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Die Erfassung erbrachter Leistungen der Mitarbeiter in einem Unternehmen dient unter anderem der Projektübersicht, der Rechnungsstellung an den Kunden und der gerechten Bezahlung zugunsten der Arbeitnehmer. Daher gilt es bei der Leistungserfassung, Fehler zu vermeiden und möglichst alle relevanten Daten übersichtlich und unkompliziert aufzunehmen.
Erfahren Sie in unserem Artikel mehr zum Begriff sowie der Definition der Leistungserfassung, wie Leistungen in einem Unternehmen erfasst werden können, was bei der Leistungserfassung nicht fehlen sollte und welche Vorteile eine elektronische Erfassung der Leistungen mit sich bringt.
Nutzen Sie für die Leistungserfassung ihrer Mitarbeiter die Projektzeiterfassung von Papershift.
Definition: Was bedeutet Leistungserfassung?
Unter dem Begriff Leistungserfassung versteht man die Dokumentation der Leistungen, die ein Arbeitnehmer in einem begrenzten Zeitraum erbringt. Sie dient dazu, zu erfassen, wie viele Arbeitsstunden in die Erledigung eines bestimmten Projekts geflossen sind und fördert somit die Effektivität der zukünftigen Projektplanung.
Die optimierte Zeiterfassung unterstützt außerdem die individuelle Fakturierung für den Kunden, indem genau dokumentiert wird, welche Arbeitsschritte und wie viel Arbeitszeit für die Fertigstellung eines Auftrags erforderlich gewesen sind. Eine weitere Aufgabe der Leistungserfassung stellt die Möglichkeit dar, dem Auftraggeber gegenüber die ausgeführten Leistungen seiner Mitarbeiter nachzuweisen (Tätigkeitsnachweis). Dadurch erhält er eine verbesserte Kontrolle über die Arbeitsabläufe in seinem Unternehmen und kann seinem Direktionsrecht fundierter nachgehen.
Welche Möglichkeiten gibt es Leistungen zu erfassen?
Für die Leistungserfassung ergeben sich in der Praxis verschiedene Herangehensweisen. So ist es beispielsweise möglich, manuelle Verfahren wie das Führen von Stundenzetteln einzusetzen, auf denen die Art der Tätigkeit sowie die verwendeten Arbeitsstunden erfasst werden. Stundenzettel lassen sich sowohl mit Stift und Papier als auch in einer Tabellenkalkulation digital führen. Nutzen Sie hierfür bei Bedarf unser kostenloses Stundenzettel Template für Excel.
Das Erstellen von Tätigkeitsnachweisen und anderen Leistungserfassungen lässt sich mittels der Nutzung einer professionellen Software zur Zeiterfassung und zur Projektzeiterfassung vereinfachen und noch bedeutend effektiver gestalten. So ist eine manuelle Personalzeiterfassung nicht nur recht ungenau und fehleranfällig, sondern verursacht auch einige Probleme bei der Auswertung.
Bei einer elektronischen Arbeitszeiterfassung haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre konkreten Arbeitsstunden exakt und automatisch im System zu hinterlegen. So gelingt dem Arbeitgeber ein viel besserer Überblick über seine Ressourcen und den Arbeitnehmern bleiben eine Menge Zeit und Mühen für die manuelle Arbeitszeiterfassung erspart.
Anforderungen an die Leistungserfassung
Bei der Leistungserfassung kommt es vor allem darauf an, dass sie möglichst exakt und übersichtlich ist. Für diesen Zweck sollte ein Leistungsnachweis folgende Informationen in eindeutiger Form enthalten:
- Zeitraum der Zusammenarbeit mit dem Kunden bzw. Zeitraum des Projekts
- Name des Kunden bzw. Name des Projekts
- Beginn und Ende jeder Tätigkeit
- Beschreibung der Tätigkeiten
Mithilfe dieser Daten kann eine ordentliche Leistungserfassung erfolgen. Besonders hilfreich ist es zudem, eine digitale Software zur Zeiterfassung zu verwenden, weil diese automatisch alle relevanten Informationen speichert und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Ungenauigkeiten gering hält. Ebenfalls kann auf diese Weise auf das aufwändige Führen von Listen verzichtet werden, wovon alle Parteien profitieren. Nicht zuletzt ist es auch für Kunden im Rahmen der Fakturierung angenehmer, anstelle von Stundenzetteln eine übersichtliche Abrechnung zu erhalten.
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Wie funktioniert die Auswertung von Leistungen?
Eine Projektauswertung kann manuell und digital erfolgen, wobei das digitale Vorgehen für alle Beteiligten die sinnvollere und praktische Variante darstellt. Gerade eine Auswertung der Leistungen durch eine Software ermöglicht eine Ausgabe der Ergebnisse per Knopfdruck. Damit ist diese binnen Sekunden erledigt. Zudem können Berichte je nach Kunden und Interessen selektiert ausgewertet werden, was sich in vielen Fällen als äußerst dienlich erweist. Die Filterung nach bestimmten Kunden, Aufgaben oder Mitarbeitern ermöglicht es, die Effektivität unter den eingestellten Voraussetzungen zu ermitteln. Somit ist es möglich Entscheidungen zu treffen, die die Wirtschaftlichkeit des Projekts erhöhen. Auch kann dem Kunden eine viel exaktere Rechnung gestellt werden.
Mobile Leistungserfassung im Unternehmen
Die mobile Leistungserfassung spielt häufig in Arbeitsumgebungen eine Rolle, in denen die Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben und ihre erbrachte Arbeitsleistung und die absolvierten Arbeitsstunden dem Arbeitgeber nachweisen müssen. Das geschieht beispielsweise bei Fahrern, oder mobilen Pflegekräften. Auch Handwerker oder Arbeitnehmer, die im Bereich der industriellen Dienstleistungen tätig sind, werden oft nach ihren konkreten Arbeitsstunden bezahlt und müssen ihre Leistungserfassung daher mobil erfassen.
In diesem Zusammenhang bringt es viele Vorteile mit sich, die Leistungserfassung mittels einer professionellen Software vorzunehmen. Denn manuelle Stundenzettel erfordern sehr viel Mühe, sind zeitlich aufwändig und können steuerrechtlich angefochten werden. Mithilfe eines entsprechenden Tools ist die Erfassung der Arbeitszeit von jedem mobilen Endgerät problemlos möglich. Es erfordert somit weder viel technisches Know-How noch größere Anstrengungen.
Dank der optimierten Projektzeiterfassung in digitalen Tools lassen sich alle Leistungen bequem zu dem aktuellen Projekt zuordnen, wodurch eine übersichtliche Auswertung der Daten und eine geringe Fehlerquote garantiert sind. Außerdem ist es ohne Weiteres möglich, eine erbrachten Leistung zu einem bestimmten Kundenauftrag zuzuordnen, was die spätere Rechnungsstellung stark vereinfacht.
Gerade für den mobilen Gebrauch ist die Verwendung eines Tools für die Erfassung der Leistungen daher sehr zu empfehlen.
