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Wenn hochqualifizierte Personen auf Schlüsselpositionen zur Konkurrenz abwandern, kann das für ein Unternehmen negative Folgen haben: Wissensverlust, Verlangsamung interner Prozesse sowie zeit- und kostenintensives Recruiting, um die Stelle neu zu besetzen. Dabei gibt es gute Gründe, die für eine sorgfältige Nachfolgeplanung sprechen. Der folgende Beitrag geht auf deren wichtigste Aspekte näher ein.
Definition: Was ist Nachfolgeplanung?
Es handelt sich hierbei um ein Instrument der Personalentwicklung, das zum Ziel hat, die Fach- und Führungspositionen in Unternehmen rechtzeitig und bedarfsgerecht zu besetzen. Es ist darauf zu achten, dass der aufgrund von Vakanzen entstandene Personalbedarf sowohl quantitativ als auch qualitativ gedeckt wird. Zu diesem Zweck treffen Unternehmen eine Reihe von strategischen Maßnahmen. Erwähnenswert sind:
- Identifikation von Schlüsselpositionen, die eine hohe Relevanz für Unternehmen haben;
- die Identifikation und Bewertung von Risiken, die unter anderem mit Mitarbeiterfluktuation und Ruhestand verbunden sind;
- Identifikation potenzieller und bereits vorhandener Talente, die in den nächsten Jahren in einem Unternehmen bleiben und seine Zukunft mitgestalten können;
- Talent Management sowie Unterstützung eigener Führungskräfte, die Talente richtig identifizieren, entwickeln und führen;
- Förderung der Mitarbeiterbindung und Aufbau von Talent Pool.
Unterscheidung: Was ist eine Laufbahnplanung?
Die Laufbahnplanung, auch Karriereplanung genannt, ist ein integraler Bestandteil von Personalmanagement und fungiert als Werkzeug einer nachhaltigen Personalplanung. Die Laufbahnplanung ist grundsätzlich darauf ausgerichtet, Mitarbeiter so weiterzuentwickeln, dass sie verschiedene Positionen und Rollen in einem Unternehmen annehmen und zufriedenstellend ausführen können. Die Planung der Laufbahn ist daher auf einzelne Mitarbeiter bezogen und beschreibt die Abfolge von Stellen in deren Karriereverlauf.
Was versteht man unter Nachfolgemanagement?
Im Unterschied zur strategischen Nachfolgeplanung handelt es sich beim Nachfolgemanagement um ein systematisches Verfahren zum Aufbau geeigneter Nachfolger auf mehreren Ebenen der Organisation. Das Nachfolgemanagement beschränkt sich daher nicht auf die Nachfolge von Schlüsselpositionen, sondern es sorgt vor allem dafür, dass erfolgskritische Positionen in einem Unternehmen ausreichend besetzt sind. Die Idee dahinter ist, das Wissen und Potenzial eines Unternehmens langfristig zu bewahren, um folglich konkurrenzfähig und gut ausgerüstet für die Zukunft zu bleiben.
Um dieses Ziel zu erreichen, übernimmt das Nachfolgemanagement strategisch wichtige Aufgaben. Diese umfassen:
- Identifikation und Planung der wichtigsten Stellen in einem Unternehmen,
- Definition beruflicher Qualifikationen und Erstellung von Anforderungsprofil für neu zu besetzende Positionen,
- Entwicklung und Unterstützung passender Nachfolger im Rahmen von Talent Management.
Strategische Nachfolgeplanung: Relevanz für Unternehmen
Es ist im langfristigen Interesse eines Unternehmens, die Nachfolge von Schlüsselpositionen strategisch zu planen. Die Sicherung der Besetzung dieser Positionen mit qualifizierten Personen wirkt sich auf die Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens und die Positionierung seiner Arbeitgebermarke aus. Des Weiteren lassen sich durch die strategische Nachfolgeplanung die Mitarbeiterbindung verbessern und Vakanzen vermeiden. Schließlich erlaubt eine schnelle Besetzung, die Rekrutierungskosten zu senken und das vorhandene Wissen in einem Unternehmen zu behalten.
Was ist eine Schlüsselposition in einem Unternehmen?
Von einer Schlüsselposition lässt sich sprechen, wenn sie eine hohe strategische Relevanz für ein Unternehmen und seine Zukunft besitzt. Sie wirkt sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens aus und trägt zu seinem wirtschaftlichen Erfolg wesentlich bei.
Welche Position als Schlüsselposition gilt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Unternehmenstätigkeit, Marktpositionierung und strategische Ziele sind einige davon. Um ein Beispiel zu nennen: Für ein Unternehmen, das seinen Fokus auf die personalisierte Kundenbetreuung setzt, hat eine leitende Vertriebsposition Schlüsselbedeutung.
Wie erkennt man Arbeitnehmer mit einer Schlüsselposition?
Der erste Schritt zur Identifikation von Schlüsselpositionen in einem Unternehmen besteht darin, sich die folgenden Fragen zu stellen:
- Erfordert die Stelle spezielles Wissen, das nötig ist, um interne Prozesse zu führen bzw. die Entwicklung eines Unternehmens anzukurbeln? Welche Qualifikationen sollten im Anforderungsprofil von Kandidaten drin sein?
- Wie hoch sind Aufgabenkomplexität und Effizienzanspruch? Muss das Personal eine spezielle Software für die Erfüllung seiner Aufgaben einsetzen? Warum ist sein hohes Engagement am Arbeitsplatz so wichtig?
- Ist die Stelle mit der Führungsverantwortung verbunden? Wie viele Mitarbeiter sind der Führungskraft direkt unterstellt? Kann die Führungskraft Talente identifizieren und ihnen eine gezielte Unterstützung bieten?
- Welche Tragweite haben Entscheidungen, die im Rahmen der Stelle getroffen werden? Beeinflussen sie andere Unternehmensbereiche? Haben involvierte Führungskräfte ausreichend Erfahrung mit dem Prozess der strategischen Entscheidungsfindung?
- Besteht das Risiko für ein Unternehmen, wenn der Inhaber der Stelle zur Konkurrenz wechselt? Wie teuer wäre die Nachbesetzung? Wie lang würden das Recruiting von Kandidaten und deren Einarbeitung in die neue Position dauern?
Besetzung von Schlüsselpositionen: Intern oder extern?
Die gezielte Nachfolgeplanung kann intern oder extern erfolgen. Beides hat Vor- und Nachteile.
Die interne Nachfolgeplanung erlaubt vor allem eine kürzere Einarbeitung von Nachfolgern in die Stelle. Dies liegt insbesondere daran, dass sie sich meist mit dem internen Prozess gut auskennen und das Vertrauen unter anderen Mitarbeitern genießen. Außerdem hat die Förderung von Personal einen positiven Effekt auf die Mitarbeiterbindung, die wiederum zur Senkung der Fluktuationsrate beiträgt.
Wenn sich ein Unternehmen für externe Nachfolger entscheidet, profitiert es vom neuen Wissen, das die unternehmensweite Entwicklung in den nächsten Jahren positiv beinflussen kann. Die externe Nachfolge ist ebenfalls ein guter Schritt dazu, der Betriebsblindheit vorzubeugen und das Netzwerk in der eigenen Branche zu erweitern. Zudem sind neue Personen in Unternehmen neutral und unbelastet.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Nachfolgeplanung in der Praxis
Die Nachfolgeplanung ist kein einmaliges Ereignis, sondern vielmehr ein umfassender Prozess, der in mehreren, aufeinander aufbauenden Schritten erfolgt. Das oberste Ziel lautet, sich auf drohende Vakanzen in Schlüsselpositionen gut vorzubereiten und die Nachfolge so schnell wie möglich zu sichern.
Einzelne Ablaufschritte bei der Nachfolgeplanung
- Schlüsselpositionen identifizieren: Zunächst gilt es festzulegen, welche Positionen für ein Unternehmen eine zentrale Bedeutung haben und den wirtschaftlichen Erfolg determinieren.
- Bedarf an Nachfolge ermitteln: Der beste Weg dazu ist, mögliche Vakanzen aufgrund von Ruhestand, Schwangerschaft und Fluktuation zu finden und notwendige Maßnahmen zu planen.
- Anforderungsprofil bestimmen: Es umfasst Kriterien, die Nachfolger erfüllen müssen. Hierzu gehört etwa Wissen, das Erledigung von Aufgaben oder Nutzung einer Software ermöglicht.
- Recruiting von Personal: Nachfolger lassen sich intern oder extern rekrutieren. Unternehmen nutzen deren Talent Pool und vermehrt digitale Kanäle, um Mitarbeiter für sich zu gewinnen.
- Nachfolger ernennen: Das Recruiting beschränkt sich nicht auf Vorstellungsgespräche. Um die passende Nachfolge der Führungskraft zu finden, wird oft das Assessment Center organisiert.
- Übergabe durchführen: Nicht zuletzt ist es wichtig, neu ernannte Nachfolger in ihre Rolle und tägliche Aufgaben einzuführen. Des Weiteren ist eine umfassende Einarbeitung das A und O.
Herausforderungen bei der Nachfolgeplanung
Die Nachfolgeplanung kann nur dann gelingen, wenn sie gut vorbereitet und auf individuelle Unternehmensbedürfnisse abgestimmt ist. Gleichzeitig gilt es zu beachten, dass sie einen enormen Zeitaufwand bedeutet, der nicht selten unterschätzt wird. Darüber hinaus macht eine erfolgreiche Nachfolgeplanung es notwendig, einen Notfallplan zu erarbeiten. Ohne diesen ist es schwierig, im Fall einer unerwarteten Kündigung oder einer anderen Ausnahmesituation die Stelle schnell zu füllen.
