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Jedes Projekt bedarf einer genauen Kapazitätsplanung. Der Grund: Sie bildet die Grundlage für eine optimale und damit kosteneffiziente Personalauslastung. Der Beitrag erläutert, welche Arten der Kapazitätsplanung es gibt, in welchen Branchen sie eingesetzt werden sollte und wie man einen Kapazitätsplan erstellt.
Was versteht man unter Kapazitätsplanung?
Die Kapazitätsplanung – auch Kapa-Planung genannt – widmet sich der Verteilung der in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen auf die jeweiligen Kapazitätsbedarfe. Es geht also darum, die vorhandenen Mitarbeiter mit den Personalbedarfen abzustimmen und dabei einen kostenoptimierten Personaleinsatz, also eine größtmögliche Auslastung zu erreichen. Im Mittelpunkt steht also beispielhaft die Frage, ob ein Team eine bestimmte Datenanfrage innerhalb eines gegebenen Zeitraums vernünftig bearbeiten kann.
Mit strategischer Kapazitätsplanung ist die langfristige Planung des im Unternehmen vorhandenen Personals gemeint. Sie bildet einen entscheidenden Bestandteil des Ressourcenmanagements (Human Capital Management) – und schafft damit Planungssicherheit für Unternehmen und Belegschaft. Außerdem lassen sich mittels der strategischen Kapazitätsplanung Unter- oder Überkapazitäten frühzeitig erkennen, sodass man flexibel auf mögliche Engpässe reagieren kann.
Im Kapazitätsplan laufen darüber hinaus wichtige Informationen zusammen:
- Um welchen Zeitraum (Stunden-, Tages- oder Jahresplanung) geht es?
- Welche Kapazitäten sind bereits verplant und welche Mitarbeiter haben freie Kapazitäten?
- Darüber hinaus umfasst der Plan Urlaubs- und andere arbeitsfreie Tage der Mitarbeiter.
Wie unterscheiden sich Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung?
Im Rahmen der Kapazitätsplanung betrachtet man die Ressourcen der Mitarbeiter und versucht die Frage zu beantworten, ob ihre Fähigkeiten und die zur Verfügung stehende Arbeitszeit ausreichen, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Bei der Ressourcenplanung hingegen werden dem Projekt sämtliche Ressourcen zugewiesen – neben dem Personal beispielsweise das Budget, die Software und sonstige Ausrüstung beziehungsweise Materialien. Dabei stellt man sicher, dass jede Ressource in ihrem Potenzial angemessen ausgeschöpft, also zeit- und kosteneffizient genutzt wird.
Was ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Kapazitätsmanagement?
Auch zwischen Kapazitätsplanung und Kapazitätsmanagement gibt es einen Unterschied. Beim Kapazitätsmanagement handelt es sich aber um ein ganzheitlicheres Konzept, das sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens bezieht, alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen zu überwachen und zu koordinieren. Man kann das Kapazitätsmanagement daher als Oberbegriff der Kapazitätsplanung denken. Damit ist die Kapa-Planung nur ein Teil des Kapazitätsmanagementprozesses.
Welche Arten der Kapazitätsplanung gibt es?
Man unterscheidet zwischen einer langfristigen beziehungsweise strategischen Kapazitätsplanung und einer kurzfristigen beziehungsweise operativen Kapazitätsplanung. Während erstere zum Beispiel in der Investitionsplanung eine Rolle spielt, verwendet man letztere unter anderem in der Fertigungssteuerung.
Wann macht es Sinn, eine Kapazitätsplanung durchzuführen?
Eine Kapazitätsplanung macht akut immer dann Sinn, wenn die Auftragslast spürbar zunimmt und Ressourcen geplant werden müssen. Gerade wenn die Mitarbeiter bereits am Anschlag arbeiten, unterstützt die Kapazitätsplanung beim Schieben, Verteilen oder Ablehnen von Aufträgen.
In welchen Branchen kommt die Kapazitätsplanung zum Einsatz?
Sinnvoll ist eine Kapazitätsplanung für Unternehmen, die bei der Personalplanung mit großen Schwankungen rechnen müssen. Das ist in besonders volatilen Märkten mit unbeständiger Auftragslage (Produktion), schwankenden Besucher- und Kundenzahlen (Handel) oder in der Steuerung von Liefergruppen oder Lieferstrom (Logistik) der Fall.
Ebenfalls sinnvoll ist die Kapazitätsplanung im Projektmanagement beziehungsweise für Projekt- oder Teamleiter. Diese können Ressourcen und Fähigkeiten der Mitarbeiter mithilfe eines Kapazitätsplans so verteilen, dass die Aufgabenpakete innerhalb des Projekts effizient abgearbeitet werden können.
Ein weiteres Beispiel für eine solche Branche ist das Gesundheitswesen, vor allem in Krankenhäusern. Hier hilft die Kapazitätsplanung, Mitarbeiter langfristig zu planen und die Schichtplanung bestmöglich an den vorhandenen Bedarfen der Patienten auszurichten.
- Schichtpläne erstellen
- Schichtmodelle abbilden
- Mitarbeiter in die Planung integrieren
- Schichtplan automatisch befüllen
Warum ist eine Kapazitätsplanung wichtig?
Ausgewogenes Mitarbeiterpensum
Zum einen sorgt die Kapazitätsplanung im Arbeitsalltag dafür, dass die Mitarbeiterauslastung optimiert und immer in Balance ist. Auf diese Weise erhöht man die Mitarbeiterproduktivität und gewährleistet, dass sich die Kosten (Personalausgaben) rechnen. Die pünktliche Fertigstellung qualitativ hochwertiger Produkte ist garantiert. Außerdem beugt man einer Überlastung, das heißt überforderten Mitarbeitern, vor und schützt deren Gesundheit.
Belastbare, verlässliche Auftragsplanung
Zum anderen führt eine gute Kapazitätsplanung zu belastbaren und verlässlichen Planungsergebnissen. Termine, Aufwände und Kosten verfügen über einen Puffer, Bedarf und Angebot sind aufeinander abgestimmt. In der Folge kann die Planung etwaige Schwankungen ausgleichen, wodurch die Aufträge weniger risikoanfällig sind.
Wettbewerbsfähigkeit erhalten
Vor allem die strategische, also langfristige angelegte Kapazitätsplanung spielt eine große Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Kommt es zu unerwarteten Abweichungen, bietet sie ein Auffangnetz und sorgt dafür, dass für jedes Arbeitspaket ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen. So lassen sich bestehende Prozesse optimieren, neue Projekte initiieren und auch größere Veränderungen (Change Management) werden machbar.
Warum? Unternehmen haben einen Überblick darüber, mit welchen Ressourcen sie planen können, wo es noch Freiräume gibt und wie sie diese gewinnbringend einsetzen können, um beispielsweise Innovationen voranzutreiben.
Strategische Kapazitätsplanung in Unternehmen
Um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen, sollte man die Kapazitätsplanung an den strategischen Unternehmenszielen ausrichten. Das bedeutet: Was für ein Unternehmen sinnvoll ist, ist für ein anderes weniger relevant oder sogar kontraproduktiv. Zuvor sollte man daher den notwendigen Kapazitätsbedarf und das vorhandene Kapazitätsangebot gegenüberstellen und einen Abgleich durchführen.
Kapazitätsplanung in der Produktion
In der Produktion gilt: Während die Maschinen rund um die Uhr verfügbar sind, können die Mitarbeiter in der Regel nur acht Stunden pro Tag arbeiten. Was den Fuhrpark betrifft, muss man sich fragen, ob die Betriebswagen voll ausgelastet sind oder ob es aufgrund einer falschen Planung beispielsweise zu Leerfahrten kommt.
Um Stillstände möglichst gering zu halten, sind Rüstzeiten, die beispielsweise dem Einstellen der Maschinen oder der Vorbereitung von Werkstücken dienen, sowie Zeiten, die mit der Wartung verbracht werden, möglichst kurz zu halten. Gleichzeitig sind Wartungsarbeiten notwendig, damit der Fertigungsfluss möglichst ohne Unterbrechungen verläuft.
Kapazitätsplanung beim Projektmanagement
Im Projektmanagement geht es bei der Kapazitätsplanung zunächst häufig darum, typische Arbeitsabläufe wie die Angebotserstellung, das Abwickeln von Standardaufträgen oder speziellen Serviceleistungen zu messen. So erhält man Fakten und Zahlen zur Auslastung und den vorhandenen Kapazitäten und kann überprüfen, welche Aktivitäten wie lange dauern und in welcher Reihenfolge sie ablaufen.
Anschließend werden den Aktivitäten im Projektplan die benötigten Personal-Ressourcen zugeordnet und ihr jeweiliger Zeitanteil an der Aktivität festgelegt. Dabei sind die für das Projekt geltenden Restriktionen – beispielsweise Ausfallzeiten und feste Termine – zu beachten.
Welche Vorteile bietet die Kapazitätsplanung?
- Genauer Überblick über die verfügbaren Kapazitäten
- Sichtbarkeit des Personalbedarfs und etwaiger Abweichungen
- Höhere Planungsqualität durch langfristigen Kapazitätsabgleich
- Hilfsmittel für die Planung der Teamkapazitäten und Bereichsplanung
- Optimierung von Kosten, Service und Umsatz durch langfristige und bedarfsorientierte Planung
- Übersicht über Abwesenheits- und Krankheitszeiten
- Präzise Abstimmung von Personalbedarf und Urlaubsplanung
Welche Herausforderungen gibt es bei der Kapazitätsplanung?
Mit der Kapazitätsplanung gehen viele Vorteile, aber auch einige Herausforderungen einher.
Herausforderung 1: Kapazitätsmessung
Da die Kapazitäten eines Teams beziehungsweise Projekts ständiger Veränderung unterliegen, ist die Kapazitätsplanung eine fortlaufende Aufgabe. So tragen zum Beispiel eine hohe Mitarbeiterfluktuation oder sich verändernde Projektanforderungen zur Schwierigkeit der Kapazitätsmessung bei. Es ist daher hilfreich, so oft wie möglich als Team zusammenzukommen und über anstehende Projekte und Aufgaben sowie die verfügbaren Kapazitäten zu sprechen.
Herausforderung 2: Allgemeine Projektrisiken
Ein Projekt kann noch so gut geplant sein – Abweichungen vom Plan, die die rechtzeitige Fertigstellung in Gefahr bringen, sind immer möglich. So können beispielsweise saison- oder branchenbedingte Umstände eintreten, die niemand hat kommen sehen. Verantwortliche für die Kapazitätsplanung sollten daher stets einen zusätzlichen zeitlichen Puffer einplanen.
Herausforderung 3: Ablehnen von Aufträgen oder Aufgaben
Egal, ob die Kapazitätsplanung das gesamte Unternehmen oder nur ein Team betrifft – bei der Kapazitätsplanung muss man auch mal Aufträge oder Aufgaben ablehnen, Erwartungen anpassen oder Termine verschieben können. Schließlich ist es wenig sinnvoll, ein Projekt anzunehmen und anschließend aufgrund fehlender Kapazitäten nicht zufriedenstellend beenden zu können.
Wie funktioniert eine Kapazitätsplanung?
Idealerweise haben die für die Kapazitätsplanung verantwortlichen Personen vollkommene Einsicht in die benötigten Personalbedarfe. Die nötigen Fakten dafür liefert die vorgelagerte Personalbedarfsermittlung.
Anschließend kann die planende Person die verfügbare Brutto-Kapazität – also die verfügbaren Mitarbeiter – und die benötigte Kapazität – die zu verplanenden Stunden – gegenüberstellen. Sind hier bereits Abweichungen erkennbar, lassen sich Gegenmaßnahmen und ein langfristiger Einsatzplan erarbeiten.
Wie erstelle ich eine Kapazitätsplanung?
Der Kapazitätsplanung ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Wichtige Schritte, die in jeden Kapazitätsplanungsprozess Eingang finden sollten, sind folgende:
1. Vorhersage der erwartbaren Nachfrage: Wenn ein neues Projekt im Haus steht, sollte man bereits abschätzen, was dafür erledigt werden muss und welche Ressourcen benötigt werden. Diese können anschließend mit den verfügbaren Ressourcen verglichen werden.
2. Ermitteln des Kapazitätsbedarfs: Auf Basis der erwarteten Nachfrage kann man nun den notwendigen Ressourcenbedarf schätzen. Hierfür bieten sich gebräuchliche Maßeinheiten, beispielsweise Stunden, an.
3. Berechnen der Ressourcenkapazitäten der Mitarbeiter: Um die Mitarbeiter nicht zu überlasten, gilt es zu überprüfen, wie viele freie Kapazitäten diese im jeweiligen Zeitraum noch haben.
4. Messen der Differenz zwischen vorhandener Kapazität und benötigter Kapazität: Basierend auf der für das Projekt benötigten Kapazität lässt sich messen, inwieweit die derzeit vorhandenen Ressourcen mit der erwarteten Nachfrage übereinstimmen.
5. Abstimmen der Kapazitäten auf die Nachfrage: Anhand des Kapazitätsunterschieds kann man nun die Arbeitsverteilung so optimieren, dass dieser möglichst ausgeglichen wird.
Wie wird eine Kapazitätsplanung erfolgreich?
Für eine optimale und langfristig erfolgreiche Kapazitätsplanung sollten einige Voraussetzungen und Anforderungen erfüllt sein. Dazu zählen unter anderem folgende:
- Ausführliche Informationen zu den benötigten Bedarfen
- Präzise Übersicht über verfügbare Kapazitäten
- Langfristige Perspektive für strategisches Handeln
- Transparente Datenbasis (auch bereichsübergreifend)
Welche Tools für die Kapazitätsplanung gibt es?
Inzwischen existieren zahlreiche Tools und Softwareprogramme für die Kapazitätsplanung. Während einige Unternehmen immer noch mit relativ simplen Darstellungen in MS Excel arbeiten, sind viele zu komplexen Simulationen in professionellen Workforce Management oder Projektmanagement Tools übergegangen. Mithilfe solcher Tools behalten die Verantwortlichen die freien Kapazitäten ihrer Mitarbeiter stets im Blick und verhindern Überbuchungen. Viele Tools bieten die gesamte Prozesskette – von der Arbeitszeiterfassung über die Projekt- und Kapazitätsplanung bis hin zur Abrechnung – in einem einzigen Programm. Besonders hilfreich ist es auch die erbrachten Leistungen via Projektzeiterfassung zeitlich genau einordnen zu können
Ein für die Kapazitätsplanung geeignetes Work Management Tool ist beispielsweise Asana, in dem außerdem komplette Projekte gemanagt werden können. Asana hilft also nicht nur, die vorhandenen Ressourcen zu verwalten und das Arbeitspensum der Mitarbeiter im Blick zu behalten, sondern bietet zum Beispiel auch die Möglichkeit, Gantt-Diagramme zu erstellen und ein passendes Zeitmanagement umzusetzen.
3 Tipps für eine realistische Kapazitätsplanung
Tipp 1: Aus der Vergangenheit lernen
Keinesfalls sollte man die in Projekten gesammelten Erfahrungen einfach hinter sich lassen und abhaken. Stattdessen ist eine Projekt-Analyse sinnvoll, bei der man insbesondere über die Bereiche spricht, in denen die Kapazitäten stark ausgereizt wurden. Hier ist eine Ursachen-Analyse angesagt:
- Wie ist es zu den Engpässen gekommen?
- Haben sich die Anforderungen erweitert?
- Haben Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten überschätzt?
Nur wenn man die Ursache für Probleme ausfindig macht, kann man Lösungen identifizieren und kritische Entwicklungen in Zukunft vermeiden.
Tipp 2: Regelmäßiger Austausch mit dem Team
Häufige und vor allem ehrliche Gespräche über noch freie Kapazitäten helfen, die Arbeitsauslastung richtig einzuschätzen und herausfinden, ob die Übernahme zusätzlicher Projekte noch möglich ist.
Tipp 3: Vorab Anforderungen erfragen
Um alle anstehenden Aufgaben realistisch planen zu können, muss man die Projektanforderungen – beispielsweise spezifische Erwartungen an ein Produkt – genau kennen. So kommt es bei etwa der Hälfte aller Projekte während des Projektverlaufs zu einer Vergrößerung des Arbeitsumfangs.
Eine nachträgliche Veränderung in den Anforderungen lässt sich also nicht immer verhindern. Trotzdem sollte man sich bereits zu Beginn genau informieren und sichergehen, dass man alle Anforderungen kennt. Um unerwarteten Verzögerungen die Schlagkraft zu nehmen, ist außerdem stets ein zeitlicher Puffer einzuplanen.
