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Interne Kommunikation ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine reibungslose Kooperation innerhalb und zwischen Organisationen. Als integraler Teil der Unternehmenskultur sorgt interne Kommunikation dafür, dass sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen am Arbeitsplatz wohlfühlen. Das Wichtigste dabei ist, dass interne Kommunikation sorgfältig geplant und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften getätigt wird. Dieser Beitrag bietet einen Leitfaden für Unternehmen, die ihre interne Kommunikation neu gestalten wollen.
Definition: Was ist interne Kommunikation?
Interne Kommunikation ist ein wichtiges Instrument der Unternehmenskommunikation. Sie umfasst verbale und nonverbale Kommunikation, die zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sowie zwischen Mitarbeitern untereinander stattfindet. Interne Kommunikation erfolgt ebenfalls zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe. Dabei umfasst sie eine Reihe von Aktivitäten, die auf den schnellen Wissenstransfer, eine reibungslose Zusammenarbeit und eine effiziente Koordination innerhalb eines Unternehmens abzielen.
Bekannte Synonyme zur internen Kommunikation sind Internal Relations, Interne Information, Mitarbeiterkommunikation und Organisational Communications.
Abgrenzung: Wie unterschieden sich interne und externe Kommunikation?
Die Unternehmenskommunikation unterteilt sich in interne und externe Kommunikation. Bei interner Kommunikation werden die eigenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen direkt angesprochen. Externe Kommunikation richtet sich hingegen an externe Stakeholder, darunter Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und Fremdkapitalgeber.
Gut zu wissen: Externe Kommunikation beginnt intern. Funktioniert interne Kommunikation nicht richtig, fällt es einem Unternehmen sehr schwer, externe Kommunikation aufzubauen und gezielt zu pflegen. Daher ist es wichtig, dass interne und externe Kommunikation im Einklang stehen sowie ein kohärentes Bild von Unternehmen vermitteln.
Was macht gute interne Kommunikation aus?
Von erfolgreicher interner Kommunikation kann man sprechen, wenn:
- interne Abläufe und Prozesse durch hohe Effizienz gekennzeichnet sind;
- ein dialogorientierter Austausch zwischen den einzelnen Unternehmenseinheiten und Gruppen stattfindet;
- eine transparente und offene Unternehmenskultur täglich gelebt wird;
- eine hohe Mitarbeitermotivation und die emotionale Bindung ans Unternehmen zu einer starken Marktposition verhelfen.
Interne Kommunikation in Unternehmen
Interne Kommunikation erfüllt viele Funktionen in Unternehmen: Zum einem geht es darum, eine reibungslose Organisation der einzelnen Einheiten sicherzustellen und einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Zum anderem sorgt interne Kommunikation dafür, den menschlichen Aspekt nicht aus den Augen zu verlieren.
Gibt es einen rechtlichen Rahmen für interne Kommunikation?
Die Antwort lautet Ja. Jedes Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, interne Kommunikation einzusetzen. Die rechtliche Grundlage dafür bildet das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Es auferlegt jedem Arbeitgeber eine Informations-, Kommunikations- und Beratungspflicht gegenüber Personen und Gruppen in- und außerhalb eines Unternehmens. Das Ziel ist es, Ordnungswidrigkeiten und einem eventuellen Imageverlust langfristig vorzubeugen.
Diese Rechtsbestimmungen sind relevant für interne Kommunikation:
- § 81 BetrVG bezieht sich auf die Informationspflicht gegenüber den einzelnen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.
- § 43 Abs. 2 und § 110 BetrVG regeln die Informationspflicht gegenüber der ganzen Belegschaft, zum Beispiel bei Betriebsversammlungen.
- § 74 Abs. 1, § 80 Abs. 3, § 90 und § 111 BetrVG betreffen die Informations- und Kommunikationspflicht gegenüber dem Betriebsrat, falls er im Unternehmen vorhanden ist.
- § 106 BetrVG spricht von der Informations- und Beratungspflicht gegenüber dem Wirtschaftsausschuss (WA).
Was sind die Aufgaben der internen Kommunikation?
Wie der Begriff schon sagt, ist interne Kommunikation darauf ausgerichtet, relevante Stakeholder über Sachverhalte zu informieren, die für ein Unternehmen wichtig sind. Des Weiteren zielt interne Kommunikation darauf ab, mit Stakeholdern im regelmäßigen Dialog zu stehen und Vertrauen aufzubauen. Eine wichtige Aufgabe interner Kommunikation besteht ebenfalls darin, die Mitarbeitermotivation zu erhöhen und den Zusammenhalt zu stärken. Nicht zuletzt ist interne Kommunikation ein effektives Instrument zu einer langfristig angelegten Imagepflege.
..anders gefragt: Was fällt unter interne Kommunikation?
Interne Kommunikation beruht auf folgenden Aktivitäten:
- Wissenstransfer und Kooperation
- Dialog und Austausch mit relevanten Stakeholdern
- Informieren und Erklären
- Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit
- Steigerung der Motivation und Integration am Arbeitsplatz
- langfristige Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen
- Reputationsbildung und Imagepflege
4 Säulen der internen Kommunikation: Das Konzept
Interne Kommunikation ist auf vier Säulen aufgebaut, die gemeinsam zum Ziel haben, den unternehmensweiten Kommunikationsprozess zu optimieren und die Mitarbeitermotivation zu steigern:
Erste Säule: Informationsverbreitung
Interne Kommunikation basiert auf relevanten und wertvollen Informationen, die gezielt weitergegeben werden müssen, um einen Schritt weiter zu machen. Je nach einzelner Aktivität und Projekt richten sich Informationen entweder an alle Personen im Unternehmen oder nur an einen Teil von Mitarbeitern. Es ist beachtenswert, dass diese Säule Grundvoraussetzung für die Existenz der weiteren Säulen darstellt.
Zweite Säule: Dialog
Die Personalkommunikation stützt sich nicht allein auf die Verbreitung von Informationen. Sobald Mitarbeiter von Führungskräften für sie relevante Fachinformationen erhalten haben, findet ein reger Austausch zwischen ihnen statt. Die Idee dahinter ist, allen Beteiligten einen tieferen Einblick in das aktuelle Projekt- oder Unternehmensgeschehen zu gewähren sowie Missverständnisse im Voraus aus dem Weg zu räumen.
Dritte Säule: Motivation
Interne Kommunikation funktioniert nur dann gut, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter dazu bereit sind, auf gemeinsame Unternehmensziele hinzuarbeiten. Damit dies möglich ist, müssen sich interne Kommunikationswege durch Offenheit und Transparenz auszeichnen. Das Ergebnis ist eine erhöhte Mitarbeitermotivation, die sich direkt auf eine geringere Mitarbeiterfluktuation und Eindämmung von Wissensverlust überträgt.
Vierte Säule: Wissenstransfer
Scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, geht oft wichtiges Wissen verloren. Um dieser Situation vorzubeugen, gilt es einen aktiven Austausch von Wissen auf jeder Unternehmensebene zu fördern. Dabei kann eine langfristig angelegte Strategie zum nachhaltigen Wissenstransfer helfen. Deren Aufgabe besteht darin, den Wissenstransfer so zu organisieren, dass selbst bei Ausscheiden eines Mitarbeiters sein Know-how im Unternehmen bleibt. (Stichwort: Wissensmanagement)
Welche Instrumente der internen Kommunikation gibt es?
In der Vergangenheit nutzten Unternehmen ausschließlich analoge Kommunikationsinstrumente wie das Schwarze Brett, Zeitschriften und Versammlungen, um mit dem Personal in Kontakt zu bleiben. Seit mehr als einem Jahrzehnt verschiebt sich die Mitarbeiterkommunikation verstärkt in den digitalen Raum. Hier wird nicht nur gearbeitet, sondern auch nach Inspiration gesucht.
Digitale Instrumente der internen Kommunikation
Durch gezielten Einsatz digitaler Kommunikationsinstrumente trachten Unternehmen danach, interne Kommunikation auf ein neues Niveau zu heben. Über Digitalisierung interner Kommunikation freuen sich besonders die Millennials und Angehörige der Generation Z, die als Nachwuchskräfte langsam in den Arbeitsmarkt einsteigen. Diese Optionen stehen bereit:
Intranet und Social Intranet
Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das zur Mitarbeiterkommunikation und Übermittlung von Informationen zwischen den einzelnen Unternehmenseinheiten dient. Der große Vorteil liegt darin, dass es nicht öffentlich ist, sondern den Zugang nur den berechtigten Mitarbeitern gewährt. Ein Intranet ist vor allem dann angebracht, wenn ein Unternehmen viele Beschäftigte hat, die an verschiedenen Standorten arbeiten und täglich miteinander kommunizieren müssen. Bei einem Social Intranet steht der soziale Aspekt und die digitale Teamarbeit im Mittelpunkt.
Interner Newsletter
Ähnlich wie ein Intranet ist auch ein interner Newsletter nur für Mitarbeiter einsehbar. Er hat zum Ziel, das Personal in regelmäßigen Abständen über das aktuelle Unternehmensgeschehen und wichtige externe Angelegenheiten zu informieren. Dies hilft dabei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und den unternehmensweiten Dialog zu fördern. Des Weiteren vermittelt ein interner Newsletter Transparenz und stärkt die emotionale Bindung ans Unternehmen. Erwähnenswert ist dabei, dass ein interner Newsletter eine viel höhere Öffnungsrate als ein Marketing-Newsletter hat. Sie beträgt oft über 70 Prozent.
Instant Messaging Tools
Instant Messaging dient vornehmlich dazu, Mitarbeitern die Kommunikation und Unterhaltung durch kurze Textnachrichten zu ermöglichen. Diese Lösung hat den Vorteil, dass sich das E-Mail-Aufkommen vermindern und die Kommunikationswege wesentlich verkürzen lassen. Bekannte Instant Messaging Tools sind Slack und Skype for Business, die unabhängig von Ort und Zeit eingesetzt werden können. Das ist perfekt für Teammitglieder, die mit ihren Kollegen schnell etwas klären müssen, wenn sie gerade unterwegs sind oder an einem Businesstreffen teilnehmen.
Social Media und Business-Plattformen
Auch wenn Social Media Kanäle und Business-Plattformen vorrangig zur privaten Kommunikation dienen, kommen sie immer öfter im Geschäftsalltag zum Einsatz. Neben den Lösungen, die Social Media Kanäle und Business-Plattformen im Bereich Online Marketing bieten, schaffen sie auch Raum für interne Kommunikation. Besonders erwähnenswert sind hier geschlossene Facebook- und LinkedIn-Gruppen, die lebhafte Diskussionen zwischen Mitarbeitern anregen und die Mitarbeiterintegration erleichtern.
Videokonferenz
Videokonferenzen sind aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Dies liegt vor allem daran, dass sie zahlreiche Vorteile bieten. Zuallererst verbessern sie Arbeitsabläufe und beschleunigen den Entscheidungsprozess, weil sie sich ohne lange Anfahrtswege durchführen lassen. Des Weiteren überwinden Videokonferenzen physische Distanzen und ermöglichen spontane Online-Besprechungen mit einem großen Personenkreis. Durch eine gewisse Nähe und die sichtbare Körpersprache können auch Missverständnisse vermieden werden. Nicht zuletzt sind Videokonferenzen ein effektives Instrument, um Reisekosten zu senken und positiv zum Umweltschutz beizutragen.
Unternehmens-Wiki
Hier finden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine reiche Sammlung von Informationen zu einem bestimmten Thema. Damit sie nicht ins Chaos versinken, können sie ihre Informationen sinnvoll strukturieren und bei Bedarf mit Arbeitskollegen teilen. Ein Wiki ist nicht nur eines der modernen Tools für effizientes Wissensmanagement, sondern es lässt sich auch vielseitig einsetzen. Es ist beispielsweise als Kommunikations- und Diskussionsplattform sowie als eine kollaborative Intranetlösung gut geeignet. Sein Vorteil liegt darin, dass es Zeit spart, die für Kernaufgaben genutzt werden kann.
Analoge Instrumente der internen Kommunikation
Es gibt Situationen, in denen es sich immer noch lohnt, analoge Instrumente für interne Kommunikation einzusetzen. Sie sind besonders dann ratsam, wenn ein Unternehmen viele ältere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beschäftigt, die traditionelle Kommunikationsformen gewohnt sind. Als Beispiele dienen:
Schwarzes Brett
Es ermöglicht eine schnelle und einfache Verbreitung von Informationen, die für einen bestimmten Personenkreis interessant sind. Es empfiehlt sich vor allem in jenen Unternehmen, in denen Mitarbeiter aufgrund ihrer Tätigkeitsart selten das Internet nutzen. Damit Schwarzes Brett seine Rolle gut erfüllen kann, sollte es stets aktuell und richtig gepflegt sein.
Mitarbeitermagazin
Es kann sowohl Digital- als auch Printausgabe haben. In Unternehmen, in denen die Babyboomers die Mehrheit des Personals bilden, ist ein gedrucktes Mitarbeitermagazin eine optimale Lösung. Es vermittelt ein Gefühl der Wertschätzung und Anerkennung, das für ältere Mitarbeiter sehr wichtig ist. Allerdings geben immer mehr Unternehmen aufgrund hoher Kosten Printausgaben auf.
Mitarbeitergespräche
Nichts kann ein persönliches Mitarbeitergespräch ersetzen. Dies liegt darin begründet, dass alle Mitarbeiter ein konstruktives Feedback und die Anerkennung von Führungskräften wünschen. Nur so können sie ihre Arbeitsleistung verbessern und positiv zum gemeinsamen Erfolg beitragen. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeitergespräche regelmäßig stattfinden.
Unternehmensfeste
Sie werden zu verschiedenen Anlässen organisiert und haben zum Ziel, das „Wir“-Gefühl zu stärken. Unternehmensfeste bieten die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen und in lockerer Atmosphäre auszutauschen. Auch für neue Mitarbeiter ergibt sich die Gelegenheit, sich ins Team zu integrieren. Unternehmensfeste helfen ebenfalls dabei, den abteilungsübergreifenden Dialog zu pflegen.
So wählen Sie die richtigen Kommunikationsinstrumente
Ob ein Unternehmen digitale oder analoge Kommunikationsinstrumente für interne Kommunikation wählt, hängt von mehreren Faktoren ab. Schlussendlich muss jedes gewählte Tool spezifischen Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen und zur Unternehmenskultur passen. Die wichtigsten Punkte sind:
- Man sollte nicht zu viele Tools wählen. Ansonsten steigt der Koordinationsaufwand. Zwei bis drei Tools sind ausreichend, um interne Kommunikation zu unterstützen.
- Die gewählten Tools sollten interne Kommunikationsprozesse optimieren, indem sie einen reibungslosen Informationsfluss ermöglichen und Missverständnissen vorbeugen.
- Es ist wichtig, dass alle Beteiligten die Informationen rechtzeitig erhalten. Digitale Kommunikationswege haben den Vorteil, dass sie Informationen in Echtzeit vermitteln können.
- Die Nutzung eines bestimmten Kommunikationsinstrumentes macht keinen Sinn, wenn es auf Ablehnung stößt. Es ist essentiell, dass Mitarbeiter dem Tool positiv gegenüberstehen.
- Am Anfang können Unsicherheiten und Berührungsängste auftreten. Deswegen ist es ratsam, für alle Beteiligten eine Einführung in das gewählte Tool einzuplanen (Stichwort: Mitarbeiteronboarding).
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Warum ist interne Kommunikation für Unternehmen so wichtig?
Interne Kommunikation bildet ein solides Fundament für ein modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen, dass seine Stakeholder ins Zentrum der Betrachtung stellt. Sie ist nicht nur mit der täglich gelebten Unternehmenskultur verbunden, sondern sie wirkt sich auch auf die Mitarbeitermotivation und externe Beziehungen aus.
Interne Kommunikation und Unternehmenskultur
Interne Kommunikation und Unternehmenskultur stehen im engen Zusammenhang. Beide hängen voneinander ab und sind ein kritischer Erfolgsfaktor für eine effiziente Zusammenarbeit im Unternehmen. Interne Kommunikation beeinflusst die Art und Weise, wie gemeinsame Normen und Werte auf Teamebene gelebt werden.
Dabei kommt Führungskräften eine wichtige Aufgabe zu: Sie prägen die Unternehmenskultur mit und gehen mit gutem Beispiel voran. Gelingt es ihnen eine nachhaltige und werteorientierte Unternehmenskultur zu bilden, leisten sie einen positiven Beitrag zur Steigerung der Mitarbeitermotivation.
Einfluss der internen Kommunikation auf die Mitarbeitermotivation
Finanzielle Vorteile sind nicht die einzigen Anreize, die Mitarbeiter motivieren. Experten sind sich einig, dass extrinsische Anreize wie beispielsweise Prämien nur kurzfristig wirken. Wesentlich stabiler wirkt die intrinsische Motivation, denn sie erhöht die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter in einer langfristigen Perspektive. Auch hier greift interne Kommunikation, die sich direkt auf intrinsische Motivation überträgt.
Dabei erweisen sich Feedbackgespräche als effektive Kommunikationsinstrumente. Damit sie ihre Funktionen gut erfüllen können, müssen Feedbackgespräche auf Gegenseitigkeit beruhen und die ständige Weiterentwicklung der Zusammenarbeit anstreben. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass beide Seiten (Führungskräfte und Mitarbeiter) Verbesserungsvorschläge einbringen und voneinander lernen können.
Grundlage für eine erfolgreiche externe Kommunikation
Das Wichtigste vorab: Ohne gut funktionierende interne Kommunikation gibt es keine externe Kommunikation. Der Grund dafür ist einfach: Nur motivierte Mitarbeiter vermitteln der Außenwelt ein einheitliches und damit vertrauenswürdiges Unternehmensbild.
Wie kann man die interne Kommunikation verbessern?
Interne Kommunikation geschieht nicht von einem Tag auf den anderen. Vielmehr handelt es sich hierbei um einen Prozess, der mehrere Phasen durchläuft. Zu Beginn stehen die Problemdefinition und eine sorgfältige Analyse, die einen Einblick in die Ist-Situation gewähren. Auf deren Grundlage entsteht ein Faktenspiegel, der zur Erstellung eines auf Mitarbeiterbedürfnisse abgestimmten Konzeptes verhilft. Nach der erfolgreichen Umsetzung interner Kommunikation in der Praxis gilt es diese in regelmäßigen Abständen auf Effektivität zu überprüfen. Nur so können Stolpersteine identifiziert und schnell beseitigt werden.
Vermeiden Sie die klassischen Stolpersteine bei der Mitarbeiterkommunikation
Interne Kommunikation ist keine einfache Aufgabe. Zu den häufigsten Stolpersteinen bei der Umsetzung der Mitarbeiterkommunikation zählen:
Stolperstein 1: Es fehlt ein gut geplantes Kommunikationskonzept
Verzichtet ein Unternehmen auf eine gut durchdachte Strategie für interne Kommunikation, riskiert es Chaos und Verwirrung. Mitarbeiter kommunizieren richtig, wenn sie wissen, welche Kanäle für welche Zwecke zu verwenden sind.
Stolperstein 2: Es werden die falschen Kanäle verwendet
Wie bereits angedeutet, sollten Instrumente zur internen Kommunikation auf Bedürfnisse der Mitarbeiter und die gelebte Unternehmenskultur abgestimmt sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass das Personal diese nicht nutzt.
Stolperstein 3: Informationen kommen zu spät oder unvollständig
Unabhängig davon, ob es sich um positive oder negative Neuigkeiten handelt, sollten diese immer rechtzeitig an Mitarbeiter übermittelt werden. Des Weiteren ist es wichtig, deren Vollständigkeit und Transparenz sicherzustellen.
Stolperstein 4: Die Führungsebene isoliert sich bewusst
Führungskräfte sind unter anderem dafür zuständig, dem Personal relevante Neuigkeiten zu übermitteln. Grenzen sie sich bewusst von Mitarbeitern ab, stärken sie ein Gefühl der fehlenden Verbundenheit und Einsamkeit.
Stolperstein 5: Es herrscht das ungesunde Wettbewerbsdenken
Das Wettbewerbsdenken ist positiv, solange es einem gemeinsamen Ziel dient. Säen Teams oder ganze Abteilungen Missvertrauen und treten gegeneinander an, leiden interne Kommunikation und der Gemeinschaftsgeist.
Wann ist interne Kommunikation erfolgreich?
Die Mitarbeiterkommunikation lebt von einem offenen Dialog, der Vertrauen schafft und ein Gefühl der Gemeinsamkeit weckt. Als integraler Baustein der Unternehmenskultur fördert sie die intrinsische Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter, die einem Unternehmen ein menschliches Gesicht geben. Glückliche Mitarbeiter transportieren die Unternehmenskultur nach außen und tragen zu einer starken Wettbewerbsposition eines Unternehmens bei. (Stichwort: Employer Branding)
