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Offboarding Definition
Offboarding, auch Exit Management genannt, beschreibt einen Austritt von Beschäftigten aus dem Unternehmen, mit denen bislang ein Arbeits- oder Dienstverhältnis bestand. Dabei ist Offboarding kein Ereignis, sondern vielmehr ein bewusst gestalteter Prozess, der einen integralen Bestandteil von Personalmanagement bildet. Ein gut geplanter und reibungslos durchgeführter Offboarding-Prozess hat eine große Bedeutung sowohl für Mitarbeiter als auch Unternehmen. Während er den ersteren viel Stress und die Qual der Ungewissheit erspart, können die zweiteren ihre Arbeitgebermarke stärken und Vertrauen aufbauen.
Der Offboarding-Prozess findet auf zwei Ebenen statt: Es geht einerseits um rein technische Aspekte, die diesen schrittweisen Trennungsprozess begleiten. Andererseits dürfen sozio-emotionale Aspekte nicht außer Acht geraten. Im diesem Zusammenhang empfiehlt sich ein Gespräch mit dem betroffenen Mitarbeiter, welches alle Unklarheiten beseitigen lässt.
Warum scheiden Beschäftigte aus dem Unternehmen aus? – Es gibt dafür folgende Anlässe:
- Ein befristetes Arbeits- oder Dienstverhältnis wird nicht verlängert.
- Ein Arbeitgeber oder ein Beschäftigter reicht die Kündigung ein.
- Ein Beschäftigter geht altersbedingt in die gesetzliche Pension.
Die Definition Offboarding ist das Gegenstück zum Onboarding, das den Eintrittsprozess von neuen Mitarbeitern in das Unternehmen beschreibt.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Offboarding in der Praxis
Das Exit Management erfordert Maßnahmen, die nicht nur einen professionellen letzten Eindruck vermitteln, sondern auch ein Gefühl von Sicherheit geben.
Dabei sollte man an folgende Offboarding-Maßnahmen denken:
- Austrittsgespräch: Jeder Mitarbeiter erwartet ein transparentes Gespräch im Hinblick auf den Trennungsprozess, der zu erfolgen hat.
- Wissensübergabe: Es ist von fundamentaler Bedeutung, das Wissen eines ausscheidenden Mitarbeiters zu sichern und zu übertragen.
- Kommunikation: Offboarding setzt einen reibungslosen Informationsfluss in Bezug auf den Austritt voraus. Dieser erfolgt intern und extern.
- Dokumentation: Es gilt festzulegen, welche Dokumente im Rahmen von Mitarbeiteraustritt anzufertigen, zu unterschreiben und zu übergeben sind.
- Verabschiedung: Diese erfolgt auf offiziellem und/oder inoffiziellem Weg. Hier ist es wichtig zu wissen, durch wen die Verabschiedung stattfindet.
- Berechtigungen: Mit dem Austritt aus dem Unternehmen sind der Entzug von Berechtigungen und die Rückgabe von relevanten Gegenständen verbunden.
Best Practices umfassen ebenfalls die Pflege eines Netzwerks und die Kommunikation gegenüber anderen Mitarbeitern. Im ersten Fall geht es um die Fortsetzung des Kontaktes mit ehemaligen Mitarbeitern nach der Beendigung eines Arbeits- oder Dienstverhältnisses.
Der zweite Fall betrifft eine frühzeitige Benachrichtigung über den Abschied eines Mitarbeiters, bevor es zu Gerüchten unter Kollegen kommt. Darüber hinaus dient die Ausstellung von Arbeitszeugnis und Referenzen als Beispiel für Best Practices im Rahmen von Offboarding.
Mehr zu den Best Practices erfahren Sie in unserem Artikel So gelingt ein professioneller Offboarding Prozess.
