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Stellen Sie einem Kunden eine Rechnung, wird dies Fakturierung genannt. Der Begriff kommt aus dem Lateinischen, wo Faktura mit Rechnung übersetzt wird. Da in den täglichen Arbeitsvorgängen eines Unternehmens die Rechnungsstellung eine sehr große Rolle spielt, gehört die Fakturierung zu den wichtigsten Tätigkeiten einer Firma, die äußerst zuverlässig und genau erledigt werden sollte.
In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zum Thema Fakturierung und was es bei dem Vorgang der Rechnungslegung im Unternehmen zu beachteten gilt.
Definition: Was versteht man unter Fakturierung?
Unter dem Begriff Fakturierung versteht man alle Vorgänge, die zur Ausstellung einer Rechnung durchgeführt werden müssen. Diese umfassen sowohl die Buchungen eines Geschäftsvorfalls auf die entsprechenden Konten als auch die Verwahrung der Rechnungen und die Rechnungserstellung selbst. Die Fakturierung bildet damit einen wichtigen Teil der Buchhaltung. Für eine Fakturierung werden alle Produkte oder Leistungen, die ein Kunde in Auftrag gegeben hat, addiert und dem Kunden anschließend zugestellt.
Gut zu wissen: Es gibt einen Unterschied zwischen den Begriffen Rechnungsstellung und Rechnungslegung. Die Rechnungsstellung ist als Synonym für die Fakturierung zu verwenden. Bei dem Wort Rechnungslegung handelt es sich jedoch um einen Oberbegriff, der die gesamte Tätigkeit des externen Rechnungswesens zusammenfasst. Die Rechnungslegung ist trotz der sprachlichen Ähnlichkeit daher nicht mit der Rechnungsstellung gleichzusetzen und darf besonders beim Verständnis von Gesetzestexten nicht damit verwechselt werden.
Welche Arten der Fakturierung gibt es?
Es lassen sich zwei verschiedene Arten der Fakturierung unterscheiden: Die Vorfakturierung und die Nachfakturierung.
- Vorfakturierung: Als Vorfakturierung wird eine Fakturierung bezeichnet, die noch vor der Lieferung an den Kunden (beziehungsweise vor der Beanspruchung der Dienstleistung) erfolgt. In der Regel kommt die Rechnung dem Kunden im Falle einer Vorfakturierung bereits zum Zeitpunkt der Bestellung zu. Frühzeitige Rechnungen können dann gestellt werden, wenn der Lagerbestand ausreicht, um die fristgerechte Lieferung an den Kunden garantieren zu können. Ein typisches Beispiel, bei dem Rechnungen schon bei der Bestellung gestellt werden, ist der Online-Versandhandel.
- Nachfakturierung: Bei der Nachfakturierung erfolgt die Fakturierung erst nach der Lieferung beziehungsweise nach der Erbringung der Leistung. Hier wird dem Kunden die Faktura erst dann zugänglich gemacht, wenn der Auftrag vollständig abgeschlossen ist. Die Nachfakturierung kommt besonders bei größeren Projekten, wie beispielsweise beim Hausbau, zum Einsatz.
Fakturierung im Unternehmen
Eine Fakturierung muss immer dann durchgeführt werden, wenn einem Kunden eine Ware geliefert beziehungsweise wenn eine Dienstleistung erbracht wurde. Ein Unternehmen ist dem Kunden gegenüber gesetzlich zu einer Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, sobald es zu einer Ausführung einer Leistung kommt. Eine Faktura ist zum Beispiel dafür notwendig, dass jede Rechnung dem zugehörigen Geschäftsvorfall zugeordnet wird.
Außerdem benötigt das Finanzamt eine vollständige Rechnung, damit auf dieser Grundlage die zu zahlende Umsatzsteuer berechnet werden kann. Nicht zuletzt dient die Rechnung als Basis für die Zahlungsaufforderung und gegebenenfalls für die Ausstellung einer Mahnung an den Kunden.
Gesetzliche Grundlage: Die Pflicht zur Fakturierung
Im rechtlichen Kontext dient die Rechnung als Beleg für einen Zahlungsverkehr und wird vom Finanzamt dazu benötigt, im Rahmen einer Betriebsprüfung alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge nachzuvollziehen. Die gesetzlichen Regelungen zur Fakturierung lassen sich sowohl im Handels- als auch im Steuerrecht finden. Laut § 14 UstG ist ein Unternehmer dazu verpflichtet, zu jeder umsatzsteuerpflichtigen Leistung eine Fakturierung durchzuführen. Leistungen, die gegenüber Privatpersonen erbracht werden, müssen jedoch nicht fakturiert werden. Der Gesetzgeber gibt für die Fakturierung eine Frist von sechs Monaten vor.
Was muss auf einer Rechnung enthalten sein?
Damit eine Faktura ihre Gültigkeit hat, muss der Erstellende einige inhaltliche und formale Vorgaben einhalten. Fehlt eine der festgelegten Informationen oder wird die benötigte Form nicht eingehalten, kann die Rechnung vom Finanzamt unter Umständen nicht akzeptiert werden. Im weiteren Verlauf können Nachzahlungen und Bußgelder die Folgen eines solchen Verstoßes sein. Daher ist es besonders wichtig, auf eine fehler- und lückenlose Fakturierung zu achten.
Anforderungen an die Rechnungsstellung für Kunden
Neben den genauen Inhalten einer Rechnung gibt der Gesetzgeber auch Formschriften vor. Die Einhaltung dieser soll gewährleisten, dass die Faktura möglichst transparent gestaltet wird. Eine Rechnung kann den Formvorschriften zufolge sowohl schriftlich als auch elektronisch verschickt werden. Es ist darüber hinaus auf eine einwandfreie Formulierung nach gängigen Gepflogenheiten formeller Dokumente zu achten. Die Echtheit der Rechnung sowie die Unversehrtheit und Lesbarkeit des Rechnungsinhaltes muss durch den Erstellenden in einem selbst festgelegten verlässlichen Kontrollverfahren gewährleistet werden.
Bei einer elektronischen Faktura handelt es sich um eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (per Mail oder über eine spezielle Software). Eine elektronische Rechnung muss immer in einer unveränderlichen Form versendet werden. Eine Übermittlung als Word-Dokument ist also nicht rechtens. Die Anforderungen an eine elektronische Rechnung sind in § 14 Abs. 3 UStG geregelt.
Gut zu wissen: Für jede Rechnung gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine elektronisch oder schriftlich festgehaltene Rechnung handelt.
- Dienstpläne erstellen
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaub planen
- Lohnabrechnungen erstellen
- Arbeitsdaten analysieren
Welche Informationen müssen bei der Faktura berücksichtigt werden?
Bei der Erstellung einer Faktura sind bestimmte Mindestangaben erforderlich, damit die Rechnung vom Finanzamt akzeptiert werden kann. Folgende Angaben dürfen gemäß § 14 Abs. 4 UStG und § 14a Abs. 5 UStG auf keiner rechtsgültigen Faktura fehlen:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Aktuelles Datum der Ausstellung der Faktura
- Steuernummer oder UID-Nummer des Unternehmens
- Interne Rechnungsnummer (fortlaufend und einmalig vergeben)
- Gesamtbetrag der Rechnung (Nettobetrag)
- Auf den Nettobetrag entfallende Umsatzsteuer, Steuersatz sowie der sich daraus berechnete Bruttobetrag
- Ggf. Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Zeitpunkt der erbrachten Lieferung oder Leistung
- Mengen und Beschreibungen der gelieferten Produkte bzw. der in Auftrag gegebenen Dienstleistungen mit Einzelpreisen
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
- Angabe „Gutschrift“ bei Fällen der Rechnungsausstellung durch den Leistungsempfänger
Die aufgezählten Pflichtangaben gelten bei Rechnungsbeträgen von über 250 Euro brutto. Bei einem niedrigeren Betrag spricht man von Kleinbetragsrechnungen, die bürokratisch weniger Aufwand erfordern. Für die Stellung von Rechnungen bei Kleinbeträgen sind lediglich folgende Angaben verpflichtend:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Aktuelles Datum der Ausstellung der Faktura
- Mengen und Beschreibungen der gelieferten Produkte oder der erbrachten Leistungen
- Gesamtbetrag (netto) mit der auf den Nettobetrag entfallenden Umsatzsteuer, dem Steuersatz sowie dem sich daraus berechneten Bruttobetrag
- Ggf. Hinweis auf die Steuerbefreiung
Rechnungen bei Kleinunternehmern: Regelungen im Überblick
Wer nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz im Vorjahr erzielt hat und wessen Umsatz im aktuellen Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird, gilt als Kleinunternehmer. Kleinunternehmer profitieren unter anderem von dem Entfall der Umsatzsteuer. Stellen Kleinunternehmer eine Faktura, sollten Sie dabei folgende Dinge beachten, damit das Finanzamt keine Umsatzsteuererklärung von ihnen verlangt:
- Kein Ausweis von Umsatzsteuer auf den Rechnungen
- Verweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
- Keine Angabe der Steuer-ID
Häufige Fragen zur Fakturierung
Da es sich bei der Fakturierung um ein komplexes Thema handelt, ergeben sich schnell Fragen. Hier finden Sie eine kurze Beantwortung der häufigsten Fragen rund um die Rechnungsstellung:
Was bedeutet Aufträge fakturieren?
Im Rechnungswesen fasst man mit dem Begriff Fakturierung alle Vorgänge zusammen, die mit der Ausstellung und der Verwaltung von Rechnungen zu tun haben. Indem ein Unternehmer einen Auftrag fakturiert, addiert er alle Leistungen und Produkte, die ein Kunde bestellt hat und stellt sie ihm in Rechnung. Außerdem enthält eine Fakturierung die Verbuchung der Umsatzsteuer.
Wann muss fakturiert werden?
Grundsätzlich muss jede Leistung fakturiert werden, die an ein Unternehmen oder eine juristische Person erbracht wird. Ausgeschlossen sind hier lediglich Situationen, in denen der Leistungsempfänger eine Privatperson ist. In diesem Fall ist die Ausstellung einer Rechnung somit freiwillig.
Was macht man in der Faktura?
Der Gesetzgeber gibt einige Pflichtvorgaben vor, die in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Dazu zählen unter anderem die Namen und Anschriften der Vertragspartner sowie eine Auflistung aller erbrachten Leistungen und wichtige Informationen zur Umsatzsteuer.
