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Gratifikationen sind eine gute Möglichkeit, besondere Leistungen von Mitarbeitern anzuerkennen und die Motivation zu sichern. Was eine Gratifikation ist, ob man Anspruch auf eine Gratifikation hat und welche Besonderheiten bei der Gratifikation zu berücksichtigen sind – das erfahren Sie in diesem Artikel.
Definition: Was ist eine Gratifikation?
Gratifikationen sind finanzielle Zuwendungen, die Arbeitnehmer zusätzlich zu ihrem gewöhnlichen Entgelt erhalten. Die Sonderzahlungen werden oftmals als Anerkennung für geleistete Dienste oder langjährige Betriebszugehörigkeit gewährt, um Mitarbeiter enger an das Unternehmen zu binden.
In der Regel wird eine Gratifikation auch zur Steigerung der Mitarbeitermotivation eingesetzt.
Welche Formen der Gratifikation gibt es?
Der Arbeitgeber kann zwischen mehreren Optionen wählen, die in einem individuellen Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem geltenden Tarifvertrag geregelt sind. Meistens bekommen Mitarbeitende eine Gratifikation als:
- Weihnachtsgeld
- Urlaubsgeld
- Jubiläumszahlungen
- Prämien
- Bonuszahlungen
- Tantiemen
Hat man Anspruch auf eine Gratifikation?
Die Gratifikation ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Prinzipiell besteht somit laut Arbeitsrecht kein gesetzlicher Anspruch auf die zusätzliche Geldleistung bzw. kein Anspruch auf Zahlung einer Gratifikation. Sie hängt allein vom Willen des Arbeitgebers ab. Daher entscheidet auch der Arbeitgeber, ob Gratifikationen im eigenen Betrieb Sinn machen und welche Höhe der Gratifikation im Einzelfall angemessen erscheint.
Ist eine Gratifikation steuerfrei oder nicht?
Grundsätzlich ist eine Sonderzahlung sowohl für den Arbeitgeber als auch für seine Beschäftigten nicht steuerfrei. Die steuerliche Belastung hängt davon ab, ob eine Gratifikation fortlaufend oder nur gelegentlich gezahlt wird. Im ersten Fall gilt es sie als laufender Arbeitslohn zu versteuern. Im zweiten Fall ist sie nicht nur steuer-, sondern auch sozialabgabenpflichtig. Es ist erwähnenswert, dass Begünstigte durch eine finanzielle Sonderzahlung in eine höhere Steuerklasse rutschen können und folglich mehr Lohnsteuer zahlen müssen.
Gut zu merken: Unabhängig von der Art der Gratifikation ist der geldwerte Vorteil für gewöhnlich weder für das Unternehmen noch für den Arbeitnehmer steuerfrei.
Ausnahme sind Sachzuwendungen
Die obigen Regelungen übertragen sich nicht auf Sachzuwendungen, die für Begünstigte steuerfrei sind. Der Arbeitgeber ist hingegen dazu verpflichtet, den geldwerten Vorteil pauschaliert zu versteuern. Ist die 44-Euro-Freigrenze (ab 2022 wird sie auf 50 Euro angehoben) nicht überschritten, muss der Arbeitgeber keine Steuern zahlen. Sachzuwendungen umfassen Arbeitsmittel, die sich auch privat nutzen lassen. Darunter fallen Mobilgeräte wie Smartphones, Laptops und Tablets. Als weitere Beispiele für Sachzuwendungen dienen Gutscheine und Tickets.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Gratifikation in der Praxis
In der Praxis werden die finanziellen Zusatzleistungen in Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen oder innerhalb vom gültigen Tarifvertrag geregelt. So finden sich Vereinbarungen zu Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld oftmals in den branchenspezifischen Tarifverträgen. Im Gegensatz dazu werden Prämien- und Bonuszahlungen vielfach individuell im Arbeitsvertrag geregelt. Bestehende Ansprüche lassen sich hierbei jedoch über eine Änderungskündigung oder durch einen Abänderungsvertrag aufheben.
Gleichzeitig ist jeder Arbeitgeber bei der Vergabe einer Gratifikation an das Transparenzgebot nach § 307 Bürgerliches Gesetzbuch gebunden. Erwähnenswert ist zudem, dass aus einer betrieblichen Übung oder aus dem arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz ein Anspruch auf eine Sonderzuwendung entstehen kann. Ein solcher Anspruch lässt sich verhindern, indem ein Freiwilligkeitsvorbehalt in den Arbeitsvertrag aufgenommen wird.
Müssen Mitarbeitende eine Gratifikation zurückzahlen bei Kündigung?
Es ist unter Umständen möglich, eine kürzlich ausgezahlte Gratifikation im Fall einer Kündigung zurückzufordern. Dafür bedarf es entsprechender Rückzahlungsklauseln, die in den Arbeitsvertrag bzw. Tarifvertrag nur unter bestimmten Voraussetzungen eingebaut werden dürfen. Beim Fehlen dieser Klausel ist die Art der Gratifikation entscheidend. Eine Rückzahlungsforderung ist unzulässig, wenn es sich um eine Kleingratifikation in Höhe von bis zu 100 Euro handelt. Das Gleiche gilt für den Fall, wenn das Arbeitsverhältnis frühestens ab dem 1. Juli des Folgejahres nach Zahlung der Gratifikation endet.
Kürzung der Gratifikation: Kann man Gratifikationen kürzen?
Wird das Dienstverhältnis beendet oder sammeln sich viele Fehlzeiten an, so kann es zu einer Kürzung der Gratifikation oder sogar Rückzahlung kommen. Das Vorgehen ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich, wie beispielsweise bei Vorliegen von Rückzahlungsklauseln im Arbeitsvertrag.
Welchen Stellenwert hat die Dauer der Betriebszugehörigkeit?
Es liegt allein im Ermessen des Arbeitgebers, die Höhe der Gratifikation innerhalb einer Gruppe von Mitarbeitenden je nach Erfüllung bestimmter Kriterien festzulegen. So kann die Dauer der Betriebszugehörigkeit (Betriebstreue) neben anderen Kriterien wie beispielsweise die Kinderzahl und der Familienstand eine Abstufung der Sonderzuwendung beeinflussen.
Regelungen bezüglich Sonderzahlungen, die aufgrund der Betriebszugehörigkeit gewährt werden, finden sich meist in den geltenden Betriebsvereinbarungen. Wird das Arbeitsverhältnis beendet, so ist es möglich, dass eine kürzlich gewährte Jubiläumszahlung zurückgefordert werden kann.
Wie lässt sich eine Gratifikation berechnen?
Da es keine verbindlichen Regeln in Bezug auf die Gratifikationshöhe gibt, kann der Arbeitgeber selbst entscheiden, wie viel eine Sonderzuwendung betragen wird. Seine einzige Verpflichtung besteht darin, den Gleichbehandlungsgrundsatz und die getroffenen Vereinbarungen mit Mitarbeitenden einzuhalten. Prinzipiell bieten sich für den Arbeitgeber zwei Möglichkeiten an: Er kann eine Sonderzuwendung als Pauschalbetrag zahlen oder deren Höhe prozentual an das monatliche Arbeitsentgelt koppeln.
Anerkennung für geleistete Dienste: Die Höhe der Gratifikation
Sofern keine vertragliche Vereinbarung getroffen wurde, ist die Höhe der Gratifikation frei wählbar. Dabei ist sowohl eine finanzielle Zusatzleistung als Pauschalbetrag als auch eine Zahlung, die sich prozentual am gewöhnlichen Entgelt (Monatsgehalt) orientiert, möglich. Unternehmen können ihren Mitarbeitern zudem steuerfreie Sachbezüge zukommen lassen. Als steuerfreie Sachbezüge gelten beispielsweise Smartphones, Laptops, Bonusmeilen sowie Tank- und Wertgutscheine. Bei einer Sachzuwendung muss der Arbeitgeber nur den geldwerten Vorteil pauschaliert versteuern, sofern die monatliche Freigrenze von 44 Euro überschritten wird.
Gratifikationen: Tipp für Arbeitgeber
Wie bereits angedeutet, sieht das Arbeitsrecht keinen gesetzlichen Anspruch auf Gratifikation vor. Deshalb wird empfohlen, eine derartige Leistung unbedingt in einem Vertrag oder in einer Vereinbarung zu regeln. Gemeint sind hierbei Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag. Es empfiehlt sich ebenso eine verbindliche Regelung über die Höhe der Gratifikation sowie die Umstände der Zahlung einer Gratifikation für geleistete Arbeit stets schriftlich festzuhalten.
