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Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer wichtig, da sie genau und rechtzeitig durchgeführt werden müssen. Erfahren Sie in unserem Artikel mehr zu Definition einer Gehaltsabrechnung, dem Aufbau vom bekannten Gehaltszettel sowie den rechtlichen Aufbewahrungsfristen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
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Definition: Was ist eine Gehaltsabrechnung?
Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden einzelnen Arbeitnehmer eine Entgeltsabrechnung über das gezahlte Gehalt bzw. den gezahlten Lohn zur Verfügung zu stellen. Dies gilt für alle Angestellten aus den unterschiedlichsten Branchen, beispielsweise Gesundheitswesen, Gastronomie, Einzelhandel und viele weitere.
Als Arbeitsentgelt gelten dabei im Allgemeinen alle Gelder, die ein Arbeitgeber als Gegenleistung für geleistete Arbeit zahlt, einschließlich Grundgehalt und Zulagen. Zum Arbeitsentgelt gehören auch alle Boni oder Provisionen, die am Ende eines jeden Steuerjahres steuerpflichtiges Einkommen sind
Die Gehaltsabrechnung ist das Verfahren, mit dem Arbeitgeber das Gehalt eines Arbeitnehmers berechnen, indem sie dessen Bruttolohn mit den anfallenden Steuern und Abzügen vom Einkommen, wie z. B. Beiträgen zu einem IRA- oder 401k-Plan oder Krankenversicherungsprämien, multiplizieren.
Gut zu wissen: Lohnbuchhaltungsabteilungen können auch für andere Aufgaben zuständig sein, z. B. für die Verwaltung von betrieblichen Sozialleistungsprogrammen, die Verwaltung von Lohnkarten und die Durchführung von Schulungen zur Einhaltung des Arbeitsrechts.
Gehaltsabrechnung einfach erklärt
Viele Unternehmen sind verwirrt über den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Es kann ein kompliziertes Thema sein, aber das muss es nicht. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist kein Thema, das Unternehmen nervös oder gestresst machen sollte.
Die Gehaltsabrechnung ist der Prozess, mit dem Arbeitgeber das Gehalt eines Mitarbeiters berechnen.
Es ist wichtig für das bestehende Arbeitsverhältnis, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern einen Nachweis über die gezahlten Gehälter vorlegen. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind notwendig, weil sie dazu beitragen, sicherzustellen, dass eine Person den korrekten Betrag erhält, und sie helfen ihr auch dabei, etwaige Diskrepanzen zwischen den Angaben auf den Gehaltsabrechnungen und den tatsächlich geschuldeten Beträgen zu erkennen. Lohn- und Gehaltsabrechnungen variieren je nach Branche, in der Sie arbeiten, aber es gibt einige Standardanforderungen bzw. Angaben, die alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfüllen müssen.
Wie Sie die Lohnabrechnung in der Logistikbranche erfolgreich mit Papershift realisieren, erfahren Sie in unserem Beitrag Lohnabrechnung in der Logistik.
Wichtiger Hinweis: Führen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung regelmäßig durch, entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen oder den Branchenstandards Ihres Unternehmens. Achten Sie auf wichtige Fristen, die sich folglich auf die Leistungen für die Mitarbeiter auswirken können.
Welche Angaben stehen in einer Gehaltsabrechnung?
Eine Gehaltsabrechnung enthält Informationen über Gehalt oder Lohn eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum. In der Regel enthält die Gehaltsabrechnung alle Ihre Einkünfte und Abzüge.
Im Dokument selbst sind neben Namen und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlreiche Angaben enthalten, vor allem:
- Zusammensetzung des Betrags,
- genauer Abrechnungszeitraum,
- Angaben zum Bruttolohn,
- Zuschläge,
- Zulagen,
- Abzüge,
- Freibeträge,
- Anzahl der vorhandenen Kinder,
- Konfession
- und Angaben zum Netto Lohn bzw Netto Gehalt.
Was ist der Unterschied zwischen der Gehaltsabrechnung und der Gehaltsbescheinigung?
Während die Begriffe Gehalt, Entgelt, Verdienst oder Lohn gleichbedeutend verwendet werden können, gibt es einen Unterschied zwischen einer Abrechnung und einer Bescheinigung.
Die Abrechnung wird regelmäßig vom Arbeitgeber ausgestellt und enthält sämtliche Angaben zum Gehalt, den Urlaubstagen, der zu entrichtenden Steuer oder auch den Sozialabgaben.
Eine Bescheinigung hingegen füllt der Arbeitgeber auf Wunsch des Mitarbeiters aus, beispielsweise für einen Wohngeld- oder sonstigen Antrag. Die gleiche Bescheinigung wird auch für eine Kreditvergabe benötigt.
- Berechnung von Lohn & Gehalt
- Lohnabrechnung für KMU
- Integration & Drittanbieter Export
- Einhaltung der Dokumentationspflicht
Welche Gehaltsabrechnung Abkürzungen gibt es?
Jede Lohn- und Gehaltsabrechnung enthält eine Vielzahl an Kürzeln, die erklärungsbedürftig sind. Daher ist im Folgenden eine Übersicht der wichtigsten Gehaltsabrechnung Abkürzungen zusammengestellt, die auf den meisten Dokumenten zu finden sind:
- GB = Gesamt-Brutto
- H = Hinzurechnungsbeitrag
- KI.FRBTR. = Kinderfreibetrag
- KIST = Kirchensteuer
- KK = Krankenkasse
- KV = Krankenversicherung
- LST = Lohnsteuerklasse
- MFB = Mehrfachbeschäftigung
- N = Nachberechnung
- PGRS = Personengruppenschlüssel
- PV = Pflegeversicherung
- RV = Rentenversicherung
- ST = Steuer Brutto
- STKL = Steuerklasse
- SV = Sozialversicherung
Häufige Fragen zum Thema Gehaltsabrechnung
Im Folgenden haben wir die häufigsten Fragen zum Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammengefasst.
Wann muss die Gehaltsabrechnung vorliegen?
Arbeitnehmer erhalten in der Regel das Gehalt monatlich auf ihr Konto überwiesen. Dies geschieht entweder zu Beginn oder zur Mitte eines Monats. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, zu diesem Zeitpunkt zusätzlich die zugehörige Entgeltabrechnung auszustellen, die der Mitarbeiter für seine Unterlagen und auch zur Kontrolle erhält. Die Gehaltsabrechnung kommt üblicherweise parallel mit der Überweisung, häufig bereits einige Tage vorab.
Wie lange muss man seine Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Rein rechtlich gibt es keine Vorschriften über das Aufheben von Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung bei Arbeitnehmern. Während in früherer Zeit meist von zehn Jahren die Rede war, besteht aufgrund der digitalen Datenerfassung keine Verpflichtung mehr zu einer Aufbewahrung.
Es wird allerdings empfohlen, die Entgeltabrechnung zumindest für ein Kalenderjahr aufzuheben. Darüber hinaus fordern Kreditgeber meist die letzten drei Nachweise an bei einem Darlehensantrag, häufig auch Vermieter als Nachweis über den monatlichen Geldeingang (Einkommensnachweis).
Wie lange muss der Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Arbeitgeber müssen die Entgeltabrechnung für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahren. Entgegen einer weitverbreiteten Annahme sind es nicht zehn Jahre, dies gilt nur für Unterlagen der allgemeinen Buchhaltung.
Außerdem werden Gehaltsabrechnungen nach den Richtlinien für die Lohnsteuer erfasst, sodass hierbei die Sechs-Jahres-Regelung greift.
Wann kommt die Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird üblicherweise entweder auf dem Postweg an die Adresse des Arbeitnehmers oder aber, wenn vorhanden, mit der Hauspost in das Postfach des Mitarbeiters zugestellt.
Der Zeitpunkt ist zwar grundsätzlich monatlich, in Bezug auf einzelne Zahlungen aber häufig auch erst im Folgemonat. Dies ist der Fall, wenn eine Auswertung von Stundenzetteln, etwa bei Sonntagsarbeit, erforderlich ist. Das ist erst nach der geleisteten Zeit möglich und erscheint dann auf der nachfolgenden Gehaltsabrechnung.
Überblick: 8 Fakten zu Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalverwaltung, und viele Arbeitgeber verwenden Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, um sich diesen Prozess zu erleichtern.
- Bei der Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind nach Bundesrecht verschiedene Anforderungen zu erfüllen, die je nach Branche Ihres Unternehmens variieren können.
- Die Lohnbuchhaltung ist auch eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter das richtige Gehalt und die richtigen Leistungen für ihre Arbeitsstunden erhalten.
- Lohnabrechnungen sind wichtig, weil sie als Einkommensnachweis bei der Beantragung von Darlehen oder anderen Krediten verwendet werden können.
- Gehaltsabrechnungen müssen ausreichend lange aufbewahrt werden, um den Gesetzen und Vorschriften von Bund, Ländern und Gemeinden zu entsprechen.
- Lohnabrechnungen sind auch eine gute Möglichkeit für Mitarbeiter, zu sehen, was sie im Laufe einer bestimmten Lohnperiode an Lohn oder Gehalt verdient haben.
- Gehaltsabrechnungen enthalten Informationen über Gehalt oder Lohn von Mitarbeitern für einen bestimmten Zeitraum, einschließlich aller Einnahmen und Abzüge, sowie Name und Adresse des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, wichtige Details wie die Anzahl der Kinder und den Nettolohn sowie Abzüge wie die zu zahlende Steuer oder Sozialversicherungsbeiträge.
- Gehaltsabrechnungen sind keine Kontoauszüge: Sie enthalten unterschiedliche Informationen. Die Gehaltsabrechnungen enthalten alle Einkünfte und Abzüge für einen bestimmten Zeitraum, während die Kontoauszüge nur Ihre aktuellen Salden auf verschiedenen Konten zu einem bestimmten Zeitpunkt auflisten.
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