Lohnabrechnung

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Lohnabrechnung Definition

Jedes Unternehmen, das Angestellte oder Arbeiter beschäftigt, muss diesen gemäß Gesetz eine Lohnabrechnung erstellen. Die Lohnabrechnung, umgangssprachlich auch Lohnzettel genannt, ist ein Dokument in Textform mit Angaben über den Abrechnungszeitraum und der Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.

Zudem enthält die Lohnabrechnung Angaben über die Art und Höhe von Zulagen, Zuschlägen, sonstige Vergütungen, Abzüge, Vorschüsse oder Abschlagszahlungen. In einer Lohnabrechnung müssen gemäß § 107 GewO das Arbeitsentgelt, gesetzliche Abzüge (Sozialversicherungsbeiträge und Steuern) und der Auszahlungsbetrag in Euro berechnet und ausgewiesen werden.

Wird eine Verdienstabrechnung für die Sozialversicherung ausgestellt, handelt es sich um eine Entgeltbescheinigung und ist seit dem 1.7.2013 durch die Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt.

Welche Angaben muss die Lohnabrechnung enthalten?

Laut Gewerbeordnung muss eine Entgeltbescheinigung folgende Angaben enthalten:

1. Name und Anschrift des Arbeitgebers
2. Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
3. Versicherungsnummer vom Arbeitnehmer
4. Datum des Beschäftigungsbeginns und bei Beendigung der Beschäftigung das Datum des Beschäftigungsendes
5. Abrechnungszeitraum und die darin enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage
6. Steuerklassen
7. Kinderfreibeträge
8. Merkmale für den Kirchensteuerabzug
9. Steuerfreibeträge und Steuerhinzurechnungsbeträge
10. Steueridentifikationsnummer
11. Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle des Gesamtsozialversicherungsbeitrages
12. Beitragszuschlag für Kinderlose
13. Gegebenenfalls die Angabe, ob es sich um ein Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone oder um eine Mehrbeschäftigung handelt.
14. Bezeichnung und Betrag sämtlicher Bezüge und Abzüge, außer die Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen und privaten Pflege- und Krankenversicherung
15. Saldo der Bezüge und Abzüge als steuerpflichtiger Arbeitslohn, als Sozialversicherungsbruttoentgelt und als Gesamtbruttoentgelt
16. Gesetzliche Abzüge vom steuerpflichtigen Arbeitslohn und Sozialversicherungsbruttoentgelt

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Lohnabrechnung in der Praxis

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (EGA), Minijob, Teilzeit, Vollzeit. Die Verdienstabrechnung muss gesetzlich bei allen die gleichen Angaben haben. In der Praxis gibt es viele Möglichkeiten eine Lohnabrechnung zu erstellen. So kann man Online die richtige Freeware herunterladen oder Software wie SAP und SBS als Lohnrechner kaufen oder den Brutto-Netto-Rechner verwenden.

Viele Unternehmen geben die Verdienstabrechnung auch außer Haus und lassen diese vom Steuerberater oder der DATEV erstellen. Aber auch mit der richtigen Vorlage in Open Office oder Excel können Lohnabrechnungen erstellt werden.

Welche Abzüge sind bei der Lohnabrechnung vorzunehmen?

Die wichtigsten Abzüge vom Bruttolohn beziehen sich auf Steuern sowie die Sozialversicherung. Hier sind insbesondere diese Posten zu nennen:

Steuern

• Lohnsteuer
• Solidaritätszuschlag
• Kirchsteuer (sofern zutreffend).

Sozialversicherung

• Rentenversicherung Arbeitnehmeranteil
• Arbeitslosenversicherung Arbeitnehmeranteil
• Krankenversicherung Arbeitnehmeranteil
• Pflegeversicherung Arbeitnehmeranteil
• Zuschlag zur Pflegeversicherung

Dabei ist zu beachten, dass die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung einer Beitragsbemessungsgrenze unterliegen. Weil die Abzüge prozentual auf den Bruttolohn berechnet werden, steigen sie nicht weiter, wenn der Bruttolohn die Beitragsbemessungsgrenze übersteigt.

Hinzu kommen weitere Beträge, die sich auf den Brutto- und den Nettolohn auswirken können, wie zum Beispiel

• Vermögenswirksame Leistungen
• Geldwerte Sachbezüge
• Betriebliche Altersvorsorge
• Persönliche Abzüge wie zum Beispiel eine Lohnpfändung

Beispiel für die Vorlage einer Lohnabrechnung

Papershift zeigt Ihnen ein Beispiel, wie die Vorlage einer Entgeltabrechnung aussehen könnte:
Laufende Bezüge (z.B. Gehalt, Stundenlohn oder Monatslohn)
+ geldwerte Sachbezüge / Vorteile
+ VwL Arbeitgeberanteil
+ betriebliche Altersvorsorge
= Gesamtbrutto

– betriebliche Altersvorsorge
= Sozialversicherungsbrutto

– Steuerfreibeträge
– betriebliche Altersvorsorge
= Steuerbrutto

– Lohnsteuer
– Kirchensteuer von der Lohnsteuer
– Solidaritätszuschlag
– Krankenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
– Rentenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
– Arbeitslosenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
– Pflegeversicherung Arbeitnehmer-Anteil
– Beitragszuschlag Pflegeversicherung
= Nettoarbeitsentgelt

– Sachbezüge
– VwL vom Arbeitnehmer
– persönliche Abzüge wie z.B. Pfändung
+ sozialversicherungs- und steuerfreie Aufwandsentschädigungen
= Auszahlungs- bzw. Überweisungsbetrag

Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung zählt zusammen mit den Kosten für berufliche Aus- und Weiterbildung, sonstigen Aufwendungen und speziellen Steuern auf die Lohnsumme oder die Beschäftigtenzahl zu den Lohnnebenkosten.

Wie muss eine korrekte Lohnabrechnung aussehen?

Eine Lohnabrechnung muss alle Pflichtangaben zu den Bezügen und Abzügen des Arbeitnehmers sowie die weiteren notwendigen Angaben enthalten. Diese sind:

• Gesamtbruttoentgelt
• Angaben zur Art und zur Höhe von Zuschlägen und Abzügen
• Geldwerter Vorteil
• Wertguthaben – falls zutreffend
• Sozialversicherungsbrutto und Steuerbrutto
• Nettoentgelt
• Abschlagszahlungen und Vorschüsse – falls zutreffend
• Lohnanteile, die einer Lohnpfändung unterliegen
• Name und Adresse des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer des Arbeitgebers
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• Abrechnungszeitraum
• Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge
• Kinderfreibeträge
• Merkmale für den Kirchensteuerabzug
• Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

In welcher Form muss die Lohnabrechnung erstellt werden?

Laut § 108 GewO muss die Lohnabrechnung zwingend in Textform erstellt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass eine ausgedruckte Lohnabrechnung auf Papier erstellt werden muss. Auch digitale Lohnabrechnungen sind zulässig. Dabei ist es wichtig, dass das verwendete Format allgemein gültig und signierbar ist. Ein Beispiel für ein solches Format ist PDF.

Allerdings ist es möglich, dass per Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung die Pflicht zur Abrechnung in Papierform geregelt ist.

Wie muss die Lohnabrechnung zugestellt werden?

Grundsätzlich besteht keine Bringschuld des Arbeitgebers für eine Lohnabrechnung. Zwar ist er verpflichtet, eine solche auszustellen, doch muss er diese zum Beispiel nicht per Post verschicken.

Im Falle digitaler Lohnabrechnungen genügt es nicht, wenn der Arbeitgeber sie einfach per Mail versendet. Es muss gewährleistet sein, dass der Arbeitnehmer das Dokument auch abrufen kann. Laut einer Entscheidung des Arbeitsgerichts Oldenburg muss der Arbeitgeber entweder ausdrücklich oder zumindest stillschweigend sein Einverständnis für die elektronische Übermittlung der Lohnabrechnung erklären.

Wer erstellt die Lohnabrechnung?

Für die Erstellung der Lohnabrechnung ist der Arbeitgeber verantwortlich. Meist erfolgt die Erstellung der Lohnabrechnungen in der Lohnbuchhaltung.

Bei der Vergabe der Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister ist zu beachten, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage eines Vertrags erfolgt, in dem die datenschutzrechtlichen Pflichten und Aufgaben geregelt sind. Das ist sowohl im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als auch in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt.

Wer darf auf die Lohnabrechnung zugreifen?

Weil die Lohnabrechnung personenbezogene Daten enthält, sind bei deren Erstellung und deren Zustellung die gesetzlichen Richtlinien des Datenschutzes zu beachten. Besonders sensible Informationen wie Angaben zu den persönlichen Finanzen und zur Konfessionszugehörigkeit unterliegen einem besonderen Schutz nach Art. 9 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Das bedeutet, dass außer dem Arbeitnehmer nur diejenigen auf die Lohnabrechnung Zugriff haben dürfen, bei denen dies zu ihrer Erstellung notwendig ist.

Welche Software kann zur Lohnabrechnung verwendet werden?

Zur Erstellung von Lohnabrechnungen gibt es unterschiedliche Programme. Sicherlich zu den bekanntesten Vertretern dieser Gattung gehört DATEV. Doch auch zahlreiche andere Unternehmen bieten spezielle Software zur Lohnabrechnung an.

Bei der Auswahl der passenden Software sollten verschiedene Kriterien berücksichtigt werden:

• Nutzerfreundlichkeit: Wie einfach ist die Software zu bedienen? Ist sie nur für Experten geeignet, oder können auch Personen mit weniger Erfahrung die Software erlernen und verwenden?
• Funktionsumfang: Hier ist zum Beispiel zu klären, ob die Software auch Fälle wie geringfügige Beschäftigung und Kurzarbeit abdeckt, ob alle relevanten Lohnnebenkosten einbezogen werden können und in welcher Weise die Datenverwaltung erfolgt.
• Schnittstellen: Wie einfach lässt sich die Software mit anderer HR-Software verbinden, zum Beispiel mit Systemen zur Arbeitszeiterfassung? Gibt es die einfache Möglichkeit zur Anbindung von ELSTER? Gibt es die Möglichkeit, einfach Daten von anderen Systemen zu importieren?
• Preis: Natürlich müssen auch die Anschaffungs-, aber auch die Betriebskosten berücksichtigt werden. Hier ist insbesondere zu prüfen, welche Kosten durch Kundenservice und Support sowie Updates bestehender Lizenzen entstehen.

Neben der Software für die Lohnabrechnung sollten auch die anderen in der HR eingesetzten Softwares in der Lage sein, miteinander und mit der für die Lohnabrechnung zuständigen Software zu kommunizieren. So bietet zum Beispiel die Zeiterfassung von Papershift ein Modul, das die erfassten Daten einfach in einem etwa für DATEV nutzbaren Format bereitstellt.

Welche Steuerklassen gibt es in der Lohnabrechnung?

Je nach Steuerklasse ergibt sich eine unterschiedliche Berechnung der Einkommensteuer und damit der steuerlichen Abzüge auf der Lohnabrechnung. Außerdem gelten je nach Steuerklasse unterschiedliche Grundfreibeträge. Insgesamt gibt es in Deutschland sechs verschiedene Lohnsteuerklassen.

Die geltende Steuerklasse wird dem Arbeitnehmer vom zuständigen Finanzamt zugewiesen. Dementsprechend kann der Arbeitgeber die steuerlichen Abzüge in der Lohnabrechnung berücksichtigen.

Die Steuerklasse ist vom Familienstand des Arbeitnehmers abhängig. Es wird zwischen den folgenden sechs Steuerklassen unterschieden:

• Steuerklasse I: Sie gilt für Ledige und dauerhaft getrennt lebende Verheiratete sowie für verwitwete Arbeitnehmer. Der Grundfreibetrag liegt bei 10347 Euro.
• Steuerklasse II: Unter diese Steuerklasse fallen Alleinerziehende. Der Grundfreibetrag liegt bei 10347 Euro.
• Steuerklasse III: Sie gilt für Verheiratete mit einem Partner in der Steuerklasse V bzw. wenn der Partner arbeitslos ist. Freibetrag: 20694 Euro.
• Steuerklasse IV: Verheiratete, bei denen der Partner ebenfalls in Steuerklasse IV eingestuft ist. Freibetrag: 10347 Euro.
• Steuerklasse V: Sie gilt für Verheiratete, wenn der Partner in Steuerklasse III eingeteilt ist. Es gibt in dieser Steuerklasse keinen Grundfreibetrag.
• Steuerklasse VI: Sie ist anzuwenden für Ledige und Verheiratete mit mehreren Jobs und gilt ab dem zweiten Job. Es gibt keinen Grundfreibetrag.
• Steuerklasse 0: Diese Steuerklasse gilt für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland. Aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens müssen solche Arbeitnehmer keine Einkommensteuer in Deutschland bezahlen.

Wie wird der Nettolohn eines Arbeitnehmers berechnet?

Der Nettolohn bzw. das Nettoeinkommen eines Arbeitnehmers berechnet sich aus dem Bruttolohn abzüglich Steuern und anderen Abgaben. Die wichtigsten Abzüge vom Bruttolohn sind die Einkommensteuer, der Solidaritätszuschlag, die Kirchensteuer (falls zutreffend) und die Sozialversicherungsbeiträge (Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung).

Gebräuchliche Abkürzungen in der Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung kommt eine Reihe von Abkürzungen zum Einsatz, die auf den ersten Blick nicht alle verständlich sind. Die wichtigsten Abkürzungen sind nachfolgend beschrieben.

• A: Abfindung. Sie wird in bestimmten Fällen bei Kündigung durch den Arbeitgeber bezahlt. ­
• AV: Arbeitslosenversicherung. Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung liegt aktuell bei 2,4 Prozent vom Sozialversicherungsbrutto, die sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen.
• B: Arbeitnehmeranteil Seekasse. Die Seekasse war bis 2005 Rentenversicherungsträger sowie Träger der Kranken- und Unfallversicherung für Seeleute. Die Seekasse ging im Zuge der Organisationsreform der Rentenversicherung in der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See auf.
• BGRS: Beitragsgruppenschlüssel. Dabei handelt es sich um einen numerischen Schlüssel, der auf allen Meldungen zur Sozialversicherung angegeben wird. Die Ziffern im Beitragsgruppenschlüssel stehen für die einzelnen Sozialversicherungen in der Reihenfolge Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung.
• E: Einmalbezug. Sie können auch als sonstige Bezüge bezeichnet werden und beziehen sich auf unregelmäßige Bezüge wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld. Einmalbezüge werden nicht für die Arbeit in einem einzelnen Abrechnungszeitraum bezahlt.
• F: Frei. Dieser Posten auf der Lohnabrechnung wird verwendet, wenn der Wert des Steuerbruttos nicht dem Gesamtbrutto entspricht. Alternativ kann auch der Buchstabe „P“ für Pauschalversteuerung angegeben werden.
• GB: Gesamtbrutto. Unter das Gesamtbrutto fallen das Bruttogehalt bzw. der Bruttolohn, vermögenswirksame Leistungen, geldwerte Vorteile aus Sachbezügen, Zuschläge und Zulagen sowie pauschal besteuerte Lohnanteile. Der Betrag des Gesamtbruttos muss nicht mit dem Steuerbrutto übereinstimmen. Siehe dazu Buchstabe „F“.
• H: Hinzurechnungsbetrag: Der Hinzurechnungsbetrag dient für Arbeitnehmer in mehr als einem Beschäftigungsverhältnis. Damit soll eine zu hohe Besteuerung des Lohns bzw. des Einkommens vermieden werden, wenn trotz eines Zweitjobs nur ein geringes Einkommen erzielt wird. Voraussetzung für die Nutzung des Hinzurechnungsbetrags ist eine Anmeldung über das Lohnsteuerermäßigungsverfahren beim Finanzamt.
• J: Bestandteil des Gesamtbruttos. Hier werden alle zum Gesamtbrutto gehörenden Beträge aufgeführt.
• Ki.Frbtr.: Kinderfreibetrag. Dieser Betrag wird vom zu versteuernden Einkommen abgezogen und reduziert damit die Steuerlast. Ein Anspruch besteht bis zum 18. Lebensjahr des Kindes bzw., sollte sich das Kind in einer Ausbildung oder im Studium befinden, bis zum 25. Lebensjahr. Bei Kindern, die schwerbehindert und nicht zu einem selbständigen Leben in der Lage sind, besteht der Anspruch über das 25. Lebensjahr hinaus.
• KiSt.: Kirchensteuer. Sie ist zu entrichten für Mitglieder einer Religionsgemeinschaft, die als Körperschaft des öffentlichen Rechts gilt. Dabei beträgt der Beitragssatz je nach Bundesland entweder acht oder neun Prozent.
• KK: Hier wird die Krankenkasse des Arbeitnehmers angegeben.
• KK %: der Beitragssatz der Krankenkasse des Arbeitnehmers inklusive des für die jeweilige Krankenkasse geltenden Zusatzbetrags
• KV: Krankenversicherungsbeitrag. Dabei ist zu unterscheiden zwischen dem Arbeitgeber- und dem Arbeitnehmerbeitrag zur Krankenversicherung. Der gesetzlich festgeschriebene Beitrag zur Krankenversicherung liegt bei 14,6 Prozent. Er bezieht sich nur auf die beitragspflichtigen Einnahmen bis zur Beitragsbemessungsgrenze. Der ermäßigte Beitragssatz beträgt 14,0 Prozent. Er gilt für Versicherte ohne Anspruch auf Krankengeld.
• L: laufender Bezug. Dabei handelt es sich um alle regelmäßigen Zahlungen des Arbeitgebers wie den Lohn bzw. das Gehalt. Auch nicht konstante Zahlungen wie zum Beispiel Provisionen werden diesem Posten hinzugerechnet.
• Lfd: laufend. Dabei handelt es sich um regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie zum Beispiel den Lohn oder das Gehalt.
• LSt.: Lohnsteuer. Diese wird auf bestimmte Teile des für nicht selbständige Arbeit gezahlten Lohns erhoben. Wie hoch der Lohnsteuersatz ist, hängt von der jeweiligen Steuerklasse ab. Auf die Lohnsteuer wird zusätzlich der Solidaritätszuschlag angerechnet. Die Freigrenze für den Solidaritätszuschlag wurde zum 1. Januar 2021 deutlich angehoben, und zwar von 972 Euro bei Einzelveranlagung bzw. 1944 Euro bei Zusammenveranlagung auf 16.956 bzw. 33.129 Euro. Oberhalb dieser Freigrenze gibt es eine schrittweise Erhöhung des Solidaritätszuschlags bis maximal 5,5 Prozent.  Den vollen Solidaritätszuschlag müssen aber nur noch Spitzenverdiener bezahlen: Singles mit einem zu versteuernden Einkommen von mehr als 96.820 Euro bzw. Paare bei einem zu versteuernden Einkommen von mehr als 193.641 Euro.
• M: mehrjährige Versteuerung. Diese wird angewendet auf Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit, wenn die Besteuerung als sonstiger Bezug teurer wäre.
• MFB: Mehrfachbeschäftigung. Dies Angabe erfolgt, wenn ein Arbeitnehmer gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt ist.
• N: Nachberechnung. Diese wird bei aufgetretenen Fehlern in der Entgeltabrechnung vom Vormonat durchgeführt.
• P: Pauschalbesteuerung. Siehe Buchstabe „F“.
• PGRS: Personengruppenschlüssel. Dieser beschreibt die individuellen Eigenschaften des Beschäftigungsverhältnisses wie die Art der Beschäftigung, Befristungen oder die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe. Der Personengruppenschlüssel ist ein dreistelliger Code. So steht zum Beispiel die Ziffer 101 für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale. Die Ziffer 106 steht für Werkstudenten.
• PV: Pflegeversicherung. Der Beitragssatz liegt aktuell bei 3,05 Prozent des Bruttoeinkommens. Kinderlose zahlen einen Beitragssatz von 3,4 Prozent. Arbeitnehmer und Arbeitgeber tragen den Beitrag grundsätzlich zur Hälfe. Das gilt nicht für den Kinderlosenzuschlag. Eine Ausnahme bildet das Bundesland Sachsen. Hier tragen die Arbeitnehmer von den 3,05 Prozent Pflegeversicherungsbeitrag 2,025 Prozent und die Arbeitgeber 1,025 Prozent. Ab dem 1. Juli 2023 gelten angepasste Beiträge zur Pflegeversicherung. Für Arbeitnehmer mit einem Kind sind dann 3,4 Prozent fällig, für kinderlose Beschäftigte 4 Prozent. Für Arbeitnehmer mit zwei Kindern liegt der Beitragssatz zukünftig bei 3,15 Prozent, bei drei Kindern bei 2,9 Prozent, bei vier Kindern bei 2,65 Prozent und bei fünf oder mehr Kindern bei 2,4 Prozent. Unabhängig von der Anzahl der Kinder leistet der Arbeitgeber einen Beitragssatz von 1,7 Prozent. Den Rest trägt der Arbeitnehmer.
• RV: Rentenversicherung. Der Beitrag zur Rentenversicherung liegt aktuell bei 18,6 Prozent. Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen jeweils die Hälfte, also 9,3 Prozent.
• S: sonstiger Bezug. Siehe Buchstabe „E“.
• St-Brutto: Steuerbrutto, also der zu versteuernde Lohn zuzüglich des geldwerten Vorteils und einmaligen Bezügen. Das St-Brutto dient als Berechnungsgrundlage für die abzuführenden Steuern.
• Steuer-ID: persönliche Steuer-Identifikationsnummer. Dabei handelt es sich um eine eindeutige Identifikationsnummer, die jedem Bürger auf Dauer vom jeweils zuständigen Finanzamt zugewiesen wird. Die Steuer-ID besteht aus elf Ziffern.
• StKl: Steuerklasse. Siehe dazu den entsprechenden Abschnitt auf dieser Seite.
• SV: Sozialversicherung. Dazu zählen die Krankenversicherung, die Pflegeversicherung, die Renten- und die Arbeitslosenversicherung.
• SV-Brutto: Sozialversicherungsbrutto. Das ist der Betrag, der als Grundlage der abzuführenden Beiträge zur Sozialversicherung dient. Er setzt sich zusammen aus dem gezahlten Entgelt und den empfangenen Zulagen. Abgezogen werden bestimmte Leistungen wie zum Beispiel Kindergartenzuschüsse.
• Um: Umlageverfahren. Das bedeutet, dass die für die Sozialversicherung vereinnahmten Beiträge direkt nach dem Einzug an die Versicherten ausbezahlt werden.
• V: Vorjahr. Dabei handelt es sich um das vorherige Jahr der Anstellung.
• VKZ: Verarbeitungskennzeichen. Sie werden für die Zuordnung der Verarbeitungsläufe in der Buchhaltung benötigt.
• W: Wertguthaben. Dieses kommt zum Beispiel im Zusammenhang mit einem Zeitwertkonto zum Einsatz und kann für einer längerfristige Freistellung wie zum Beispiel für die Elternzeit oder den Vorruhestand genutzt werden.
• Z: Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose. Arbeitnehmer ohne Kinder müssen einen Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung in Höhe von 0,35 Prozentpunkten bezahlen. Siehe dazu „PV“.
• ZB: Zusatzbeitrag. Diesen Zusatzbeitrag können die Krankenkassen erheben. Er wird paritätisch von den Arbeitnehmern und den Arbeitgebern finanziert.

Was sind Sachbezüge in der Lohnabrechnung?

Als Sachbezüge in der Lohnabrechnung bezeichnet man Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die einen geldwerten Vorteil darstellen, die aber nicht als Lohn überwiesen werden.

Ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die Lohnabrechnung zu kontrollieren?

Eine Verpflichtung des Arbeitnehmers zum Überprüfen der Lohnabrechnung gibt es nicht. Allerdings muss der Arbeitnehmer es dem Arbeitgeber mitteilen, sollte er eine erhebliche Mehrzahlung erhalten haben, die er sich nicht erklären kann. Das ermöglicht dem Arbeitgeber eine Prüfung und gegebenenfalls eine Korrektur. Die Grundlage dafür ist die Pflicht des Arbeitnehmers, dem Arbeitgeber drohende Schäden anzuzeigen.

Wann ist die Lohnabrechnung fällig?

Normalerweise erhalten Arbeitnehmer ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnung wenige Tage vor oder nach Auszahlung ihres Lohns bzw. ihres Gehalts. Es gibt jedoch keine gesetzliche Frist, wann genau die Abrechnung auszustellen ist.

Anders sieht es mit der Zahlung von Lohn oder Gehalt aus: § 614 BGB besagt, dass die Vergütung nach der Leistung der Dienste zu erfolgen hat. Bei einer monatlichen Abrechnungsweise ist der Lohn bzw. das Gehalt also normalerweise am 1. Des Folgemonats fällig. Dies kann jedoch aufgrund betrieblicher Vereinbarungen variieren.

Wie lange rückwirkend kann die Lohnabrechnung korrigiert werden?

Gegen eine Gehalts- oder Lohnabrechnung kann binnen einer Frist von drei Jahren Widerspruch eingelegt werden. Die Lohnabrechnung unterliegt der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB.

Wer haftet für eine falsche Lohnabrechnung?

Grundsätzlich haftet für fehlerhafte Angaben in der Lohnabrechnung immer der Arbeitgeber. Fälscht zum Beispiel ein Mitarbeiter seine Lohnabrechnung, so dass weniger Einkommensteuer abgeführt wird, muss der Arbeitgeber den Differenzbetrag im Fall des Entdeckens ausgleichen.

Der Arbeitgeber ist also für das korrekte Abführen der Einkommensteuer verantwortlich. Das ergibt sich aus § 42d EstG. Der Arbeitgeber hat allerdings ein Rückgriffsrecht auf den Arbeitnehmer, sollte er vom Finanzamt für zu wenig einbehaltene Einkommensteuer als Schuldner in Anspruch genommen werden.

Der Arbeitnehmer wiederum kann bei einer falschen Lohnabrechnung Widerspruch einlegen. Dabei ist auf das Setzen einer angemessenen Frist sowie auf eine schlüssige und nachvollziehbare Begründung zu achten. Hier gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

Woher bekomme ich eine fehlende Lohnabrechnung?

Im Falle einer fehlenden Lohnabrechnung ist der Arbeitgeber der richtige Ansprechpartner. Er verfügt über die nötigen Daten und ist zur Ausstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet.

Wo sind die Urlaubstage auf der Lohnabrechnung zu finden?

Die Urlaubstage auf der Lohnabrechnung befinden sich im Bereich der Bruttobezüge, also im Hauptbereich der Lohnabrechnung oberhalb der Abzüge.

Wo ist die Personalnummer auf der Lohnabrechnung zu finden?

Die Personalnummer steht normalerweise im Kopfteil rechts oben auf der Lohnabrechnung. Im Kopfteil sind weitere Angaben wie der Name und die Adresse des Arbeitgebers, der Name und Vornahme sowie das Geburtsdatum des Arbeitnehmers sowie die Versicherungsnummer, die Steuerklasse und die Steuer-ID des Arbeitnehmers zu finden. Auch der Beginn der Beschäftigungszeit sowie die der Zeitraum der Bescheinigung sind dort angegeben.

Was ist der Unterschied zwischen einer Lohnabrechnung und einer Gehaltsabrechnung?

Der Unterschied zwischen einer Lohnabrechnung und einer Gehaltsabrechnung besteht darin, dass der Lohn nach geleisteten Arbeitsstunden gezahlt wird und damit monatlich variieren kann. Beim Gehalt handelt es sich demgegenüber um einen festen monatlichen Betrag.

Was ist der Unterschied zwischen einer Lohnabrechnung und einer Entgeltbescheinigung?

Eine Lohnabrechnung ist nicht gleichzusetzen mit einer Entgeltbescheinigung. Während die Lohnabrechnung eine Aufstellung des Verdienstes und der zu leistenden Abgaben für einen bestimmten Abrechnungszeitraum (meist einen Monat) darstellt, ist die Entgeltbescheinigung ein Dokument, das vom Arbeitgeber für die Sozialversicherungen wie zum Beispiel die Krankenkasse ausgefüllt wird und das einen längeren Zeitraum umfasst. Eine Entgeltbescheinigung wird zum Beispiel benötigt, wenn Krankengeld beantragt wird.

Kurzarbeitergeld in der Lohnabrechnung

Auch bei Kurzarbeit bleibt das Beschäftigungsverhältnis bestehen, und es sind – mit einigen Besonderheiten – steuerliche Abzüge vorzunehmen sowie Abgaben zur Sozialversicherung zu leisten.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Berechnung des Entgelts für den Arbeitnehmer. Statt des Bruttoarbeitsentgelts, das er ohne Arbeitsausfall erhalten würde (Soll-Entgelt), erhält er vom Arbeitgeber nur eine Bezahlung entsprechend der verkürzten Arbeitszeit (Ist-Entgelt) zuzüglich des Kurzarbeitergelds. Dieses wird dem Arbeitgeber von der Arbeitsagentur erstattet. Sollte die Arbeitszeit auf null reduziert werden, erhält der Arbeitnehmer nur noch Kurzarbeitergeld. Es entspricht 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz, bei Arbeitnehmern mit Kinderfreibetrag sind es 67 Prozent.

Das Kurzarbeitergeld ist steuerfrei. Es unterliegt jedoch dem Progressionsvorbehalt. Daher sind Arbeitnehmer, die in einem Kalenderjahr Lohnersatzleistungen von mehr als 410 Euro erhalten haben, zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet.

Auf das Ist-Entgelt, das der Arbeitnehmer für seine verbliebene Arbeitsleistung erhält, fallen für den Arbeitgeber und den Beschäftigten unterschiedliche Sozialabgaben an wie Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, zur Arbeitslosenversicherung sowie zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung.

Auch das Kurzarbeitergeld ist von Abgaben zur Sozialversicherung betroffen. Berechnungsgrundlage ist ein fiktives Entgelt, das auf Grundlage von Ist- und Soll-Entgelt ermittelt wird. Es ist Aufgabe des Arbeitgebers, die Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln und abzuführen. Beiträge zur Arbeitslosenversicherung fallen für das Kurzarbeiterentgelt nicht an, wohl aber Beiträge zur Rentenversicherung und zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung.

Wie sieht die Lohnabrechnung bei Minijobs aus?

Auch Minijobber haben Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung. Die Abzüge müssen jedoch anders als bei Festangestellten nicht berechnet werden, sondern werden pauschal angewandt.

Bei Minijobbern gilt es zu unterscheiden zwischen 520-Euro-Jobs (vor dem 1.10.2022: 450-Euro-Jobs) und kurzfristig Beschäftigten.

Angestellte mit einem regelmäßigen monatlichen Verdienst von 520 Euro gehören zur ersten Gruppe.

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn sie im Voraus vertraglich oder aufgrund ihrer Eigenschaften befristet ist, oder wenn sie aufgrund eines Rahmenvertrags auf 70 Arbeitstage begrenzt ist.

Die Berechnung der Abzüge in der Lohnabrechnung von geringfügig Beschäftigten ist recht einfach. Es gilt immer der gleiche Beitragssatz. Für die Krankenversicherung liegt dieser bei 13 Prozent und für die Rentenversicherung bei 15 Prozent. Beides ist vom Arbeitgeber zu bezahlen. Arbeitnehmer können sich vom Rentenversicherungsbeitrag freistellen lassen. Beiträge zur Pflege- und Arbeitslosenversicherung fallen nicht an.

Abzuziehen sind außerdem eine Pauschsteuer von zwei Prozent sowie Umlagen in Höhe von 1,45 Prozent.

Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?

Bei den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen gilt sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer ein Zeitraum von sechs Jahren. Das betrifft Verdienstabrechnungen und elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Bei Letzteren handelt es sich um Angaben wie die Lohnsteuerklasse, das Kirchensteuermerkmal oder die Zahl der Kinderfreibeträge.

Gemäß § 41 Einkommensteuergesetz (EstG) ist bei der Aufbewahrungsfrist von Lohnabrechnungen außerdem zwischen Aufbewahrungsfristen für Lohnkosten sowie Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen zu unterscheiden. Lohnunterlagen, die der betrieblichen Gewinnermittlung zuzuordnen sind, müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden.

Für Arbeitnehmer kommt neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein weiteres Kriterium hinzu: der Nachweis von Rentenansprüchen. Es wird empfohlen, dass Arbeitnehmer sämtliche Lohnabrechnungen bis Rentenbeginn aufbewahren sollten.

Kann man eine Lohnabrechnung selber machen?

Wer als Unternehmen oder Unternehmer Mitarbeiter beschäftigt, ist zum Erstellen einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung verpflichtet. Dabei gibt es entweder die Möglichkeit, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen oder die Tätigkeit an einen spezialisierten Dienstleister auszulagern.

In vielen Unternehmen gibt es für die Erstellung der Lohnabrechnung zuständige Mitarbeiter oder sogar eine komplette Abteilung – in der Regel die Personalabteilung.

Um eine Lohnabrechnung selbst zu erstellen, sind verschiedene Informationen nötig, etwa persönliche Daten der Mitarbeiter, die anzuwendende Steuerklasse, die geleistete Arbeitszeit und viele mehr. Siehe dazu den Abschnitt zu den Bestandteilen einer Lohnabrechnung in diesem Beitrag.

Zum Erstellen einer Lohnabrechnung können verschiedene Werkzeuge verwendet werden. Im einfachsten Fall genügt dazu ein Excel-Sheet. Dazu haben wir hier eine Vorlage erstellt. Wesentlich einfacher und komfortabler ist dagegen die Verwendung spezieller Software zur Lohnabrechnung. Damit lassen sich die erforderlichen Daten einfach erfassen und Lohnabrechnungen automatisiert erstellen.

Welche Vorteile bringt die Lohnabrechnung per Software?

Die Lohnabrechnung per Software bietet verschiedene Vorteile für Unternehmen und auch für die Beschäftigten:

• Zeitersparnis: Weil lediglich die bereits erfassten Daten zusammengeführt werden müssen, ist die Erstellung der Lohnabrechnungen in wenigen Augenblicken erledigt. Auch der elektronische Versand ist wesentlich schneller, als wenn die Dokumente in Papierform bereitgestellt werden müssten. Davon profitieren auch die Mitarbeiter.
• Kostenersparnis: Die Kosten für Papier, Ordner sowie Aktenschränke und Stauraum entfallen bei der Lohnabrechnung per Software.
• Nachhaltigkeit: Papier bzw. Holz ist ein wertvoller Rohstoff. Durch die papierlose Erstellung von Lohnabrechnungen können somit Ressourcen geschont werden.
• Datenschutz: Mit Hilfe aktueller Software und geeigneter Methoden der Zugriffsbeschränkung sowie Verschlüsselung und Signatur ist ein effektiver Datenschutz der Dokumente möglich. Die Wahrung des Datenschutzes bei Papierakten ist dagegen sehr aufwändig: von der sicheren Lagerung bis zur Aktenvernichtung.

Was kostet eine Lohnabrechnung?

Die durchschnittlichen Kosten pro Lohnabrechnung hängen zunächst einmal davon ab, ob das Unternehmen die Abrechnungen selbst erstellt, oder ob sie an einen externen Dienstleister wie ein Lohnbüro oder einen Steuerberater outgesourct werden. Durchschnittlich sind für das Erstellen einer Lohnabrechnung durch einen externen Dienstleister monatlich zwischen 20 und 30 Euro einzukalkulieren, wobei je nach Einzelfall Abweichungen nach unten oder nach oben möglich sind.

Für Unternehmen, welche die Lohnabrechnung selbst erstellen, sind vor allem die Personalkosten für die Sachbearbeiter und die Kosten für die verwendete Software zu beachten.

Was ist der Kinderfreibetrag auf der Lohnabrechnung?

Familien mit Kindern erhalten entweder den Kinderfreibetrag zur Steuervergünstigung, oder sie erhalten Kindergeld ausbezahlt. Dabei prüft das Finanzamt, welche Variante für den Arbeitnehmer günstiger ist. Ab einem bestimmten Einkommen ist der Kinderfreibetrag vorteilhaft. Dagegen kommt es bei niedrigen Einkommen zur Auszahlung von Kindergeld.

Wo steht der Kinderfreibetrag auf der Lohnabrechnung?

Der Kinderfreibetrag ist unter der Abkürzung „Ki.Frbtr“ auf der Lohnabrechnung zu finden. Normalerweise findet sich die Angaben im oberen Bereich der Lohnabrechnung neben der Personalnummer, dem Geburtsdatum und der Steuerklasse. Im Feld für den Kinderfreibetrag wird kein Geldbetrag angegeben, sondern nur die Anzahl der Kinderfreibeträge. Dabei wird jedes Kind mit dem Zähler 0,5 berücksichtigt. Der Grund dafür ist, dass nach dem Halbteilungsgesetz jedem Elternteil die Hälfte des Kinderfreibetrags zusteht. In Sonderfällen, etwa dann, wenn ein Elternteil im Ausland arbeitet, sowie bei Alleinerziehenden kann auch eine 1,0 als Zähler eingetragen werden.

Wird der Kinderfreibetrag automatisch auf der Lohnabrechnung eingetragen?

Der Kinderfreibetrag wird bei Anmeldung des Kindes beim Einwohnermeldeamt automatisch auf der elektronischen Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers berücksichtigt und kann dann bei der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

FAQs zur Lohnabrechnung

Nachfolgend sind die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema Lohnabrechnung in kurzer und übersichtlicher Form zu finden.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer erstellt wird. Es enthält alle Bezüge einschließlich Lohn, Zuschläge, Urlaubsgeld und vermögenswirksamer Leistungen sowie Abzüge für Steuer und Sozialversicherung. Auch Daten zur Identifikation des Arbeitnehmers und des Unternehmens müssen in der Lohnabrechnung enthalten sein.

Müssen Unternehmen Lohnabrechnungen erstellen?

Ja, Unternehmen sind gemäß § 108 Gewerbeordnung zum Erstellen einer Lohnabrechnung in Textform verpflichtet.

Was muss in einer Lohnabrechnung enthalten sein?

In einer Lohnabrechnung müssen der für den jeweiligen Abrechnungszeitraum geltende Lohn und weitere Leistungen des Arbeitgebers wie Zuschüsse oder Sachleistungen aufgeführt sein. Auch sind Abgaben zur Sozialversicherung sowie die zu entrichtenden steuerlichen Abgaben zu nennen. Zu den weiteren Pflichtangaben in der Lohnabrechnung gehören Daten zur Identifikation des Arbeitnehmers wie Vorname, Nachname und Geburtsdatum sowie die Steuer-Identifikationsnummer. Auch der Name und die Anschrift des Unternehmens müssen aufgeführt sein.

Kann man Lohnabrechnungen selber erstellen?

Lohnabrechnungen kann man auf verschiedene Weisen selbst erstellen, zum Beispiel per Excel-Vorlage oder mit einer geeigneten Software. In größeren Unternehmen ist das Erstellen der Lohnabrechnung meist Aufgabe der Personalabteilung. Auch ein Outsourcen der Lohnabrechnungen an Steuerberater oder Lohnbüros ist möglich.

Was ist der Unterschied zwischen einer Lohnabrechnung und einer Gehaltsabrechnung?

Lohn wird im Gegensatz zum Gehalt in Abhängigkeit der Anzahl geleisteter Arbeitsstunden gezahlt und kann daher zwischen den unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen variieren. Demgegenüber ist das Gehalt ein fester Betrag, der normalerweise monatlich gezahlt wird.