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Flexible Arbeitszeitmodelle gewinnen verstärkt an Bedeutung. Dies liegt vor allem daran, dass immer mehr Arbeitnehmer Selbstbestimmung am Arbeitsplatz wünschen, um eine gesunde Balance zwischen Beruf und Privatleben zu erzielen. Die Funktionszeit ermöglicht eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit, die bei freiheitsliebenden Mitarbeitern hoch gefragt ist. Worauf sich dieses Modell stützt sowie welche Vor- und Nachteile es aufweist, erfahren Sie in dem folgenden Beitrag.
Definition: Was ist Funktionszeit?
Die Funktionszeit stellt eines der flexiblen Arbeitszeitmodelle dar. Sie wird als Variante des Gleichzeitmodells angesehen, die Beschäftigten vergleichsweise mehr Flexibilität bietet. Im Unterschied zur Gleitzeit bestehen bei diesem Modell keine für die Mitarbeiter verbindlichen Kernzeiten (siehe auch Kernarbeitszeiten). Anstelle von obligatorischen Anwesenheitszeiten tritt eine individuelle Abstimmung mit dem Team. Dabei kommt den Vorgesetzten eher nur eine moderierende und zurückhaltende Rolle zu. Sie übertragen die Verantwortung bezüglich Planung sowie Koordination der Arbeitszeit auf das Team und greifen vor allem in Streitfällen ein.
Aus diesem Grund ist eine gut funktionierende Teamarbeit und eine reibungslose Absprache untereinander das A und O. Des Weiteren benötigt die Funktionszeit ein Arbeitszeitkonto, das den Ausgleich von Mehrarbeit oder Minderarbeit erleichtert. Sie wird ebenfalls als zeitautonome Arbeitsgruppe oder als variable Arbeitszeit bezeichnet und kann mit Gleitzeit kombiniert werden.
Gut zu wissen: Die Funktionsfähigkeit des Arbeitsbereichs bildet die Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung dieses Modells. Daraus folgt, dass die einzelnen Mitarbeiter in der Abteilung jeden Aufgabenbereich problemlos übernehmen sollten.
Für welche Branchen eignet sich das Arbeitszeitmodell Funktionszeit?
Das Funktionszeitmodell eignet sich besonders gut für Bereiche, in denen sich die Beschäftigten gegenseitig vertreten und jede Arbeitsaufgabe eigenständig meistern können. Es kommt oft in der Verwaltung, im Sozialwesen und im Dienstleistungsbereich zum Einsatz. Es funktioniert auch in der Produktion, die eine Gruppenarbeit erforderlich macht.
Arbeitszeitmodelle in der Praxis: Ein Beispiel
Die Vertriebsabteilung erhält eine Vorgabe, zwischen 8 Uhr und 18 Uhr für Kunden jederzeit telefonisch erreichbar zu sein. In dieser Zeit werden Standardanfragen bearbeitet. Für spezielle Kundenanfragen werden hingegen sechs Stunden pro Werktag eingeräumt.
Das für die Bearbeitung von Kundenanfragen verantwortliche Team kann seine Arbeitszeiten autonom regeln, sofern es die obige Vorgabe der Unternehmensführung einhält. Die einzelnen Teammitglieder vereinbaren ihre Anwesenheit am Arbeitsplatz untereinander.
Gleichzeitig sind die Vorschriften des Arbeitszeitrechts und tarifvertragliche Bestimmungen zu beachten.
Welche Vor- und Nachteile hat das Arbeitszeitmodell Funktionszeit?
Die Einführung der flexiblen Arbeitszeitplanung im Unternehmen hat mehrere Vorteile, aber auch Nachteile, die nicht übersehen werden dürfen.
Arbeitgeber: Vorteile und Nachteile der Funktionszeit
Vorteile aus Arbeitgebersicht
- Flexible Gestaltungsmöglichkeiten in Bezug auf die Arbeitszeit steigern nicht nur die Mitarbeitermotivation, sondern tragen auch zur Reduktion von Fehltagen (beispielsweise wegen Arzttermine) bei.
- Die Übertragung der Arbeitszeitplanung auf das Team kann die Arbeitgeber-Attraktivität wesentlich erhöhen und hilft Unternehmen dabei, eine starke Employer Brand aufzubauen und zu festigen.
- Das Funktionszeitmodell führt zur Entlastung von Vorgesetzten, die sich nun auf ihre Kernaufgaben voll und ganz konzentrieren können. Dies wirkt sich positiv auf unternehmerisches Denken und Selbstorganisation im Team aus.
- Die Funktionszeiten erlauben den Beschäftigten in vielen Abteilungen, ihre tägliche Arbeit bedarfsgerecht zu gestalten und an die aktuelle Lage anzupassen. Die gesteigerte Arbeitsproduktivität ist die positive Folge.
Nachteile aus Arbeitgebersicht
- Dieses Modell eignet sich nicht für jede Abteilung und kann unter Umständen die Unzufriedenheit in den nicht berücksichtigten Abteilungen stiften. Dies birgt ein gewisses Konfliktpotenzial unter den Arbeitnehmern.
- Besteht ein Betriebsrat im Unternehmen, muss dieser in die Ausgestaltung der Funktionszeit aktiv eingebunden werden. Zusätzlich ist eine schriftliche, für alle involvierten Mitarbeiter verbindliche Regelung erforderlich.
- Ein langfristiger Erfolg des Funktionszeitmodells hängt von der internen Kommunikation und Zuvorkommenheit innerhalb der Teams ab. Können sich die Teams untereinander nicht abstimmen und über die Arbeitszeit einigen, kann es zu Spannungen kommen.
- Nicht nur der Abstimmungsaufwand zwischen den beteiligten Arbeitnehmern, sondern auch der Verwaltungsaufwand aufgrund der notwendigen Arbeitszeiterfassung kann steigen. Außerdem stößt das Modell nicht bei allen Beschäftigten auf Akzeptanz.
- Arbeitszeiten erfassen
- Dokumentationspflicht einhalten
- Arbeitszeitkonten digital verwalten
- Zeiten auswerten und exportieren
Arbeitnehmer: Vorteile und Nachteile der Funktionszeit
Vorteile aus Arbeitnehmersicht
- Flexible Arbeitszeitmodelle sorgen für eine hohe Zeitsouveränität und Selbständigkeit bei Beschäftigten, die sich wiederum auf eine ausgewogene Work-Life-Balance sowie eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie übertragen.
- In einem harmonischen Team können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nach den persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben im Hinblick auf den Tagesrhythmus (Früh- oder Spätaufsteher) unkompliziert abstimmen.
- Dieses Modell räumt den Arbeitnehmern eine Möglichkeit ein, auf ihrem Arbeitszeitkonto Zeit anzusparen sowie bei Bedarf flexibel einzulösen. Ein hohes Maß an Flexibilität in der Arbeitszeitplanung fördert die Leistungsbereitschaft.
Nachteile aus Arbeitnehmersicht
- Der Einsatz von Funktionszeiten kann nur dann gelingen, wenn die Arbeitnehmer dazu bereit sind, eigenständig die Arbeitszeitplanung zu übernehmen. Zudem ist es notwendig, dass sie einen Sinn für Verantwortung haben. Andernfalls besteht das Konfliktpotenzial.
- Es ist nicht immer möglich, die Arbeitszeit und Freizeit im Team so zu verteilen, dass alle gleichermaßen zufrieden sind. Im Fall, wenn mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit das Gleiche tun wollen, kann es zur Unzufriedenheit und Spannungen kommen.
- Dieses Arbeitszeitmodell setzt die Funktionsfähigkeit des Arbeitsbereichs voraus. Weil nicht alle Beschäftigten jederzeit erreichbar sind, müssen die Mitarbeiter verschiedene Aufgaben von abwesenden Teamkollegen kompetent erledigen können.
Was müssen Arbeitgeber bei der Einführung vom Funktionszeitmodell beachten?
Unternehmen, die flexible Arbeitszeitmodelle einführen wollen, haben viele wichtige Faktoren zu berücksichtigen. Zuallererst ist die Ausgestaltung des Funktionszeitmodells an gesetzliche Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) gebunden.
Diesbezüglich müssen vor allem die Regelungen zur täglichen Höchstarbeitszeit, zur Ruhezeit und Ruhepausen sowie zur Arbeitszeiterfassung Beachtung finden. Auch Sonderschutzgesetze für Jugendliche, Schwangere und Stillende dürfen bei der Planung und Koordination von Funktionszeiten nicht außer Acht geraten.
Arbeitszeit erfassen: Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Funktionszeit?
Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Aspekt betrifft die Auswahl der Zeiterfassungsmethode. Es ist damit verbunden, dass die Arbeitszeiterfassung beim Funktionszeitmodell eine Notwendigkeit darstellt. Sie ermöglicht eine effiziente und zugleich gesetzeskonforme Einplanung von Überstunden und Mehrarbeit, die ausgeglichen werden müssen.
Ein digital gestütztes Arbeitszeitkonto bietet sich als praktisches Tool an, um die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeiter schnell zu erfassen und darüber hinaus einen entsprechenden Zeitausgleich zu gewährleisten.
