen beim Onboarding im Homeoffice
Beim Onboarding von Mitarbeitern im Homeoffice stehen Unternehmen vor zusätzlichen Herausforderungen, da die räumliche Trennung die soziale Integration und den Aufbau von Beziehungen erschwert. Umso wichtiger ist es, dass der Onboarding-Prozess sorgfältig geplant und strukturiert ist und die Besonderheiten der Arbeitssituation im Homeoffice berücksichtigt.
Der regelmäßige Austausch mit dem neuen Mitarbeiter ist im Homeoffice von noch größerer Bedeutung. Virtuelle Meetings, Telefonate und E-Mails sollten genutzt werden, um den Kontakt zu halten, Fragen zu klären und Feedback zu geben. Unternehmen sollten zudem virtuelle Teamevents und -aktivitäten organisieren, um den Teamgeist zu fördern und dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, seine Kollegen kennenzulernen und sich zu vernetzen.
Die Bereitstellung der notwendigen technischen Ausstattung wie Laptop, Monitor, Tastatur und Maus liegt in der Verantwortung des Unternehmens. Der neue Mitarbeiter sollte zudem über die Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes im Homeoffice informiert und unterstützt werden.
Ein strukturierter Einarbeitungsplan mit klaren Zielen und Aufgaben ist insbesondere im Homeoffice wichtig, um dem neuen Mitarbeiter Orientierung und Sicherheit zu geben. Regelmäßige Check-ins mit dem Vorgesetzten und dem Team helfen, den Fortschritt zu besprechen und den Onboarding-Prozess bei Bedarf anzupassen. Die Erwartungen an die Arbeitsweise im Homeoffice, wie beispielsweise Erreichbarkeit und Kommunikationswege, sollten klar definiert und kommuniziert werden.
Die Vermittlung der Unternehmenskultur und -werte stellt im Homeoffice eine besondere Herausforderung dar. Unternehmen sollten virtuelle Formate nutzen, um dem neuen Mitarbeiter die Unternehmensphilosophie näherzubringen und ihn mit den Normen und dem Arbeitsalltag vertraut zu machen.
Der Einsatz von Onboarding-Software und digitalen Tools kann das Remote Onboarding im Homeoffice unterstützen und vereinfachen. Digitale Plattformen ermöglichen die Bereitstellung von Informationen, die Verwaltung von Aufgaben und die Durchführung von Online-Schulungen.
Neue Mitarbeiter im Homeoffice benötigen besondere Aufmerksamkeit und Unterstützung, um sich motiviert und engagiert zu fühlen. Regelmäßiges Feedback, Anerkennung für gute Leistungen und die Einbindung in Teamprojekte stärken das Zugehörigkeitsgefühl und fördern die Identifikation mit dem Unternehmen.
Onboarding muss zentral gesteuert werden
Onboarding ist ein komplexer Vorgang mit vielen Akteuren, vielen Informationskanälen und noch mehr Abhängigkeiten. Zum Onboarding gehören zum Beispiel:
- Die Bestellung, die Konfiguration und die Bereitstellung der benötigten Hardware und Software für den neuen Mitarbeiter
- Das Einrichten von Zugängen für Informationsportale
- Das Codieren von Zugangskarten
- Das Einrichten des Arbeitsplatzes mit Büromöbeln und Netzwerkinfrastruktur
- Das Zusenden wichtiger Termine
- Aufnahme des Mitarbeiters in die HR-Software
An diesen Vorgängen sind viele Personen und Teams beteiligt wie zum Beispiel HR, die IT oder das Facility Management.
Aufgrund seiner zentralen Bedeutung für den erfolgreichen Einstieg des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin muss sichergestellt sein, dass alle Vorgänge, die zum Onboarding gehören, zentral gesteuert und koordiniert werden. Die dafür zuständige Person kann in der HR beschäftigt sein. Es kann sich aber auch um den späteren Vorgesetzten oder ein Mitglied des Teams handeln, dem der neue Mitarbeiter zukünftig angehören wird.
KI als wertvolle Unterstützung im Onboarding-Prozess
KI kann den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen optimieren und effizienter gestalten.
Ein wichtiger Aspekt des Onboardings ist der schnelle und einfache Zugang zu relevanten Unternehmensinformationen. KI kann hier als eine Art „digitaler Ansprechpartner“ fungieren, der jederzeit verfügbar ist und Fragen zu Prozessen, Richtlinien, Ansprechpartnern oder technischen Details beantworten kann. Stellen Sie sich vor, ein neuer Mitarbeiter hat eine Frage zu den angebotenen Dienstleistungen des Unternehmens – anstatt mühsam in Dokumenten zu suchen oder Kollegen zu fragen, kann er diese Frage direkt an ein KI-System richten und erhält sofort eine präzise Antwort. Diese unmittelbare Verfügbarkeit von Informationen erleichtert die Einarbeitung und reduziert Unsicherheiten bei neuen Mitarbeitern.
Ein weiterer Vorteil von KI beim Onboarding liegt in der Möglichkeit, personalisierte Lernpfade zu erstellen. Anstatt alle neuen Mitarbeiter mit dem gleichen Standardprogramm zu „überfluten“, analysiert die KI die individuellen Profile und passt die Schulungsmaterialien und Lerninhalte an die jeweiligen Bedürfnisse und Vorkenntnisse an. Das unterstützt ein effizienteres Lernen und ermöglicht es den neuen Mitarbeitern, sich schneller mit den relevanten Themen vertraut zu machen.
KI kann auch administrative Aufgaben im Onboarding-Prozess automatisieren, z.B. das Ausfüllen von Formularen, das Einrichten von Benutzerkonten oder das Versenden von Willkommensnachrichten. Diese Automatisierung spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht es den HR-Mitarbeitern, sich auf die persönliche Betreuung und Integration der neuen Mitarbeiter zu konzentrieren.
KI-basierte Chatbots können die Kommunikation zwischen neuen Mitarbeitern und dem Unternehmen verbessern, indem sie rund um die Uhr für Fragen und Anliegen zur Verfügung stehen. Das kann Unsicherheiten reduzieren und ein Gefühl der Unterstützung vermitteln. Gleichzeitig können automatisierte Feedback-Umfragen wertvolle Einblicke in die Erfahrungen der neuen Mitarbeiter liefern und helfen, den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern.
Checkliste für das Onboarding
Nachfolgend haben wir für Sie eine umfassende Onboarding-Checkliste zusammengestellt. Sie können die Checkliste beim Erstellen oder für die Anpassung ihres Onboarding-Prozesses verwenden und laufende Onboardings damit auf Vollständigkeit prüfen.
Vor dem ersten Arbeitstag (Preboarding-Phase)
Individuelle Bedürfnisse erfragen: Im persönlichen Gespräch oder per Fragebogen die Bedürfnisse und Wünsche des neuen Mitarbeiters erfassen, z.B. hinsichtlich Arbeitszeitmodell, Kinderbetreuung oder technische Ausstattung im Homeoffice.
Kommunikation: Regelmäßigen Kontakt zum neuen Mitarbeiter halten, offene Fragen klären und alle wichtigen Informationen zum Unternehmen, zum Team und zur Position bereitstellen.
Arbeitsplatz vorbereiten: Den Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln ausstatten: Computer, Telefon, Zugangsberechtigungen etc. Im Homeoffice sicherstellen, dass die technische Ausstattung rechtzeitig geliefert wird.
Einarbeitungsplan erstellen: Einen strukturierten Einarbeitungsplan mit klaren Zielen, Aufgaben und Zeitvorgaben entwickeln.
Team informieren: Die Teammitglieder über den neuen Kollegen informieren und sie in die Planung des Onboardings einbeziehen.
Patenprogramm: Einen erfahrenen Mitarbeiter als Paten benennen, der den neuen Kollegen in den ersten Wochen begleitet und unterstützt.
Willkommensgeschenk: Ein kleines Willkommensgeschenk vorbereiten, um Wertschätzung auszudrücken.
Erster Arbeitstag und erste Woche
Herzlicher Empfang: Den neuen Mitarbeiter freundlich begrüßen und ihm das Gefühl geben, willkommen zu sein.
Vorstellungsrunde: Den neuen Mitarbeiter dem Team und den wichtigsten Ansprechpartnern im Unternehmen vorstellen.
Einarbeitungsplan besprechen: Den Einarbeitungsplan mit dem neuen Mitarbeiter durchgehen und seine Erwartungen und Fragen klären.
Erste Aufgaben: Dem neuen Mitarbeiter erste Aufgaben zuweisen, die ihm helfen, sich schnell in die Arbeit einzubringen.
Unternehmenspräsentation: Eine Präsentation über das Unternehmen, die Produkte und die Unternehmenskultur anbieten.
Teambuilding: Ein gemeinsames Mittagessen oder eine andere Teambuilding-Maßnahme organisieren, um die Integration zu fördern.
Feedback: Regelmäßiges Feedback einholen, um den Onboarding-Prozess aus der Perspektive des neuen Mitarbeiters zu reflektieren.
Integrationsphase (bis zum Ende der Probezeit und darüber hinaus):
Regelmäßige Feedbackgespräche: Sowohl von Seiten des Vorgesetzten als auch des Mitarbeiters Feedback geben und den Fortschritt des Onboardings besprechen.
Entwicklungsmöglichkeiten: Die individuellen Entwicklungsziele des neuen Mitarbeiters besprechen und Fortbildungsmöglichkeiten anbieten.
Vernetzung und Teamintegration: Gelegenheiten für den neuen Mitarbeiter schaffen, sich mit Kollegen aus anderen Abteilungen zu vernetzen, z.B. durch gemeinsame Projekte oder Events.
Unternehmenskultur leben: Den neuen Mitarbeiter aktiv in die Unternehmenskultur einbeziehen und ihm die Werte und Normen des Unternehmens vermitteln.
Onboarding-Software: Den Einsatz von Onboarding-Software prüfen, um den Prozess effizient zu gestalten und zu automatisieren.
Onboarding im Homeoffice
Virtuelle Kommunikation: Regelmäßige virtuelle Meetings und Telefonate einplanen, um den Austausch und die soziale Interaktion zu fördern.
Digitale Tools: Digitale Plattformen nutzen, um Informationen bereitzustellen, Aufgaben zu verwalten und Online-Schulungen anzubieten.
Teamevents: Virtuelle Teamevents und -aktivitäten organisieren, um den Teamgeist zu stärken und den Kontakt zwischen den Kollegen zu fördern.
Bewertung des Onboarding-Prozesses
Regelmäßige Evaluation: Den Onboarding-Prozess regelmäßig evaluieren und anhand von Feedback optimieren.
Kennzahlen: Definieren Sie Kennzahlen, um den Erfolg des Onboardings zu messen, z. B. Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuationsrate, Zeit bis zur vollen Produktivität.
