Inhalt
Fehlzeitenmanagement Definition
Beim sogenannten Fehlzeitenmanagement handelt sich um eine Maßnahme des Personalwesens, die dazu dient, einen Überblick über die Fehlzeitenquote von Mitarbeitern zu erhalten, diese zu analysieren und letztendlich zu reduzieren. Das Einleiten präventiver Maßnahmen kann nur gelingen, wenn man die Ursachen für die Fehlzeiten im Unternehmen oder der jeweiligen Abteilung ausfindig macht und beseitigt. Ein gelungenes Fehlzeitenmanagement umfasst deshalb auch Mitarbeitergespräche zum Thema Ausfälle, Rückkehrgespräche und die Wiedereingliederung von Mitarbeitern, die lange Zeit gefehlt haben.
Das häufige Fehlen von Mitarbeitern kann für Unternehmen teuer werden, weshalb ein gutes Fehlzeitenmanagement so wichtig ist. So leidet nicht nur die Produktivität des jeweiligen Teams unter dem Fehlen von Mitarbeitern, da Wissenslücken entstehen und die verbleibenden Kollegen mehr Arbeiten übernehmen müssen, sondern letztlich der gesamte Umsatz. Für Führungskräfte sind dauerhaft hohe Fehlzahlen außerdem ein Zeichen dafür, dass im Unternehmen etwas schief läuft. Die Gründe sind beispielsweise eine zu hohe Arbeitsbelastung oder Konflikte zwischen Kollegen.
Beispiele für die Ursachen können außerdem sein:
- Betriebliche Gründe: Unzufriedenheit mit dem Chef beziehungsweise den Führungskräften, Unzufriedenheit mit den beruflichen Aufgaben, dem Arbeitsklima oder dem Gehalt
- Persönliche Gründe: Fehlende Qualifikationen, fortgeschrittenes Alter
- Umweltfaktoren: Jahreszeit, zum Beispiel wenig Konjunktur
Damit Führungskräfte beziehungsweise Mitarbeiter der Personalabteilung einen Überblick über die Art der Abwesenheit bekommen, lohnt sich das Anlegen einer Fehlzeitenstatistik, beispielsweise mit Hilfe einer Fehlzeitenmanagement Software. Eine Sortierung nach folgenden Kategorien hilft, Fehlzeiten aufzuschlüsseln und genau abgestimmte Maßnahmen einzuleiten:
- Klassische Krankmeldung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)
- Krankschreibung wegen Unfall
- Arbeitsunfall
- Dienstabbruch
- Sonderurlaub
- Weiterbildung
Bei der Analyse kann man sich beispielsweise die Frage stellen, ob es Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern gibt, die besonders oft fehlen. Sind es eher jüngere oder ältere Angestellte? Wie lange fehlen die Mitarbeiter und in welchen Monaten kommt es zu den meisten Fehltagen? Um die Gründe zu ermitteln, ist die Frage nach veränderten Arbeitsbedingungen sowie strukturellen oder personellen Veränderungen im Unternehmen hilfreich.
- Urlaube und Abwesenheiten verwalten
- Urlaubsanträge genehmigen
- Überschneidungen im Blick behalten
- Urlaubssperren anlegen
Fehlzeitenmanagement in der Praxis
Welche Maßnahmen zum Fehlzeitenmanagement gibt es für die praktische Umsetzung? Als wichtigste Kennzahl im Fehlzahlenmanagement gelten natürlich die Fehlzeiten der Mitarbeiter. Diese sollte man genau betrachten und nach Abteilungen oder Filialen trennen. So lassen sich spezifische, auf die einzelnen Teams heruntergebrochene sowie regionale Vergleichswerte ableiten.
Auch zeitliche Vergleiche sind für das Fehlzeitenmanagement sinnvoll. Dafür betrachtet man die Fehlzeiten pro Monat und vergleicht diese mit den Vormonaten. Zusätzlich kann man einen Vergleich pro Quartal und eine Jahresanalyse der Krankheitsstände vornehmen. Auf diese Weise gewinnt man Erkenntnisse über Trends und Entwicklungen und kann die Personalbedarfsplanung optimieren. Auch Leerläufe in einzelnen Abteilungen lassen sich so viel besser vermeiden.
Warum die richtige Reaktion des Arbeitgebers wichtig ist
Welche Reaktion seitens der Führungskräfte sieht ein gutes Fehlzeitenmanagement bei häufigem oder langem Fehlen von Mitarbeitern vor? Führungskräfte, die ihren Angestellten signalisieren möchten, dass sie ihre gesetzlich festgeschriebene Fürsorgepflicht ernst nehmen, können beispielsweise eine Karte zur Genesung oder Blumen verschicken.
Im Falle einer Abwesenheit von mehr als sechs Wochen, ist eine stufenweise Wiedereingliederung geboten. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter langsam wieder an seine Aufgaben herangeführt wird.
Erscheint der Mitarbeiter wieder zur Arbeit, kann man im Rahmen eines Fehlzeitengesprächs über die Ursachen der langen Abwesenheit sprechen. Hierbei ist Vorsicht geboten, denn gerade bei schwerwiegenden Erkrankungen greifen die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer. Je nach Ursache der Abwesenheit, kann es in einem solchen Gespräch auch um Gegenmaßnahmen gehen, also konkrete Schritte, die dazu dienen, eine erneute Abwesenheit zu vermeiden.
