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Mitarbeiterbeurteilungen sind ein wichtiges Instrument der Personalführung und des Performance Managements in Unternehmen. Der Artikel zeigt, welche Arten von Personalbeurteilungen es gibt und wie man die Mitarbeiterbeurteilung zugunsten aller Beteiligten einsetzt. Zusätzlich bieten wir eine kostenlose Mitarbeiterbeurteilung Vorlage für Vorgesetzte und Führungskräfte zur Verwaltung und Vorbereitungen der Beurteilung an.
Was ist eine Mitarbeiterbeurteilung?
Mitarbeiterbeurteilungen sind eine Methode aus der Personalführung. Sie dienen Führungskräften dazu, die Kompetenzen der Beschäftigten zu identifizieren und sie entsprechend zu fördern und einzusetzen. Meist werden sie anhand eines Beurteilungsbogens durchgeführt.
Alle Mitarbeiter haben einen Anspruch auf eine Beurteilung durch ihren Arbeitgeber. Denn: In erster Linie dienen die Beurteilungen dazu, die Leistung des jeweiligen Mitarbeiters zu verbessern. Darüber hinaus dient sie unter Umständen dazu, Gehaltserhöhungen und Aufstiege zu rechtfertigen.
Weitere positive Effekte der Leistungsbeurteilung: Sie steigert die Motivation der Mitarbeiter und ihre Zufriedenheit. Außerdem deckt sie Schulungsbedarfe auf.
Download: Mitarbeiterbeurteilung Vorlage
Papershift bietet Arbeitgebern und Führungskräften eine kostenlose Excelvorlage zum Download, um Mitarbeiter zu beurteilen. Nutzen Sie unsere kostenlose Mitarbeiterbeurteilung Vorlage für Excel, um eine gute Grundlage für Beurteilungsgespräche ihrer Mitarbeiter zu schaffen. Die Mustervorlage steht per Klick auf den Button zum kostenlosen Download bereit und kann abhängig von den Kriterien zur Mitarbeiterbeurteilung angepasst werden. Passend dazu bieten wir auch weitere HR Vorlagen zur Personalverwaltung und Personalplanung an.
Download: Mitarbeiterbeurteilung Vorlage
FAQ: Mitarbeiterbeurteilung Vorlage
Wie funktioniert die Mitarbeiterbeurteilung Vorlage?
Die Vorlage besteht aus drei Tabellenseiten. Im oberen Abschnitt auf der ersten Seite werden neben dem Datum der Name und die Mitarbeiter-ID sowie Position und Abteilung des zu beurteilenden Mitarbeiters und der beurteilenden Führungskraft vermerkt.
Um das Dokument optimal zu nutzen, sind dann zunächst die jeweils gewünschten Beurteilungskriterien zu konfigurieren. Diese können ganz einfach in die Zeilen in der Tabellenspalte „Zu bewertende Kriterien“ eingetragen werden.
Anschließend können Vorgesetzte die Vorlage für erfolgreiche Mitarbeiterbeurteilungen nutzen. Beispielsweise können sie Bewertungen in mehreren Abstufungen („Ausbaufähig, „Vorhanden“, „Ausgeprägt“, „Stark ausgeprägt“, „Erwartungen übertroffen“) vornehmen. Es gibt ausreichend Platz, um beschreibende Details oder Kommentare zu vermerken. Das Excel-Dokument nimmt eine automatische Einordnung auf Grundlage der jeweils gewählten Bewertungen vor und nennt im unteren Seitenabschnitt die durchschnittliche Bewertung beziehungsweise Gesamtleistung.
Ist die Excel Vorlage zur Mitarbeiterbeurteilung wirklich kostenlos?
Keine Sorge, wir haben keinerlei Abo-Optionen versteckt. Die Mustervorlage ist und wird kostenlos bleiben. Lediglich für das Programm zum Öffnen der Datei können Kosten auftreten. Wir empfehlen hierfür Open-Source-software wie Open Office oder LibreOffice.
Wieso sind Mitarbeiterbeurteilungen so wichtig?
Analysen von Mitarbeiterbeurteilungsbogen helfen, die Kompetenzen und das Produktivitätsniveau eines Angestellten zu ermitteln. Dies kann auch dazu dienen, Mitarbeiter mit besonders hohem Potenzial zu identifizieren, die für höhere Aufgaben in Frage kommen. Darüber hinaus dienen die Ergebnisse der Leistungsbeurteilung dem Treffen wichtiger Entscheidungen wie Beförderungen und Gehaltsanpassungen. Die Folgen der Beurteilung betreffen die Mitarbeiter also auf persönlicher wie auch auf beruflicher Ebene.
Persönliche Ebene
Nach Durchlaufen des Beurteilungsprozesses sind sich die Teilnehmer ihrer Stärken und Schwächen bewusster als zuvor. Außerdem sind sie in der Lage, Faktoren in ihrem Privatleben sowie persönliche psychische Zustände aufzudecken, die sich negativ auf ihre Arbeitsleistung auswirken. Schließlich hat die psychische Gesundheit große Auswirkungen auf die Leistung am Arbeitsplatz. Unternehmen tun in Folge einer Mitarbeiterbeurteilung, die solche Aspekte zu Tage fördert, gut daran, Maßnahmen zur Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung einzuleiten.
Professionelle Ebene
Leistungsbewertungen haben auch Vorteile für die Produktivität und damit für das wirtschaftliche Wachstum des Unternehmens. Aufgabe des Vorgesetzten ist es, die Mitarbeiter nach der Beurteilung bei der Verbesserung ihrer Leistung anzuleiten und zu unterstützen. Im Anschluss an die Beurteilung können Führungskräfte zum Beispiel konstruktive Hinweise und Tipps geben, wie sich die Mitarbeiter konkret verbessern können.
Welche Ziele hat eine Mitarbeiterbeurteilung?
Das wichtigste Ziel der Beurteilung ist es, herauszufinden, ob und inwieweit der Mitarbeiter die Anforderungen an seine Stelle erfüllt. Übergeordnetes Ziel ist es, die Mitarbeiterentwicklung voranzubringen und die Leistung der Einzelnen langfristig zu steigern. Dabei werden folgende Unterziele verfolgt:
- Potenzialanalyse
- Verbesserter Personaleinsatz
- Personalentwicklung
- Höhere Mitarbeitermotivation
- Verbesserte Mitarbeiterführung (siehe Vorgesetztenbeurteilung)
- Kontrolle der tatsächlichen Leistung
Führungskräfte sollten sowohl die Fähigkeiten als auch die Grenzen ihrer Mitarbeiter kennen und respektieren. Nur wenn dies der Fall ist, können sie ihren Mitarbeitern erreichbare, motivierende Ziele setzen. Eine Möglichkeit der Zielsetzung ist es, die Anforderungen Schritt für Schritt – beispielsweise immer wieder um einige Prozentpunkte – zu erhöhen. Dafür werden die früheren Bewertungen des jeweiligen Mitarbeiters herangezogen. Als Benchmark bei Neueinstellungen dienen die Beurteilungsergebnisse anderer Mitarbeiter.
Die Beurteilung dient auch dazu, möglicherweise problematische Bereiche hinsichtlich der Leistungskennzahlen (KPIs) zu ermitteln. Um dabei alle Perspektiven einzubeziehen, ist es sinnvoll, die Beurteilung sowie die Beurteilungskriterien mit den Mitarbeitern zu besprechen und ihre Meinung einzuholen. Schließlich kann es auch sein, dass die Anforderungen zu hoch sind oder der Zeitplan für das geplante Arbeitspensum nicht angemessen ist. Unter Umständen waren auch die Anweisungen nicht klar genug.
Im Blick behalten sollte man bei der Mitarbeiterbeurteilung immer, dass sie dazu dienen soll, die Mitarbeiter zu motivieren und beim Erreichen ihrer Ziele zu unterstützen. Nach der Leistungsbewertung sollten sich die Beschäftigten motivierter fühlen, ihrer Arbeit nachzugehen, und den Wunsch haben, ihre Aufgaben (noch) besser zu erfüllen. Schließlich geht es letztlich immer um die nachhaltige Verbesserung der Effizienz und Produktivität.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Arten der Mitarbeiterbeurteilung gibt es?
Eine Mitarbeiterbeurteilung kann folgende Formen annehmen: die klassische Leistungsbeurteilung, die Potenzial- und die Persönlichkeitsbeurteilung.
Leistungsbeurteilung
Bei dieser Art der Beurteilung wird die Ist-Leistung, also die in der Vergangenheit erbrachte Leistung, bewertet. Sowohl Leistungsergebnis als auch Leistungsverhalten – die Art und Weise wie das Ergebnis zustande gekommen ist – spielen eine Rolle. Außerdem werden das Verhalten in der Abteilung und seine positiven und negativen Auswirkungen auf die Abteilungsleistung beurteilt.
Als Grundlage der Leistungsbeurteilung dient neben den Kriterien Arbeitsverhalten und -ergebnis die Qualifikation des Mitarbeiters.
Potenzialbeurteilung
Bei der Potenzialbeurteilung geht es um die persönliche berufliche Entwicklung und die Eignung des Mitarbeiters für spätere Aufgaben. Ermittelt werden also die Einsatzmöglichkeiten auf höhere Positionen. Dafür werden die zukünftigen Fähigkeiten auf der Grundlage der Fähigkeiten und Eigenschaften beurteilt, die Potenzial zur Weiterentwicklung bieten. Auch bisher ungenutzte Eigenschaften und Fähigkeiten können relevant sein.
Persönlichkeitsbeurteilung
In der Praxis findet die Persönlichkeitsbeurteilung kaum Anwendung. Sie setzt sich mit den Charaktereigenschaften eines Mitarbeiters auseinander und basiert auf der Vermutung, dass bestimmte persönliche Eigenschaften für bestimmte Aufgaben qualifizieren. Wissenschaftliche Untersuchungen widersprechen jedoch einem solchen Zusammenhang. Außerdem sind fundierte Psychologie-Kenntnisse nötig, um die Persönlichkeit eines Menschen zu beurteilen.
Welche Formen der Personalbeurteilung gibt es?
Mitarbeiterbeurteilung
Bei dieser klassischen Form der Personalbeurteilung bewerten die Vorgesetzten ihre Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Leistung, ihres Verhaltens und ihrer Qualifikation. Meist wird die Mitarbeiterbeurteilung dabei mit einer Selbsteinschätzung kombiniert. Beide Instrumente werden in einem Mitarbeitergespräch ausgewertet.
Vorgesetztenbeurteilung
Bei dieser Art der Beurteilung sind es die Mitarbeiter, die ihre unmittelbaren Vorgesetzten beurteilen. Die Beschäftigten nehmen die Beurteilung anhand vorgegebener Kriterien vor. Die Führungskräfte erhalten auf diese Weise eine Rückmeldung hinsichtlich Führungsverhalten, Leistung und Qualifikation seitens ihres Teams.
Gleichstellungsbeurteilung/Kollegenbeurteilung
Wie der Name schon sagt, erfolgt die Bewertung bei der Kollegenbeurteilung unter Kollegen. Dabei sind Beurteiler und Beurteilter im gleichen Unternehmensbereich tätig und befinden sich hierarchisch auf einer Ebene.
Selbstbeurteilung
Die Selbstbeurteilung wird häufig mit einer Mitarbeiterbeurteilung kombiniert. Dabei beurteilen sich die Angestellten bezüglich ihrer Leistung und Potenziale selbst.
360-Grad-Beurteilung
Diese äußerst umfassende Form der Beurteilung wird vor allem beim mittleren Management, Führungskräften und hochqualifizierten Fachkräften eingesetzt. Dabei wird das Leistungsverhalten aus verschiedenen Perspektiven – beispielsweise Kunde, Kollege, Vorgesetzter – eingeschätzt.
In welchem Zusammenhang stehen Performance Management und die Personalbeurteilung?
Personalbeurteilungen spielen für das Performance Management eine Rolle, weil es ihr Anliegen ist, die Performance der Mitarbeiter zu messen. So besteht der Performance-Management-Prozess im Wesentlichen aus drei Schritten:
- Zielvereinbarung: Gemeinsam mit seinem Vorgesetzten erarbeitet der Mitarbeiter individuelle Ziele, die mit der Unternehmensvision übereinstimmen. Es ist empfehlenswert, sich dabei an der SMART-Formel zu orientieren und die Ziele spezifisch, messbar, ansprechend, realistisch und terminiert zu formulieren.
- Leistungserfassung: Hier geht es um das Erfassen und Messen der Leistungen der Mitarbeiter. So lässt sich herausfinden, ob es Verbesserungsbedarfe gibt und ob die Angestellten Unterstützung benötigen, um ihre gesteckten Ziele zu erreichen. Dabei sollten Führungskräfte Micromanagement vermeiden und die Kontrolle auf ein Minimum beschränken. Feedbackgespräche, aber auch individuelles Coaching und Mentoring können dabei helfen, dass die Ziele nicht aus dem Blick geraten.
- Leistungsbeurteilung: Der letzte Schritt ist die Personalbeurteilung, also das Bewerten der fachlichen Kompetenzen und Soft Skills durch den Vorgesetzten. Damit die Angestellten die Beurteilung als fair und nützlich empfinden, sollten Führungskräfte vorab die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter prüfen.
Die Kriterien einer Mitarbeiterbeurteilung
In die Mitarbeiterbeurteilung fließen neben fachlichen Kompetenzen und messbaren Erfolgen auch die vorhandenen Soft Skills ein. Häufig basiert die Beurteilung auf Leistungskennzahlen, den sogenannten KPIs (Key Performance Indicators). Ebenfalls relevant sind Beobachtungen der Führungskraft sowie die früheren Zeugnisse des Mitarbeiters. Zum Teil werden auch die aktuellen oder früheren Kollegen um eine Einschätzung gebeten.
Welche Kriterien in die Beurteilung einfließen, ist je nach Beurteilungsbogen unterschiedlich. Für eine größtmögliche Flexibilität ermöglicht unsere Vorlage für die Mitarbeiterbeurteilung, eigene Kriterien zur Beurteilung festzulegen. Eine Übersicht über wichtige Kriterien in der Mitarbeiterbeurteilung:
Arbeitsqualität
Bei der Beurteilung der Arbeitsqualität werden unter anderem die folgenden Fragen beantwortet: Welche Aufgaben übernimmt der Mitarbeiter? Wie gut bearbeitet er diese? In welchem Rahmen befindet sich die Fehlerquote bzw. wie hoch ist die Fehlerquote? Wie viel Zeit benötigte er dafür?
Selbstständigkeit
Hier geht es darum, einzuschätzen, ob der Mitarbeiter lediglich die ihm aufgetragenen Aufgaben erledigt oder ob er Probleme selbstständig erkennt und Lösungen erarbeitet.
Effektivität
Folgende Fragen spielen eine Rolle für die Bewertung der Effektivität: Arbeitet jemand zielorientiert? Oder fällt es ihm schwer, Prioritäten zu setzen? Verpasst der Beschäftigte beispielsweise Deadlines oder Meetings mit hoher Priorität?
Leistungsbereitschaft
Das Kriterium der Leistungsbereitschaft zielt auf die Engagement- und Motivationswerte des Mitarbeiters ab. Wie hoch ist seine Bereitschaft, Einsatz für das Unternehmen zu zeigen und dabei Höchstleistungen zu erbringen?
Rahmenbedingungen für eine gelungene Mitarbeiterbeurteilung
Meist bespricht man die Ergebnisse der Mitarbeiterbeurteilung in einem Beurteilungsgespräch. Gelingt es der Führungskraft dabei, konstruktive Kritik, Lob und Ansporn harmonisch miteinander zu vereinen, fühlt sich der Mitarbeiter motiviert und ist bereit, zukünftig noch mehr zu leisten. Wichtig ist zudem, dass der Vorgesetzte während des Gesprächs ein offenes Ohr für die Anregungen der Mitarbeiter hat. Dies trägt zu einem guten Verhältnis zwischen Chef und Angestelltem bei und kann sich positiv auf die täglichen Abläufe auswirken.
Häufige Fallstricke bei der Mitarbeiterbeurteilung
Die häufigsten Fehler bei der Mitarbeiterbeurteilung sind die folgenden:
- Fehlende Objektivität: Ein positives Merkmal wird in den Vordergrund gestellt, weshalb das Beurteilungsergebnis zu milde ist.
- Zu schlechte Beurteilung: Ein negatives Merkmal wird in der Vordergrund gestellt, weshalb die Beurteilung zu negativ ausfällt.
- Übergewichtung der aktuellen Leistungen: Anstatt auch die älteren Leistungen einzubeziehen werden nur die aktuellen Leistungen berücksichtigt. Die gesamte Entwicklung des Mitarbeiters gerät aus dem Blick.
- Verzerrte Beurteilung aufgrund eines akademischen Titels: Mitarbeiter, die beispielsweise einen Doktortitel haben, werden als kompetenter wahrgenommen als Mitarbeiter ohne akademischen Grad.
- Beurteilung nach subjektivem Maßstab: Der Vorgesetzte nimmt die Beurteilung nach eigenen, nicht objektiven Maßstäben vor, wodurch die Einschätzung ungerecht ausfällt.
10 Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbeurteilung
Die Qualität der Mitarbeiterbewertungen nimmt Einfluss auf die Arbeitsmotivation und damit darauf, ob und wie die Angestellten ihre angestrebten Ziele erreichen. Die folgenden Tipps helfen bei der Durchführung der Mitarbeiterbeurteilung und des Beurteilungsgesprächs.
Tipp 1: Gründliche Vorbereitung
Die Beurteilung und das Mitarbeitergespräch basieren auf der Leistungsbeobachtung und -dokumentation nach einem für das Unternehmen individuellen Konzept. Vorgesetzte sollten sich entsprechend vorbereiten und beispielsweise frühere Beurteilungen durchgehen und mit den jüngsten Leistungen vergleichen.
Tipp 2: Positives Feedback
Während es einerseits wichtig ist, da Kritik zu oben, wo es notwendig ist, sollten Vorgesetzte andererseits nicht mit Wertschätzung und angemessenem Lob sparen.
Tipp 3: Konstruktive Einschätzung
Anstatt sich in Vorwürfen zu ergehen oder Schuld zuzuweisen sollten sich Führungskräfte im Beurteilungsgespräch stattdessen auf Lösungswege beziehen.
Tipp 4: Beurteilung des letzten Bewertungszeitraums
Wenn länger zurückliegende Fehler bereits in früheren Gesprächen besprochen wurden, macht es keinen Sinn und wirkt demotivierend, diese erneut auf den Tisch zu bringen. Dementsprechend sollte man sich nur auf den Zeitraum seit der letzten Mitarbeiterbeurteilung beziehen.
Tipp 5: Keine Vergleiche mit anderen Mitarbeitern
Die sogenannte relative Mitarbeiterbeurteilung, bei der Vergleiche zur Leistung anderer Mitarbeiter angestellt werden, schadet häufig dem Arbeitsklima und sät Neid und Missgunst. Sie lässt unterschiedliche individuelle Voraussetzungen außer Acht und wirkt sich negativ auf die Leistungsbereitschaft und Motivation aus.
Tipp 6: Bewertungen immer begründen
Um die Akzeptanz der vorgenommenen Bewertungen bei den Mitarbeitern zu erhöhen, sollten diese immer ausreichend begründet werden. Wir ein Kriterium beispielsweise besonders positiv oder eher negativ bewertet, sollte man dies anhand der dokumentierten Beobachtungen und Auswertungen begründen.
Tipp 7: Gespräch unter vier Augen
Außer den beiden Gesprächspartnern (Vorgesetzter und Mitarbeiter) sollten keine weiteren Personen anwesend sein. Der Grund: Die Atmosphäre ist offener und konstruktiver.
Tipp 8: Führen eines Dialogs
Die Mitarbeiterbewertung beziehungsweise das Beurteilungsgespräch sollten kein Monolog sein. Stattdessen ist es wichtig, dass die Vorgesetzten die Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu den einzelnen Punkten fragen und die Möglichkeit einer Stellungnahme zur Leistungsbewertung anbieten.
Tipp 9: Erarbeiten konkreter Maßnahmen
Beurteilungsgespräche haben zum Ziel, die zukünftige Entwicklung der Mitarbeiter positiv zu beeinflussen. Deshalb gilt es, gemeinsam Maßnahmen zu erarbeiten, die der Erreichung der individuellen Ziele dienen.
Tipp 10: Vertrauen vermitteln
Indem der Vorgesetzte sein Vertrauen in den Mitarbeiter zum Ausdruck bringt, motiviert er ihn zu Höchstleistungen. Zum Ende des Gesprächs sollte der Chef daher seine Überzeugung kundtun, dass der Angestellte die erarbeiteten Maßnahmen erfolgreich umsetzen wird.
Bonus: Textbausteine für Beurteilungen
Im Folgenden werden einige beispielhafte Formulierungen aufgeführt, die in einer Personalbeurteilung vorkommen können. Die nach Leistungskriterien sortierten Textbausteine können bei der Formulierung unterstützen:
- Präzise Arbeitsweise: Frau Muster verfügt über hervorragende Fachkenntnisse, die sie in der Ausbildung unserer Azubis erfolgreich einsetzt. Ihre qualitativ hochwertige Arbeit ist durch eine präzise Arbeitsweise und Zuverlässigkeit sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein gekennzeichnet.
- Fachwissen und Urteilsfähigkeit: Frau Muster verfügt über ein exzellentes Fachwissen und beherrscht ihr Aufgabengebiet sehr gut. Besonders möchten wir ihre Urteilsfähigkeit hervorheben, dank derer sie auch in schwierigen Situationen eigenständige und ausgewogene Urteile trifft.
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- Durchsetzungsvermögen und Zielorientierung: Ihre umfassenden Fachkenntnisse setzt Frau Muster auch bei komplexen Aufgaben optimal und mit viel Sachverstand ein. In der Vergangenheit konnte sie so erhebliche wirtschaftliche Erfolge für unser Unternehmen erreichen. Sie ist eine hochengagierte und zuverlässige Mitarbeiterin, deren Arbeitsweise sich durch eine hohe Zielorientierung, Durchsetzungsvermögen und ausgezeichnetes Verantwortungsbewusstsein auszeichnet.
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