Lohnbuchhaltung Definition
Die Lohnbuchhaltung ist der Teil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens, der sich mit der Abrechnung der Löhne und Gehälter und der korrekten Verbuchung aller betreffenden Geschäftsvorfälle beschäftigt. Sie übernimmt folgende Aufgaben:
- Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter
- Führen der Jahreslohnkonten
- Anlage und Pflege von Personenstammdaten
- Erledigung der gesetzlich vorgeschriebenen An- und Abmeldungen für die Angestellten
- Erstellen der Beitragsmeldungen an die Krankenkassen
- Errechnen, Melden und Abführen der Lohnsteuer an das zuständige Finanzamt
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
Die Lohnbuchhaltung in der Praxis
Die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens ist durch die umfangreichen gesetzlichen Vorschriften des Arbeitsrechtes und der ständig wechselnden steuerlichen Anforderungen eine besondere Herausforderung. Hinzu kommen die Regelungen der Sozialversicherung in Deutschland mit der Vielfalt der Krankenkassen und Berufsgenossenschaften. Minijob-Regelungen, Mutterschutz und Erziehungsgeld, Altersteilzeit und Arbeitszeitkonten sind weitere Stichworte aus dem Bereich der Lohnbuchhaltung. Hier auf dem aktuellsten Stand zu bleiben, erfordert eine ständige Weiterbildung.
In vielen Unternehmen beginnt die Lohnbuchhaltung bereits beim Abschluss von Arbeitsverträgen. Lohnbuchhalter treten hier oft als Berater auf, geben Empfehlungen für Stellenbeschreibungen, für das Gehaltsniveau und für einzelne arbeitsrechtliche Vertragsdetails. Für die Pflege der Personalakten werden die wichtigsten Vereinbarungen der Verträge erfasst und alle späteren Änderungen eingearbeitet. Die Einhaltung des Datenschutzes spielt hier eine wesentliche Rolle. Die genaue Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten der Angestellten bildet die Grundlage für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und ist daher eine der wichtigsten Aufgaben der Abteilung. Heute werden dafür oft moderne Zeiterfassungssysteme genutzt. Gepflegt werden in diesem Zusammenhang auch flexible Arbeitszeitkonten und Übersichten zu Überstunden und Urlaubstagen. Das Erstellen der Gehalts- und Lohnabrechnungen lagern viele Unternehmen meist an ihren Steuerberater aus. Hier gibt es hervorragend geschulte Bearbeiter für diesen Bereich. Mit Hilfe spezieller Software erledigen sie die Abrechnungen kostengünstig für viele Mandanten.
So ermitteln sie:
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- die zu zahlenden Bruttogehälter einschließlich Bonifikationen, Arbeitgeberzuschüssen, Schicht- und Mehrarbeitszuschlägen, Urlaubs- und Weihnachtsgeldern
- den gewährten geldwerten Vorteil (z.B. bei der Nutzung eines firmeneigenen PKW)
- die monatlich abzuführenden Krankenkassenbeiträge
- die Beträge die Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung
- die Lohnsteuer
Alle Unterlagen stellt das Steuerbüro abschließend wieder dem Unternehmen zur Verfügung. Dazu gehören neben Überweisungsaufträgen in Papierform oder als Datei auch die lohnrelevanten Buchungen für die Finanzbuchhaltung. Früher gab es entsprechende Buchungslisten, mit einem modernen Finanzbuchhaltungsprogramm können die Daten heute per Fernübertragung eingespielt werden.